Auxílio home office: entenda os detalhes sobre esse benefício

O auxílio-home office se tornou um dos principais benefícios corporativos oferecidos pelas empresas, e tem como objetivo fornecer meios para que os colaboradores que atuam em home office possam melhorar o escritório e comprar materiais que vão facilitar o dia a dia de trabalho em casa.

Ainda no ano de 2021, que passava por uma série de medidas restritivas por conta da pandemia, conversamos com nossos clientes e percebemos que vários deles continuavam operando no modelo Home Office, sem data de retorno aos escritórios físicos. Esse cenário não mudou muito em 2022, mesmo com as medidas menos restritivas.

Aqui no time Caju optamos, assim, por criar uma nova categoria de benefícios corporativos: o auxílio home office. Você já tinha ouvido falar nele?

Naturalmente, com o surgimento de um novo tipo de benefício, aparecem diversas dúvidas a respeito do que pode ou não ser feito com relação à concessão deste auxílio:

• Será que ele é obrigatório ou opcional?
• Vale mesmo a pena ofertar esse tipo de auxílio?
• Como os funcionários podem usar esses valores?

A seguir, separamos alguns aspectos importantes sobre o tema: entenda o que é o auxílio home office, se ele está ou não na lei e o que cada empresa deve considerar na hora de adotar esse tipo de vale Home Office. Confira tudo isso agora!

O que é auxílio home office?

De forma simples, o auxílio home office é uma ajuda de custo oferecida aos colaboradores, através da qual a empresa subsidia algumas despesas incorridas na rotina de trabalho remoto, enquanto perdurar este regime. 

Esse valor é entregue em forma de benefício. Ele permite que cada um utilize da forma que achar melhor, mas sempre com o objetivo final de arcar com qualquer custo relacionado à prestação do trabalho na modalidade Home Office.

Para exemplificar, compartilhamos algumas formas de utilização deste benefício:

• compra de cadeira ergométrica;
• compra de itens de papelaria;
• assistência técnica de computador;
• custeio de contas de energia e internet.

Auxílio home office está na lei da CLT?

A resposta é SIM! Tendo em vista que o auxílio home office é uma ajusta de custo, ele está previsto no artigo 457, § 2º, da CLT:

“Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.

(…)

§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Na mesma Lei há também um artigo ainda mais específico com relação a esse tipo de benefício. É o artigo 75-D que diz:

“Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Adicionalmente, vale lembrar que as empresas precisam tomar alguns cuidados extras para que não ocorra a descaracterização dessa ajuda de custo, culminando na tributação dos valores pagos a este título. Continue a leitura para conferir o que deve considerar para adotar esse benefício.

Quanto é o auxílio home office?

A dúvida de muitas empresas que pensam em adotar esse benefício está em torno do valor que precisa ser pago. Acontece que, diferentemente de outros benefícios, o valor é decidido pela empresa.

Levando em conta o que é praticado no mercado, esse valor tem uma faixa que gira em torno de R$ 80,00 até R$ 140,00 por mês. Aqui é importante considerar a região em que cada empresa está situada para entender as diferenças de valores em planos de internet e gastos de energia, por exemplo. Mas é claro que assim como todo benefício ele é pago mensalmente ao funcionário. 

Vale fazer um levantamento também dos benefícios que deixaram de ser pagos por conta da modalidade de trabalho e analisar se o auxílio home office pode assumir essa posição de valores que já eram custeados pela empresa. Um ótimo exemplo é o vale-transporte, que para muitos deixou de ser uma necessidade pela mudança na modalidade de trabalho

Oferecer o auxílio home office não representa só mais um custo para a empresa?

O auxílio home office é peça fundamental para que os profissionais em regime de trabalho remoto exerçam suas atividades diárias de forma produtiva, além de ser uma boa prática de mercado para empresas que desejam atrair e reter talentos.

Além disso, nem sempre as mesmas ferramentas que são fornecidas no trabalho presencial são fornecidas no regime remoto, o que acaba por impactar diretamente a produtividade do profissional.

O melhor exemplo é o uso das cadeiras ergonômicas: para colaboradores que fazem o home office em outras cidades e não conseguiram ter acesso a cadeiras fornecidas em forma de empréstimo pelas empresas, é fundamental adquirir a partir desse tipo de benefício para que não tenham seu trabalho prejudicado no dia a dia.

Por conta disso, se o objetivo for manter o engajamento e a produtividade, a concessão do auxílio home office é uma ótima opção.

O que devo considerar ao adotar esse benefício?

Claro que é tudo muito novo e a Receita Federal é bastante rígida quando o assunto é tributação de verbas. Portanto, é importante que as empresas adotem medidas preventivas para afastar autuações com relação aos valores pagos a título de benefícios.

No caso específico do auxílio home office, para evitar que a Receita Federal veja isso como “salário mascarado” e, portanto, passível de tributação, recomendamos que seja observado o seguinte: 

• Crie uma política de ajuda de custo estabelecendo 5 etapas básicas: (1) o valor que será destinado para este fim; (2) a forma de concessão; (3) em quais estabelecimentos esse auxílio poderá ser utilizado; (4) qual a motivação da empresa em dar este tipo de ajuda de custo; (5) a periodicidade e duração do auxílio;
• Elabore um laudo com métricas para comprovar os valores que estão sendo pagos a título de ajuda de custo: Após a reforma trabalhista, a ajuda de custo não possui natureza remuneratória, não havendo incidência das contribuições previdenciárias;
• Tenha um bom controle desses gastos para que seja possível demonstrar o valor médio que está sendo repassado como ajuda de custo: Isso é importante para demonstrar que houve um planejamento prévio e que não há abusos por parte do contribuinte;
• Ofereça um valor que seja compatível com o salário do seu profissional: Tenha em mente que isso não é um acréscimo salarial, mas sim uma ajuda de custo. Crie mecanismos para comprovar que o gasto do profissional está relacionado ao trabalho;
• Não deposite os valores diretamente na conta dos profissionais ou pague esse auxílio em espécie: Você deve optar por soluções seguras e que estejam em conformidade com a legislação vigente, como é o caso do Cartão Caju;
• Escolha uma empresa de benefícios que possua uma gestão segura e adequada do auxílio home office: assim você evita problemas jurídicos! Se a sua empresa estiver pensando em adotar essa modalidade, aproveite a boa notícia: o nosso Cajuzinho agora possui a categoria “auxílio home office”.

