Reembolso de despesas em trabalho home office: entenda como funciona

As empresas brasileiras já estavam passando por um lento processo de transição e adaptação ao modelo de trabalho remoto, no entanto, a pandemia foi a grande responsável por acelerar esse processo. Até mesmo as empresas que nunca haviam pensando em adotar essa modalidade se viram obrigadas a manter seus funcionários em casa.

Apesar de já fazer um bom tempo desde que essa mudança começou a acontecer, ainda existem muitas empresas e colaboradores que não entendem como funciona a legislação referente ao trabalho remoto. Afinal, o empregador é responsável por pagar alguma despesa? Quais são as obrigações da empresa com o funcionário que está em casa?

Se você também ainda tem essas dúvidas, continue a leitura. A seguir, falaremos mais sobre o reembolso de despesas home office e sobre os direitos dos funcionários remotos. Acompanhe!

Quais despesas devem ser reembolsadas pelas empresas?

O home office se tornou popular no Brasil a partir do ano de 2020, no entanto, essa modalidade já existia e era amparada por leis desde 2017. De acordo com a Lei 13.467, o trabalho realizado fora da empresa, caracterizado como teletrabalho, tem os mesmos direitos e obrigações que o modelo tradicional.

Ao trabalhar em casa, o empregador passa a usar a infraestrutura da sua própria residência para pode realizar suas funções. Por esse motivo, é dever da empresa contratante ajudar o colaborador a arcar com os custos. Alguns dos itens que costumam entrar no reembolso de despesas home office são:

• planos de telefone e internet;
• energia elétrica;
• manutenção de equipamentos;
• aquisição de materiais para escritório;
• contratação de licenças de softwares.

Caso o colaborador não tenha os equipamentos e mobiliários necessários para realizar suas funções, a empresa também deve fornecer esses itens. Qualquer outro tipo de despesa que o colaborador tenha a mais devido ao trabalho remoto deve ser informado à empresa para que os gestores possam ver a possibilidade de reembolso, ou fornecimento de um auxílio home office.

Vale ressaltar que os benefícios que já eram fornecidos pela empresa, como vale-alimentação ou refeição, devem ser mantidos. Nesse caso, não há a necessidade de que o colaborador inclua o valor de sua alimentação no ressarcimento.

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Como é feito o reembolso de despesas home office?

A empresa pode optar por realizar o reembolso das despesas home office ou fornecer uma ajuda de custo para os funcionários. O reembolso é um processo mais burocrático, pois o valor mensal pode variar, sendo assim, o funcionário deve apresentar as notas fiscais e as contas da casa para comprovar os gastos.

É muito difícil encontrar uma empresa que faça o reembolso integral, afinal, na conta de luz de um funcionário home office estão inclusos tanto os gastos que ele teve com o trabalho como os gastos pessoais. Para que o reembolso seja feito de forma transparente e não deixe os colaboradores insatisfeitos, recomendamos que você siga algumas dicas:

• indique quais despesas poderão ser ressarcidas;
• defina quais critérios serão adotados para separar os gastos pessoais dos gastos com o trabalho remoto;
• estabeleça um limite para reembolso;
• defina uma data limite para que o ressarcimento seja solicitado;
• defina quais documentos devem ser apresentados na solicitação do reembolso.

Como verificar se a política de reembolso está sendo cumprida?

Tanto a política de reembolso de despesas home office quanto a ajuda de custos, como um auxílio home office, devem estar previstas em contrato. Dessa forma, tanto a empresa quanto os colaboradores podem alegar qualquer tipo de irregularidade.

Caso os colaboradores queiram verificar se a política de reembolso está sendo realizada corretamente, primeiro, ele deve observar se a empresa conta com uma equipe especializada para calcular e realizar o reembolso.

Em segundo lugar, o colaborador deve fazer os cálculos e tirar cópia das notas antes de entregá-las para ter uma base de quanto ele deve receber. Se o valor concedido for muito diferente do que calculou, você poderá comprovar e exigir a correção do valor.

Agora que já sabe quais são as leis referentes ao reembolso de despesas home office, fique atento aos valores repassados pela empresa para a qual você trabalha. Temos certeza de que, seguindo todas as dicas deste texto, você não terá problemas trabalhando em casa.

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