Gestão de processos: o que é e como aplicar na sua empresa?

A gestão de processos é um conjunto de práticas que envolvem o monitoramento e a otimização do fluxo de trabalho interno e externo de uma empresa. Ela busca melhorar a qualidade, reduzir custos e aumentar a eficiência das tarefas.

Afinal, a verdade é que toda empresa, por menor que seja, é formada por processos, certo? Desde a compra de material até as ações do RH, todas as tarefas são definidas por etapas e informações importantes, como quem vai executá-las, quais os materiais necessários, o prazo e qual o resultado esperado.

Logo, a gestão de processos é uma forma de identificar e organizar essas tarefas e fluxos, estabelecendo regras e diretrizes para sua execução, além de indicadores de desempenho que ajudam a manter uma busca contínua por bons resultados.

Neste artigo, preparamos um guia completo sobre gestão de processos: o que é, etapas, objetivos, vantagens e como aplicar às tarefas de RH. Acompanhe! 

O que é a gestão de processos?

Gestão de processos é um conjunto de práticas que buscam tornar os processos organizacionais internos e externos de uma empresa mais produtivos e eficientes, garantindo redução dos custos e máxima qualidade e agilidade nas entregas.

No geral, a ideia é mapear as etapas de cada projeto, identificando também possíveis falhas ou lacunas. Dessa forma, podemos sugerir maneiras de solucionar esses problemas e alcançar os resultados desejados.

Essa prática também pode ser conhecida como BPM (Business Process Management, em inglês). No entanto, a sigla em inglês geralmente é utilizada em um contexto mais específico, referindo-se a sistemas de gestão de processos.

Por isso, também é comum vermos a sigla BPMS (Business Process Management System), que seriam softwares para automatizar a gestão de processos nas empresas. Ao longo do conteúdo, vamos nos aprofundar um pouco mais nesse tema.

Gestão de processos x Gestão por processos

Apesar de serem termos muito parecidos, é importante saber que existem diferenças entre a gestão de processos e a gestão por processos. 

A gestão de processos, como já dissemos, busca otimizar e aumentar a eficiência de projetos já existentes na empresa. Já a gestão por processos é uma forma de estrutura organizacional baseada nesses processos, tornando-os a principal maneira de administrar o negócio.

Esse é um modelo de gestão mais horizontal, que demanda interação de todas as áreas envolvidas para alcançar a meta planejada. Por isso, é um organograma dividido por funções e atividades, não por setores.

Isso significa que uma empresa que faz a gestão por processos, certamente faz a gestão de processos. Entretanto, nem toda empresa que faz a gestão de processos, adota a estrutura empresarial por processos.

Quais são os processos de gestão de recursos humanos?

Os processos de gestão de recursos humanos englobam todas as atividades relacionadas à administração e desenvolvimento dos colaboradores. Algumas das principais tarefas nessa área são:

Recrutamento e seleção

Envolve identificar, atrair e selecionar candidatos qualificados para preencher posições dentro da organização. Isso inclui a criação de descrições de cargos, anúncios de vagas, triagem de currículos e realização de entrevistas.

Onboarding 

É todo o processo de integração de novos funcionários à cultura organizacional e políticas da empresa, como apresentação das áreas, de KPIs e OKRs, treinamentos e expectativas de desempenho.

Leia também: Onboarding: o que é e como fazer nas empresas

Relacionamento e engajamento

Esforços para promover um ambiente de trabalho saudável e colaborativo, fortalecendo o relacionamento entre as equipes e aumentando o engajamento dos funcionários. Inclui iniciativas para criar e desenvolver a cultura da empresa e pesquisas de satisfação em relação ao clima organizacional.

Remuneração e benefícios

São as tarefas relacionadas a definir, administrar e comunicar salários, benefícios corporativos e benefícios não monetários oferecidos aos funcionários. Aqui, considera-se todas as etapas desse processo, desde pesquisa de mercado até monitoramento e ajustes, quando necessário.

Férias, licenças e banco de horas

Gestão de saldo de férias e banco de horas de todos os colaboradores, registrando ausências remuneradas e não remuneradas por folga, atestado médico, licença-maternidade, licença-paternidade ou outras razões pessoais. 

Desenvolvimento de pessoas

Processos que buscam identificar a necessidade de treinamento dos colaboradores, além de planejar e implementar programas de capacitação para a equipe. Aqui, também podemos considerar o desenvolvimento de funcionários para assumir cargos internos de liderança.

Avaliação de desempenho

Análise do desempenho individual de cada colaborador em relação às metas, responsabilidades e expectativas estabelecidas pela liderança. Inclui todo o processo de avaliação, revisão de desempenho, feedback e planos de desenvolvimento individual.

Monitoramento de regras e diretrizes

Supervisão constante do cumprimento das políticas internas da empresa e das regulamentações externas relacionadas às leis trabalhistas, questões éticas e de segurança, evitando o risco de processos e danos à imagem da empresa.

Quais são as principais etapas da gestão de processos? 

Existem diversas formas de realizar a gestão de processos. A seguir, listamos um passo a passo desde o planejamento até o monitoramento dos indicadores de sucesso. Veja:

1. Planejamento e análise

Para fazer uma gestão de processos eficiente, é preciso entender por onde começar e quais objetivos queremos atingir. Por isso, o primeiro passo é mapear os processos existentes na empresa e entender quais são os seus objetivos.

A partir daí, é possível analisar a fundo o fluxo de trabalho de cada projeto, listando todas as etapas envolvidas, os recursos disponíveis e os possíveis problemas que possam estar impedindo que ele alcance seu objetivo.

