Como implementar uma escala de trabalho: guia completo

Implementar uma escala de trabalho eficiente envolve estar de acordo com recomendações da CLT, respeitar a jornada prevista nos contratos de trabalho, garantir que a operação da companhia segue firme e forte e, claro, manter os colaboradores motivados. Bastante coisa, não é?

Por isso, sua empresa precisa prestar atenção nas leis, olhar para banco de horas com frequência e ouvir o time. Como fazer isso de um jeito bem orquestrado? Leia para saber!

O que é uma escala de trabalho?

A escala de trabalho é uma programação que determina os horários e os dias em que um trabalhador deve cumprir suas atividades profissionais.

Dessa forma, ela organiza o tempo de trabalho de uma pessoa de maneira sistemática, garantindo que as necessidades da empresa sejam atendidas, ao mesmo tempo em que respeitam os direitos do trabalhador, como limites de jornada e intervalos.

Existem diferentes tipos de escalas de trabalho, dependendo da natureza do serviço e das necessidades da organização, como:

• Escala de turno, usada em empresas que operam 24 horas, como hospitais, fábricas e serviços de emergência. Cada trabalhador é designado para um turno específico em dias alternados ou de forma rotativa, por exemplo, turno da manhã ou da noite.

• Escala de jornada fixa, quando o colaborador tem um horário fixo para cumprir diariamente, como das 9h às 18h, de segunda a sexta-feira.

• Escala 12×36, ela é comum em áreas como saúde, segurança e outros setores que exigem cobertura contínua, o trabalhador cumpre 12 horas de trabalho seguidas por 36 horas de descanso.

• Escala semanal, que define a distribuição dos dias de trabalho ao longo da semana, de acordo com as necessidades da empresa, podendo incluir finais de semana, feriados, ou outros dias específicos.

Diferença entre escala de trabalho e jornada de trabalho

A diferença entre escala e jornada de trabalho, basicamente, tem a ver com o fato de que a jornada aponta para a quantidade de horas trabalhadas em um dado período e a escala mostra como essas horas serão divididas entre outros colaboradores.

Afinal, a jornada de trabalho corresponde ao total de horas que uma pessoa vai trabalhar dentro de um período, que pode ser diário ou semanal. De acordo com a nossa CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), a jornada padrão é de 8 horas diárias e 44 horas semanais, mas isso pode variar dependendo do tipo de contrato, da profissão, ou de acordos específicos.

Já a escala de trabalho se refere à organização e distribuição das horas de trabalho de acordo com a necessidade do empregador. Ela determina em quais dias e horários o funcionário atuará ao longo da semana, e pode ser adotada para profissões que exigem plantões ou turnos diferenciados, como em hospitais, indústrias, transportes, etc.

O que diz a CLT sobre escalas de trabalho?

A CLT permite diversos tipos de escala, como a 5×1, 6×1 e 12×36. Porém, o mais importante aqui é o respeito à jornada de trabalho.

Assim, deve-se levar em conta que a duração de trabalho padrão é de 8 horas diárias, limitando-se a 44 horas semanais. Claro que há exceções e adaptações para diferentes setores e circunstâncias, como jornadas reduzidas para algumas profissões e possibilidade de compensação de horas.

Além disso, a CLT define regras para horas extras — que não devem exceder duas ao dia, intervalos para descanso (detalhados no artigo 67) e turnos noturnos, entre outros aspectos da escala de trabalho. Portanto, considere esses pontos antes de criar a escala de trabalho da empresa.

Principais tipos de escalas de trabalho e suas características

A seguir, a gente explica sobre alguns tipos de escala de trabalho!

Escala 5×1

Na escala de trabalho 5×1, a pessoa trabalha cinco dias e folga um. Ela é muito usada em empresas com jornada de trabalho de 8 horas diárias, totalizando 40 horas semanais.

Escala 6×1

Já a escala 6×1, o trabalhador tem seis dias de trabalho consecutivos para um de folga. É mais usada para jornadas de 8 horas diárias, somando também 44 horas semanais.

