Chatbot para RH: como a comunicação humanizada em tempo integral pode ajudar sua empresa

O uso de chatbots vem ganhando espaço no mercado de RH e pode ajudar bastante nas rotinas do dia a dia, desde processos, relacionamento com colaboradores, recrutamento e retenção. 

Um departamento de RH concentra diversos processos super importantes e, por vezes, complexos. Primeiro, aquele que sempre nos lembramos quando pensamos nessa área: recrutamento e seleção — com entrevistas, documentações e processos. Em seguida, vem o onboarding do novo colaborador e o relacionamento com os funcionários da empresa, através de feedbacks, disparo de informes e canais de comunicação interna.

Além dos processos citados acima, é de responsabilidade do RH também cuidar do encerramento de contrato com colaboradores, atividade que envolve bastante disponibilidade, jogo de cintura e, mais uma vez, lidar com diversos documentos. Portanto, ter a tecnologia como uma aliada nestes momentos pode ajudar e tornar a rotina de trabalho muito mais leve. Quer saber mais sobre o uso de chatbots e seus benefícios para o setor de recursos humanos? Então continue a leitura!

Afinal, o que é um chatbot?

Um chatbot é basicamente um software que gerencia conversas entre robôs e pessoas. Aperfeiçoado com inteligência artificial, ele se torna capaz de simular conversas como um ser humano.

Por isso, quem está sendo atendido por um chatbot muitas vezes nem percebe que está conversando com uma máquina — e este é exatamente o intuito. Afinal, o interessante é que ele seja capaz de oferecer um atendimento rápido mas, ainda assim, humanizado.

Portanto, independente do canal digital utilizado, é possível manter conversas fluidas que comunicam novidades, solucionam dúvidas, recebem reclamações e muito mais.

Dessa forma, ao contar com o apoio de um chatbot no canal de comunicação escolhido, a sua empresa será capaz de interagir em tempo integral, 24 horas por dia, 7 dias por semana, com mensagens pré-programadas ou no esquema de “menus” — tudo depende da configuração do bot. Isso vai ajudar que ninguém fique esperando e elevar a satisfação de quem entrar em contato.

A importância de automatizar os processos do RH

Ao automatizar os processos de RH, é possível ver benefícios bem interessantes para seus colaboradores, principalmente os funcionários da equipe de RH. Além disso, permite observar uma melhora no relacionamento com aqueles que querem trabalhar com você!

E é claro que isso tudo se retroalimenta. Quando um funcionário tem um RH que funciona e é ágil, ele enxerga isso como parte positiva da cultura da empresa. E, provavelmente, passa a recomendá-la para conhecidos, amigos e familiares. E aí é possível dizer que a companhia tem boa reputação.

Abaixo, vamos conhecer alguns pontos-chave em automatizar processos de RH. Acompanhe!

Aumenta a produtividade dos seus colaboradores

Automatizar o RH pode te ajudar a melhorar a qualidade das interações com quem já é da sua equipe. Afinal, é possível otimizar processos burocráticos como agendamento de férias, atualizações de cadastros e até efetuar disparos de comunicados em massa.

Assim, seu time de RH poderá ter foco em ações mais estratégicas. Sabe o antigo departamento pessoal? Dê adeus a ele e experimente uma rotina muito mais dinâmica, unindo qualidade e velocidade em todos os seus processos.

Agiliza a rotina deixando espaço para demandas mais prioritárias

Automatizar o RH o torna mais eficiente e permite que os funcionários tenham mais facilidade para encontrar informações e tirar dúvidas. E, para se comunicar por todos estes canais em tempo real e integral, é imprescindível contar com chatbots.

Reduz custos com recrutamento

O processo de recrutamento é um dos que mais demandam tempo do profissional de RH. Por isso, com uma plataforma de atendimento, é possível automatizar as fases repetitivas dessa etapa.

Por exemplo, aplicar testes através do WhatsApp para avaliar se a vaga é compatível com o candidato. Ou então dar o feedback, entre outras diversas possibilidades. Como tornar toda essa comunicação mais ágil? Um chatbot para RH cai super bem, é claro! Basta integrá-lo à solução digital que você usa para gerenciar seus canais de comunicação — e falaremos disso mais adiante. 

Como um chatbot pode ser útil no setor?

Deu pra perceber que um departamento de recursos humanos envolve múltiplas atividades, né? Então, podemos começar falando sobre a relação com colaboradores. Inclusive, muitos departamentos de RH tomam para si o papel de estruturar e alimentar a comunicação interna da empresa, dividindo a função com o setor de marketing ou até mesmo sendo a maior ou única responsável por ela.

Por isso, ao contar com um chatbot para RH, a sua empresa pode emitir comunicados mais assertivos, engajar os funcionários em ações da empresa e receber feedbacks através de caixinhas de sugestões anônimas que ficam abertas dia e noite, por exemplo. Fora isso, também dá pra fazer envio de mensagens personalizadas para aniversariantes, compartilhar projetos desenvolvidos pelos funcionários e disparar campanhas de endomarketing.

Ademais, este departamento também pode se responsabilizar por enviar holerites e avisos de férias e coletar documentos periódicos como atestados médicos e atualizações cadastrais. Automatizar essa comunicação através de respostas pré-programadas, mensagens em gatilhos ou menus pode agilizar bastante.

Converse com seus colaboradores atuais e com os futuros!

O uso de chatbot para canais de comunicação como o WhatsApp possibilita que você consiga responder o seu público prontamente. Portanto, crie um fluxo de conversa com o seu colaborador para se comunicar em período integral com todos.

Não deixe os colaboradores esperando

Ao aderir a esta facilidade, é possível implementar um assistente virtual que converse com seus funcionários em tempo integral, 24/7, mesmo que você não esteja disponível naquele momento ou esteja trabalhando em outra tarefa.

Assim, basta alimentar o bot com uma base de dados que sirva como repositório de respostas e configurar um menu com assuntos-chave. 

Documente processos com funcionários

Como citamos, conversar com funcionários durante o dia todo pode demandar uma energia que muitas vezes a sua equipe não consegue absorver. Então que tal solicitar documentos via canais de comunicação que contam com a ajuda de um chatbot para comunicação interna? Além disso, a conversa entre vocês dois funcionará como um arquivo – que guarda documentos e informações relevantes.

Reduza os seus custos com equipe

Os chatbots para comunicação interna podem te ajudar a economizar com funcionários. Isso significa que chatbots substituem humanos? É claro que não. Entretanto, em trabalhos mais automatizados, eles dão conta do recado. 

Como ter um chatbot para RH?

Para ter um chatbot para RH, é preciso ter também uma solução digital que possa gerenciar suas interações nos principais canais de comunicação da atualidade, como o Mktzap. Ele é uma solução digital que permite integrar em um mesmo painel diversos canais digitais, como Instagram, WhatsApp, Facebook, Telegram, E-mail, SMS e WebChat.

Com esta solução de atendimento digital, é possível ter um chatbot integrado e assim sua empresa consegue unificar o atendimento de RH em um mesmo painel, deixando o trabalho da sua equipe mais ágil e organizado.

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