O que é e como fazer o adiantamento de despesas corporativas?

Conheça os detalhes dessa abordagem que facilita a vida dos colaboradores e das empresas.

Empresas e colaboradores que enfrentam despesas frequentes em suas atividades, especialmente em viagens corporativas, muitas vezes recorrem ao reembolso para cobrir esses custos. No entanto, há uma abordagem diferente que facilita o processo: o adiantamento de despesas.

Todo esse processo de adiantamento de despesas ajuda a garantir que os colaboradores tenham recursos suficientes para cobrir seus gastos durante o trabalho. A empresa, por sua vez, mantém uma organização financeira adequada, assegurando que todos os gastos sejam registrados corretamente e dentro das normas fiscais.

Então confira a partir de agora os passos para fazer esse adiantamento, exemplos práticos e as dicas para otimizar esse trabalho.

O que é o adiantamento de despesas corporativas?

Adiantamento de despesas é um processo utilizado por empresas para fornecer antecipadamente recursos financeiros aos colaboradores para cobrir despesas relacionadas ao trabalho.

Essas despesas podem incluir:

• Viagens a trabalho;
• Alimentação;
• Hospedagem;
• ou outros custos que os funcionários têm ao desempenhar suas funções.

O objetivo é garantir que os colaboradores tenham os recursos necessários para realizar suas tarefas sem que precisem usar seu próprio dinheiro.

Para as empresas, o adiantamento de despesas é uma prática comum, especialmente em atividades que demandam deslocamentos e outros gastos operacionais. No entanto, a gestão desses adiantamentos requer uma política clara para evitar problemas como falhas na prestação de contas, uso indevido dos recursos e falta de transparência.

Legislação sobre o tema no Brasil

No Brasil, o adiantamento de despesas não possui uma regulamentação específica no âmbito trabalhista, mas é abordado de forma indireta em algumas leis tributárias e contábeis.

De acordo com as normas da Receita Federal, é importante que as empresas documentem adequadamente os valores adiantados e as prestações de contas dos colaboradores, para evitar problemas fiscais.

Além disso, a prestação de contas precisa ser feita de maneira clara, e os valores adiantados devem ser contabilizados como parte das despesas operacionais da empresa. Se houver falha na prestação de contas, a empresa pode ter problemas com o Fisco, além de comprometer sua própria saúde e sustentabilidade financeira.

Como funciona o adiantamento de despesas?

O processo de adiantamento de despesas corporativas envolve várias etapas que precisam ser cumpridas para garantir que tudo seja realizado de forma correta e conforme as políticas da empresa.

Solicitação de Adiantamento

O processo começa geralmente com uma solicitação formal de adiantamento de despesas, onde o colaborador informa os valores necessários e justifica o uso. Essa solicitação pode ser feita por meio de formulários específicos ou plataformas digitais, dependendo da infraestrutura da empresa.

Aprovação e Processamento

Após a solicitação, o departamento financeiro ou o gestor responsável avalia o pedido, verifica se ele está conforme as políticas internas e aprova ou recusa o valor solicitado. O processamento inclui a liberação dos fundos diretamente para o colaborador, por meio de transferências bancárias ou outros métodos definidos pela empresa.

Prestação de Contas e Reembolso

Uma vez que as despesas são realizadas, o colaborador deve prestar contas, ou seja, apresentar recibos e comprovantes das despesas para justificar o uso do dinheiro. Isso é essencial para evitar discrepâncias e garantir que os fundos foram utilizados corretamente. 

• Se o valor gasto for superior ao adiantado, a empresa deve reembolsar o colaborador;
• Se o valor for inferior, o colaborador deve devolver a diferença à empresa.

Contabilidade do Adiantamento de Despesas

A contabilidade dos adiantamentos precisa ser rigorosa. Todas as transações devem ser registradas para garantir conformidade com a legislação fiscal e contábil.

As empresas devem manter um controle preciso de todos os valores adiantados, despesas reembolsadas e eventuais saldos a serem devolvidos, garantindo transparência em suas demonstrações financeiras.

Exemplo prático de como funciona o adiantamento de despesas

Vamos imaginar uma situação prática de adiantamento de despesas para uma viagem corporativa. O objetivo é ilustrar como o adiantamento de despesas é prático tanto para o colaborador quanto para a empresa, desde que seja seguido um processo estruturado de solicitação, prestação de contas e registro contábil.

Esse é o contexto para o nosso exemplo:

• Ana, uma colaboradora da área de vendas de uma empresa de tecnologia, vai participar de uma conferência internacional em São Paulo, onde representará a empresa;
• Antes da viagem, ela solicita um adiantamento para cobrir despesas previstas, como alimentação, transporte local e hospedagem.

1º passo – Solicitação de Adiantamento

Ana preenche um formulário de solicitação de adiantamento de despesas, onde detalha as despesas estimadas para a viagem. No formulário, ela informa que precisará de R$ 3.000 para cobrir:

• R$ 1.200 para hospedagem (4 dias em hotel);
• R$ 800 para alimentação (R$ 200 por dia);
• R$ 600 para transporte (táxis e deslocamentos locais);
• R$ 400 para outras despesas imprevistas relacionadas à viagem.

Ana anexa ao formulário os detalhes do evento e o itinerário da viagem.

