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Aprenda a realizar uma boa gestão de despesas corporativas na sua empresa com a Caju!
Despesas corporativas são gastos feitos pelos colaboradores quando estão a serviço da companhia, seja em viagem ou não. Mas esses gastos, de acordo com a Reforma Trabalhista, não integram o salário do funcionário.
As despesas corporativas são uma necessidade de toda empresa, mas nem todo negócio mantém uma boa gestão. Nesses casos, é comum que, mensalmente, os valores das despesas sejam muito discrepantes, impedindo que a companhia tenha algum tipo de previsibilidade, o que impacta os lucros de forma negativa.
Por isso, o ideal é ter uma política de gestão de despesas corporativas que seja divulgada a todos os funcionários e seja revisitada de tempos em tempos. Afinal, empresas são organismos vivos.
Quer entender mais sobre despesas corporativas e como você pode fazer uma gestão acertada? Então, continue a leitura!
As despesas corporativas são gastos feitos pelos colaboradores quando estão a serviço da companhia, seja na própria cidade ou em outra. São gastos sem caráter fixo e estão associadas ao conceito de ajuda de custo.
Um bom exemplo de despesa corporativa é quando um cliente ou fornecedor vem visitar a empresa e um dos colaboradores o leva para almoçar — todos esses gastos, depois, são pagos para o colaborador caso ele tenha arcado com dinheiro do próprio bolso. Também, esse valor pode ser antecipado para que a pessoa não pague com o próprio dinheiro.
Outro exemplo desse tipo de despesa é quando um dos funcionários viaja para alguma feira de negócios ou congresso. Dentro da gestão de despesas, todos os custos com viagem (acomodação, transporte, deslocamento e alimentação) devem ser pagas pela empresa, seja de forma antecipada ou pós-viagem, no formato de reembolso.
Por isso, a gestão de despesas corporativas deve ser bem desenhada e comunicada aos colaboradores, evitando ruídos de comunicação no momento de solicitar o reembolso de valores gastos.
Segundo o §2º do art. 457 da CLT, os valores pagos como ajuda de custo (despesas corporativas) e diárias para viagem não integram a remuneração do funcionário. Isso quer dizer que não incidirão encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS, férias, 13º salário, INSS, entre outras obrigações.
Essa, inclusive, foi uma das mudanças feitas pela Reforma Trabalhista de 2017. Antes, pagamentos que superassem 50% da remuneração do colaborador integravam o seu salário.
Toda empresa tem uma parcela de custos para se manter em funcionamento, como gastos com colaboradores, manutenção do prédio, pacotes de internet, treinamentos, contratações, entre outros — que podem ser fixos, variáveis ou indiretos.
Já as despesas corporativas não costumam ser fixas e atendem a necessidades específicas, elas fazem parte dos custos variáveis de um negócio. Há empresas com colaboradores viajando com frequência, outras que recebem clientes e colaboradores, etc. Por isso, a gestão das despesas corporativas precisa ser bem pensada, tanto para fins de economia quanto para a experiência do time envolvido.
Os gastos de uma empresa podem ser separados por setor, como Marketing, Comercial, Financeiro, Administrativo etc. Em geral, cada setor tem um centro de custo e um time ou uma pessoa responsável para monitorar os gastos e fazer uma gestão acertada.
Esses gastos empresariais ainda podem ser divididos como custos corporativos (que são essenciais para a empresa se manter em operação) e as despesas corporativas, que entram na questão de ajuda de custo aos colaboradores.
Podemos falar em dois tipos principais, os fixos e os variáveis. Você vê mais sobre eles na sequência.
Os custos fixos se mantêm estáveis mês a mês. Podem até sofrer alguma mudança, mas isso tem mais a ver com questões de inflação e reajustes. Dentro de custos fixos estão aluguel, provedor de internet, holerite de colaboradores, manutenção do prédio, benefícios aos colaboradores etc.
Já os custos variáveis não seguem um padrão e podem mudar. Um bom exemplo são as despesas corporativas — em um mês com muitas viagens, esse custo pode ser mais alto que no próximo período. Além desse, também são considerados custos variáveis água, energia elétrica, comissão dos vendedores, logística e entrega, entre outros.
