Política de reembolso: o que é, como fazer e por que é importante?

Se você é um profissional de Recursos Humanos ou atua em um departamento que lida com a necessidade de fazer reembolsos de despesas para os colaboradores da sua empresa, entender e elaborar uma política de reembolso corporativo é essencial para garantir transparência, agilidade e conformidade nos processos de reembolso.

Ao estabelecer regras claras e transparentes, a política de reembolso corporativo proporciona segurança e confiança tanto para os colaboradores, que saberão exatamente quais despesas podem ser reembolsadas, quanto para a empresa, que poderá controlar melhor seus gastos e evitar eventuais abusos ou prejuízos.

Mas o que é, exatamente, uma política de reembolso? Como sua empresa pode dar conta desse processo? Se você tem dúvidas sobre o tema, continue a leitura do artigo para descobrir todas as respostas!

O que é uma política de reembolso corporativo?

Uma política de reembolso corporativo é um conjunto de diretrizes e normas estabelecidas pela empresa para orientar seus colaboradores quanto aos procedimentos e critérios que devem ser seguidos para solicitar reembolsos de despesas relacionadas às atividades profissionais.

Essa política tem como objetivo padronizar os processos, evitar abusos, garantir a justa compensação de gastos e assegurar que os colaboradores cumpram as políticas de gastos estabelecidas pela companhia.

Quando se tem direito a reembolso?

Os direitos ao reembolso devem ser claramente definidos na política de reembolso corporativo. Em geral, as despesas que são passíveis de reembolso são aquelas relacionadas a atividades e deslocamentos necessários para o cumprimento das funções do colaborador, tais como:

• viagens corporativas a trabalho;
• despesas de transporte (como táxi e combustível) para visitas a clientes ou fornecedores;
• alimentação durante viagens ou eventos;
• hospedagem em caso de viagens a trabalho;
• aquisição de materiais específicos para o desempenho de funções e ergonomia.

Como funciona a política de reembolso?

A política de reembolso deve ser clara e abrangente, detalhando tanto os procedimentos para solicitação do reembolso por parte dos colaboradores, quanto os critérios de análise e aprovação por parte da empresa.

No momento que elas passam a vigorar, as empresas podem fazer uma gestão mais eficiente dos gastos. Além disso, fica mais fácil promover um ambiente de confiança e um clima organizacional positivo com seus colaboradores.

Para isso, existem alguns detalhes importantes que envolvem a forma de lidar com a política de reembolso do ponto de vista dos colaboradores e da empresa.

Detalhes da política de reembolso para os colaboradores

• Defina as categorias de despesas reembolsáveis: é preciso listar detalhadamente as categorias de despesas que são elegíveis para reembolso, garantindo que os colaboradores saibam exatamente quais gastos podem ser compensados.
• Documentação necessária: é importante estabelecer quais documentos e comprovantes são obrigatórios para solicitar o reembolso, como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento.
• Limites de reembolso: os limites para cada categoria de despesa devem ser claros, evitando gastos excessivos e garantindo que os valores reembolsados estejam de acordo com o padrão da empresa.
• Procedimentos para solicitação: é essencial especificar como os colaboradores devem fazer a solicitação de reembolso, incluindo prazos, formulários e canais de comunicação.

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Detalhes da política de reembolso para as empresas

• Fluxo de aprovação: é preciso explicar o processo de análise e aprovação das solicitações de reembolso, incluindo as instâncias responsáveis pela aprovação em cada nível hierárquico.
• Prazos de análise: é necessário estabelecer um prazo para que as solicitações de reembolso sejam analisadas e aprovadas, garantindo que os colaboradores recebam a compensação de forma ágil.
• Política de adiantamentos: se a empresa oferecer adiantamentos de despesas, explique as regras e os critérios para a concessão desses adiantamentos, bem como os procedimentos para prestação de contas posteriormente.
• Política de reembolso de quilometragem: caso a empresa reembolse despesas de transporte com base na quilometragem percorrida, defina a taxa de reembolso por quilômetro e as diretrizes para registrar e comprovar os deslocamentos.

Por que ter uma política de reembolso

Contar com uma política de reembolsos é importante porque os gestores contam com um documento bem definido para guiar o processo. Os colaboradores, por sua vez, têm à disposição, de forma transparente, os critérios para usar o dinheiro da empresa. 

Não ter uma política de reembolso bem definida, por outro lado, é correr o risco de prejudicar a gestão financeira do negócio. Com o documento, a empresa fica longe de problemas como fraudes, insatisfação, perda de produtividade e até de processos trabalhistas por parte de colaboradores que não foram reembolsados.

A seguir, confira alguns benefícios de ter uma política de reembolso:

Processo de reembolso otimizado

Com todos os processos relativos ao reembolso de despesas sempre disponíveis, a empresa não perde tempo tendo que explicar as regras sempre que um colaborador precisa viajar. Os funcionários sabem o que é e o que não é reembolsável, o que é necessário para pedir ressarcimento e quanto tempo é preciso para que recebam a quantia. 

Ganho de produtividade

Outro benefício da política de reembolso é o ganho de produtividade, tanto dos funcionários quanto dos gestores. Como os critérios já estão definidos, não é preciso realizar periodicamente análises sobre quais despesas e solicitações o colaborador pode fazer.

Colaboradores satisfeitos

Com mais agilidade e transparência, o resultado são colaboradores mais satisfeitos. O funcionário sabe o que pode e o que não pode fazer, seguindo as normas da empresa. Assim ele se sente esclarecido e empoderado.

Prevenção contra processos trabalhistas

O reembolso de despesas é obrigatório pela legislação, desde que o colaborador apresente um comprovante atestando o gasto. Com a política de reembolso bem documentada, a empresa tem como provar que o funcionário tinha conhecimento das regras.

