Ajuda de custo na CLT: como funciona e quais são as regras

A ajuda de custo na CLT determina que as empresas devem cobrir as despesas que os seus colaboradores têm quando precisam mudar do local de trabalho, de maneira fixa ou temporária

Essa transferência de funcionários é uma realidade para muitos negócios, principalmente os que contam com diversas filiais ou que estão em processo de expansão internacional. Nesses casos, podem surgir dúvidas sobre a ajuda de custo na CLT, um valor que as empresas podem pagar para auxiliar no deslocamento dos colaboradores. 

Quer entender melhor o que as leis trabalhistas dizem sobre esse auxílio? Continue a leitura! 

O que é ajuda de custo na CLT e como ela funciona

A ajuda de custo na CLT é um valor que uma empresa repassa aos colaboradores para auxiliar com gastos decorrentes de mudança por conta do trabalho, seja para outra cidade, estado ou país, tanto de maneira definitiva como provisória. 

Trata-se de uma verba indenizatória que permite que o funcionário pague despesas provenientes desse deslocamento, como aluguel de imóvel e transporte de mobília, entre outras. A forma como o colaborador vai usar o valor não exige prestação de contas, por isso, ele pode utilizá-lo da maneira como preferir. 

No contexto corporativo, também se fala sobre ajuda de custo para viagens corporativas. Elas se tratam de um adiantamento feito pela empresa aos colaboradores, de modo que eles possam pagar gastos enquanto estão à disposição do trabalho durante um deslocamento.

Porém, nesses casos, pode ser mais vantajoso optar pelo reembolso de despesas, que é feito posteriormente e sobre o qual já falamos aqui no blog. Isso porque o adiantamento pode ser uma quantia excessiva, que gera despesas desnecessárias, ou insuficiente, comprometendo o bem-estar do colaborador durante a viagem.

Quem tem direito de receber ajuda de custo CLT?

Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), a ajuda de custo é um direito dos funcionários que trabalham nesse regime e que são transferidos para trabalhar em outro local. Para isso, o endereço do negócio deve ser diferente daquele que consta no contrato, podendo ser outra cidade, estado ou até país.

O que diz a lei sobre ajuda de custo?

A CLT fala de maneira objetiva sobre ajuda de custo. De acordo com a lei, trata-se de uma verba indenizatória voltada para cobrir despesas de funcionários motivadas por mudança de local de trabalho. 

Além disso, o texto da reforma trabalhista, aprovada em 2017, determina que a ajuda de custo funciona da mesma maneira que diárias de viagem, auxílio alimentação, prêmios e abonos, não sendo, portanto, integrada ao salário dos funcionários. Dessa maneira, não há incidência de verbas trabalhistas e previdenciárias sobre os valores. 

Os artigos 469 e 470 da reforma trazem que a finalidade da ajuda de custo na CLT é ressarcir gastos com transferências por conta de trabalho. Já no artigo 457, está especificado que a ajuda deve ser paga em uma só ocasião e que não tem natureza salarial, mesmo que o valor seja maior que o da remuneração mensal. 

Por fim, o artigo 470 traz que a ajuda é obrigação compulsória, que deve ser paga pela empresa que deslocar funcionários para um lugar diferente daquele que foi estabelecido no contrato de trabalho, desde que também configure mudança de residência.

As diferenças entre ajuda de custo e reembolso de despesas

Um termo que pode causar confusão quando se fala em ajuda de custo na CLT é o reembolso de despesas. Mas atenção, pois não se tratam de sinônimos. As diferenças devem ser bem compreendidas pelo RH para que se tome a melhor decisão. 

O reembolso de despesas, como o nome sugere, acontece quando o funcionário para do próprio bolso alguma despesa que deveria ser custeada pela empresa. Isso ocorre bastante no caso de viagens corporativas, quando os colaboradores devem apresentar notas fiscais para comprovar gastos e pedir o reembolso.

Para que a diferença fique bem clara, trazemos a seguir os principais pontos:

Comprovar gastos

No caso da ajuda de custos, o funcionário não é obrigado a comprar como o dinheiro foi gasto. Já no reembolso de despesas ele deve apresentar documentos que comprovem as compras. 

Origem das despesas

A ajuda de custos é voltada para ressarcir mudanças por conta do trabalho. Também pode ser usada para o custeio de despesas com home office, como compra ou manutenção de equipamentos. Já o reembolso de despesas é mais abrangente, incluindo transporte, alimentação, hospedagem, entre outros.

Despesas que não podem ser ressarcidas

Na ajuda de custo, as despesas que podem ou não ser ressarcidas são, em geral, combinadas entre empresa e funcionário. Já no reembolso de despesas, é ressarcido o que está definido na política de reembolso do negócio.

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Para facilitar o reembolso de despesas, você pode contar com Caju Despesas, uma solução para cuidar de todos os gastos empresariais em um só lugar. 

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Assim, o Caju Despesas atende também as empresas que têm demanda de viagens internacionais! 

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Com isso, a empresa evita o desconforto de pedir ao funcionário que use o próprio dinheiro e peça reembolso. Também ficam para trás a pouca visibilidade de gastos e os riscos de perda ou roubo.Quer saber mais detalhes? Visite nosso site e fale com um dos nossos especialistas!