6 melhores ferramentas para gestão de processos e quando usar cada uma

As ferramentas de gestão de processos facilitam a organização e análise dos projetos, ajudando os gestores a tomarem decisões mais assertivas e criarem fluxos de trabalho mais estratégicos para alcançar as metas do negócio.

Nesse caso, a boa notícia é que existem diversos tipos de ferramentas que podem ser utilizadas, desde a etapa de planejamento, até revisão e melhoria da comunicação entre as equipes envolvidas.

Neste artigo, listamos as seis melhores ferramentas para gestão de processos e dicas de quando usar cada uma delas. Acompanhe!

As melhores ferramentas de gestão de processos para a sua empresa

Como vimos, as ferramentas para gestão de processos são essenciais para garantir mais controle sobre todas as etapas de um projeto. No entanto, a escolha da metodologia ideal vai depender, principalmente, do tipo de projeto e dos desafios que podem ser encontrados em cada área.

Pensando nisso, trouxemos seis ferramentas de gestão de processos mais usadas nas empresas e que você precisa conhecer antes de tomar uma decisão. Vem com a gente e anote aí:

5W2H

O 5W2H é uma metodologia que ajuda a esquematizar a condução de processos a partir de perguntas-chave. É uma ferramenta simples, mas que permite que o projeto, como um todo, seja entendido com mais facilidade por todos os envolvidos.

A sigla faz referência às iniciais em inglês das perguntas usadas para detalhar a tarefa (5 iniciadas com W e 2 iniciadas com H — 5W2H). São elas:

• What (o quê): descrição do que será feito;
• Why (por quê): motivos, justificativas e objetivos da tarefa ou do processo;
• Where (onde): local ou setor em que cada etapa vai acontecer;
• When (quando): quando a ação será executada e prazo para conclusão;
• Who (quem): pessoas responsáveis por realizar cada tarefa;
• How (como): passo a passo de como cada ação deve ser executada, métodos e estratégias utilizadas;
• How much (quanto): custos ou despesas necessários em cada etapa.

Quando usar o 5W2H?

O método 5W2H direciona o planejamento etapa por etapa, por isso, é uma ótima opção para planejar a gestão de novos processos. Nesse caso, ele vai ajudar a definir com mais clareza os detalhes, evitando que algum ponto importante seja esquecido ou mal planejado.

Dessa forma, fica mais fácil controlar as tarefas que devem ser realizadas, as responsabilidades de cada profissional envolvido e o prazo para execução de cada etapa. Além disso, é possível identificar possíveis gargalos na execução já no planejamento, eliminando retrabalho no futuro.

Ciclo PDCA

O PDCA é uma técnica de gestão usada para identificar e solucionar problemas em processos por meio de um ciclo de melhorias que acontece em quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir).

Aqui, o objetivo é garantir que os gestores tenham a maior clareza possível sobre os problemas e riscos que existem em cada etapa. Dessa forma, é possível criar um plano de ação para corrigir e prevenir essas falhas. Veja como funciona:

• Plan (planejar): identifique quais são os principais problemas nos processos e o que pode ser feito para otimizar as ações;
• Do (fazer): implemente as mudanças planejadas na fase anterior e estabeleça metas e indicadores de desempenho para avaliar os resultados;
• Check (verificar): analise os resultados após a implementação das mudanças e compare com períodos anteriores para validar se houve melhorias;
• Act (agir): se os resultados forem negativos, identifique o que deu errado e faça novos ajustes para melhorar o processo. Se forem positivos, replique em outros projetos.

Quando usar o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de processos para desenvolvimento de performance. Ou seja, ela deve ser usada para garantir a melhoria constante dos processos de uma empresa, elevando o nível de eficiência a cada aplicação.

Além disso, essa também é uma forma de escalar melhorias em grandes organizações, em que existem diversos projetos acontecendo ao mesmo tempo. Com isso, é possível padronizar a execução das tarefas, replicando as melhores práticas em todos os projetos.

Nesse caso, a metodologia é aplicada em ciclos, sendo repetida quantas vezes forem necessárias, até que os processos internos atinjam o nível de qualidade desejado.

Análise SWOT

Assim como a metodologia 5W2H, a sigla SWOT faz referência a termos em inglês: Strength, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português, o conceito foi traduzido como Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças ― o que o tornou conhecido como matriz FOFA. 

Na prática, a análise ou matriz SWOT é utilizada para identificar fatores internos e externos que podem afetar o desempenho e a viabilidade de uma ideia, produto ou projeto. 

No entanto, ela também pode ser aplicada à gestão de processos para identificar áreas que podem ser melhoradas e definir estratégias para alcançar melhores resultados. Veja:

• Strength (forças): processos eficientes e bem definidos que podem ser replicados em outros setores;
• Weaknesses (fraquezas): processos que não funcionam bem ou estão desatualizados, áreas que precisam de melhorias;
• Opportunities (oportunidades): o que pode ser feito para otimizar esse cenário, como automação de tarefas ou treinamento da equipe;
• Threats (ameaças): fatores externos que podem impactar negativamente os processos, como mudanças na legislação.

Quando usar a análise SWOT?

A análise SWOT (ou FOFA) pode ser utilizada para fazer a revisão e melhoria contínua dos processos internos de uma empresa. Isso porque ela faz uma avaliação geral dos processos existentes, ajudando a identificar aquilo que funciona bem e o que precisa ser melhorado.

Assim, a empresa pode usar essas informações de forma estratégica, combinando forças e oportunidades para corrigir as fraquezas e aumentar a produtividade das equipes, por exemplo.