2. Modelagem de processos

Depois de encontrar as oportunidades de melhoria, é hora de modelar um novo fluxo de trabalho. Aqui, a ideia é eliminar qualquer barreira que possa reduzir a eficiência do processo e otimizar os recursos e o tempo disponíveis para sua realização.

Na prática, isso pode envolver simplificar etapas, fazer treinamentos de capacitação ou adotar sistemas de gestão de processos automatizados, por exemplo.

Para tornar essa etapa mais eficiente, a dica é fazer uma análise SWOT a partir de uma visão geral do processo. Assim, podemos identificar quais são os pontos fortes (que não devem ser alterados), as fraquezas (que precisam ser totalmente redesenhadas) e as oportunidades (que podem ser melhoradas ou replicadas em outras etapas).

3. Simulação e testes

Nessa etapa, as sugestões de melhoria são incluídas em situações reais em que o processo é utilizado. Dessa forma, é possível entender até que ponto o que foi planejado realmente funciona e quais os seus impactos no resultado final.

Para isso, defina métricas e KPIs claros e objetivos para determinar se os resultados do teste serão positivos ou não. Esses KPIs podem incluir fatores como tempo de execução, custos ou qualidade da entrega, por exemplo.

Além disso, essa também é uma etapa importante para entender possíveis pontos que ainda possam ser melhorados ou remodelados antes que o novo fluxo seja, de fato, implementado.

4. Execução

Se os testes apontarem um bom desempenho e validarem a hipótese do planejamento estratégico, as melhorias para gestão de processos passam a realmente fazer parte da operação. 

Nesse caso, os ajustes identificados nos testes são implementados e todos os colaboradores envolvidos passam por um treinamento para adequar a realização de suas tarefas ao novo modelo adotado.

5. Monitoramento e controle

Mesmo que os testes tenham indicado resultados positivos, é importante continuar fazendo o monitoramento e controle das métricas de sucesso definidas na etapa de testes por mais algum tempo.

Isso porque nem sempre as situações da simulação conseguem prever variáveis do dia a dia. Afinal, ainda que todo o processo tenha sido planejado e medido, a prática no ambiente de trabalho pode incluir outros fatores que mudam o resultado final.

Por isso, é preciso continuar colhendo dados para avaliar se o novo modelo de trabalho é funcional e se os objetivos estabelecidos estão sendo alcançados.

6. Melhorias

Por fim, é preciso lembrar que a gestão de processos precisa de uma avaliação cíclica. Isso significa que, mesmo que o projeto traga bons resultados, o fluxo de trabalho deve voltar a ser avaliado no futuro, identificando novos gargalos e novas possibilidades de melhoria.

Aqui é onde muitas empresas optam por um BPMS, ou seja, um Sistema de Gestão de Processos de Negócios. Isso porque, a partir da integração de dados a um conjunto de softwares de gestão, é possível acompanhar o desempenho dos processos em tempo real por meio de indicadores e relatórios automatizados.

Além disso, alguns sistemas de gestão de processos também podem automatizar todo o fluxo de informações que mapeamos nas etapas anteriores, identificando oportunidades de melhoria e criando novos fluxos de trabalho personalizados para a necessidade da empresa.

Quais os objetivos e as vantagens da gestão de processos?

O principal objetivo da gestão de processos é a eficiência. Como resultado, é possível gerar uma série de benefícios para toda a organização. Alguns dos principais são:

Otimização do tempo de trabalho

Processos com fluxos de trabalho bem definidos permitem que os colaboradores sigam uma ordem lógica de atividade, o que reduz as chances de retrabalho e minimiza o tempo perdido na transição entre tarefas.

Além disso, uma das principais características da gestão de processos é explorar a oportunidade de automação de tarefas repetitivas, o que economiza tempo da equipe e permite que esses profissionais se dediquem a atividades mais estratégicas.

Redução de custos

Otimizar o tempo de trabalho já representa uma economia significativa, já que reduz os custos com horas extras e a necessidade de contratação de novos funcionários. 

Entretanto, a gestão de processos também permite encontrar tarefas desnecessárias e falhas na execução que podem estar causando desperdícios de recursos, tempo e esforço. Ou seja, eliminar essas barreiras é mais uma forma de reduzir os custos envolvidos.

Leia também: Como gerar economia para a sua empresa através das ferramentas de gestão de RH

Tomada de decisões informada

Como vimos, a gestão de processos estabelece métricas e indicadores de desempenho para medir a eficiência das tarefas. Isso significa que todas as decisões estratégicas e operacionais podem ser tomadas com base em dados reais.

Essas informações também permitem fazer comparações entre diferentes períodos ou diferentes testes, o que ajuda a avaliar como cada decisão afeta o fluxo de trabalho e os resultados.

Engajamento dos colaboradores

Além de trazer ótimos resultados para a empresa, uma gestão mais eficiente dos processos também é muito positiva para os colaboradores envolvidos. Isso porque, quanto mais eficiente for o fluxo de trabalho, menos estressante e desgastante será para os profissionais.

Tudo isso contribui para mais qualidade de vida no trabalho e, consequentemente, mais engajamento dos funcionários, melhorando também o clima organizacional e os níveis de turnover.

Qual a importância da gestão de processos para o RH?

Os processos de RH desempenham um papel fundamental na estratégia da empresa. Afinal, eles impactam diretamente na satisfação e bem-estar dos colaboradores, grandes responsáveis por alcançar melhores resultados do negócio.

Por isso, fazer a gestão de processos de RH é uma forma de otimizar essas atividades, garantindo eficiência das tarefas de rotina e direcionando mais tempo e energia da equipe para zelar pelo engajamento e motivação dos funcionários.

Se você ficou interessado no assunto e quer saber mais sobre sistemas de gestão de processos, leia também o nosso artigo sobre o que são softwares de RH e as 13 melhores opções para sua empresa!