Viagens corporativas: o que são e como organizar?

June 17, 2022
Benefícios

Mesmo em tempos de popularização do trabalho remoto, as viagens corporativas continuam sendo uma estratégia relevante, que permite que as empresas se aproximem de clientes importantes, participem de eventos estratégicos, entre outras ações.

Porém, esse tipo de deslocamento requer planejamento por parte dos negócios, para que os resultados desejados sejam alcançados sem comprometer o orçamento.

Mas, afinal, como organizar viagens corporativas de maneira satisfatória, atendendo tanto às expectativas da empresa quanto as dos colaboradores?

Para tirar as principais dúvidas a respeito do tema, a Caju criou este guia completo. Continue a leitura para saber o que são viagens corporativas, como fazer uma boa gestão de viagens, o que diz a legislação sobre o assunto e muito mais!

O que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa é o deslocamento feito por um ou mais colaboradores de uma empresa com a finalidade de realizar atividades relacionadas ao negócio. 

Pode ser a venda de produtos ou serviços, a visita a clientes importantes, a negociação com fornecedores, a participação em um evento. Seja qual for o propósito, a viagem corporativa deve estar alinhada aos objetivos da empresa, contribuindo para que sejam alcançados. 

Nesse tipo de deslocamento, é comum que as despesas com passagens, alimentação, entre outras, sejam cobertas pela empresa. Por isso, é importante que a organização faça uma boa gestão de viagens, evitando desperdícios.

Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?

Uma boa gestão de viagens evita que a empresa desperdice recursos. A chave para isso está na elaboração de uma política de viagens, um documento no qual a organização estabelece um conjunto de regras e etapas para as viagens corporativas.

Além disso, é importante ter um colaborador responsável por receber as solicitações, cumprir os estágios e garantir que as viagens ocorram da melhor maneira possível.

Sobretudo nos negócios que têm um volume expressivo de viagens corporativas, a definição de uma política de viagens e de pessoas responsáveis por garantir a sua aplicação é fundamental.

Com a aplicação de uma gestão de viagens corporativas eficiente a empresa ganha:

  • padronização de processos;
  • controle de despesas;
  • redução do tempo empregado em atividades operacionais;
  • mais qualidade nos serviços prestados ao longo da viagem;
  • alinhamento das viagens aos objetivos do negócio.

Além disso, com uma boa política de viagens, os colaboradores que vão se deslocar têm conhecimento das responsabilidades que precisam cumprir. 

Quais são os desafios da gestão de viagens corporativas?

Ao mesmo tempo que traz benefícios, a gestão de viagens corporativas também tem os seus desafios. 

Com uma boa gestão de viagens corporativas, a empresa garante não só o cumprimento das diretrizes, como também trabalha para reduzir custos, sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o cumprimento dos objetivos de negócio. 

Ainda que não exista uma receita para chegar a esse cenário ideal, conhecer alguns desafios comuns é um primeiro passo para superá-los.

Um dos principais desafios quando o tema é viagem corporativa é o planejamento. Muitas vezes, os deslocamentos são marcados em cima da hora, o que faz com que a empresa adquira passagens e hospedagens mais caras, que poderiam ser substituídas por opções melhores se tudo fosse feito com antecedência.

Há também a falta de conhecimento na hora de fazer a gestão de remarcações e adiantamentos de passagens, o que pode fazer com que a empresa perca descontos e pague mais caro.

Além disso, existe a falta de centralização e integração de dados, que alguns negócios ainda registram de forma manual. Isso pode resultar em desorganização e na perda de informações importantes.

Como os processos são feitos de forma manual, isso leva a outro problema, que é a falta de registros. Com isso, a empresa não tem insumos para fazer análises e implementar melhorias na gestão de viagens corporativas.

Como organizar uma viagem corporativa?

Falamos sobre o que é, qual é a importância e quais são os desafios das viagens corporativas. Mas, afinal, como organizá-las da melhor maneira? A seguir, trazemos algumas dicas:

Compre as passagens com antecedência

Uma das principais fontes de custo de uma viagem corporativa são as passagens. Principalmente no caso das passagens aéreas, é fundamental fazer a compra com antecedência para obter preços mais competitivos.

Além disso, é importante pesquisar bastante em sites que fazem comparativos e incluir datas mais abrangentes para encontrar valores mais baixos quando houver flexibilidade no cronograma.

É preciso ainda levar em conta que passagens com mais escalas podem ser mais baratas, porém fazem com que o colaborador perca mais tempo no deslocamento. Por isso, o melhor é buscar a melhor relação entre custo e benefício.

Procure pela melhor hospedagem

Assim como as passagens, a hospedagem é outra fonte de custos quando o assunto é viagem corporativa. A escolha do hotel deve ser feita com cuidado e antecedência sempre que possível, para que a empresa tenha mais opções disponíveis.

Além disso, ao fazer as reservas com antecedência, a empresa consegue diversas vantagens, como descontos para grupos. 

Aqui, mais uma vez, é importante equilibrar os gastos, para proporcionar conforto aos colaboradores sem comprometer as finanças da empresa.

Defina o meio de transporte

Como o colaborador vai se deslocar de um ponto a outro durante a viagem corporativa? Ele vai usar aplicativos de transporte? Táxi? Um carro alugado? Tudo isso deve ser planejado, incluindo os compromissos profissionais e o tempo necessário para o deslocamento.

Com base nessas informações é possível definir o melhor meio de transporte, sempre levando em consideração o equilíbrio entre os custos e o conforto de quem viaja.