Dentro das despesas corporativas, podemos falar das reembolsáveis, que acabam sendo obrigação da empresa cobrir ou pagar em adiantamento. Entenda melhor!
Passagens e acomodação feitas pela empresa estão embutidas nos custos de viagem e devem ser pagos, seja mediante reembolso ou na forma de diária (antecipadamente). Muitas companhias preferem ter centros de facilities (facilidades) que reservam antes as passagens e acomodações, isso facilita que os custos estejam dentro de um teto proposto pela empresa.
Seja o deslocamento da casa do colaborador até o aeroporto ou dentro da cidade por situações de trabalho, ele precisa estar dentro das despesas corporativas reembolsáveis, já que não faz nenhum sentido sair do bolso do colaborador. Esse deslocamento pode ser gasto com aplicativos de transporte, vale-combustível, fretamento de carros etc.
Em geral, faz mais sentido combinar uma diária de alimentação por dia e disponibilizar antecipadamente para a pessoa. Assim, evita que o colaborador tenha que guardar todas as notas fiscais para pedir reembolso posteriormente.
Pagar antes no próprio cartão de benefícios é apenas uma das vantagens que você tem quando usa a Caju Benefícios.
Responder e-mails, participar de reuniões, fazer e receber ligações… Tudo isso demanda do pacote de dados e a empresa precisa fornecer esse recurso quando um colaborador está em viagem ou deslocamento, principalmente se a pessoa não tem acesso a um coworking ou não tem Wi-Fi no hotel em que se hospeda. Em alguns casos, oferecer celular corporativo pode ser uma saída.
A documentação conta como despesas reembolsáveis mais nos casos em que é preciso emitir visto ou passaporte para uma viagem específica. É necessária a casos menos frequentes.
Nem sempre tudo o que for gasto pela pessoa a trabalho será considerado uma despesa reembolsável dentro da política de gestão de despesas corporativas. Algumas fazem sentido, inclusive, não serem. Veja em detalhes!
Um colaborador que está dirigindo por questões de trabalho deve respeitar as leis de trânsito e dirigir com segurança para preservar sua vida, a de quem mais estiver no carro e evitar multas. Esse tipo de orientação pode estar na política de deslocamentos para evitar futuros desentendimentos.
Pagar por itens pessoais e que não estejam nada alinhado com as necessidades de trabalho é mais um dos itens não reembolsáveis. Supondo que o colaborador faça uma viagem internacional — lembrancinhas para parentes ou mesmo colegas de empresa e itens do free shop não podem ser reembolsáveis.
Apesar de parecer óbvio, esse ponto também deve contar em uma política de viagem e reembolsos. Lembre-se de que o óbvio pra você não será óbvio para outras pessoas.
Em viagens de trabalho, são necessárias mais trocas de roupas, por isso, a dica é que o colaborador leve tudo o que for necessário para evitar gastos de lavanderia. Isso, é claro, contando que esta seja uma despesa não reembolsável.
Um atraso por motivos pessoais e que fez um colaborador perder um voo, em geral, é encarado como despesa reembolsável. Se isso for de praxe da sua organização, também é essencial deixar especificado em políticas de despesas e viagens, evitando os famosos mal-entendidos.
Quando a política de despesas corporativas é clara, os funcionários dificilmente terão problemas quanto aos valores reembolsáveis ou não. Ao centralizar as informações importantes em um mesmo espaço, a empresa ganha vantagem dentro da gestão de despesas corporativas, como falaremos a seguir.
Uma vez que as despesas corporativas contemplam boa parte dos custos de um negócio, elas devem ter um controle — mesmo que não sejam exatamente fixas, é possível ter boas práticas. A seguir, falamos mais disso!
Mapear todas as despesas corporativas já é um bom começo para entender quais delas fazem sentido e quais podem ser suprimidas. Em geral, essa acaba sendo uma visão que precisa da opinião dos diversos setores envolvidos.
Por exemplo, em vez de pagar viagens para vendedores, a firma pode estudar a possibilidade de contratar vendedores das cidades ou regiões em que a empresa tem negócios.
