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Como acelerar os processos do RH e economizar tempo com a Caju
Por Eduarda Ferreira em
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O Empregador Web é um aplicativo criado pelo Ministério do Trabalho e Emprego para facilitar a formalização de contratos e registros de trabalho. Desde 2018, o Empregador Web foi integrado ao eSocial, trazendo mais facilidade à gestão. .
As burocracias que envolvem um contrato de trabalho, como registro do colaborador, atualização de dados trabalhistas, rescisão, emissão de documentos e consultas diversas, demandam tempo e esforço por parte das equipes de recursos humanos.
Para simplificar esse processo, o Ministério do Trabalho e Emprego criou o Empregador Web, um aplicativo que concentra as principais funções de registro de empregados em um sistema online, e que pode ser usado por todo tipo de empresa.
Desde 2018, a ferramenta foi integrada ao eSocial, tornando a gestão ainda mais prática para empresas de todos os portes.
Neste artigo, você vai entender mais detalhes sobre o Empregador Web, incluindo formas de uso e requisitos para as empresas. Acompanhe!
O Empregador Web é um aplicativo criado pelo Ministério do Trabalho e Emprego do Brasil para facilitar a relação entre empregadores e o governo, especialmente no que diz respeito à formalização de contratos de trabalho, registros de empregados e outras obrigações trabalhistas.
Antes da criação do eSocial, que aconteceu em 2018, era a principal ferramenta para a formalização entre a relação empresa – empregado.
O Empregador Web foi desenvolvido para ser uma ferramenta acessível e prática para pequenos, médios e grandes empresários que precisam cumprir as exigências da legislação trabalhista.
Por meio do Empregador Web, é possível:
Ou seja, além do uso por empresas, profissionais autônomos como contadores e administradores de recursos humanos também podem utilizar o Empregador Web para gerenciar dados e atualizar informações sobre o capital humano das empresas assessoradas.
Um ponto importante do Empregador Web é que o sistema requer o uso de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, o ICP-Brasil.
Outra informação importante é que, desde a integração do Empregador Web ao eSocial, muitas funções originais do sistema foram descontinuadas ou absorvidas pela nova plataforma. Como ainda existem recursos disponíveis no portal do Ministério do Trabalho, vale consultar as duas plataformas para avaliar qual é o melhor uso.
Como comentamos, desde o lançamento em 2018, o eSocial se tornou a plataforma central para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Com isso, o Empregador Web passou a ter uso limitado, mantido apenas para funções específicas que ainda não foram totalmente migradas.
Para acessar o eSocial, este é o endereço. O login é feito via certificado digital ou senha de acesso dos empregadores. Dependendo do tipo de usuário (empresa ou MEI), o acesso pode ser feito por meio de uma conta gov.br ou outro login específico.
Além dos dados de atualização sobre a relação trabalhista entre empresa e empregado, o eSocial também permite o envio de dados para o INSS, Receita Federal, Caixa Econômica e Ministério do Trabalho.
Embora a maior parte das funcionalidades tenha migrado para o eSocial, algumas funcionalidades seguem disponíveis no sistema Empregador Web, como seguro-desemprego, cadastro e envio de documentos e atualização de informações sobre empregados, entre outros. Com o tempo, o objetivo do sistema eSocial é concentrar todas essas funcionalidades em um só lugar.
Para acessar o Empregador Web, é preciso entrar nesta página e fazer o login via certificado digital ou senha. Entretanto, verifique se o que você precisa acessar já não está integrado ao eSocial, ok?
Falamos sobre o certificado digital ser uma obrigatoriedade para acessar tanto o sistema Empregador Web quanto o eSocial. Mas você sabe do que se trata esse documento? Vamos à explicação:
O certificado digital é um arquivo eletrônico que tem o objetivo de garantir a identidade jurídica de uma empresa em transações realizadas através da internet, garantindo autenticidade, segurança e integridade dos dados.
