Como criar uma política de home office na sua empresa?

June 30, 2020
Recursos Humanos

Um artigo recente do jornal O Estado de São Paulo mostrou que o home office tem sido uma das estratégias utilizadas por organizações para conter o avanço de doenças, como a pandemia de Covid-19. Sem dúvidas, coronavírus/home office é uma junção de assuntos que promete também apresentar um novo modelo de trabalho para muitas empresas.

Mas como estabelecer as diretrizes que serão seguidas pelos colaboradores em home office? O que fazer para que essa mudança não atrapalhe a produtividade e os lucros do negócio? Descubra nos próximos tópicos!

Como desenvolver uma política de home office?

Assim como o ambiente interno de uma empresa tem regras que direcionam o ritmo das demandas, o trabalho a distância deve seguir o mesmo modelo. Afinal, o home office apenas descentraliza a estrutura da organização por expandi-la para os locais em que os colaboradores exercem suas funções.

Assim, o nível de qualidade dos serviços e a cultura da empresa devem ser inseridos em cada escritório privativo dos profissionais. Como conseguir esse objetivo? Vejamos algumas estratégias eficientes.

Estabeleça a jornada de trabalho

Embora a nova reforma trabalhista (Lei 13.467) determine que os colaboradores em home office podem ser dispensados do controle de ponto, essa decisão fica a critério da empresa. Talvez, os gestores entendam que a jornada de trabalho por tarefas seja a mais adequada para os profissionais, uma vez que os motivará a manter o ritmo dos serviços mesmo longe das dependências internas.

Há também a opção de estabelecer para o serviço em home office os horários oficiais internos para o início e o término dos trabalhos. Para isso, a organização utilizará um software que permite os registros dos horários. Essa ferramenta possibilita o acesso ao controle de ponto por meio de um aplicativo instalado no dispositivo eletrônico dos colaboradores.

Utilize plataformas

As plataformas de gestão integram os dispositivos utilizados pelo time de colaboradores. Desse modo, os projetos e as tarefas dos setores organizacionais são acessados e atualizados em tempo real, mesmo que a equipe esteja trabalhando a distância. Por isso, as empresas precisam implantar sistemas como ERP, CRM e R&S para que os serviços não fiquem bloqueados.

Além disso, existem funcionalidades que auxiliam na comunicação entre os colaboradores. Isso é possível por meio de chats, videoconferências ou ligações via internet. Ferramentas como Zoom, Google Hangouts, Slack e NetShow.me podem ser úteis. Sem esses canais de interação, acontece o desalinhamento das metas, estratégias e demandas. Em contrapartida, as plataformas de comunicação favorecem a marcação de reuniões entre líderes e subordinados para, por exemplo, mensurar resultados.

Ofereça benefícios

Com a migração da equipe para o trabalho remoto, a empresa tem em mãos a oportunidade de elevar a satisfação dos profissionais por incluir novas opções na cesta de benefícios. Uma delas é um auxílio para o custo com a internet gasta durante a prestação de serviços. Outra seria um aumento no vale-refeição para o “cafezinho” dos intervalos da equipe em home office.

Geralmente, os profissionais em trabalho remoto não têm a mesma estrutura ergonômica oferecida na empresa. Devido a isso, eles podem desenvolver algumas doenças ocupacionais, como as advindas da má postura. Portanto, a organização pode incluir entre os benefícios aulas com exercícios laborais, além de palestras sobre saúde, segurança e ergonomia no trabalho.

Nessa época de disseminação do coronavírus, os colaboradores gostarão de ter acesso a exames e consultas médicas extras para entender como se proteger, além de aumentar a imunidade.

Cuide da segurança das informações

Quando os colaboradores acessam o sistema da empresa por meio de equipamentos pessoais, surgem algumas preocupações: como evitar o vazamento dos dados corporativos? O que fazer para impedir a invasão do sistema por vírus e criminosos virtuais? A solução envolve o apontamento de diretrizes que comporão a politica de segurança para trabalhos remotos.

Essa tarefa é desafiadora, pois, devido ao coronavírus, não há tempo hábil para um estudo minucioso que leve à elaboração de medidas altamente eficazes. No entanto, algumas medidas básicas oferecem uma boa margem de proteção, como:

  • pré-aprovação de dispositivos eletrônicos que terão acesso a arquivos corporativos;
  • fornecimento de conexões “virtual private network” (VPN) para um tráfego seguro de dados;
  • permissões limitadas para os colaboradores de acordo com as tarefas específicas que eles realizam;
  • utilização da criptografia das informações;
  • conscientização do time em respeito às regras de segurança.

Mensure o desempenho

As metas estipuladas pelos setores devem ser mantidas e o desempenho do time monitorado. Assim, os gestores determinarão os prazos e o cumprimento deles. Essas ações garantirão que a produtividade da empresa não sofra uma queda.

Caso a organização tenha o costume de usar metodologias de fluxo de trabalho, como Kanban ou Scrum, seria bom disponibilizá-las virtualmente para os trabalhadores em home office. Como forma de mensuração, a empresa utilizará os KPIs (indicadores) de produtividade. Desse modo, obtém-se relatórios regulares que demonstram a realidade do desempenho do time.

Qual é o segredo para não perder a produtividade?

Não existe uma fórmula mágica para manter a produtividade em home office. Com certeza, esse modelo de trabalho exigirá adaptação – que será mais fácil para uns do que para outros. Porém, o segredo para o sucesso no trabalho remoto é a adoção de bons hábitos.

Um deles é o respeito pelos horários de início, almoço e término de jornada. Por mais que o profissional esteja fora do ambiente interno da empresa, é necessário entender que as responsabilidades continuam as mesmas. O outro se refere à vestimenta que precisa seguir o padrão utilizado no exercício das funções dentro da organização. Assim, roupas muito informais, como as que vestimos nos momentos de folga em casa, tendem a diminuir nosso senso de trabalho.

Igualmente importante é a organização do local de trabalho. Quando falamos de organização, nos referimos à construção de um ambiente tipicamente empresarial. Para isso, o melhor a fazer é escolher um cômodo da casa e transformá-lo em escritório. Dessa maneira, não haverá disputa de atenção com a televisão, a movimentação de familiares ou a proximidade com a cama — que poderá ser um convite à improdutividade.

Podemos apontar outra estratégia para evitar a queda no desempenho: o foco no trabalho. Para tanto, o profissional precisa se desconectar de dispositivos eletrônicos e das redes sociais, deixando abertos apenas os canais de comunicação com a empresa. Seria bom estipular intervalos curtos para conferir notificações e, é claro, tomar um café.

Devemos ficar atentos também ao conforto do ambiente, o que inclui: a iluminação, a ventilação e a mobília. Afinal, ambientes claros e ventilados, além de uma boa cadeira de escritório, têm um grande impacto na elevação da produtividade.

Como ocorreu com outras pandemias, o coronavírus será vencido. Até lá, continuaremos a nos adaptar às medidas de proteção e prevenção. No entanto, essas mudanças podem ajudar as empresas a repensarem seu modelo de trabalho e a criar políticas de home office. Sem dúvidas, tanto o negócio como a equipe serão beneficiados.

Sua empresa está fazendo home office? Quer descobrir como implementar benefícios que deixem seus colaboradores mais felizes e produtivos? Entre em contato com o time da Caju!

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