Escala 5×2

A escala de trabalho 5×2 tem um modelo no qual os funcionários trabalham cinco dias consecutivos e têm dois dias de descanso. É muito comum em escritórios e firmas que não precisam trabalhar o tempo todo, e costumam fechar durante finais de semana.

Escala 12×36

Nesta escala, o funcionário trabalha 12 horas seguidas e descansa 36 horas consecutivas. É uma opção usada principalmente em setores que exigem plantão contínuo, como saúde, segurança e serviços essenciais.

Leia também: Para mais detalhes sobre essas escalas e conhecer outras, confira nosso artigo

Boas práticas para implementar uma escala de trabalho

Para implementar escalas de trabalho eficientes, é fundamental considerar a produtividade da empresa, o cumprimento das leis trabalhistas e o bem-estar dos colaboradores. Aqui estão nossas dicas práticas!

1. Confira os contratos de trabalho

Antes de montar a escala, analise o tipo de contrato de cada colaborador (CLT, temporário, terceirizado, etc.). Verifique a carga horária prevista, pausas obrigatórias e eventuais restrições. Dessa forma, você garante que está respeitando cada contrato.

2. Cumpra as recomendações da CLT e eventuais acordos de sindicatos

Atente-se às normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e às convenções coletivas, caso existam. Aspectos como intervalos, jornada máxima, descanso semanal remunerado e adicional noturno devem ser respeitados.

Também, fique de olho se há mudanças na lei, caso exista, você precisa considerá-las ao implementar sua escala de trabalho.

3. Analise as demandas e necessidades da empresa

Identifique horários de maior movimento ou tarefas críticas que exijam mais dos colaboradores: isso ajuda a alocar o time nos momentos certos, otimizando o uso da mão de obra.

É importante tomar cuidado para não sobrecarregar ninguém, por isso, considere sempre fazer ajustes na escala de trabalho para a satisfação de todos. Caso perceba que as pessoas estão pouco produtivas em suas escalas, pode ser o momento de rever a escala.

4. Ouça os colaboradores ou implemente pesquisas

Incluir os colaboradores no planejamento das escalas pode melhorar o engajamento e reduzir conflitos. Até porque, ninguém melhor do que eles para entender necessidades e sugerir melhorias. Considere preferências, limitações pessoais e sugestões para tornar a escala mais eficiente.

Isso pode ser feito em conversas de 1:1, feedbacks ou mesmo com pesquisas anônimas, nas quais as pessoas se sentem até mais à vontade para trazer sugestões.

5. Crie um sistema de ponto eletrônico

Automatizar o registro de entradas, saídas e pausas facilita o controle de jornada e reduz erros. Sistemas modernos podem integrar a gestão de escalas, proporcionando maior agilidade. Portanto, caso sua empresa ainda não tenha, é importante implementar um.

Agora, se já tem, analise as entradas para garantir que o sistema é eficiente. Pode ser o momento de ter um sistema mais moderno, que permita análises em tempo real e emita relatórios automáticos.

6. Emita relatórios regulares e avalie horas extras

Monitore as horas extras e o banco de horas regularmente. Relatórios detalhados ajudam a identificar sobrecarga de trabalho e áreas que precisam de ajustes.

Caso perceba que existe um excesso de hora extra dos trabalhadores, talvez seja um sinal de repensar a escala ou dividir melhor as demandas

7. Tenha um espaço de descanso

Proporcione um local adequado para pausas e descanso dos colaboradores, especialmente em jornadas extensas ou em turnos noturnos. Isso melhora a produtividade e reduz o cansaço. Considere também servir café e lanches, sobretudo em escalas mais longas.

8. Repense a escala quando colaboradores saem de férias

Com pessoas a menos na empresa, é importante não achar que, sozinhos, os colaboradores vão assumir a carga extra de trabalho. Por isso, considere ter colaboradores com contratos por um determinado período de tempo, considerar as horas extras ou até repensar metas.

Como fazer uma boa gestão de escalas?

A boa gestão não só garante eficiência operacional, como também garante que o time está motivado e faz com que sua empresa esteja dentro das recomendações da CLT. 