PM Canvas

O PM Canvas é uma ferramenta utilizada na gestão de projetos, desenvolvida com base no conceito de Business Model Canvas. Ele é um método de organização visual, que busca oferecer uma visão geral e simplificada do projeto.

Para isso, a metodologia se baseia em um usar um grande quadro e ir adicionando cards que detalham elementos-chave do projeto, como o objetivos, as entregas e os recursos que serão necessários.

Quando pensamos no PM Canvas como uma ferramenta para gestão de processos, ele pode ser utilizado para o planejamento das etapas. Nesse caso, embora não haja uma lista de tópicos pré-definidos para orientar a organização, como acontece no método 5W2H, algumas informações que não podem faltar são:

• Propósito e objetivos: definição clara dos objetivos do processo, o que se espera alcançar e qual a sua importância para a empresa;
• Partes interessadas: pessoas ou departamentos envolvidos ou impactados pelo processo de alguma forma;
• Planejamento de atividades: especificação das etapas e tarefas do processo, bem como um cronograma para as entregas esperadas;
• Recursos necessários: tudo o que for necessário para executar as etapas, como materiais, softwares ou ferramentas de automação;
• Riscos e oportunidades: possíveis desafios que podem surgir em cada etapa e sugestões de ideias para contorná-los.

Quando usar o PM Canvas?

O PM Canvas pode ser utilizado para o planejamento ou revisão de processos que já estão em andamento. No geral, entende-se que a maneira como a metodologia organiza as informações, de forma visual, torna mais fácil a compreensão para o cérebro humano.

No entanto, vale lembrar que o modelo Canvas é pensado como uma ferramenta de gestão colaborativa. Ou seja, em que todos os envolvidos podem contribuir para construção do quadro com as etapas dos processos.

Por isso, esse modelo é ideal para equipes que trabalham com um organograma horizontal. No entanto, pode não ser a melhor ideia em empresas com uma hierarquia vertical, já que a organização pode fugir do controle da liderança.

Leia também: O que é design organizacional e como aplicar na sua empresa?

Notion

O Notion é um sistema para gerenciamento de projetos de ponta a ponta. Com ele, é possível acompanhar o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê e em que estágio está cada tarefa. 

A ferramenta funciona de forma parecida com outras populares no mercado, como Trello, Asana e Evernote. Ou seja, ela permite organizar e gerenciar informações de cada etapa dos processos em um único lugar.

Algumas das principais funcionalidades do Notion são:

• Banco de dados: páginas com texto, tabelas, links, incorporação de arquivos e mais, armazenando informações de maneira estruturada e interconectada;
• Gerenciamento de tarefas: permite a criação de listas de tarefas, quadros Kanban e acompanhamento de projetos;
• Personalização: é altamente personalizável e flexível, permitindo adaptar sua interface e funcionalidades de acordo com as necessidades de cada projeto.

Quando usar o Notion?

O Notion pode ser usado na gestão de processos para facilitar a organização e acompanhamento de informações e atividades em tempo real. Isso porque a ferramenta permite acompanhar o progresso das atividades, atribuir responsabilidades e estabelecer prazos para cada entrega.

Além disso, esse pode ser um ótimo recurso para fortalecer a colaboração e comunicação interna, já que os colaboradores envolvidos podem compartilhar informações e adicionar comentários nos projetos ativos, por exemplo.

Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta de análise que permite priorizar e ordenar processos a partir de três critérios: gravidade, urgência e tendência — que formam a sigla GUT.

Na prática, a ideia é usar o método para identificar e resolver problemas com base nesses fatores, priorizando aqueles que têm o maior potencial de causar um impacto negativo no negócio. Veja:

• Gravidade (G): refere-se ao impacto que o problema causa, seja para os colaboradores, a realização de tarefas ou o resultado final;
• Urgência (U): indica o quão imediata é a necessidade de resolver o problema. Quanto menor é o tempo disponível para resolução, maior é a urgência;
• Tendência (T): é a tendência ou potencial do problema de piorar com o tempo, caso não seja resolvido.

Para isso, a situação que está sendo analisada recebe uma pontuação de 1 a 5 de acordo com cada um dos critérios da ferramenta para gestão de processos. No caso da gravidade, por exemplo, essa pontuação seria:

• 1: sem gravidade;
• 2: pouco grave;
• 3: grave;
• 4: muito grave;
• 5: extremamente grave.

Depois de distribuir as notas a cada critério, multiplicamos as avaliações entre si. Se um projeto recebeu pontuação 3 para gravidade, 5 para urgência e 1 para tendência, por exemplo, sua pontuação seria 3 × 5 × 1, que é igual a 15. 

É necessário fazer isso para todos os processos que estão sendo avaliados. Ao final, aquele que somar mais pontos, é o de maior prioridade.

Quando usar a Matriz GUT?

A matriz GUT é usada para classificar os problemas ou desafios encontrados nos processos, ajudando as lideranças a definir quais são as tarefas mais importantes para que sejam executadas primeiro. 

Isso ajuda a fazer a gestão de recursos de forma mais eficiente, concentrando esforços no que pode gerar mais resultados. A partir desse ponto, é possível criar um plano de ação para resolver ou melhorar todos os processos considerando a sua relevância para o objetivo geral do negócio.

Quer se aprofundar no assunto e conhecer outras ferramentas de gestão de processos que podem otimizar a gestão na sua empresa? Então, leia também nosso artigo com as 13 melhores opções de softwares de RH!