2º passo – Aprovação e Processamento

O pedido de Ana é avaliado pelo gerente dela e pelo setor financeiro. Após aprovação, o valor solicitado é depositado na conta bancária de Ana. A empresa também fornece orientações sobre como fazer a prestação de contas, ressaltando que todas as despesas devem ser comprovadas com notas fiscais válidas.

3º passo – Prestação de Contas e Reembolso

Após a viagem, Ana retorna à empresa com todas as notas fiscais dos serviços que utilizou. Durante o evento, ela gastou R$ 2.700, e apresenta notas de:

• R$ 1.100 para a hospedagem (menor do que o valor previsto);
• R$ 750 para alimentação;
• R$ 600 para transporte;
• R$ 250 para outras despesas.

Ana preenche um relatório de prestação de contas, anexando todas as notas fiscais e indicando onde os valores foram utilizados. Como o valor gasto foi menor do que o adiantado, Ana devolve os R$ 300 excedentes ao financeiro da empresa.

4º passo – Contabilidade do Adiantamento de Despesas

O setor financeiro faz o lançamento contábil do valor adiantado como uma despesa antecipada. Após o retorno da viagem e a prestação de contas, o departamento financeiro ajusta os valores para contabilizar a parte que foi efetivamente usada como despesa e a devolução do excedente.

Quais os riscos em fazer o adiantamento de despesas?

Os riscos em fazer o adiantamento de despesas envolvem tanto questões financeiras quanto problemas de conformidade e gestão.

Para mitigar esses riscos, as empresas devem estabelecer políticas claras, automatizar processos sempre que possível e garantir que todos os colaboradores estejam bem informados sobre suas responsabilidades no processo.

Aqui estão os principais riscos que as empresas podem enfrentar:

Falta de controle financeiro

Se o processo não for bem organizado, a empresa pode perder controle sobre os valores adiantados. Isso pode gerar inconsistências nos registros financeiros e impactar a gestão de caixa da empresa, levando a dificuldades em rastrear onde os recursos foram aplicados.

Uso indevido dos recursos

Um dos principais riscos é que o colaborador utilize os valores adiantados para fins pessoais, ao invés de aplicar exclusivamente nas despesas relacionadas ao trabalho. Isso pode ocorrer por falta de uma política clara ou de um processo robusto de prestação de contas, levando a perdas financeiras para a organização.

Erros na prestação de contas

A falta de clareza ou a complexidade no processo de prestação de contas pode resultar em colaboradores que não devolvem o valor excedente ou que apresentam notas fiscais incorretas, incompletas ou inválidas. Isso pode causar problemas contábeis e fiscais, especialmente quando essas despesas não são devidamente documentadas.

Problemas com conformidade tributária

Uma gestão inadequada dos adiantamentos pode levar a problemas de conformidade com as exigências fiscais. Se as despesas não forem devidamente comprovadas ou registradas, a empresa pode enfrentar auditorias ou penalidades por parte da Receita Federal, o que pode resultar em multas ou outras complicações legais.

Atrasos e burocracia

Quando não há uma política clara ou quando o processo de solicitação e aprovação de adiantamentos é muito burocrático, isso pode atrasar as operações e criar um ambiente de insatisfação entre os colaboradores, prejudicando a eficiência e a produtividade.

5 dicas para otimizar o adiantamento de despesas

Para evitar problemas e garantir que o adiantamento de despesas seja eficaz, aqui estão cinco dicas práticas:

1. Crie um formulário de solicitação de adiantamento

Um formulário padronizado facilita o processo de solicitação e garante que todas as informações necessárias sejam fornecidas pelos colaboradores desde o início. O formulário deve incluir campos para o valor solicitado, a justificativa para o adiantamento e detalhes sobre as despesas a serem cobertas.

2. Crie uma política interna específica

Uma política clara e específica define as regras do adiantamento de despesas, desde os tipos de despesas permitidas até os prazos para prestação de contas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e garante que todos os colaboradores estejam cientes de suas responsabilidades.

3. Defina claramente o processo de prestação de contas

Os colaboradores precisam saber exatamente como devem prestar contas. Definir prazos, documentos aceitos e procedimentos para reembolso ou devolução do saldo remanescente são etapas fundamentais para garantir a conformidade.

4. Invista na automatização dos processos

Automatizar o processo de solicitação, aprovação e prestação de contas pode reduzir erros e melhorar a eficiência. Ferramentas digitais permitem que todas as etapas do adiantamento de despesas sejam monitoradas e registradas com precisão.

5. Utilize a tecnologia adequada

Plataformas especializadas em gestão de despesas corporativas permitem que o processo de adiantamento seja totalmente integrado, desde a solicitação até a contabilização final, facilitando o trabalho do departamento financeiro e garantindo que as políticas sejam seguidas.

Agora é sua vez de contar com o adiantamento e despesas!

O adiantamento de despesas corporativas é uma prática essencial para garantir que os colaboradores possam desempenhar suas funções com tranquilidade, sem precisar usar seus próprios recursos.

No entanto, para que esse processo seja eficaz, é fundamental que as empresas criem políticas claras, invistam em automação e garantam a prestação de contas correta. Quando bem gerido, o adiantamento de despesas pode trazer inúmeros benefícios, como eficiência financeira e maior transparência no controle de custos.
É justamente por isso que indicamos para você seguir sua jornada de aprendizado com o guia completo “Redução de custos nas empresas: como fazer em 5 passos”.