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A admissão de colaboradores é o processo de integração de um novo funcionário a uma empresa e envolve uma série de etapas legais, administrativas e operacionais.
A admissão de colaboradores em uma empresa é um processo cheio de detalhes e que precisa estar de acordo com a lei, sobretudo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).
Além disso, hoje muitas etapas podem ser feitas digitalmente, você tem conhecimento de todas elas? Então, continue lendo para se atualizar e otimizar o processo de admissão de funcionários!
A admissão de colaboradores é o processo de integração de um novo funcionário a uma empresa. Esse processo envolve uma série de etapas legais, administrativas e operacionais que garantem que o trabalhador esteja corretamente registrado e preparado para começar suas atividades na empresa.
Por exemplo, da parte do colaborador, ele deve apresentar documentos pessoais, como RG, CPF, carteira de trabalho, comprovante de residência, entre outros. Além disso, deve assinar o contrato de trabalho, que formaliza o vínculo empregatício e define as condições de trabalho, como salário, jornada e benefícios.
Já a empresa, além de orientar todas as etapas, precisa registrar o novo colaborador no INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), garantindo que ele tenha direito à aposentadoria e benefícios previdenciários.
Também deve fazer o registro no FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), que é uma poupança compulsória do trabalhador. Fora a questão dos exames admissionais, onboarding e treinamentos.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que é a principal legislação trabalhista no Brasil, estabelece uma série de direitos e deveres tanto para empregados quanto para empregadores durante o processo de admissão de novos colaboradores. Confira os pontos mais essenciais sobre a admissão de colaboradores:
A admissão de um colaborador deve ser formalizada por meio de registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado, conforme o Art. 41 da CLT. Esse registro é obrigatório e deve ser feito no prazo de 48 horas após a contratação.
No momento do registro, a empresa deve anotar o cargo, salário, data de admissão e as condições do trabalho, e fornecer ao trabalhador uma via da carteira de trabalho que comprove a formalização do vínculo empregatício.
A CLT permite diversos tipos de contrato de trabalho, como o contrato por tempo indeterminado, determinado e temporário. O tipo de contrato define a natureza do vínculo empregatício, e é importante que isso esteja claro desde o início, garantindo que ambas as partes saibam as condições.
O contrato de trabalho pode ser escrito ou verbal, mas em alguns casos, como o contrato por tempo determinado ou contratos coletivos, a CLT exige que seja formalizado por escrito.
Caso o contrato de trabalho seja por tempo determinado, a CLT exige que seja estipulado um prazo específico para a sua duração. Caso esse prazo seja ultrapassado sem a renovação ou rescisão do contrato, ele passa a ser considerado por prazo indeterminado.
Ao ser admitido, o novo colaborador precisa apresentar uma série de documentos para formalizar a contratação, como Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), RG, CPF, comprovante de residência, título de eleitor, entre outros.
A CLT não especifica uma lista detalhada de documentos, mas a empresa deve garantir que os documentos exigidos estejam adequados à formalização do contrato de trabalho.
A CLT estabelece que o empregador deve exigir um exame médico admissional para os novos empregados, o que determina sua capacidade para o desempenho das funções que irá exercer.
O exame médico deve ser realizado antes do início das atividades do colaborador, e o resultado do exame deve ser mantido sob sigilo.
A empresa tem a obrigação de informar o novo colaborador à RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que é um sistema utilizado para reunir informações sobre o mercado de trabalho no Brasil. O registro é feito por meio do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
A RAIS tem o objetivo de fornecer dados para o governo sobre o emprego formal no Brasil e garantir o cumprimento de políticas públicas trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Caso o colaborador utilize transporte público para se deslocar até o trabalho, a empresa deve fornecer vale-transporte, que é um benefício obrigatório, para cobrir parte ou toda a despesa com transporte.
Lembrando que o empregador pode descontar até 6% do salário básico do empregado para custear esse benefício, mas a diferença, caso haja, é responsabilidade da empresa.
