O que é design organizacional e como aplicar na sua empresa?

Com a virada do ano, esse tende a ser um assunto em alta, já que muitas organizações passam por mudanças nesse período — para se adequar ao mercado, fazer um reposicionamento ou alcançar metas específicas.

Prova disso é que, em 2023, o design organizacional foi uma das grandes prioridades para o planejamento de RH, segundo uma pesquisa da Gartner. Pensando nisso, trouxemos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Acompanhe!

O que é design organizacional?

O design organizacional é o processo de desenhar a estrutura de uma empresa. Ou seja, a forma como as equipes são estruturadas em relação aos seus cargos, funções, responsabilidades e lideranças.

Na prática, o objetivo é garantir uma visão clara de como a empresa está organizada. Assim, é possível tomar decisões mais estratégicas na hora de alinhar fluxos de trabalho, distribuir as tarefas e entender quem serão os profissionais responsáveis.

No entanto, não existe um modelo de design único a ser seguido. Cada empresa pode definir a sua estrutura de acordo com a cultura organizacional, as metas ou a maturidade do negócio.

O Google, por exemplo, é uma empresa que adota um organograma horizontal, em que não existe uma hierarquia clara de liderança e os funcionários podem colaborar de forma mais flexível, independentemente do cargo de cada um. Nesse caso, veríamos um design organizacional plano representando essa estrutura.

Quais são as vantagens do design organizacional?

O design organizacional permite que os gestores tenham uma visão holística dos processos que acontecem na empresa, garantindo que eles funcionem de maneira mais eficiente para alcançar as metas da organização.

Para que a ideia fique mais clara, podemos listar cinco áreas que são diretamente impactadas por essa estratégia. Veja:

Clareza de responsabilidades

Uma estrutura organizacional bem definida oferece clareza quanto a quem é responsável por quê e como os diferentes departamentos e equipes podem se encaixar para alcançar os objetivos do negócio.

Além de ajudar as lideranças a distribuírem as tarefas de forma mais adequada, isso também ajuda os funcionários a entenderem melhor sua função na organização e as expectativas de responsabilidades dentro do todo.

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Integração entre os setores

Com um fluxo de trabalho bem definido, é mais fácil que os profissionais de diferentes cargos ou até mesmo setores consigam trabalhar de forma mais colaborativa. Isso porque cada um sabe exatamente a quem recorrer para tratar sobre determinado assunto.

Além disso, também é mais fácil para que a liderança possa tomar a frente desse papel e organizar projetos integrando diferentes times, já que a gestão de processos acontece de forma mais fluida e organizada entre os setores.

Agilidade para tomada de decisões

A visão eficiente da estrutura organizacional do negócio também ajuda a definir quem tem autoridade para tomar decisões em diferentes níveis da organização. No dia a dia, isso é fundamental para acelerar o processo de tomada de decisões, principalmente em momentos de crise.

Isso porque, nessas situações, as pessoas sabem quem deve ser consultado ou quem tem a autoridade final — principalmente em estruturas organizacionais mais rígidas, como nas empresas que adotam uma postura de liderança mais verticalizada.

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Melhora da comunicação

O design organizacional também pode ser útil para definir linhas de comunicação entre os setores. Por isso, ele representa uma melhora da comunicação interna em todos os níveis da empresa.

Além de evitar mal-entendidos e atrasos no repasse das informações, essa também é uma forma de promover um espaço mais aberto em que os funcionários possam compartilhar ideias e feedbacks de maneira mais horizontal.

Aumento da produtividade

Por fim, o design organizacional ajuda a definir as funções e responsabilidades de cada profissional. Isso pode resultar em processos mais eficientes e com mais agilidade entre as etapas, o que tende a aumentar a produtividade geral dos times.

Da mesma forma, quando as pessoas sabem o que se espera delas e têm clareza sobre os caminhos a seguir caso precisem de algum suporte, o fluxo de trabalho tende a funcionar de forma mais fluida, garantindo mais eficiência nas tarefas.

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Quais são os princípios de design organizacional?

Os princípios do design organizacional são as diretrizes que orientam a maneira como uma organização estrutura seus processos e equipes para alcançar os objetivos do negócio.

Esses princípios podem ser aplicados de maneira flexível e ajustados de acordo com as necessidades específicas de cada organização. Mas, no geral, algumas referências comuns à maior parte das empresas são:

• missão, visão e valores bem definidos;
• estrutura organizacional clara;
• clareza nos objetivos de curto, médio e longo prazo;
• visão sistêmica do negócio;
• boa governança corporativa;
• disponibilidade para uma comunicação aberta;
• participação dos funcionários;
• mais eficiência e redução dos desperdícios.

Como fazer o design organizacional ideal para a sua empresa?

Não existe uma fórmula exata de design organizacional que sirva para todas as empresas. Afinal, esse é um fator que vai depender das características e objetivos específicos de cada negócio.

No entanto, existem alguns passos gerais que podem ser utilizados por todas as organizações para encontrar o modelo ideal. Veja:

Identifique a estrutura atual

O design organizacional pode acontecer tanto em uma empresa que está começando do zero, quanto em organizações que já tem uma estrutura formada. Na segunda opção, a primeira coisa a se fazer é identificar o modelo atual.

