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Entenda as principais atribuições dessa área focada na gestão dos colaboradores e dos seus direitos
Existem muitas dúvidas envolvendo o departamento pessoal de uma empresa e suas funções. Tem quem diga que esse setor “só cuida da papelada dos funcionários”, mas as atribuições do departamento pessoal vão muito além de apenas cuidar de papéis e arquivos.
Em primeiro lugar, é dever do departamento pessoal estar sempre por dentro das leis trabalhistas e suas mudanças, para evitar que uma companhia sofra ações trabalhistas e afins. Além disso, também cabe ao DP estar alinhado com o setor de Recursos Humanos e às metas da empresa para que, juntos, esses setores garantam mais produtividade dos times e satisfação aos colaboradores.
A seguir, você confere um panorama atualizado das funções e da rotina do departamento pessoal. Boa leitura!
O departamento pessoal é o setor da empresa que cuida de processos relacionados ao dia a dia dos colaboradores, desde a contratação até o desligamento de cada um. São de responsabilidade do DP o registro e controle da documentação de salário e remuneração (holerites, folha de pagamento), benefícios, licenças, gestão e aviso de férias, FGTS e muito outros.
Além disso, é de responsabilidade do DP manter atualizada toda a documentação da empresa referente ao cumprimento das leis trabalhistas, conforme elas são estipuladas pelo Ministério do Trabalho. Ou seja, também é função do departamento pessoal ficar de olho em possíveis atualizações dessas regras e suas consequências ao dia a dia da empresa e de seus colaboradores.
Uma vez que depende do departamento pessoal cada nova contratação e a garantia dos direitos dos colaboradores, muitas funções são exercidas pelos profissionais desta área. Conheça cada uma na sequência.
Cada novo funcionário que chega na empresa demanda atenção do DP. Entre as atribuições desse setor que envolvem a admissão de novos colaboradores estão:
Cabe ao departamento pessoal manter em dia toda a documentação dos colaboradores da empresa. Esse setor é o responsável por manter os papéis e dados em ordem e atualizados, observando inclusive as mudanças na legislação trabalhista. Afinal, manter este cuidado é essencial para evitar ações trabalhistas para a empresa no futuro.
É essencial ter um sistema de monitoramento de ponto para regular as horas trabalhadas, os atrasos e faltas dos colaboradores. Cuidar do funcionamento correto desses registros também é de responsabilidade da área de DP.
Toda a gestão de benefícios que os funcionários recebem passa pelo departamento pessoal. Para essa função, é essencial contar com uma plataforma de benefícios que facilite o dia a dia do DP e traga mais segurança e flexibilidade para os colaboradores.
A Caju Benefícios, por exemplo, é uma excelente opção de plataforma, pois, com apenas um cartão e aplicativo, o funcionário consegue administrar diversos multibenefícios como de alimentação, saúde, educação, cultura e mobilidade. Sem contar nas outras soluções que a Caju oferece no mesmo app e cartão, como a gestão de despesas corporativas e de premiações.
O cálculo dos valores que cada colaborador deve receber no final do mês, bem como o registro e controle disso, também é de responsabilidade dessa área. Na folha de pagamento deve aparecer o que o colaborador recebe de salário bruto e salário líquido, bem como os descontos de como da contribuição do INSS e imposto de renda.
A gestão de férias, licenças e afastamentos, sejam eles por acidente de trabalho ou não, também deve ser feita pelo Departamento Pessoal. A rotina exige que o DP receba os arquivos relacionados às licenças, integre-os à folha de pagamento e administre o contato com órgãos públicos.
Além disso, o departamento pessoal precisa acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos — evitando dores de cabeça como férias vencidas. Dessa forma, os funcionários conseguem se organizar para tirar férias no momento mais adequado.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, isso envolve emitir guias e declarações que permitem à empresa se manter regularizada. Na prática, é o que facilita a fiscalização e o cumprimento das normas, evitando ações trabalhistas.
Podem estar embutidas nessa representação recolhimento do FGTS, Guias de Previdência, declarações da CIPA, entre outros.
Seja por um pedido do funcionário ou por corte da empresa, todo desligamento, ou offboarding, demanda bastante atenção do departamento pessoal. Entre as tarefas referentes aos desligamentos estão: exame demissional, rescisão do contrato, anotações na carteira de trabalho e cálculo dos valores a serem pagos.
A quantidade de funcionários que compõem o departamento pessoal de uma empresa varia de acordo com o seu tamanho. Assim, esse departamento pode ser composto por um ou dois funcionários, se a empresa for de pequeno porte, chegando em grandes times em empresas maiores. Conheça agora um pouco mais sobre os profissionais que compõem o DP:
Cabe à gerência ou liderança do departamento pessoal alinhar as necessidades da empresa com o setor. Também é função desse funcionário estabelecer rotina e ferramentas que trazem mais produtividade a todo o time, facilitando a gestão dos documentos e até mesmo usando softwares que tornem o trabalho de todos mais estratégico e não tanto operacional.