Qual o prazo que a empresa tem para fazer um reembolso?

O prazo para a empresa efetuar o reembolso deve ser definido na política de reembolso corporativo. Em geral, esse tempo pode variar de acordo com a complexidade dos processos internos da empresa e com o volume de solicitações de reembolso.

No entanto, é essencial que o prazo estabelecido seja razoável e adequado para garantir que os colaboradores recebam o reembolso de forma correta, evitando atrasos que possam impactar negativamente suas finanças pessoais.

Em muitas empresas, o prazo para efetuar o reembolso pode variar de 15 a 30 dias a partir da data de submissão da solicitação. É importante que a política esclareça claramente esse prazo para que os colaboradores saibam quando podem esperar pelo ressarcimento dos gastos.

Além disso, inclua mecanismos para que a empresa acompanhe o processo de reembolso, garantindo que as solicitações sejam analisadas e aprovadas de forma ágil, reduzindo assim o tempo de espera para os colaboradores.

Quais as regras de reembolsos de despesas?

As regras de reembolsos de despesas devem ser estabelecidas de forma clara e objetiva na política de reembolso corporativo.

Além da lista que já aparece nos tópicos que citamos anteriormente, algumas das regras mais comuns incluem:

Exclusão de despesas pessoais

Deixar claro que despesas de cunho pessoal não são reembolsáveis, restringindo o reembolso apenas para gastos diretamente relacionados às atividades profissionais.

Prazos para solicitação

Estabelecer prazos para que os colaboradores façam suas solicitações de reembolso, evitando pedidos retroativos que podem dificultar a análise e aprovação.

Etapas necessárias para fazer a aprovação

Definir o fluxo de aprovação das solicitações com as etapas necessárias, indicando as pessoas responsáveis pela análise e aprovação dos reembolsos.

Reembolsos em viagens

Caso a empresa permita reembolsos em viagens, detalhar as políticas específicas para gastos com transporte, hospedagem e alimentação durante esse período.

Como elaborar uma política de reembolso personalizada

Agora que você já sabe, na teoria, o que é e qual a importância de uma política de reembolsos, vamos falar da prática. Veja, a seguir, um passo a passo para criar a sua!

Comece fazendo um diagnóstico da situação atual e pensando em maneiras para otimizá-la

O primeiro passo é entender como estão os processos atualmente e procurar formas de otimizá-lo. Mas como fazer isso? A dica é entender os processos existentes e procurar por melhorias para problemas operacionais. 

Responder a perguntas como as seguintes pode ajudar:

• Como as solicitações de reembolso devem ser feitas?
• Quais despesas podem ser ressarcidas pelo negócio?
• Qual é o prazo para prestar contas?
• Qual é o prazo máximo para que a empresa conclua o reembolso?

Redija o documento com linguagem objetiva

Feitas as definições com base nas necessidades da empresa, é hora de redigir o documento. Lembre-se de que é necessário usar uma linguagem clara e objetiva, que todos os colaboradores possam compreender facilmente. 

As regras também não devem ser ambíguas, caso contrário pessoas podem tentar tirar proveito da situação. Um exemplo comum, aqui, é não estabelecer limites diários para gastos com restaurantes e hospedagens, por exemplo. Com isso, os colaboradores acabam gastando mais do que poderiam.

Quais são os limites? Quais documentos devem ser apresentados? Deixe tudo bem explícito no documento para evitar surpresas!

Considere a Política de adiantamentos

Caso a empresa ofereça adiantamentos de despesas, estabeleça as regras para a concessão desses adiantamentos e os procedimentos para prestação de contas.

Divulgue a política de reembolso

Política de reembolso definida e registrada? Hora de divulgá-la para toda a equipe! Deixe o documento à disposição de todos. Lembre-se: esse documento representa uma segurança para os colaboradores, que sabem quando e como serão reembolsados.

Leve em conta as demandas dos colaboradores para implementar melhorias

A política de reembolso não deve ser decidida de forma vertical pela empresa. Nesse processo de definição, leve em conta também as demandas dos seus colaboradores. Eles podem trazer bons feedbacks sobre situações em que a política adotada não está funcionando bem, abrindo espaço para melhorias.

Como otimizar a gestão de despesas com a Caju

Pensando em desburocratizar os reembolsos dos colaboradores, a Caju criou o Caju Despesas, uma solução para cuidar de todos os gastos empresariais em um só lugar. 

A ferramenta permite que a empresa faça um adiantamento e a gestão do valor referente à viagem, separando-o das finanças pessoais do colaborador. E o colaborador pode utilizar esse valor para tudo: alimentação, transporte, hospedagem e muito mais. Afinal de contas, o cartão Caju possui bandeira Visa e é aceito no Brasil e no exterior. 

Assim, o Caju Despesas atende também as empresas que têm demanda de viagens internacionais! 

Funciona assim: a empresa faz a gestão por meio do portal da Caju, o mesmo usado para a gestão de benefícios, e pode acompanhar os gastos da viagem em tempo real por meio da plataforma. Já o colaborador usa o mesmo aplicativo e cartão multibenefícios da Caju. 

Com isso, a empresa evita o desconforto de pedir ao funcionário que use o próprio dinheiro e peça reembolso. Também ficam para trás a pouca visibilidade de gastos e os riscos de perda ou roubo.As empresas que já utilizam Caju podem adotar a funcionalidade facilmente. Mas, se a sua empresa quiser contratar somente a solução voltada para viagens, também pode fazer. Quer saber mais detalhes? Acesse o nosso site e converse com um dos nossos especialistas!