Assim, o primeiro passo é ter um sistema automatizado de ponto e banco de horas — essas ferramentas reduzem erros, automatizam ajustes e facilitam o controle de horas extras, que é essencial para estar em conformidade com a lei.

Esse sistema facilita ainda o controle de horas extras — quando elas estão se acumulando, é um sinal de que a eficiência operacional não é das melhores. Nesse caso, pode ser interessante pensar em novas contratações ou mesmo considerar treinamentos e ferramentas mais adequadas ao time.

O importante, na gestão de escalas, é a análise constante. Não pense que, ao implementá-las, o serviço está concluído. Escalas podem sempre ser melhoradas, garantindo uma operação em dia e colaboradores com a carga de trabalho correta.

Desafios na implementação de uma escala de trabalho

Implementar uma escala de trabalho eficiente apresenta desafios que vão desde o alinhamento às normas previstas na CLT até a adaptação às demandas de colaboradores e da própria empresa. 

Um dos principais entraves está em garantir o cumprimento da legislação trabalhista. Ignorar ou interpretar mal essas regras pode resultar em penalidades legais e insatisfação dos colaboradores. Além disso, lidar com turnos e rodízios requer um planejamento cuidadoso para equilibrar a carga de trabalho e evitar desgastes ou sobrecargas.

Outro desafio comum é o engajamento dos colaboradores no processo. Conciliar preferências individuais, compromissos externos e limitações pessoais pode ser complexo, especialmente em equipes grandes ou com diferentes tipos de contrato de trabalho. 

Nesse contexto, a falta de diálogo ou flexibilidade por parte da empresa pode gerar conflitos internos e reduzir a motivação da equipe. Então, considere sistemas de comunicação claros e acessíveis, além de uma política de gestão participativa, eles são essenciais para minimizar atritos.

Veja também: Aulão para montar um plano de benefícios e engajar seu time

Podemos falar ainda sobre a falta de ferramentas tecnológicas adequadas pode dificultar o controle e a análise das escalas. Dependendo do volume de dados, a gestão manual aumenta a chance de erros, como jornadas mal configuradas ou inconsistências em horas extras.

Dessa maneira, a adoção de softwares de gestão pode ser desafiadora no início, especialmente devido aos custos ou à curva de aprendizado, mas é um investimento que facilita ajustes, melhora o acompanhamento e otimiza a eficiência operacional a longo prazo.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de escalas?

A tecnologia é uma aliada fundamental na gestão de escalas, pois automatiza processos, reduz erros e otimiza a organização. 

Ferramentas como sistemas de ponto eletrônico e softwares especializados permitem criar escalas de forma eficiente, considerando a legislação trabalhista, preferências dos colaboradores e demandas da empresa. Esses sistemas também oferecem recursos para ajustar rapidamente as escalas em caso de imprevistos, como faltas ou mudanças de horário.

Além disso, a tecnologia facilita o monitoramento de horas extras, intervalos e folgas, gerando relatórios detalhados que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Outro benefício é a integração com aplicativos ou plataformas móveis, permitindo que os colaboradores visualizem suas escalas em tempo real e comuniquem alterações ou dúvidas de forma ágil, promovendo transparência e engajamento.

Conclusão

Vale a pena ter em mente que uma escala de trabalho não é algo imutável, pelo contrário. Ela deve ser encarada como um sistema apto a receber melhorias frequentes. Afinal de contas, funcionários entram e saem, a empresa aumenta ou diminui a produção e tudo precisa ser rearranjado.

É como um shopping em época de Natal ou férias escolares — a demanda vai aumentar e o time precisa estar apto a dar conta. 

Portanto, avalie e verifique se é necessário ter melhorias na escala de trabalho. Caso seja preciso, implemente as mudanças na escala de trabalho o quanto antes. Assim, você evita desengajamentos!

Se ao rever sua escala de trabalho, você verificou que precisa de novos contratados, use nosso manual da admissão para fazer tudo de forma mais organizada. Ele é gratuito e superprático.