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Receber o holerite eletrônico facilita a vida tanto da empresa quanto dos colaboradores, mas isso é permitido por lei? Confira no artigo da Caju!
A distribuição do holerite físico, de papel, é uma realidade que muitos profissionais nem chegaram a conhecer, quando funcionários do Departamento Pessoal distribuíam o holerite mediante assinatura aos colaboradores. Parece que isso aconteceu há milênios, não é?
Hoje, o holerite eletrônico traz mais facilidade ao DP e RH, além de estar a um clique dos funcionários, que podem acompanhar os descontos e o recebimento do salário na hora em que quiserem essa informação.
Mas quais dados precisam constar no holerite eletrônico? Ele é permitido por lei? São dúvidas bem comuns e no artigo da Caju você fica sabendo sobre essas e muitas outras, confira!
O holerite, ou contracheque como pode ser conhecido, é um documento que registra os detalhes do pagamento de salário de um funcionário por parte de um empregador. Dentre as principais informações, estão o valor do salário bruto, os descontos legais e/ou opcionais, as contribuições previdenciárias e fiscais, e o valor líquido que um funcionário recebe após todas as deduções.
Quase sempre o holerite é emitido no começo do mês, quando o salário cai na conta dos funcionários. É um documento essencial para que eles possam acompanhar e verificar se o pagamento está correto e em conformidade com os acordos de trabalho, leis trabalhistas e regulamentações fiscais, além de tirar dúvidas.
Lembrando que o conteúdo e o formato do holerite podem variar dependendo das práticas de negócios.
A principal diferença entre um holerite físico e eletrônico está na forma como as pessoas vão recebê-lo. O holerite físico é impresso pelo pessoal do DP e entregue a cada um dos colaboradores — em geral mediante assinatura.
Já o holerite eletrônico fica em um sistema na nuvem, o qual o colaborador pode acessar sempre que desejar. É comum que o sistema permita enviar emails avisando os funcionários de que o holerite do mês já está disponível.
Caso o colaborador precise, ele ainda pode imprimir o holerite. Em geral, é salvo em PDF e pode ser impresso pelo interessado.
Porém, para que o holerite eletrônico ou digital seja uma realidade na sua empresa, é preciso contar um sistema de gestão de documentos. Existem diversas opções e neste artigo ainda trazemos algumas dicas para que você saiba escolher a opção mais indicada.
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não traz nada especificado por holerite eletrônico. O que ela traz é a questão da comprovação de ter recebido seu salário.
Confira o trecho do Artigo 464 da CLT:
“Art.464: O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)”.
Conforme a lei traz, caso o pagamento do salário seja feito com depósito em conta e com o consentimento do colaborador, apenas o comprovante de depósito já é válido como recibo de comprovação. Ou seja, não existe a necessidade do Departamento Pessoal fazer a coleta de assinatura de todos os seus colaboradores, seja ela física ou digital.
Dito isso, fica claro que, se a empresa colher esse aceite por meio digital, também está em concordância com a lei.
De qualquer forma, é importantíssimo que a questão do holerite online ou eletrônico esteja devidamente combinada entre as partes e todos estejam de acordo. Isso inclui acesso ao sistema pelo qual o holerite eletrônico é emitido e algum suporte para uso da plataforma — principalmente se sua empresa está migrando do modelo físico para o eletrônico.
Os dados do holerite eletrônico são os mesmos que um holerite tradicional. Assim, entre eles, é preciso constar:
Agora que você já percebeu que o holerite digital está em total concordância com a lei, vamos trazer as principais vantagens, sejam para a empresa ou para o colaborador. Confira!
Imagine só quanto papel é gasto por uma empresa com mais 200 funcionários todo mês? Fora que o ato de imprimir holerite por holerite também acaba onerando o setor de Departamento Pessoal.
Com a opção de holerite eletrônico, economiza-se em papel e, caso o funcionário precise do documento impresso, ele ainda pode fazer isso.
Quando a companhia escolhe a opção de holerite físico, é mais fácil haver erros e os colaboradores verem informações sensíveis do colega de trabalho (incluindo salário e bônus).
Se você opta pela opção digital, essas informações ficam mais seguras e ninguém consegue vê-las, além do interessado e do time de DP. Até porque, o holerite eletrônico é protegido por senha ou outros mecanismos de segurança para garantir que apenas o funcionário autorizado possa acessá-lo.
Os profissionais do DP e do RH conseguem ter uma rotina mais ágil, afinal, o acesso à plataforma de gestão de pessoal permite a emissão de relatórios específicos referentes a cada área da empresa ou de cada empregado.
Essa é uma prática eficiente também na hora de colher informações para preencher relatórios relacionados às obrigações fiscais do negócio.
Com o holerite eletrônico, é preciso digitalizar todas as informações dos colaboradores, fato que vai facilitar na hora de fazer o controle da jornada de trabalho dos profissionais e a contabilização das horas trabalhadas.
