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Você sabe como gerenciar equipes remotas? Confira este guia completo e melhore a comunicação, motivação e integração dos colaboradores!
Com a pandemia de Covid-19, um grande número de empresas começou a adotar o home office por necessidade e, após passado o período de lockdown, muitas continuaram por perceberem que esse era um modelo viável de reduzir custos e aumentar a qualidade de vida do colaborador.
Uma pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP), mostrou que 81% dos entrevistados percebeu que a produtividade aumentou ao trabalhar de casa, e 73% afirmou estar mais satisfeita com esse modelo de trabalho.
Porém, gerenciar equipes remotas não é uma tarefa simples, pois requer habilidade de liderança e um time comprometido. Para conseguir sucesso nesse modo de trabalho é fundamental que a gestão seja eficiente e ofereça os meios ideais a fim de garantir os resultados desejados.
Pensando em ajudar você nesse processo, fizemos este guia completo, com dicas valiosas para você gerenciar e motivar sua equipe remota com sucesso. Continue a leitura!
A gestão de equipes remotas é o conjunto de processos e práticas necessários para liderar um time que trabalha remotamente, ou seja, em que os colaboradores trabalham cada um em um lugar, sem estarem todos juntos na empresa.
Fazer essa gestão envolve:
Portanto, são todas as responsabilidades que um gestor tem normalmente, mas aplicadas ao trabalho remoto, que tem o potencial de aumentar as dificuldades na integração do time e na padronização das entregas.
Agora que você entendeu melhor o conceito, vamos entender como melhorar os processos do seu time?
As dificuldades são variadas, como falta de comunicação, desencontros e tarefas realizadas sem padrão. Contudo, existem recursos e atitudes que ajudam a minimizar esses desafios e trazem mais qualidade e eficiência para o trabalho em home office.
Confira as 11 dicas que separamos para gerenciar equipes remotas!
As reuniões são muito importantes e necessárias para gerenciar equipes remotas. Por isso, é essencial que sejam planejadas, bem estruturadas e de rápida execução. Quando são intermináveis e sem foco, elas perdem a relevância e não trazem os resultados esperados.
Se possível, defina tópicos e busque não sair deles. Chame apenas os colaboradores relevantes para cada reunião e, em caso seja necessário, atue como mediador nos conflitos.
Evite também marcar várias reuniões em sequência, pois isso diminui a produtividade do time e o foco nas questões que serão discutidas, uma vez que a equipe ficará cansada de tanto tempo de tela ininterrupto.
Se possível, institua um dia sem reuniões na semana para que o time possa se dedicar a tarefas que precisam de um foco mais aprofundado.
O plano de trabalho visa definir as ações que serão realizadas em um projeto, possibilitando o cumprimento de determinados objetivos e metas. Esse planejamento deve estabelecer claramente o que precisa ser realizado, quem será o responsável, de que maneira e quando será feito.
Sempre que possível, é interessante dividir as tarefas maiores em partes menores, contribuindo para melhorar a produtividade dos colaboradores e facilitando o acompanhamento dessas atividades.
Uma boa prática é implementar a metodologia ágil, que pode ajudar você a planejar as entregas e o dia a dia do trabalho com mais eficiência.
Também é imprescindível definir objetivos claros para o time. Isso faz toda a diferença para que os resultados sejam mais positivos.
Quando os colaboradores não compreendem o objetivo final do seu trabalho, seus papéis e o que se espera deles, torna-se muito mais difícil alcançar as metas de forma eficiente.
A comunicação é relevante mesmo entre colegas que estão presencialmente juntos, sendo ainda mais necessária no gerenciamento de equipes remotas.
O gestor precisa deixar todos os colaboradores na mesma página, ou seja, por dentro do que está sendo feito, aumentando o engajamento e a motivação.
Para que a comunicação seja eficiente em uma equipe remota, é necessário que todos estejam alinhados com a prática da comunicação assíncrona, em que as mensagens trocadas podem ser lidas em horários diferentes.
Isso é feito a partir de mensagens claras e objetivas, contendo todo o contexto necessário para o entendimento do problema a ser resolvido e a comunicação clara das expectativas da resposta.
Essa prática é importante para melhorar o fluxo de informações e ajudar que o time se comunique de maneira mais clara, mesmo trabalhando em horários diferentes.
Algo que deve estar intrínseco na cultura das empresas que adotam o trabalho remoto é a transparência, tanto dos gestores com os liderados, quanto do time entre si.
É necessário que todos tenham abertura para serem honestos sobre seus limites, dificuldades e expectativas, além de terem clareza sobre o que a empresa espera deles e de quais problemas eles enxergam na empresa.
Também é necessário que os colaboradores comuniquem sobre seus horários de disponibilidade e foco, de forma que todos possam saber quando podem esperar uma resposta de cada integrante do time.
Isso pode ser feito por meio de aplicativos como Clockwise e Google Agenda, que integram automaticamente com o Slack e criam um status indicando a disponibilidade do colaborador.
Dessa forma, é possível evitar o microgerenciamento e as falhas de comunicação, além ajudar na construção de um clima organizacional mais agradável e produtivo, com confiança e autonomia.
Outro aspecto importante de uma boa gestão de equipes remotas é a descentralização das decisões, de forma que o time tenha autonomia para atuar no seu dia a dia de trabalho sem precisar ficar perguntando a opinião do gestor a cada passo.
Dessa forma, você exercita a responsabilidade do time e demonstra confiança nos seus colaboradores, além de agilizar processos e facilitar o fluxo de informações.
Para isso, é necessário ter um time alinhado tanto com os valores e culturas da empresa, quanto com o padrão em que são feitas as entregas e processos.
Como gestor, você já deve ter uma ideia da importância de fornecer feedbacks periodicamente para os seus colaboradores.