É como se fosse um documento que funciona com assinatura digital, exclusivo para pessoas jurídicas (empresas) para validar identidade em processos administrativos.
Além do uso obrigatório em determinados sistemas, ter um certificado digital válido e atualizado ajuda as empresas a garantir:
O certificado digital garante que a transação foi realizada pela empresa que se diz responsável, validando a identidade jurídica da empresa.
É como uma espécie de “carimbo eletrônico” ou o reconhecimento de firma via cartório, confirmando que quem assina e envia informações é realmente a empresa ou o representante legal autorizado.
Ao utilizar o certificado digital, a empresa assegura que a comunicação entre ela e os órgãos governamentais ou outros envolvidos é segura, protegida contra fraudes e alterações não autorizadas.
Esse sistema de assinatura utiliza criptografia para proteger os dados durante a transmissão.
O certificado digital é usado para assinar documentos eletrônicos, substituindo a assinatura física em papéis.
Essa assinatura digital tem a mesma validade jurídica que uma manual, mas com o benefício de ser mais ágil e prática, sem a necessidade de deslocamento para a assinatura física ou mesmo de ir a um cartório para reconhecimento de firma.
Por meio do certificado digital, o empregador está apto a acessar diversos serviços governamentais online, como os mencionados anteriormente (Empregador Web e eSocial), o PGDAS-D (Declaração do Simples Nacional), Receita Federal e Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Para que uma empresa brasileira consiga obter um certificado digital, é necessário cumprir com algumas obrigações. A seguir, temos um passo a passo explicando melhor esse processo.
A Autoridade Certificadora (AC) é uma empresa credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), entidade responsável pela emissão de certificados digitais no Brasil.
Existem várias ACs credenciadas pela ICP-Brasil. Algumas das mais conhecidas são Serasa Experian, Soluti, Valid e Safeweb.
Para verificar qual é a mais adequada dentro das opções, leve em consideração os custos, prazos e suporte oferecido. Aqui você conhece outras entidades certificadoras.
A empresa precisa fornecer alguns documentos para comprovar a existência legal e regularidade. Os documentos podem variar conforme a AC, mas geralmente incluem:
Em alguns casos, é exigido ainda um comprovante de regularidade com a Receita Federal (como a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais, a CND).
No site da Autoridade Certificadora escolhida, a empresa deve preencher um formulário online com os dados da empresa e do responsável legal, com informações como razão social, CNPJ, nome completo do responsável legal e dados de contato.
O certificado digital, geralmente, consiste em uma das seguintes opções:
A escolha do tipo de certificado dependerá da necessidade de segurança e da maneira como o certificado será utilizado pela empresa.
O momento de validação presencial é necessário para verificar a autenticidade dos documentos e a identidade do representante legal da empresa. Para isso, o representante legal da empresa deve ir até um ponto de atendimento da Autoridade Certificadora ou a um posto credenciado para fazer essa validação.
Algumas autoridades certificadoras oferecem a opção de validação por meio de videochamada, o que facilita o processo, sobretudo para casos de difícil acesso. Verifique junto à AC escolhida se existe essa possibilidade.
O Empregador Web, assim como o eSocial, simplifica a regularização da relação trabalhista e o acesso a direitos e deveres básicos de ambas partes, empresa e empregado.
O sistema Empregador Web permite que os empregadores enviem de maneira direta e rápida as informações de admissão, demissão e alteração de vínculo empregatício para o governo.
Assim, todo o processo de solicitação do seguro-desemprego para os trabalhadores é simplificado, já que as informações necessárias para a análise são enviadas eletronicamente, em um sistema integrado com a Caixa Econômica Federal.
Antes, o processo para pedir o seguro-desemprego envolvia a entrega de documentos e etapas presenciais, com longos períodos de espera. Com o envio automático de dados, o trabalhador tem acesso mais rápido aos benefícios, e o empregador também evita erros ou omissões no preenchimento de dados.
