Checklist de onboarding para funcionários: guia completo para profissionais de RH

O processo de integração de novos funcionários, também conhecido como onboarding, desempenha um papel fundamental na experiência do colaborador e no seu sucesso dentro da empresa. Contar com um checklist de onboarding bem planejado e executado proporciona uma transição suave para o novo ambiente de trabalho.

Existem diversos motivos para investir nesse tipo de iniciativa dentro das empresas, mas podemos destacar como os principais o aumento da produtividade, da satisfação e do percentual de retenção de talentos.

Neste guia, abordaremos o conceito de onboarding para funcionários, como implementá-lo com sucesso e os benefícios que ele traz para a empresa. Além disso, vamos destacar um checklist personalizado que ajudará os profissionais de RH a fornecer uma experiência de boas-vindas excepcional aos novos colaboradores. Vem com a gente!

O que é onboarding para funcionários?

Onboarding é o processo pelo qual um novo funcionário é introduzido à cultura, aos valores, às políticas e aos procedimentos de uma empresa. É uma etapa crucial para auxiliar os colaboradores a se adaptarem ao novo ambiente de trabalho e aos seus colegas de equipe — além de compreender o que é esperado dele em termos de capacidades, projetos e entregas.

Para que esse processo de onboarding seja realmente eficaz, ele não deve se limitar apenas ao primeiro dia ou semana do novo funcionário, mas se estender por um período que pode variar de alguns dias a meses, dependendo da complexidade do cargo e da empresa.

Esse processo visa não apenas integrar o novo colaborador ao time, mas também fornecer os recursos necessários para que ele possa realizar suas funções de maneira eficiente e se sentir parte essencial da equipe, com mais segurança e confiança.

Como fazer onboarding para funcionários?

O sucesso do onboarding depende de um planejamento cuidadoso e de uma execução eficiente. Aqui estão algumas etapas essenciais a serem seguidas no dia a dia dos profissionais de RH para realizar um onboarding eficaz.

1. Comunicação prévia

Antes mesmo do primeiro dia do novo funcionário, é importante manter uma comunicação clara e atenciosa. 

Envie uma mensagem de boas-vindas por e-mail ou telefone, informando sobre a data, horário e local do início do trabalho. Forneça também informações úteis, como o código de vestimenta da empresa (se houver), horário de trabalho e direcionamentos de como chegar ao escritório. 

No caso da empresa atuar em formato de trabalho remoto (ou teletrabalho) ou até mesmo workation, é importante que existam guias claros que expliquem como são os rituais, como as comunicações devem ocorrer com a equipe, entre outros.

2. Preparação do ambiente de trabalho

Certifique-se de que o local de trabalho do novo colaborador esteja pronto para recebê-lo. Isso inclui desde a preparação física do espaço, caso seja presencial, até a configuração de computadores, telefones e acesso aos sistemas e softwares necessários para o desempenho de suas funções.

No caso do trabalho remoto, faça o envio dos equipamentos (computador, periféricos, acessórios, etc.) para a pessoa recém-contratada em tempo hábil, isto é, antes do primeiro dia dela na empresa. 

3. Apresentação da equipe e cultura da empresa

Organize uma reunião de boas-vindas, na qual os membros da equipe possam se apresentar e compartilhar um pouco sobre suas funções e responsabilidades, além de ter espaço para uma troca pessoal, deixando todos mais à vontade.

Apresente também a cultura organizacional, os valores e a missão da empresa, para que o novo funcionário compreenda a importância do seu papel no contexto da empresa. Uma boa ideia pode ser convidar uma pessoa de cada área para apresentar o setor, explicar como ele se conecta com o negócio e como poderá contribuir para a atuação do novo colaborador.

4. Treinamento e capacitação

Forneça treinamentos adequados para o novo colaborador, tanto em relação às suas funções específicas quanto aos processos internos da empresa. 

Isso pode incluir desde treinamentos técnicos da área, treinamentos de segurança, ou mesmo apresentações sobre a cultura da empresa, fluxos de processos, boas práticas de comunicação e políticas internas.

5. Defina metas claras desde o início

Na chegada de um novo profissional, é preciso deixar claro o que se espera dele em termos de entrega e resultados.

Por isso, estabeleça metas e expectativas claras para o novo funcionário, tanto de curto quanto de médio prazo. Isso ajudará o colaborador a entender o que é esperado dele e a se engajar para atingir esses objetivos — a liderança direta dessa nova pessoa também deve apoiar esse processo.

6. Acompanhamento contínuo

Lembre-se: o onboarding não deve se restringir ao primeiro dia ou semana. Continue acompanhando o progresso do novo funcionário ao longo de alguns meses (especialmente os primeiros 3), oferecendo suporte e feedback regularmente.

O que precisa ter em um kit de onboarding?

Depois de conhecer esse primeiro checklist de onboarding com as etapas básicas do processo, vamos falar de algo que é muito importante ser feito também: um kit de onboarding personalizado. 

O kit onboarding é uma ótima maneira de tornar a experiência do novo funcionário mais acolhedora e eficiente. Para construir um bom kit, pense em como você deseja encantar essa pessoa recém-contratada e mostrar de um jeito prático os valores e cuidados da sua empresa.

