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Calcular o custo de um funcionário vai bem além de somar a remuneração e benefícios. Envolve ainda tributos, encargos e custos indiretos
O custo de um funcionário é o valor total que uma empresa paga ao empregar uma pessoa. Esse custo inclui não apenas o salário ou remuneração direta que o colaborador recebe, mas também outros benefícios e encargos associados à contratação, além de possíveis custos indiretos, como alimentação na empresa, premiações por meta batida, entre outros.
Você acredita que basta somar o salário e os benefícios do seu colaborador e pronto, você já descobriu como calcular o custo de um funcionário? Hmmm, saiba que vai bem além dessa somatória.
Isso se deve ao fato de que uma pessoa passa a custar para a empresa antes mesmo de ingressar no trabalho e assinar o contrato — por exemplo, com processos seletivos e ações para atrair mais gente interessada em sua vaga.
Se seus funcionários ficam pouco na empresa e logo a trocam por outra, eis aí mais um custo que eleva esse valor. Então, entenda de uma vez como você pode calcular o custo dos funcionários, e melhor ainda: como baixá-los!
O custo de um funcionário está relacionado ao valor total que uma empresa dispõe para contratar e manter um colaborador. Esse custo engloba não apenas o salário ou remuneração direta do funcionário, mas também diversos encargos e benefícios associados à relação de trabalho.
Confira os principais componentes do custo de um funcionário:
De forma indireta, também estão custos envolvidos na atração de candidatos a uma vaga (seja com RH terceirizado ou da própria empresa), custos de contratação (como exames admissionais) e custos de treinamento, essenciais para que o funcionário esteja preparado para exercer suas funções
Para calcular exatamente quanto custa cada colaborador do seu quadro, é preciso calcular de acordo com o regime tributário da sua empresa, além de outros pontos. A seguir, nós falamos de cada um deles.
O custo de um funcionário vai variar de acordo com os diferentes regimes tributários disponíveis aqui no Brasil. Confira mais detalhes.
Bem comum entre as micro e pequenas empresas, esse regime conta com alíquotas mais brandas. Também isenta as empresas de pagarem os encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente de trabalho (SAT) e contribuições ao SEBRAE, SENAI, SESI ou Incra.
Então, considerando que uma pessoa da sua empresa receba um salário de R$ 1.000. Deve-se somar a ele:
Ainda é preciso somar o valor do vale-transporte e vale-alimentação mensais. Nesse caso, considerando apenas esses custos, o custo do colaborador total é de R$ 1.642. Menos 8% de INSS que ele deve pagar e os 6% referentes ao vale-transporte, o calor é de R$ 1.502.
Nessa opção, além dos encargos que Simples Nacional traz, há outras taxas:
Resumindo este modelo, o custo médio chega a aproximadamente R$ 1.700 por funcionário, ou seja, a empresa gasta R$ 700 a mais que o Simples.
Existem benefícios que são obrigatórios na CLT e outros que a empresa opta por fornecer. Todos eles devem entrar no cálculo para que o custo de um colaborador seja ainda mais preciso.
Se sua organização tem parcerias para oferecer serviços mais baratos, como tratamento psicológico, desconto em farmácia e outros, é preciso também mapear isso para que entre na conta.
Atrair novas pessoas custa dinheiro à empresa, seja com Inbound Recruiting ou outras formas. Também custa fazer o processo de contratação e seleção, da mesma forma que o treinamento de novos colaboradores tem seu preço. Colocar isso na ponta do lápis também faz todo o sentido.
O custo de um colaborador PJ (Pessoa Jurídica) ou celetista (com registrado pela CLT) pode variar dependendo de vários fatores, incluindo o salário, os benefícios oferecidos, os encargos trabalhistas e as obrigações legais específicas de cada país.
A contratação de um colaborador PJ envolve o pagamento de honorários pelos serviços prestados, enquanto a contratação celetista implica em um conjunto de obrigações e encargos trabalhistas adicionais. Porém, como há menos encargos para a pessoa PJ, em geral os empregadores acabam oferecendo uma maior remuneração.
Já na de um colaborador celetista, entram na conta férias remuneradas, 13º salário, auxílio-doença, licença-maternidade, entre outros. Esses benefícios não estão diretamente incluídos no custo do salário, mas devem ser considerados ao avaliar o custo total da contratação.
Vale lembrar que, mesmo que a contratação de um colaborador PJ possa parecer mais barata inicialmente, existem riscos e implicações legais envolvidos — principalmente quando a relação de trabalho for considerada como uma relação de emprego mascarada, Ou seja, quando o trabalhador é de fato um empregado, mas é contratado como PJ para evitar obrigações trabalhistas e encargos.
Então, para evitar autuações fiscais e trabalhistas, conte com uma consultoria jurídica e deixe todos os pontos do contrato esclarecidos.
Resumindo? É difícil afirmar categoricamente qual opção é mais cara, pois depende de vários fatores específicos, incluindo legislação trabalhista, encargos sociais e tributários, e benefícios oferecidos.