Para isso, faça uma análise detalhada que identifique todos os departamentos, hierarquias, responsabilidades e como as áreas interagem e colaboram. Com essas informações em mãos, será mais fácil entender como os processos funcionam e, principalmente, o que precisa ser melhorado. 

Defina a visão, missão valores do negócio

Caso a empresa ainda não tenha missão, visão e valores bem definidos, também é importante definir ou revisar esses pontos. Isso porque eles vão servir como diretrizes para orientar a cultura, os objetivos e, consequentemente, a estrutura do negócio.

Se uma empresa tem como um dos seus principais valores a criatividade e a inovação, por exemplo, apostar em um design organizacional horizontal e com estruturas mais flexíveis faz mais sentido do que um organograma vertical com o modelo tradicional de hierarquia.

Entenda a fundo a cultura organizacional

Assim como os valores, a cultura organizacional também tem impacto na forma como as equipes se relacionam e se comunicam. Ou seja, ela também influencia diretamente na estrutura organizacional do negócio.

Uma cultura que valoriza a participação dos funcionários e a tomada de decisões colaborativa, por exemplo, pede um design mais descentralizado, que valorize a gestão democrática e incentive a autonomia entre os funcionários.

Desenhe um plano de ação

Com uma análise da estrutura atual e sabendo como a empresa quer se posicionar a partir da sua visão, missão, valores e cultura, é hora de começar o design organizacional e desenhar um plano de ação para colocá-lo em prática.

No geral, para quem vai realizar esse processo pela primeira vez, o ideal é escolher um dos quatro tipos de organogramas mais comuns para começar. Veja quais são eles:

• Estrutura linear: foco na centralização do poder e hierarquias bem estruturadas. A estrutura fixa acaba dando ao organograma um formato mais vertical.
• Estrutura funcional: estrutura rígida e bem dividida entre departamentos. É útil para grandes organizações, mas limita a colaboração e comunicação entre os times.
• Estrutura matricial: é comum em projetos temporários, em que é preciso reorganizar equipes. É uma forma de colaboradores explorarem outras habilidades fora da sua função principal.
• Estrutura horizontal: foco na descentralização do poder. Não existe hierarquia clara e funcionários de todos os níveis têm uma comunicação mais direta e aberta.

Faça o monitoramento e ajustes

Depois de implementar o novo design organizacional, é preciso realizar avaliações regularmente para acompanhar a adaptação dos colaboradores e identificar áreas que possam precisar de ajustes no fluxo de trabalho.

Para isso, a dica é estabelecer indicadores-chave de desempenho — como aumento da produtividade ou melhora do clima organizacional — e acompanhá-los por alguns meses para monitorar o progresso e validar a eficácia da nova estrutura.

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Aplicação do design organizacional na gestão de pessoas

O design organizacional define claramente os cargos e as responsabilidades de cada colaborador. Dessa forma, se torna mais simples para os profissionais de RH acompanharem o bem-estar e o desenvolvimento dos funcionários em suas funções. 

Isso porque vale lembrar que uma das principais tarefas da gestão de pessoas é identificar habilidades e entender a melhor maneira de fazer com que cada colaborador possa contribuir para os objetivos da empresa.

Além disso, quando pensamos no quanto as relações de trabalho mudaram na pandemia, fica claro que, muitas vezes, é necessário que as empresas se adaptem para atrair os profissionais que desejam. E, nesse ponto, o design organizacional é a melhor maneira de reestruturar processos e relações para atender ao novo cenário da força de trabalho.

7 erros que podem ser evitados no design organizacional

Para construir um bom design organizacional, não basta apenas conhecer os conceitos. É preciso saber quais são os erros mais comuns nesse processo e, principalmente, como evitá-los.

Pensando nisso, fizemos uma lista com sete itens que você precisa estar atento para garantir uma estrutura funcional. Veja:

1. Estratégia e planejamento: implementar qualquer mudança sem planejamento e estratégia pode prejudicar o fluxo de trabalho do negócio.
2. Alinhamento à cultura: não alinhar o novo design à cultura da empresa fragiliza a identidade e os valores definidos pela organização.
3. Falta de flexibilidade: estruturas muito rígidas não permitem adaptações e ajustes, limitando a inovação e a resposta a novos desafios.
4. Falhas na comunicação: não considerar a comunicação e interação entre os setores prejudica o trabalho em equipe e limita as possibilidades de colaboração.
5. Níveis hierárquicos: definir muitos níveis hierárquicos dificulta a tomada de decisões e prejudica a agilidade nos fluxos de trabalho.
6. Estrutura confusa: criar uma estrutura confusa, com muitos níveis e fluxos de trabalho complexos prejudica a gestão de pessoas e a eficiência dos processos.
7. Envolvimento dos colaboradores: ignorar os feedbacks e a participação dos colaboradores pode resultar em um design que não funciona na prática.

Apesar de não existir uma fórmula pronta, considerar esses fatores já é um bom caminho para encontrar um design organizacional que se alinhe aos objetivos e necessidades do negócio. 

Mas para garantir que a mudança seja positiva, é preciso que ela seja acompanhada de uma boa gestão de pessoas e processos.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia também o nosso artigo sobre como fazer a gestão estratégica de pessoas na sua empresa.