É por meio desse processo comunicativo que os colaboradores podem ficar mais alinhados ao que é esperado deles e saber também se alguma postura está atrapalhando o andamento do time ou o desempenho profissional.
E o feedback não deve acontecer só de cima para baixo: a gestão também deve estar aberta para ouvir os liderados para entender como seu trabalho é percebido e de que forma suas ações têm impactado o time. Os colaboradores devem sentir abertura tanto para opinar sobre a liderança, quanto sobre o trabalho dos seus pares, de forma respeitosa e consciente.
Isso é ainda mais relevante no trabalho remoto, em que as nuances da comunicação presencial podem se perder e desentendimentos podem acontecer mais facilmente.
Portanto, ter uma cultura de feedback forte é fundamental para melhorar a performance, o alinhamento cultural e a integração do time que trabalha em home office.
Uma das principais dificuldades de se gerenciar times remotos é que se perde o contato diário dos colaboradores, o que pode diminuir a integração entre os membros do time.
Para diminuir isso, o gestor pode promover momentos de conexão e integração remotos, em que a equipe possa conversar sobre assuntos não relacionados ao trabalho e se conectar de uma maneira mais pessoal.
Isso pode ser feito por meio de uma conversa informal no início de alguma reunião com periodicidade semanal, happy hours, Pecha Kucha e jogos remotos — como Gartic e Stop online. Enfim, é hora de soltar a criatividade para promover momentos descontraídos que podem ter uma periodicidade semanal, quinzenal ou mensal.
Dessa forma, o time pode se desopilar das tensões diárias e se integrar, desenvolvendo uma conexão mais forte, que ajuda a construir um sentimento de pertencimento e um clima mais organizacional mais leve.
Apesar dos momentos de interação virtual serem fundamentais para aumentar a integração do time, eles não substituem o impacto de uma interação face a face.
Isso facilita a conexão e a troca de ideias, além de ajudar o time a se conectar e ter uma interação fora da frieza que as telas podem passar.
Portanto, se for possível, organize encontros presenciais periódicos, ainda que anuais, caso o orçamento esteja mais limitado. Isso pode ser feito no final do ano ou na época da reunião de um planejamento trimestral, por exemplo.
Uma forma de fazer isso de maneira mais econômica é promover o encontro dos colaboradores de uma determinada localidade, para, por exemplo, trabalharem juntos em um coworking ou irem a um happy hour.
Ter a câmera ligada durante as reuniões não deve ser uma obrigação a ser exigida sempre, pois os colaboradores podem ter dias mais difíceis ou problemas de conexão pontuais que dificultem o uso do vídeo nas chamadas.
Porém, os momentos de câmera desligada devem ser uma exceção e não a regra. Ver o rosto dos integrantes da equipe durante a reunião aumenta a conexão e deixa as reuniões mais humanas.
Além disso, ter um time todo com a câmera desligada sempre pode passar uma sensação de uma equipe mais impessoal e distante, além de criar barreiras para a comunicação entre gestor e time.
Por último, mas não menos importante, é preciso ter como regra para o time não tratar de assuntos do trabalho em meios de comunicação pessoais, como WhatsApp, Instagram e outras redes sociais de mensagem.
Isso é fundamental para que os colaboradores possam manter a segurança das informações que circulam na empresa, evitando vazamentos de dados importantes.
Além disso, centralizar as comunicações da empresa no chat e e-mail corporativos ajuda os colaboradores a terem uma separação mais clara entre trabalho e vida pessoal, pois é possível se desconectar do trabalho mais facilmente nos momentos de descanso, o que ajuda a evitar problemas como a Síndrome de Burnout.
A tecnologia oferece recursos e ferramentas que tornam o trabalho remoto mais efetivo. É possível utilizar e-mails, sistemas em nuvem, plataformas de comunicação, softwares para gestão de projetos, entre outras soluções. O objetivo é otimizar o processo de comunicação e gestão, melhorando os resultados.
Veja algumas opções de ferramentas que podem ajudar você a gerenciar melhor o seu time remotamente.
O Slack é uma solução interessante, feita especialmente para a comunicação entre equipes remotas, oferecendo chamadas em vídeo, chats e facilidade para o compartilhamento de arquivos.
Dessa forma, é possível evitar o uso do WhatsApp e outros aplicativos de mensagem pessoais, ajudando que o time tenha um equilíbrio melhor entre vida pessoal e trabalho.
O Google Drive é outra opção tecnológica relevante para times remotos, já que a ferramenta permite criar e compartilhar documentos de texto, planilhas, relatórios, vídeos e outros conteúdos, facilitando a gestão das atividades.
Dessa forma, é possível evitar que documentos importantes fiquem inacessíveis ao time e promover o trabalho colaborativo, essencial para aumentar a produtividade e a integração do time.
Falando em integração, para gerenciar uma equipe remota é essencial contar com uma ferramenta para fazer videoconferências, de forma que possam ser organizadas as reuniões, happy hours e demais encontros do time.
O Zoom é uma boa opção, que permite reuniões em vídeo com até 100 pessoas e 40 minutos no modo gratuito, sendo que o modo pago não tem essas limitações.
Uma alternativa é o Google Meet, uma ferramenta do Google Workplace, que tem planos a partir de 28 reais mensais e engloba diversas vantagens, como a criação de e-mails corporativos, espaço de armazenamento para o time, gravação de reuniões, entre outros.
Neste artigo, trouxemos algumas dicas de como gerenciar equipes remotas de forma eficiente. Esse é um desafio para muitas empresas, porém o uso de ferramentas adequadas e um bom planejamento apresentam-se como cruciais para melhorar a produtividade dos colaboradores, trazendo bons resultados para o negócio.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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