Essa gestão eletrônica é muito benéfica para ajustar e evitar possíveis falhas ao calcular a folha de pagamento no final do mês, reduzindo muito a insatisfação dos funcionários e melhorando a employee experience!
É inevitável apontar que, uma vez rodando já o sistema de holerite eletrônico, a empresa gasta menos e produz mais. Seja com gastos que envolvam papel, manutenção de impressoras e outros, além de facilitar o trabalho do DP, que tem tudo o que precisa no sistema.
Na prática, ainda podemos ressaltar a facilidade para as empresas de inserir o trabalho remoto, trazendo ainda mais benefícios e satisfação aos funcionários.
Para o colaborador
Eventualmente o colaborador vai precisar consultar seu holerite ou apresentá-lo em banco, declaração de Imposto de Renda e outros. O problema é que a gente sabe que não é todo mundo que mantém suas papeladas organizadas, certo?
Com o holerite eletrônico, o colaborador verifica seu holerite em poucos cliques e deixa de depender de papéis, ganhando mais autonomia.
Falando em papel, não é? Hoje, muitos colaboradores, com o home office, conseguem ser nômades digitais, viajando pra lá e pra cá, só precisando de um notebook para trabalhar.
Sob essa perspectiva, vamos combinar que não faz nenhum sentido e é zero atrativo depender de papéis do holerite. Assim, quanto mais digitalizados os processos, mais simplicidade a gente tem.
É normal sentir ansiedade no começo do mês, antes de receber o salário, saber quais serão os descontos etc. Com o holerite eletrônico, podemos aplacar parte dessa ansiedade, já que ele pode olhar com facilidade e comparar mês a mês.
O holerite eletrônico impacta de forma muito positiva a rotina do RH, facilitando os processos para um RH mais digital. Conforme trouxemos as vantagens, há menos erros, facilidade em gerar relatórios e mais segurança de informação, fora a questão ecológica.
Olhando sob todos esses aspectos, a empresa pode oferecer uma melhor experiência aos colaboradores.
Para o RH, sobretudo, há ganho de tempo para pensar em treinamentos, fazer melhores processos de recrutamento e seleção, entre outros. Basicamente, diminui-se o trabalho burocrático.
Se você gostou da ideia do holerite eletrônico, saiba que pode atualizar o processo rapidamente com os passos a seguir descritos.
Existem várias opções de plataformas de holerite eletrônico disponíveis no mercado. É importante pesquisar e selecionar uma plataforma confiável e segura que atenda às necessidades específicas da empresa. Considere recursos como segurança de dados, facilidade de uso, suporte ao cliente, custo e automação de envio de emails.
É fundamental informar e treinar os funcionários sobre o processo de transição para o holerite eletrônico. Explique os benefícios do novo sistema, como acessar e visualizar os holerites eletrônicos, e forneça treinamento adequado sobre como usar a plataforma escolhida.
Com o holerite eletrônico, os dados dos funcionários, como salários, impostos, deduções e benefícios, são coletados e processados eletronicamente na plataforma escolhida. Esse talvez seja o procedimento que mais leva tempo, mas é feito de uma única vez.
Certifique-se de que as informações sejam precisas e atualizadas para garantir que os holerites eletrônicos sejam gerados corretamente.
A segurança dos dados é uma consideração essencial ao fazer a transição para o holerite eletrônico. Vale a pena implementar medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados, autenticação de usuários e backups regulares, tudo para proteger as informações dos funcionários contra acesso não autorizado ou vazamentos.
Após processar os holerites eletrônicos, disponibilize o acesso aos funcionários de acordo com as políticas e procedimentos da empresa.
Isso pode envolver a criação de contas de usuário na plataforma escolhida ou o fornecimento de links de acesso aos holerites eletrônicos por e-mail.
Após a implementação do holerite eletrônico, monitore o processo e faça ajustes conforme necessário. Solicite feedback dos funcionários para identificar quaisquer problemas ou melhorias potenciais.
É natural que ainda surjam algumas dúvidas sobre o holerite digital. Veja a seguir as mais comuns!
Não é necessário assinar, nem digitalmente. O holerite, em si, já é um documento comprobatório do recebimento do salário
Sim. Se sua empresa optou pelo holerite eletrônico, não tem a necessidade de oferecer o holerite impresso. Lembrando que se o colaborador precisar do papel, ele mesmo pode acessar a plataforma e imprimir.
Em geral, a plataforma de gestão de documentos já disponibiliza o documento em formato PDF.
Isso vai depender das suas necessidades específicas e também do quanto sua empresa está disposta a pagar. A boa notícia é que o mercado tem muitas opções, como PontoTel, Wipo, Convenia, SinergyRH, entre outras.
Uma dica é olhar avaliações online e depoimento de clientes!
O importante é entender que o holerite eletrônico é uma necessidade que traz mais vantagens para sua empresa. Por isso, reconsidere os processos.
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Marketing
Jornalista em formação, atua na produção de conteúdo da Caju. Como redatora do blog, tem o propósito de unir seus interesses por comunicação e tecnologia e educar o mercado de gestão de pessoas.
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