Esse kit pode incluir os mais variados itens. Veja alguns bons exemplos:

• Material de boas-vindas: um folder ou carta de boas-vindas personalizada, assinada pelo CEO ou pela equipe de gestão, por exemplo, pode transmitir uma mensagem de acolhimento e importância ao novo colaborador.
• Informações sobre a empresa: um guia com informações sobre a história da empresa, sua missão, visão, valores e principais conquistas ajudará o colaborador a compreender melhor a cultura organizacional.
• Políticas e procedimentos: uma cópia das políticas e procedimentos da empresa, como código de conduta, política de férias e benefícios corporativos, pode servir como referência para o novo funcionário.
• Brindes personalizados: itens com a marca da empresa, como camisetas, canecas, garrafas de água, adesivos ou brindes exclusivos, demonstram cuidado e apreço pelo novo colaborador.
• Kit de escritório: dependendo das necessidades do cargo, é possível fornecer materiais de escritório personalizados, como cadernos, canetas e blocos de anotações;
• Informações práticas: inclua informações úteis sobre o local de trabalho, como mapas, instruções sobre transporte público, horários de chegada e saída e opções para refeições próximas (no caso do trabalho presencial).

Proporcionar uma experiência positiva e acolhedora aos novos funcionários com esse kit é um dos principais pilares para construir uma equipe bem engajada, de alta performance, além de uma cultura forte e saudável.

Com esses passos, a sua empresa estará preparada para atrair e desenvolver talentos que contribuirão para o alcance de seus objetivos estratégicos a longo prazo.

Quais os benefícios de realizar o processo de onboarding?

Investir em um processo de onboarding bem estruturado oferece uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o novo funcionário. Confira todas essas vantagens que você pode alcançar:

Produtividade

Um onboarding eficaz ajuda o novo colaborador a se sentir mais confortável e confiante em seu novo ambiente, o que resulta em uma curva de aprendizado mais rápida e o atingimento do potencial produtivo de forma mais ágil no dia a dia.

Engajamento e retenção

Colaboradores que passam por uma boa experiência de onboarding tendem a se sentir mais engajados e conectados à empresa, o que aumenta a probabilidade de permanecerem no time — e com bons índices de satisfação.

Melhora no clima organizacional

O onboarding bem-sucedido contribui para um clima organizacional mais positivo, uma vez que os demais colaboradores também se sentem envolvidos no processo de integração.

Redução de custos

O turnover pode ser uma fonte de problemas não só culturais, mas também financeiros. Reter talentos é mais econômico do que a constante contratação e treinamento de novos funcionários, o que ajuda a empresa a reduzir custos.

O foco no onboarding tende a gerar economias desde o primeiro dia em que é implementado.

Melhoria da imagem da empresa

A reputação de uma empresa como empregadora é reforçada quando novos colaboradores têm uma experiência de onboarding positiva, o que pode atrair mais talentos qualificados para futuras oportunidades, reforçando seu employer branding.

Alinhamento com a cultura organizacional

O onboarding permite que o novo funcionário compreenda a cultura, os valores e a identidade da empresa desde o início. Isso ajuda a garantir que ele esteja alinhado com a forma de trabalho e o clima da organização, bem como todas as questões internas de convivência, respeito e colaboração entre pessoas.

Redução do estresse e ansiedade

O processo de integração bem estruturado ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade que os novos funcionários podem sentir ao ingressarem em um novo emprego. Isso cria um ambiente mais saudável e produtivo para todos, evitando problemas de adaptação e, em médio e longo prazo, até mesmo um burnout.

Desenvolvimento de relacionamentos interpessoais

O onboarding fornece oportunidades para que os novos funcionários conheçam seus colegas de equipe e estabeleçam relacionamentos interpessoais desde o início. Isso facilita a colaboração e a comunicação dentro da empresa e ajuda os times a criarem laços saudáveis.

Identificação de necessidades de treinamento

Durante o processo de onboarding, é possível identificar quais áreas requerem mais treinamento ou suporte adicional para o novo colaborador.

Isso ajuda a personalizar o desenvolvimento profissional e a garantir que o funcionário adquira as habilidades necessárias para o sucesso em seu cargo.

Coloque em prática o seu checklist de onboarding

O onboarding para funcionários é um processo essencial para garantir a integração bem-sucedida de novos colaboradores à empresa. Um programa de onboarding bem planejado e executado não apenas agiliza a produtividade do novo funcionário, mas também impacta positivamente a cultura organizacional e a retenção de talentos.

Profissionais de RH desempenham um papel crucial nesse processo, desde o planejamento e preparação até o acompanhamento contínuo do novo funcionário. Além disso, a criação de um kit de onboarding personalizado pode tornar a experiência do colaborador mais acolhedora e especial.

Os benefícios de realizar o onboarding vão além da simples integração, pois influenciam na produtividade, satisfação e engajamento dos colaboradores desde o primeiro dia, criando um ambiente de trabalho mais tranquilo e produtivo.

Portanto, aplique o nosso checklist de onboarding para fortalecer a sua retenção de talentos e o cuidado com as pessoas. Quer saber mais sobre esse assunto? Assista ao nosso webinar gratuito Colaborador no centro: como o foco em pessoas e inovação impulsionam cultura e performance!