Isso mesmo! Agora seu time de colaboradores pode contar com o tão sonhado Caju home office para contar com mais um benefício.

Como ficam os demais benefícios se optar por fornecer o auxílio home office?

Essa é uma dúvida bem comum para todas as empresas que decidem fornecer o auxílio home office como um benefício para seus funcionários. Ainda mais comum é a dúvida sobre como ficam as regras para o vale-refeição e o vale-alimentação no home office, por exemplo.

Aqui a regra é clara: o vale-refeição deve ser pago para o colaborador estando ou não nas dependências da empresa. Afinal, mesmo trabalhando em casa, o empregado não é obrigado a preparar as suas refeições. Inclusive, nos períodos em que os estabelecimentos estão fechados para consumo no local, é permitido usar o benefício para delivery ou retirada.

Além disso, é fundamental o setor de RH estratégico estar ciente sobre os direitos da categoria do trabalhador ou dos acordos estabelecidos em sindicatos e convenções coletivas. Sendo assim, se o benefício foi concedido ao colaborador desses grupos, não é permitido cancelar ou suspender o vale.

Porém, é possível tentar um acordo com os empregados e/ou sindicato. Afinal, o período de isolamento e home office podem requerer redução de custos e, nesse caso, o bom senso deve ser considerado para ambas as partes não serem prejudicadas.

Contudo, se o vale-refeição ou alimentação for um acordo da empresa proposto para os seus empregados, sem que exista uma obrigatoriedade para pagar esse tipo de benefício previsto em contrato trabalhista, é possível cancelar, suspender ou alterar o tipo de benefício.

Entretanto, é fundamental a empresa não fazer distinção dos empregados, como pagar o vale-refeição apenas para os colaboradores com atividades presenciais e não beneficiar os que estão em home office. Vale lembrar que o único benefício que é permitido ter essa diferença é o vale-transporte, destinado para os custos de locomoção até a empresa.

Qual a importância de escolher um benefício flexível para o auxílio home office?

Se a empresa não tiver a obrigatoriedade de pagar o vale-refeição ou conseguir um acordo com os colaboradores para substituição, é possível optar pelo benefício flexível para fornecer o valor relacionado ao auxílio home office. Nesse formato há vantagens tanto para o empregado como para o empregador. Veja quais são:

Vantagens dos benefícios flexíveis para o empregado

Segundo uma pesquisa da Agência Brasil, 41% dos colaboradores das empresas precisaram adotar o Home Office. É um número relevante, se considerarmos que no Brasil o trabalho remoto não é comum, comparado a outros países.

Nesse sentido, cada funcionário pode ter necessidades diferentes, por isso o benefício flexível pode ajudar, possibilitando selecionar as categorias que melhor se encaixam com tal profissional, como trocar o vale-transporte pelo auxílio home office.

Vantagens dos benefícios flexíveis para o empregador

Aderir ao benefício flexível permite que a empresa continue com um bom relacionamento com os seus profissionais, permitindo que eles se mantenham satisfeitos e engajados com o trabalho. No fim das contas, isso reduz a taxa de bons funcionários pedirem demissão por não estarem felizes na empresa.

Por fim, vale lembrar que no cartão de benefício Caju sua empresa consegue fornecer mensalmente o valor para o auxílio home office. Se ainda não conhece, a Caju é uma empresa que visa facilitar o trabalho do RH, permitindo a configuração e gerenciamento dos benefícios para toda a equipe.

Além de aumentar as possibilidades com experiências únicas para os empregados com o novo auxílio, toda a gestão de valores pode ser feita por elas na palma da mão. Então aproveite agora para entrar em contato com a Caju e conhecer mais sobre as vantagens da plataforma completa de benefícios!

Dúvidas frequentes

Para que serve o auxílio home office?

O auxílio home office é uma ajuda de custo que a empresa fornece ao empregado fora da remuneração normal, e tem como objetivo melhorar a qualidade de vida do trabalho em casa, com a compra de materiais necessários como móveis, computadores, fones de ouvido, entre outros.

Quais são os direitos de quem trabalha em home office?

No Brasil, a regulamentação do home office foi estabelecida pela Lei nº 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista de 2017. No texto da Lei, estão especificados pontos como acordo individual de trabalho home office, remuneração sem alteração por parte da empresa para a mesma quantidade de horas que seriam trabalhadas presencialmente e direito à desconexão fora do horário de trabalho. 

Quem trabalha home office recebe VR?

Seguindo a Lei nº 13.467/2017, os trabalhadores que foram alocados em sistema de home office devem seguir recebendo o mesmo salário e os mesmos direitos que recebiam quando atuam presencialmente. Então, se uma pessoa passou a trabalhar de casa, deve seguir com a mesma remuneração e benefícios que recebia presencialmente. Mas detalhes podem ser ajustados em acordos coletivos de trabalho.