Um cuidado interessante aos coordenadores, gerentes ou líderes de DP é estabelecer uma frequência de benchmarkings com departamentos pessoais de outras empresas para entender como se manter atualizado.
Esta é a pessoa que lida mais com as tarefas práticas. Entre elas, questões de benefícios, rescisões, férias, 13º salário, entre outras. Dependendo do tamanho da empresa, pode contar com mais de um analista que se dividem entre setores (por exemplo, um é responsável pelo time de Marketing e Vendas, outro pelo time de Produto) ou funções.
No dia a dia da empresa, é sempre o analista que é procurado pelos colaboradores para tirar dúvidas práticas, seja a respeito de férias ou questões de holerite.
Na ordem hierárquica, o assistente pode ter autonomia para lidar com tarefas que são mais práticas e que auxiliam o analista. Aqui entram assinaturas e devoluções de carteira de trabalho, ajustes de ponto, entre outras.
Dependendo da empresa, o estagiário de DP pode ter mais ou menos autonomia no dia a dia. Mas, além de aprender, ele também desempenha funções que trazem mais agilidade ao departamento pessoal.
Vale lembrar que essa estrutura hierárquica existe em médias e grandes empresas. As micro e pequenas empresas têm uma realidade distinta: muitas vezes um mesmo colaborador cuida de todas as demandas do DP e também faz tarefas do setor de Recursos Humanos. É por isso que o trabalho dos dois setores remete a algumas confusões. Falaremos delas a seguir.
O time do departamento pessoal cuida das questões mais burocráticas envolvendo os colaboradores de uma empresa e todas as demandas já citadas, como holerites, admissões, ajustes de ponto, controle de horas-extra, entre outros.
Isso exige do DP atualização constante em relação às exigências do Ministério do Trabalho — em qualquer mudança na lei, cabe a este setor garantir que as rotinas da empresa estejam alinhadas para evitar qualquer tipo de questão trabalhista.
O DP ainda precisa se munir de bons softwares e fornecedores que tragam facilidade ao dia a dia, como um controle de ponto digital, que facilite e dê a possibilidade de home office, e uma plataforma de benefícios que seja flexível e de fácil gestão.
Enquanto isso, o setor de Recursos Humanos lida, de fato, com a gestão das pessoas. Isso envolve dinâmicas de recrutamento e seleção, treinamento de novos e antigos colaboradores, dinâmicas para manter os times engajados e produtivos, garantia do melhor clima e cultura organizacional, entre outros.
Porém, o trabalho do DP e do RH se encontram na rotina da empresa. Por exemplo, toda companhia quer atrair e reter seus colaboradores — isso envolve oferecer um pacote interessante de benefícios e também carga horária flexível. Na prática, os dois setores devem estar alinhados e funcionar de maneira muito próxima.
Como todo setor de uma empresa, o departamento pessoal responde por algumas métricas que servem para avaliar a saúde dos processos. Confira quais as métricas que o DP deve considerar!
É claro que uma empresa tem diferentes tipos e níveis de acidentes de trabalho. A mão de obra industrial, por exemplo, corre riscos distintos de uma empresa que opera home office. Mesmo assim, cabe ao departamento registrar todos os acidentes e agir de forma preventiva. Isso inclui:
O absenteísmo tem a ver com as ausências, ou seja, quando um colaborador falta no trabalho. A taxa de absenteísmo é um indicador de extrema importância para a empresa, não só por impactar a produtividade, mas por apontar possíveis questões estruturais que não estão sendo identificadas por outras métricas.
Como um possível desengajamento do setor, que vai ter que ser analisado com o departamento de RH e demais lideranças para agir de forma corretiva. Veja como os dois setores, RH e DP, têm missões que dependem um do outro para o bom funcionamento da companhia.
O índice de Turnover aponta para a rotatividade dos funcionários de uma empresa. Ou seja, quantidade de funcionários que entram e saem da empresa em determinado período. Quanto mais alto esse índice, maiores são os prejuízos para a organização.
Diante disso, cabe ao departamento pessoal alertar os gestores da empresa sobre os possíveis problemas causados por um índice alto de turnover. Pode ser necessário fazer uma avaliação abrangente da cultura empresarial e até compreender se o processo seletivo tem as expectativas alinhadas com os funcionários.
Garantir altos índices de satisfação dos colaboradores não é uma missão única e exclusiva do departamento pessoal, mas esse setor pode ajudar a melhorá-la.
Um exemplo prático, que cabe ao DP, é o de optar por um cartão de multibenefícios na hora de oferecer os benefícios corporativos para os colaboradores. Além disso, um sistema de marcação de ponto que traga transparência também é interessante, entre outras ações.
Apesar de métricas e muita documentação, o departamento pessoal lida diretamente com pessoas e suas expectativas e frustrações no ambiente de trabalho. Assim, é essencial ter bom tato e comunicação assertiva ao lidar com colaboradores, e isso vale para cada um dos integrantes do setor.
