Comunicação assíncrona: o que é, vantagens e boas práticas para adotar na sua empresa

Comunicação assíncrona é o tipo de comunicação que não é feita em tempo real, como a que ocorre por e-mail, por exemplo. Uma pessoa envia a mensagem e quem a recebe pode acessá-la e respondê-la quando preferir. E para que esse formato seja efetivo, é preciso comunicar-se de maneira objetiva.

A comunicação assíncrona é um tema que tem ganhado destaque nas empresas, principalmente em tempos em que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum. O formato traz comodidade para quem recebe as mensagens, no entanto, é necessário ter alguns cuidados para não perder a agilidade na hora de se comunicar. 

Quer saber mais sobre o que é, quais são as vantagens e como fazer uma comunicação assíncrona efetiva na sua empresa?

Continue a leitura! 

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é aquela que não é feita em tempo real. Uma pessoa envia a mensagem e quem a recebe pode visualizá-la na hora que desejar e só depois respondê-la. Por conta disso, o modelo traz mais comodidade para quem recebe a comunicação.

Por outro lado, comunicar-se dessa maneira pode levar mais tempo. Por isso, é fundamental priorizar a objetividade na hora de enviar mensagens desse tipo. Um exemplo clássico de comunicação assíncrona é o email. 

Qual é a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Se a comunicação assíncrona é a que não ocorre em tempo real, fica fácil deduzir do que a comunicação síncrona se trata. Nesse formato, os envolvidos se comunicam simultaneamente, como ocorre por telefone ou videoconferência, por exemplo. 

Dessa forma, tem-se mais agilidade, pois é possível esclarecer dúvidas mais facilmente. Ao mesmo tempo, esse tipo de comunicação interna exige dedicação total das pessoas que participam da conversa. 

Quando usar a comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é bastante útil para ocasiões em que é preciso fazer discussões mais profundas, que exigem reflexão antes do envio da mensagem. Ao responder um email, por exemplo, é possível avaliar o que foi dito anteriormente, pensar com calma e só então dar um parecer que agregue à discussão.

Além disso, no caso de equipes que trabalham de maneira remota, em diferentes fusos horários, o formato é mais conveniente. Isso porque é importante, nesses casos, evitar o imediatismo, respeitando os horários de cada pessoa. Nesse sentido, a comunicação assíncrona cai como uma luva para times em home office.

O modelo também permite manter registros mais facilmente. Ler posteriormente uma thread de emails é mais fácil do que ter acesso ao que foi falado em uma reunião, por exemplo.

E quando usar a comunicação síncrona?

Em alguns casos, como em reuniões de brainstorming ou de planejamento, a comunicação síncrona, em tempo real, pode ser a melhor alternativa. Porém, para a empresa, a comunicação síncrona também representa um alto custo, uma vez que os envolvidos precisam se dedicar inteiramente a essa tarefa. 

Um momento em que é importante comunicar-se em tempo real é quando existe urgência para resolver um problema, como uma crise. Nessas situações, é preciso tomar decisões rapidamente, sem a possibilidade de aguardar horas por uma resposta.

Outros exemplos são comunicados sobre demissões, promoções, decisões sobre projetos e celebrações. Nos outros casos, porém, o mais produtivo para as empresas é a comunicação assíncrona.

Como usar a comunicação assíncrona de maneira efetiva?

Existem algumas dicas úteis para usar a comunicação assíncrona de maneira mais efetiva. Confira quais são a seguir:

• Evite mensagens genéricas: a comunicação assíncrona dispensa resposta imediata. Porém, evite mensagens genéricas, como “podemos falar no horário X?”, sem especificar o assunto, pois elas podem causar ansiedade no receptor.
• Seja objetivo: melhor é dizer o seu objetivo com a comunicação, ser direto e resolver o assunto em um texto completo. Um exemplo pode ser: “gostaria de combinar detalhes sobre a demanda Y de que precisamos para a semana que vem. Podemos conversar hoje no horário X?”.
• Tenha organização: para uma comunicação assíncrona efetiva, é preciso que as lideranças garantam que toda a equipe esteja alinhada, deixando claro quando cada formato deve ser utilizado e quais são os canais ideais para cada situação.

Ferramentas de comunicação assíncrona

Nos últimos anos, surgiram diversas ferramentas que facilitam a comunicação assíncrona. Elas servem tanto para equipes remotas quanto presenciais, trazendo mais agilidade para o dia a dia.

Pacote de ferramentas do Google

O Google Workspace, antes chamado de G Suite, traz diversas ferramentas para empresas, como Gmail, Google Docs e Google Spreadsheets. As plataformas são bastante úteis para comunicação assíncrona, permitindo trabalhar em documentos de formatos variados, deixando comentários e recebendo avisos por email. 

A versão corporativa é paga, podendo ser customizada com o domínio da empresa.

Chat e organização interna

Existem diversos aplicativos de mensagens corporativos, transferindo para um chat mensagens que antes eram enviadas por email. 

O exemplo mais conhecido é o Slack, que permite comunicações mais rápidas. Existe tanto a versão gratuita, mas com recursos limitados, e a paga, onde é possível criar canais para diferentes equipes, projetos ou temas de interesse. O aplicativo pode, é claro, ser usado de forma síncrona, caso as partes estejam online simultaneamente. 

Mas também é útil para a comunicação assíncrona. 

Porém, para fazer bom uso desses apps, é fundamental que a equipe conheça as boas práticas, utilizando as ferramentas de forma produtiva. Além disso, as lideranças podem orientar os colaboradores sobre as melhores ocasiões para usar cada canal. 

Atualmente o mercado possui diversas de ferramentas de gerenciamento de projetos, com versões pagas e gratuitas. Trello, Asana, Monday e ClickUp estão entre as mais comuns.

Elas auxiliam na criação de tarefas, definição de prazos e distribuição das demandas entre os diferentes membros da equipe. 

Ferramenta de gravação de vídeos

Muitas vezes, principalmente para equipes que trabalham à distância, é difícil dar feedbacks ou solicitar alterações por email. Nesses casos, para não precisar abrir uma call, pode ser uma boa ideia gravar a própria tela e o áudio.

Entre as ferramentas que possibilitam isso, o Loom é a mais popular. O aplicativo permite orientar colegas de maneira simples e conta com versão gratuita, mas com tempo de gravação e armazenamento limitado.

Como combinar a comunicação síncrona e a assíncrona?

Como você pode ver, a comunicação síncrona e a assíncrona não se excluem. Existem situações em que uma ou outra é a mais adequada. Por isso, a dica é combiná-las, conforme as necessidades da empresa e do dia a dia dos times. 

Por exemplo, uma reunião por videochamada pode ser melhor aproveitada caso os tópicos a serem discutidos tenham sido compartilhados anteriormente por alguma ferramenta. Assim, as pessoas já chegam mais preparadas e é possível usar o tempo do encontro para tirar dúvidas. 

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