Oriente os colaboradores que vão viajar

Orientar os colaboradores é fundamental. Se já tiver as práticas de reembolso definidas, a empresa deve compartilhá-las com os colaboradores. 

É essencial deixar claro o que pode ou não ser reembolsado pela empresa, pois esse é um ponto que causa muita confusão. 

Para facilitar o trabalho, o responsável pelas viagens corporativas pode criar e-mails padronizados para disparar para os colaboradores que vão se deslocar por conta da empresa. Assim, tudo fica registrado e nenhuma informação importante é esquecida.

Crie um roteiro para auxiliar os colaboradores

Para maximizar os resultados, a empresa pode ainda criar um roteiro que ajude os colaboradores a manterem o foco, incluindo todos os compromissos. 

Essa programação deve ser repassada aos funcionários que vão viajar e deve estar sempre alinhada aos objetivos da empresa.

Implemente melhorias constantemente

Assim como outras ações da empresa, a gestão de viagens corporativas deve ter seus processos bem documentados. Isso permite fazer análises e implementar melhorias. 

É importante registrar as etapas, os custos e pedir feedbacks aos funcionários sobre voos, hospedagens, transporte e mais. A partir dessas informações, a empresa melhora cada vez mais as suas viagens corporativas futuras.

Qual é a diferença entre viagem corporativa e viagem de incentivo?

Quando se fala em deslocamentos relacionados ao trabalho, uma dúvida comum é a diferença entre viagem corporativa e viagem de incentivo

Como falamos, a viagem corporativa é aquela feita a serviço da empresa, com um objetivo definido, que pode ser fechar vendas, aproximar-se de clientes estratégicos, participar de eventos. 

A viagem de incentivo, por outro lado, é uma premiação que busca motivar a equipe a alcançar determinada meta. Nela, o funcionário não precisa prestar contas dos gastos, pois a ideia é justamente oferecer uma premiação para que ele use como preferir. 

Alguns negócios pagam apenas passagens, outros passagens e hospedagem e outros ainda o pacote inteiro, incluindo alimentação, passeios e outras possibilidades. O colaborador ainda fica livre para sair da programação por conta própria. 

Em outras palavras, a viagem corporativa serve para buscar os resultados, enquanto a viagem de incentivo é uma forma de comemorá-los quando forem alcançados. 

O que diz a legislação sobre viagens corporativas? 

Antes da reforma trabalhista que entrou em vigor em 2017, a legislação, mais precisamente o artigo 457 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), determinava que as diárias de viagem não poderiam ultrapassar 50% do valor do salário do empregado, caso contrário seriam consideradas parte da remuneração dele. 

Porém, com a mudança na legislação, as diárias de viagem deixaram de ser consideradas parte da remuneração do colaborador, em qualquer hipótese. Sendo assim, não existe mais a necessidade de as despesas de viagem serem menores que 50% do salário.

Vamos pensar em um exemplo para ilustrar. Imagine um vendedor que tem um salário de R$ 3000 e que fará uma viagem corporativa de 5 dias para apresentar propostas para potenciais clientes. 

O valor de cada diária é de R$ 400, considerando hospedagem, transporte e alimentação. Somando os 5 dias, o total das despesas é de R$ 2000, ou seja, mais do que 50% do salário. 

Antes da reforma trabalhista, a empresa deveria pagar férias, décimo terceiro salário e outros encargos trabalhistas proporcionalmente a essas despesas. Depois da mudança na legislação, esses encargos deixaram de existir.

Caju Viagens: conheça a solução para viagens corporativas da Caju

Pensando em desburocratizar as viagens corporativas, a Caju criou o Caju Viagens, uma solução para cuidar dos deslocamentos da sua equipe em um só lugar. 

A ferramenta permite que a empresa faça um adiantamento do valor referente à viagem, separando-o das finanças pessoais do colaborador. Também traz funcionalidades para auxiliar na gestão das despesas. 

Além disso, o Caju Viagens funciona em compras internacionais, atendendo também as empresas que têm demanda de viagens para o exterior. 

Funciona assim: a empresa faz a gestão por meio do portal da Caju, o mesmo usado para a gestão de benefícios, e pode acompanhar os gastos da viagem em tempo real por meio da plataforma. Já o colaborador usa o mesmo aplicativo móvel e cartão que já conhece. 

Com isso, a empresa evita o desconforto de pedir ao funcionário que use o próprio dinheiro e peça reembolso. Também ficam para trás a pouca visibilidade de gastos e os riscos de perda ou roubo.

Os negócios que já usam a Caju podem adotar a funcionalidade facilmente. Mas, se a sua empresa quiser contratar somente a solução voltada para viagens, também pode fazer. E o melhor: assim como outras ferramentas da Caju, o Caju Viagens tem custo zero. 

Com a ferramenta, você consegue:

  • definir a data de início e de término do saldo disponível para a viagem; 
  • acompanhar o extrato em tempo real; 
  • enviar o saldo restante de volta para a empresa ou deixar com o colaborador;
  • oferecer mais comodidade ao colaborador, que pode escolher o saldo que quer usar na hora da compra.

Quer saber mais? Acesse o nosso site e preencha o formulário que nossos especialistas entrarão em contato para tirar todas as suas dúvidas!

Michele Fernandes

Responsável pela frente de Geração de Demanda dentro da Caju, com mais de 10 anos de bagagem no mercado de tecnologia e Marketing B2B. Apaixonada por comunicação e gestão de pessoas, encontrou na empresa uma maneira de unir as duas paixões em um único desafio.

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