De acordo com a Lei 8.036/1990, que regulamenta o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o empregador deve registrar o novo colaborador no sistema do FGTS, de forma a assegurar que o trabalhador tenha os depósitos realizados mensalmente.
Além disso, a CLT determina que a empresa deve realizar os registros do colaborador no INSS, com vistas ao recolhimento das contribuições previdenciárias para garantir direitos como aposentadoria, pensão, auxílio-doença, entre outros benefícios.
Embora a CLT não exija que a empresa ofereça plano de saúde ou outros benefícios, se a empresa fornecer tais benefícios, o cadastro do trabalhador nesses planos deve ser feito logo após a admissão.
Benefícios como vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, e outros benefícios não são obrigatórios pela CLT, mas devem ser formalizados de maneira clara e transparente na admissão, caso sejam oferecidos pela empresa. Além de tudo, eles são bem importantes tanto na atração quanto na retenção de novos talentos.
Em alguns casos, a empresa deve informar a admissão do colaborador ao sindicato de sua categoria profissional. Isso geralmente é exigido para empresas que possuem convenções ou acordos coletivos de trabalho que envolvam determinadas categorias.
O colaborador deve ser informado sobre sua data de admissão e a data de pagamento do salário, de acordo com o que for estabelecido no contrato de trabalho ou na convenção coletiva da categoria.
Nos últimos anos houve algumas mudanças relevantes na CLT, principalmente com as reformas trabalhistas realizadas pela Lei nº 13.467/2017. Embora a admissão de colaboradores em si não tenha sofrido mudanças drásticas, alguns aspectos do processo de admissão e registros relacionados ao colaborador foram impactados.
Um deles foram os novos tipos de contratos que afetam diretamente a admissão de colaboradores. Por exemplo, o contrato de trabalho intermitente que permite que o trabalhador seja contratado para trabalhar de forma não contínua, ou seja, com jornadas esporádicas.
Outro ponto de mudança foi o regime de jornada de 12 horas de trabalho por 36 horas de descanso: ele passou a ser mais flexível e pode ser acordado individualmente entre empregador e empregado, sem a necessidade de negociação coletiva.
Desde a Reforma Trabalhista, a carteira de trabalho digital foi instituída, e o registro do vínculo empregatício pode ser feito de forma digital, facilitando o processo de admissão. O eSocial (sistema do governo federal para a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais) também foi implantado, e as empresas devem registrar dados de contratação, demissão, salários, e outros dados relacionados ao colaborador de forma eletrônica.
Saiba no detalhe tudo sobre essas etapas!
Antes de formalizar a admissão de um novo colaborador, é necessário passar pelo processo de recrutamento e seleção. Aqui estamos falando sobretudo de:
Após a seleção do candidato, a empresa deve providenciar a coleta e verificação de documentos pessoais e trabalhistas. São vários documentos que podem ser pedidos, entre eles:
O exame admissional tem a finalidade de atestar se a pessoa a ser contratada está apta física e mentalmente para o trabalho, identificando possíveis problemas de saúde que possam ser agravados pela função ou que possam impedir o desempenho das atividades.
No geral, pode incluir avaliações gerais, como análise de pressão arterial, exames laboratoriais, exames de visão, audiometria, testes respiratórios, entre outros, dependendo do tipo de atividade que será desempenhada.
Após o exame, o médico do trabalho emite um atestado de saúde ocupacional, atestando que o colaborador está apto (ou não) para trabalhar na função para a qual foi contratado.
A empresa deve registrar as informações do colaborador no eSocial, incluindo dados pessoais, função, salário, jornada de trabalho, benefícios oferecidos, e os dados do contrato de trabalho. Essa informação precisa ser registrada antes do início das atividades do trabalhador.
O empregador envia ao eSocial informações sobre a admissão, como o CNPJ da empresa, dados do trabalhador (nome, CPF, PIS), o cargo ou função, data de início e os valores de salário e benefícios. Essas informações são enviadas para o governo de forma digital e automatizada.