Tanto o eSocial quanto o Empregador Web proporcionam um sistema que permite acompanhar o andamento da solicitação de seguro-desemprego, tornando o processo mais transparente e eficiente.
O sistema também garante que todas as informações fornecidas sejam seguras e validadas digitalmente, por meio de certificados digitais. Isso significa que os dados enviados não podem ser alterados ou corrompidos durante o processo de envio, garantindo autenticidade e integridade das informações.
Todos os dados transmitidos pelo eSocial e Empregador Web são registrados e podem ser consultados a qualquer momento, o que proporciona rastreabilidade completa de todas as interações, desde a contratação até a rescisão do contrato de trabalho, facilitando auditorias sobre os dados apresentados.
Outra vantagem do uso de sistemas como o Empregador Web ou eSocial é a automatização de obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como o envio de informações de folha de pagamento, contribuições previdenciárias, férias e rescisões.
Ao simplificar esses processos, o empregador pode reduzir custos operacionais relacionados ao departamento de pessoal, além de minimizar erros de preenchimento que poderiam resultar em multas.
Ambos os sistemas são acessados pela internet, o que permite ao empregador, contador ou departamento de recursos humanos realizar as obrigações trabalhistas de qualquer lugar, sem a necessidade de um atendimento presencial.
Fora que os dois têm interfaces simples e intuitivas, com menus de fácil navegação, o que facilita o entendimento e uso mesmo para quem não tem experiência com sistemas tributários e trabalhistas.
Uma vantagem extra é a integração com a Receita Federal e INSS, o que elimina a necessidade de duplicação de dados e garante que as informações estejam sempre atualizadas e sincronizadas.
O Empregador Web foi um marco na desburocratização de processos trabalhistas no Brasil e serviu de base para o eSocial, que hoje concentra e amplia as funcionalidades.
Mesmo que o sistema ainda exista, o uso do Empregador Web é cada vez mais restrito, e o eSocial é o caminho recomendado para as empresas cumprirem as obrigações legais de maneira rápida, segura e integrada.
Especial para você, profissional de recursos humanos: assista ao nosso webinar gratuito Colaborador no Centro e confira novas ideias para aprimorar a relação entre empresa e empregados que vão além das obrigações legais.
É possível acessar o Empregador Web pelo site do Ministério do Trabalho e Emprego, sendo que muitas funções foram descontinuadas.
Sim, o Empregador Web ainda funciona, mas a tendência é que todas as funções sejam migradas para o eSocial. Atualizações de dados cadastrais dos empregados e seguro-desemprego são funções ainda disponíveis no Empregador Web.
O requerimento do seguro-desemprego é feito pelo trabalhador, e não diretamente pelo empregador. No entanto, o empregador tem um papel importante no processo, pois ele é responsável por preencher e fornecer a documentação necessária através do Empregador Web para que o trabalhador possa solicitar o benefício.
Os documentos exigidos são o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT), o Comprovante de Depósito do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e o Recolhimento do Seguro de Emprego.
Com a documentação em mãos, o trabalhador pode dar entrada no requerimento de seguro-desemprego via Portal Emprega Brasil, pelo Sistema de Atendimento da Caixa Econômica Federal ou pelo Sine (Sistema Nacional de Emprego).
O Empregador Web foi um app bem importante no sentido de desburocratizar atividades que os empregadores devem fazer no processo de contratação e atualização de informações de seus colaboradores. Podemos pensar nele como o embrião do eSocial.
Apesar de o Empregador Web ainda existir, suas funções foram integradas ao eSocial, que hoje facilita ainda mais a gestão de colaboradores por uma empresa.
Aproveite para conferir nosso webinar gratuito Colaborador no Centro — ao assisti-lo, você vai ter algumas ideias práticas de como ter mais foco na gestão das pessoas e melhorar a performance da empresa.
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Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
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