As mudanças no eSocial para 2025

Quem trabalha com Recursos Humanos ou Departamento Pessoal sabe que existe muito detalhe e burocracia envolvidos, seja em contratação, demissão, ajustes de dados, informações previdenciárias e cia. Até a primeira década dos anos 2000, resolver todas essas pendências envolvia muita papelada e sistemas pouco integrados.

Isso mudou com a criação e implementação do eSocial — esse sistema, como todo software, de tempos em tempos passa por modificações para tornar o trabalho e envio de dados ainda mais simples e unificado.

Para 2025, novas mudanças aconteceram e é sobre isso que trata este artigo. Continue lendo para saber!

Para que serve o eSocial 

O eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, foi criado para unificar o envio de informações pelos empregadores sobre seus funcionários. Dessa maneira, ele reúne dados relativos a vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, entre outros. 

A proposta do eSocial é simplificar, padronizar e digitalizar a entrega dessas obrigações, reduzindo a burocracia e o risco de erros, além de melhorar a fiscalização e o controle por parte dos órgãos públicos.

O projeto do eSocial foi instituído em dezembro de 2014, tendo a implantação gradual, com início efetivo das obrigatoriedades em 2018, dividida por grupos de empregadores (grandes empresas, pequenas empresas, MEIs, órgãos públicos, etc.). 

Hoje, com o eSocial, temos um sistema integrado e simplificado para fazer as diversas declarações trabalhistas e previdenciárias, além de transparência, segurança jurídica e eficiência na administração pública.

O que muda no eSocial para 2025

Confira na prática as mudanças do eSocial em 2025

1. Extinção do DIRF

Agora em 2025, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) será extinta e substituída por informações prestadas diretamente no eSocial e na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). Essa mudança preza por centralizar as obrigações fiscais em plataformas digitais mais eficientes, reduzindo redundâncias e aumentando a transparência no cumprimento das obrigações fiscais. 

Vale dizer que a substituição será complementada com eventos oriundos da EFD-Reinf, especialmente no que tange às retenções de impostos não relacionadas à folha de pagamento.

Assim, sua empresa vai precisar enviar as informações sobre retenções de impostos diretamente pelos sistemas eSocial e EFD-Reinf. Isso inclui dados sobre Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e contribuições previdenciárias. 

A dica aqui é revisar seus processos internos, capacitar o time e adotar tecnologias compatíveis com os novos sistemas para garantir a conformidade fiscal e evitar penalidades 

2. Nova Portaria e o trabalho do comércio em feriados

A Portaria nº 3.665/2023, publicada em novembro de 2023, passa a valer em 1º de julho de 2025 e estabelece novas regras para o trabalho em feriados no comércio. 

Agora, o funcionamento de empresas comerciais em feriados dependerá de autorização expressa em convenção coletiva de trabalho firmada entre empregador e sindicato da categoria profissional, respeitando também as legislações municipais aplicáveis.

Como essa mudança impacta diretamente o eSocial? Simples: com a exigência de negociação coletiva para o trabalho em feriados, as empresas deverão registrar essas autorizações no eSocial, garantindo conformidade com a legislação vigente. 

Além disso, a implementação da nova regra pode gerar custos adicionais para as empresas, como necessidade de assessoria jurídica para negociações com sindicatos e ajustes na gestão de escalas de trabalho . 

Como empresa, é essencial se preparar para adaptar seus processos internos e sistemas, incluindo o eSocial, para atender às novas exigências legais.

3. Atualizações da NR-1 incorporadas ao eSocial

A partir de 26 de maio de 2025, com a atualização da NR-1, as empresas deverão incorporar a avaliação e gestão dos riscos psicossociais em seus Programas de Gerenciamento de Riscos (PGR), incluindo-os no eSocial. 

Lembrando que esses riscos envolvem fatores como estresse ocupacional, sobrecarga emocional, assédio moral, jornadas excessivas e falta de apoio organizacional, que podem afetar a saúde mental dos trabalhadores. 

No eSocial, a comunicação desses riscos será realizada por meio de eventos específicos, como o S-1060 (Tabela de Ambientes de Trabalho) e o S-1065 (Tabela de Equipamentos de Proteção Individual), que devem ser atualizados para refletir as condições psicossociais identificadas. 

Outro ponto: o eSocial passa a permitir o registro de ações corretivas e preventivas adotadas pelas empresas, facilitando a fiscalização e monitoramento por parte dos órgãos competentes. 