O eSocial tem como objetivo integrar informações entre as áreas trabalhistas, fiscais e previdenciárias. A partir do momento que os dados são enviados, o governo verifica se as obrigações estão sendo cumpridas, como o pagamento do FGTS, INSS, e as condições de trabalho.
Hoje, a tecnologia facilita demais a digitalização da admissão de novos colaboradores. Para isso, você pode seguir as etapas abaixo:
A primeira etapa da admissão envolve a seleção de candidatos, e muitas ferramentas digitais podem facilitar esse processo. Primeiro, utilize sites de emprego e plataformas de recrutamento (LinkedIn, Glassdoor, Indeed, Vagas.com, etc.) para divulgar as vagas, coletar currículos e fazer triagem dos candidatos.
Depois, ferramentas como Gupy ou Talentify permitem que você faça a triagem de currículos automaticamente com base em critérios definidos e até mesmo conduza entrevistas digitais por meio de videoconferências ou entrevistas gravadas.
Ofereça testes de habilidades ou psicométricos através de plataformas como TestGorilla ou MindX, para avaliar as competências técnicas e comportamentais dos candidatos.
Também vale usar ferramentas de automação, como o Calendly ou Doodle, para agendar entrevistas automaticamente, com base na disponibilidade de recrutadores e candidatos.
Em vez de pedir ao colaborador que entregue documentos físicos, a coleta digital pode ser realizada de forma eficiente, protegendo a integridade dos dados pessoais.
Uma dica é optar por ferramentas como Google Forms ou Typeform para criar formulários onde o candidato possa preencher informações de maneira simples e rápida, além de fazer o upload de documentos como RG, CPF, comprovante de residência, CTPS, etc.
Ferramentas de assinatura digital (como DocuSign ou ClickSign) permitem que os documentos necessários para a admissão (como contrato de trabalho e formulários internos) sejam assinados eletronicamente, sem necessidade de impressão e envio físico.
Embora a realização do exame médico admissional não possa ser totalmente digitalizada, algumas partes do processo podem ser feitas de forma remota. Sua empresa pode contratar médicos do trabalho que ofereçam consultas por videoconferência, especialmente para funções que não envolvem riscos elevados à saúde.
A integração com o eSocial (sistema do governo que unifica a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais) é essencial para garantir a conformidade legal do processo de admissão.
Utilize ainda sistemas de gestão de RH como TOTVS, ADP, Sankhya, Benner ou Senior Sistemas, que possibilitam o envio automático das informações para o eSocial.
Após a admissão, é importante que todos os documentos relacionados ao colaborador sejam armazenados de forma segura e organizada, respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e garantindo que as informações sejam facilmente acessíveis quando necessário.
Vale a pena considerar soluções de armazenamento em nuvem como Google Drive, Dropbox, OneDrive, ou plataformas específicas para documentos trabalhistas (como Softplan, DocuSign ou Sympla). Isso garante que todos os documentos relacionados à admissão (como contratos, exames médicos, CTPS, entre outros) fiquem seguros e facilmente acessíveis.
A comunicação com o colaborador, especialmente no onboarding (processo de integração), também pode ser digitalizada para melhorar a experiência do novo funcionário.
Você deve fornecer treinamentos, vídeos explicativos, formulários e políticas internas diretamente em plataformas digitais.
O onboarding digital é uma etapa importante para garantir que o colaborador se sinta bem-vindo e informado desde o primeiro dia de trabalho.
Organize webinars e vídeos explicativos para integrar o novo colaborador à empresa e à sua função, sem precisar de encontros presenciais.
A oferta e gestão de benefícios também pode ser digitalizada para garantir que o colaborador tenha acesso a todos os recursos da empresa de forma eficiente.
Com a plataforma da Caju, por exemplo, tanto os colaboradores quanto o RH têm uma solução prática e simples de gerir. Pelo app, os funcionários podem escolher a carteira a ser usada. Já para o RH, é simples dar premiações, vale-cultura, alimentação etc.