Os impostos podem afetar significativamente o custo de um funcionário para um empregador. Confira alguns dos impostos mais comuns:
O FGTS, sigla para Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, é uma obrigação trabalhista criada pela Lei nº 5.107 de 1966 cujo objetivo é proteger os funcionários contra a demissão desmotivada (sem justa causa).
Ele é um encargo importantíssimo, que não pode ser negligenciado — tanto por conta da segurança dos colaboradores quanto pelas pesadas multas que a empresa poderá sofrer em virtude de erros no cálculo. Assim, se você não paga corretamente o FGTS, a multa acaba sendo bem pior.
Saiba que nem todo valor pago ao funcionário estará sujeito à incidência do FGTS. Os principais valores onde a incidência de FGTS obrigatória são:
Como citamos anteriormente, existem alguns impostos que incidem na folha de pagamento, o que faz ser uma percepção simplista achar que o custo do funcionário fica apenas por conta do salário pago a ele.
Além do FGTS, tem o INSS, riscos ambientais, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), salário educação e o Sistema S, ou seja, as organizações das entidades corporativas voltadas para o treinamento profissional, assistência social, consultoria, pesquisa e assistência técnica (SENAI, SESI, SENAC e outras).
Os benefícios, sejam eles obrigatórios ou opcionais, devem ser somados ao custo do funcionário, como já explicamos. Sua empresa pode optar por uma plataforma de benefícios que não cobra nada além do valor dos benefícios ofertados, como a Caju Benefícios.
Além disso, oferecer benefícios flexíveis melhora a percepção dos colaboradores quanto à sua empresa, facilitando a retenção — o que, a médio e longo prazos, permite diminuir custos relacionados ao turnover.
Portanto, a lógica quanto ao valor dos benefícios, não deve ser pensada “quanto mais ofereço, pior é pra empresa” e, sim, “quanto mais ofereço, mais satisfação dos colaboradores vai existir”.
Inclusive, a Caju Benefícios tem diversas histórias de sucesso que mostram essa realidade, como é o caso da Olist, que subiu 7% seu eNPS ao promover melhorias nos benefícios corporativos.
Funcionários produtivos e motivados são ótimos para uma empresa, eles fazem boas entregas sem levar muito tempo para isso, e sempre com consistência. De acordo com estudos, empresas com colaboradores engajados têm uma performance de até 202% melhor.
A questão é quando a desmotivação é constante. Se isso acontece, há impacto nas entregas da empresa e também é mais comum haver mais absenteísmo e consequente turnover.
Portanto, vale a pena fazer pesquisas internas para entender o clima organizacional e quais as melhorias podem ser feitas nesse sentido.
O turnover é o indicador que representa a alta rotatividade de colaboradores em determinada empresa. Ele faz uma análise das demissões e contratações de profissionais, sendo um dos indicadores de desempenho (KPI) mais importantes para uma organização.
Se o turnover da empresa é alto, isso quer dizer que novos processos de seleção são necessários, assim como treinamentos para garantir a qualidade do quadro de colaboradores.
Fora que perder funcionários com boa performance e conhecimento do negócio é um preço bem alto a se pagar, já que a reposição nunca é automática. Mesmo que haja recrutamento interno, vai faltar uma peça no quebra-cabeças do quadro corporativo.
Nossa legislação trabalhista tem suas peculiaridades e complexidades, isso não é mentira pra ninguém. Burlar a legislação ou não prestar tanta atenção assim a ele pode render perda de employer branding, fora custos com ações trabalhistas.
Assim, o melhor que sua empresa faz é segui-la e até mesmo pedir consultoria jurídica, garantindo que está tudo dentro da lei.
Com a tecnologia, é possível automatizar diversos processos, reduzindo a necessidade de trabalho repetitivo para os colaboradores, que podem focar no estratégico e na melhoria dos produtos ou serviços entregues.
Fora que a tecnologia pode ajudar a reduzir custos com infraestrutura, como a eliminação de espaços físicos para armazenamento de documentos ou mesmo a possibilidade de home office, o que elimina custos de aluguel, manutenção etc.
Mapear os custos de um colaborador é importante para que a empresa faça melhores escolhas e tenha previsibilidade nos gastos. Mas não apenas isso, confira tudo a respeito.
Ao mapear os custos associados a um colaborador, as empresas podem ter uma visão clara dos recursos financeiros necessários para mantê-lo no quadro de funcionários. Isso inclui salário, benefícios, impostos, seguro, treinamento e outros custos diretos e indiretos.
Com essas informações, os gestores podem tomar decisões informadas sobre orçamentos, contratações, demissões e estratégias de remuneração. Vendo o quanto custa cada pessoa, podem também surgir ideias para retenção dos colaboradores.
O mapeamento de custos de colaboradores auxilia no planejamento estratégico de uma organização. Ao entender os custos envolvidos em diferentes funções e níveis hierárquicos, a empresa pode identificar áreas onde os custos estão altos demais ou desproporcionais em relação ao valor agregado.