A ideia da gestão de despesas é garantir uma economia, gerando alguns cortes em despesas excessivas? Ou existe um limite de teto de gastos? Ter isso em mente é essencial para fazer um mapeamento mais certeiro.
Se estivermos diante de um caso em que é preciso estabelecer limites, pode ser interessante fazer benchmarking com outras firmas.
Definidos os objetivos e valores a serem gastos, é essencial ter uma política bem clara e detalhada. Por exemplo, sua empresa vai fazer reembolso mediante a todas as notas emitidas? Então, o colaborador deve guardar cada uma. Mas se for o caso de diárias, que deixa a rotina até mais atrativa para Departamento Pessoal e colaboradores, o valor de cada diária também deve ser especificado.
A organização de notas a receber e apresentar à empresa é um dos fatores que mais gera problemas na hora de solicitar reembolso de despesas corporativas. A empresa deve sempre considerar uma maneira mais prática de centralizar os custos, como um cartão multibenefícios que permita a alocação de valores para viagens, por exemplo.
Não basta criar um arquivo cheio de políticas de despesas se ninguém acessa. Portanto, faça uma apresentação aos funcionários e disponibilize o link a todos da empresa. Transparência e clareza são valores muito importantes em se tratando de gastos corporativos.
Uma política de despesas não deve ser escrita em pedra, até porque a empresa muda de objetivos e de forma de gestão, certo? Por isso, vale a pena revisar a política com uma certa frequência, isso ajuda muito na satisfação dos colabores.
Se existe uma diária de alimentação, reajustes de inflação devem ser analisados anualmente, seja para colaboradores que estão no Brasil ou no exterior. Gasolina e transporte também costumam ser mais inflacionados e pedem um olhar atento.
A cada novo reajuste da política, lembre-se de comunicar todos os envolvidos para evitar problemas causados por desinformação.
Uma gestão de despesas de viagem também sai ganhando se você aplicar todos os pontos gerais das despesas que acabamos de citar. Porém, nesse caso, é preciso ter cuidado especial com os dois pontos abaixo:
Quando você oferece a solução Caju Benefícios, também pode melhorar sua gestão de despesas corporativas. Um exemplo é o Caju Viagens, que mantém todos os recursos das viagens da sua equipe em um só lugar e permite dar adeus ao desconforto dos reembolsos.
Sua empresa pode adiantar um valor referente à viagem com a segurança de que esse dinheiro está separado das finanças pessoais do colaborador, além de contar com ferramentas que facilitam a gestão das despesas. O melhor? Estamos preparados para atender as empresas com demanda de viagens fora do Brasil. Veja mais detalhes aqui →
Fora os casos de viagem, você ainda pode usar nossos múltiplos recursos para alimentação, combustível e demais despesas — sendo que, para todas, só é preciso usar um único cartão multibenefícios, o que traz mais satisfação aos colaboradores e facilita o trabalho do DP.
As despesas corporativas são necessárias, é claro, mas podem ser bem organizadas, com um teto que traz mais probabilidade aos gastos mensais da companhia. Nesse artigo, você viu todas as dicas.
Mas ainda temos mais uma: aproveite a visita ao nosso blog e veja como organizar viagens corporativas que mantenham seus colaboradores satisfeitos!
Despesas corporativas são todos os gastos necessários para a realização do trabalho por parte dos funcionários, e que não estejam atrelados ao salário recebido nominalmente.
Uma empresa pode ter os seguintes tipos de despesas corporativas: despesas de viagens, deslocamentos, alimentação, internet e documentação. Esses custos podem ser fixos, quando acontecem com frequência ou fazem parte da modalidade do negócio, ou variáveis.
O controle das despesas corporativas pode ser feito através da política de gestão de despesas corporativas, em que o RH define quais os meios de controle e as maneiras de solicitar reembolso.
Para fazer a gestão de despesas corporativas, as empresas devem estudar quais são os tipos de despesas comuns em cada ambiente de trabalho, entender o objetivo por trás de cada despesa (por exemplo: se for uma despesa de viagem corporativa, qual foi o motivador da viagem), formalizar uma política de despesas e comunicar para todos os funcionários.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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