A integração de novos colaboradores, também conhecida como onboarding, é uma etapa crucial para o sucesso de qualquer processo de contratação. Ela vai além do simples treinamento inicial, oferecendo uma introdução estruturada e acolhedora à cultura organizacional, aos valores e às práticas da empresa.
Quando bem-feita, o onboarding ajuda o colaborador a entender seu papel dentro da equipe e como suas contribuições impactam os resultados da organização. Isso pode aumentar o engajamento, a motivação e o sentimento de pertencimento, aspectos essenciais para a produtividade e a satisfação no trabalho.
Além disso, a integração adequada permite que o novo funcionário se adapte mais rapidamente ao ambiente e às suas funções, reduzindo a curva de aprendizado e o risco de erros ou desentendimentos.
Quando os novos contratados se sentem bem-informados e apoiados, as chances de sucesso a longo prazo aumentam significativamente, o que contribui para a eficiência operacional e para a criação de um ambiente de trabalho mais colaborativo e harmônico.
Um processo de admissão bem estruturado traz uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. Para a empresa, ele garante conformidade legal, minimizando o risco de erros administrativos e problemas com a fiscalização trabalhista.
Além disso, ajuda a integrar rapidamente o novo colaborador, proporcionando uma adaptação mais ágil à cultura organizacional e ao cargo, o que impacta diretamente na produtividade e no desempenho da equipe. Isso também pode reduzir a rotatividade, já que os colaboradores se sentem mais acolhidos e preparados desde o início.
Para o colaborador, uma boa admissão é crucial para uma experiência positiva desde o primeiro dia de trabalho, contribuindo para o engajamento e o sentimento de pertencimento à empresa.
Ao ter clareza sobre suas funções, responsabilidades e benefícios, ele se sente mais seguro e confiante em seu novo ambiente de trabalho. Fora que um processo eficiente e digitalizado reduz o tempo e o esforço despendido com burocracias, permitindo que o foco seja no aprendizado e no desenvolvimento do colaborador.
Assim, na prática, temos uma experiência de integração mais satisfatória, com efeitos positivos na motivação e na produtividade a longo prazo.
Tem 3 pontos mais críticos no processo de admissão. Nós explicamos na sequência:
Não seguir corretamente a legislação trabalhista (como a CLT, eSocial e normas da Previdência Social) pode resultar em multas e sanções por parte de órgãos governamentais. Erros como não registrar corretamente a data de admissão, não preencher a CTPS de forma adequada ou não enviar informações ao eSocial geram complicações jurídicas para a empresa.
Além disso, a falta de realização de exames médicos admissionais ou não solicitação de documentos necessários, como o comprovante de residência ou o número do PIS, pode comprometer o processo de contratação.
Ignorar a importância do onboarding pode resultar em um colaborador desmotivado e com dificuldades de adaptação. A ausência de uma boa recepção e de informações claras sobre o cargo, a cultura da empresa e as expectativas da função prejudicam a experiência do novo contratado, impactando a produtividade e a retenção.
Inclusive, a falta de clareza nas instruções ou um processo confuso leva o colaborador a se sentir perdido ou frustrado, o que afeta negativamente sua percepção sobre a empresa.
A falta de organização na coleta de documentos ou no registro das informações no sistema pode resultar em dados inconsistentes ou desencontrados. Isso pode gerar confusão, como discrepâncias nas informações enviadas ao eSocial ou ao sistema de folha de pagamento, além de prejudicar o acompanhamento do colaborador.
Informações conflitantes entre os departamentos de RH, financeiro e administrativo, por exemplo, podem gerar erros nos benefícios, no salário ou na classificação do cargo do novo colaborador, criando desentendimentos e afetando a confiança no processo.
A admissão de colaboradores pode ser complexa num primeiro momento, por isso, é importante ter conhecimento de cada etapa e criar um manual dos processos. Dessa maneira, nas próximas vezes, tudo fica mais simples!
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Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
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