Na prática, esse cuidado possibilita que os gestores identifiquem oportunidades de otimização de custos, realocação de recursos e melhoria da eficiência operacional.
Sabendo exatamente quanto custa cada colaborador, a organização pode entender que o turnover está alto e elevando os custos. Com isso, os gestores, junto do time de RH, podem desenvolver um plano de melhor remuneração e retenção de funcionários.
Mais uma vantagem aqui é o controle de despesas relacionadas à força de trabalho. Pois podemos identificar quais atividades ou departamentos estão consumindo mais recursos e onde podem ser feitos ajustes para reduzir custos desnecessários.
Em momentos de restrição orçamentária, quando as empresas precisam identificar áreas onde podem economizar sem comprometer suas operações, esse controle faz todo o sentido.
Ao mapear os custos dos colaboradores, é possível relacionar esses custos com a produtividade e o desempenho individual ou de equipes.
Com esses dados em mãos, os gestores identificam quais colaboradores estão trazendo maior retorno sobre o investimento (ROI) e quais podem requerer medidas de desenvolvimento ou realocação.
Também ajuda a identificar gargalos de produtividade e implementar estratégias para melhorar a eficiência e o desempenho geral da equipe.
O mapeamento de custos de colaboradores permite comparar diferentes alternativas de estrutura organizacional, modelos de contratação e estratégias de remuneração.
Por exemplo, uma empresa pode comparar os custos de contratar um novo funcionário em tempo integral versus contratar um freelancer para um projeto específico. Essa análise ajuda a tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e gerenciar a força de trabalho de forma eficiente.
Reduzir os custos relacionados a funcionários pode ser uma tarefa desafiadora, pois envolve considerar vários fatores, incluindo leis trabalhistas e ética empresarial. No entanto, aqui estão algumas sugestões que podem ajudar a reduzir os custos associados aos funcionários:
Analise a estrutura da sua empresa para identificar se há redundâncias ou ineficiências. Talvez seja possível reorganizar as equipes para eliminar posições desnecessárias ou realocar as responsabilidades dos funcionários de forma mais eficiente.
Além disso, é interessante entender se existem trabalhos que podem ser fornecidos por equipes terceirizadas.
Evite a contratação de funcionários inadequados, o que pode levar a altos custos de rotatividade. É possível fazer isso melhorando o processo de seleção, certificando-se de contratar pessoas qualificadas e com as habilidades necessárias para desempenhar suas funções de maneira eficiente.
Isso fica mais simples com uma estratégia de Inbound Recruiting, mapeamento de habilidades necessárias ao time, provas técnicas mais estruturadas etc.
Invista em programas de treinamento para aprimorar as habilidades e conhecimentos dos seus funcionários. Isso pode aumentar a produtividade, reduzir erros e evitar a contratação de especialistas externos com custos mais elevados.
Além do mais, com os treinamentos corporativos os colaboradores se sentem valorizados e sentem vontade de seguir na empresa, reduzindo turnover.
Outro ponto é oferecer auxílio-educação para os colaboradores seguirem estudando e evoluindo.
Considere a possibilidade de oferecer benefícios flexíveis aos funcionários, como planos de saúde opcionais, auxílio home office, programas de bem-estar, entre outros.
Na prática, as vantagens são duas, primeiro que os funcionários podem escolher benefícios de acordo com suas necessidades individuais. Depois, é importante porque aumenta a satisfação e a motivação de todo o quadro de colaboradores.
Implemente políticas de licenças e férias que incentivem os funcionários a tirarem tempo adequado de descanso, evitando o acúmulo de folgas.
A médio prazo, essa prática evita custos excessivos com horas extras e melhora a produtividade a longo prazo.
Ao adquirir suprimentos ou serviços externos, negocie com os fornecedores para obter melhores preços ou descontos. Uma redução nos custos indiretos pode liberar recursos financeiros para outras áreas, incluindo custos com funcionários.
Avalie se existem processos ou tarefas que possam ser automatizados por meio de softwares ou tecnologias. Isso pode reduzir a necessidade de contratar funcionários adicionais ou redistribuir o trabalho entre os membros da equipe existente.
Tenha em mente que a redução de custos relacionados aos funcionários deve ser feita com cautela, mantendo sempre o respeito aos direitos trabalhistas e a equidade dentro da organização. Nem sempre essa redução acontece do dia para a noite, pense nisso como um processo a médio e longo prazo.
Deu pra perceber que quanto custa um funcionário é algo bem mais complexo do que somar salário e benefícios, não é? Mas lembre-se que há formas de otimizar esse custo quando você treina e dá possibilidades ao time de se desenvolver!
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Marketing
Jornalista em formação, atua na produção de conteúdo da Caju. Como redatora do blog, tem o propósito de unir seus interesses por comunicação e tecnologia e educar o mercado de gestão de pessoas.
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