Essa integração entre a NR-1 e o eSocial reforça a importância da gestão proativa da saúde mental no ambiente de trabalho, tornando os locais mais saudáveis e seguros, alinhando-se às necessidades de manter a saúde mental no contexto de trabalho.

4. Ajustes nos campos obrigatórios e novo leiaute

A partir de agora, no eSocial, será necessário preencher campos específicos relacionados a dependentes, pensão alimentícia, plano de saúde, reembolsos de plano de saúde, deduções de IRRF e contribuições à previdência complementar. Essas informações visam unificar a declaração e facilitar o cruzamento de dados fiscais e trabalhistas pelas autoridades competentes. 

Além disso, o novo leiaute introduz a separação das bases de cálculo para o PIS/PASEP e para a Previdência Social na folha de pagamento. Cabe às empresas detalhar no sistema quais valores compõem ou não a base do PIS/PASEP. Essa mudança exige a atualização do cadastro da empresa no evento S-1000 do eSocial. O objetivo é aprimorar a precisão das informações fiscais e garantir maior transparência no cálculo das contribuições.

Outra atualização é a exigência de registro diário de horas trabalhadas para trabalhadores com contrato intermitente. Agora, os empregadores precisam informar a quantidade de horas trabalhadas por dia, além dos dias efetivamente trabalhados, como já era exigido anteriormente. 

Isso será obrigatório em casos onde o evento S-1000 – Informações do Empregador – indicar a classificação tributária 22, que corresponde a segurados especiais, inclusive empregados domésticos. 

5. Novas regras trabalhistas

O eSocial passou a exigir que todos os empregadores, sejam pessoas físicas, jurídicas, MEIs e empregadores domésticos, registrem informações sobre processos trabalhistas com decisões condenatórias ou homologatórias definitivas. 

O objetivo aqui é melhorar o controle e a transparência das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Entre esses campos, estão:

• S-2500: registro detalhado do processo trabalhista, incluindo dados do vínculo empregatício, valores devidos e alterações contratuais.
• S-2501: informações sobre tributos decorrentes do processo, como contribuições previdenciárias e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
• S-3500: exclusão de eventos S-2500 ou S-2501 enviados indevidamente.

Importante: o envio do evento S-2500 deve ser realizado até o dia 15 do mês subsequente à data do trânsito em julgado da decisão, homologação de acordo ou celebração de acordo perante.

Outras perguntas frequentes sobre o eSocial

Além das mudanças no eSocial para 2025, vale a pena esclarecer dúvidas extras:

Quem deve aderir ao eSocial

A adesão ao eSocial é obrigatória para praticamente todos os empregadores no Brasil, públicos e privados, o que inclui: 

• empresas em geral; 
• empregadores domésticos;
• microempreendedores individuais (MEI) que tenham ao menos um empregado; 
• produtores rurais pessoas físicas que contratem trabalhadores; 
• órgãos públicos e organizações internacionais no âmbito de suas competências legais;
• entidades sem fins lucrativos, como ONGs, associações e fundações;
• consórcios de empresas quando assumem obrigações trabalhistas.

Como fica a divisão de grupos de empresa no eSocial

Em 2025, os grupos seguem sendo os mesmos, definidos pela Receita Federal e detalhados abaixo: 

• Grupo 1: empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões;
• Grupo 2: empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, mas que não são optantes pelo Simples Nacional;
• Grupo 3: empresas optantes pelo Simples Nacional;
• Grupo 4: administração pública direta e indireta. 

Como acessar o eSocial

Acessar o eSocial é simples: você precisa se autenticar via gov.br e depois entrar no https://login.esocial.gov.br.

Como evitar multas

Para evitar multas trabalhistas com o eSocial, as empresas precisam manter um controle rigoroso sobre prazos, informações prestadas e conformidade com a legislação. Também é preciso ter cuidado para enviar dados corretos e garantir que a documentação atende à legislação vigente.

O eSocial facilita demais o dia a dia das empresas, evitando excesso de burocracia e envio de informações feitas mais de uma vez, já que os sistemas ficam integrados em um só. O cuidado maior é se atentar a mudanças e fazer treinamentos com sua equipe, para que todos os que devam usar a plataforma do governo saibam acessar corretamente. 

Quer uma dica extra? Crie cronogramas de atualização — assim, seu time não deixa nada passar!

Agora que você conhece as mudanças do eSocial em 2025, vale a pena se inteirar sobre a NR-1 e todas as suas atualizações! É só continuar no blog da Caju.