Outro ponto é que a tecnologia traz muitas melhorias e é preciso ter atenção a esse ponto. Investigar melhores softwares e fazer atualizações na carteira de trabalho (CTPS) digital são práticas que não podem mais passar batido. Mas ainda há outras maneiras de aprimorar a gestão do departamento pessoal, como:
Na rotina corrida do departamento pessoal, alguns erros podem passar despercebidos. O problema é que alguns deles podem se tornar uma grande dor de cabeça. Veja quais são os principais e como evitá-los.
Ficar de olho nas férias dos colaboradores e não acumular férias vencidas são necessidades do DP para evitar multas e contratempos.
Até porque, de acordo com a CLT, o empregador que não conceder as férias para o empregado, ou que o fizer fora do período concessivo, é obrigado a pagar o valor equivalente em dobro.
Também é importante, para o bom funcionamento da empresa, evitar que colaboradores do mesmo setor tirem férias no mesmo período, isso ajuda a garantir a produtividade da área.
O momento do salário cair na conta é bastante aguardado pelos colaboradores. Assim, erros de cálculo na remuneração podem gerar insatisfações.
Ter atenção nesse momento e fazer os cálculos corretos é o melhor caminho. Além disso, também é comum que os funcionários tenham dúvidas sobre os descontos — nesses casos, a dica é ter uma comunicação clara para que eles entendam rapidamente.
Por mais que uma empresa esteja indo bem, com receita crescendo, é ruim ter a mentalidade de que em time que está ganhando não se mexe. Isso significa que todos os setores precisam evoluir, e não é diferente com o departamento pessoal.
Nesse ponto, o benchmarking é uma ótima ferramenta para entender como outras empresas estão trabalhando, seja em termos de tecnologia ou práticas comuns do dia a dia.
Vale a pena fazer benchmarking com todo tipo de companhia e entender o que é mais interessante para a sua. Também, conversar com diferentes fornecedores para conhecer melhores custo-benefícios é uma forma de tornar a companhia ainda mais competitiva.
Vira e mexe, existem mudanças na Lei e cabe ao DP se antecipar a elas e manter a empresa andando nos trilhos.
Podem ser necessários ajustes no contrato, novas marcações na carteira de trabalho, comunicados ao time, entre outros. Ter mobilidade e resiliência para realizar cada uma dessas ações também é uma forma de garantir que a companhia esteja no rumo certo.
Contar com mais tecnologia no departamento pessoal é o primeiro passo para o processo de transformação digital no setor. Com o uso de softwares e ferramentas certeiras, a empresa pode proporcionar uma melhor experiência e satisfação aos colaboradores.
Para o dia a dia do DP, ter sistemas eficientes é importante para a administração de todas as rotinas de admissão e demissão, marcação de pontos, distribuição de holerites, gestão do pacote e da política de benefícios e centralização da comunicação interna. Sem eles, inclusive, muitas empresas acabam necessitando de mais colaboradores para funções operacionais.
Porém, para acertar na escolha dessas tecnologias, é preciso dedicar tempo para encontrar o sistema que melhor atenda às particularidades da empresa. Pesquisas e benchmarking são fundamentais, porque você passa a entender custo-benefício, reputação e assistência de cada fornecedor, necessidade de treinamentos, tempo dos treinamentos, entre outros.
Deu para perceber o quanto o departamento pessoal vai além da burocracia e tem um papel essencial em uma empresa, certo?
Aproveite para aplicar as dicas desse artigo e redefinir métricas, equipe e práticas do dia a dia. Reunir o time e discutir melhorias também é uma forma interessante de sair da inércia e fazer do DP um setor ainda mais eficiente.
Lembre-se que toda a gestão dos benefícios corporativos que os funcionários recebem passa pelo departamento pessoal. E para essa função, é essencial contratar uma plataforma atual e que seja simples de controlar pelo DP.
Nesse sentido, a Caju Benefícios traz praticidade e diversas vantagens, tanto para os profissionais de DP, como para os colaboradores que utilizam os benefícios. Além do cartão de multibenefícios da Caju, que possui 7 categorias – alimentação, refeição, saúde, educação, mobilidade e home-office, contamos com as soluções Caju Despesas e Caju Premiações, para atender todas as necessidades da sua empresa no dia a dia. Quer saber mais detalhes de como a Caju pode trazer mais facilidade e sabor a vida profissional do seu time? Fale agora mesmo com um de nossos especialistas!
Qual é a importância do DP para uma empresa? O DP é parte fundamental da estrutura organizacional da empresa, que dá sustentação para a existência e bom funcionamento. Entre outras coisas, esse setor é responsável pelos processos burocráticos de uma organização, pela tomada de decisões estratégicas para evitar processos trabalhistas e por criar bom relacionamento com órgãos públicos.
Quais as principais métricas do DP? Turnover, absenteísmo, comunicação de acidentes de trabalho e satisfação dos colaboradores.
Quais as principais funções do departamento pessoal? Admissão, controle de documentação, checagem de ponto, desligamentos, folha de pagamento, gestão de benefícios, gestão de licenças e férias, e representação junto a órgãos públicos.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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