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A comunicação remota é amplamente adotada em ambientes de trabalho, educação, telemedicina e em muitas outras áreas em que a interação entre pessoas ou sistemas precisa ser feita à distância.
Para uma comunicação remota eficiente, é preciso ter ferramentas que facilitem a troca de informação, garantir uma cultura que foque a mensagem completa e a compreensão da flexibilidade do trabalho.
Quantas vezes você recebeu um “oi, tudo bem?” no chat do trabalho e ficou pensando que seria melhor a pessoa ter dito logo o que precisava, para garantir uma troca de informação ágil. A comunicação remota tem seus desafios e são vários, indo muito além de ser só uma questão de boas ferramentas.
Para garantir uma comunicação remota eficiente, é preciso conscientização das equipes, treinamento, alinhamento de cultura e alguns outros cuidados. Pensando nisso, este artigo traz diversos pontos para você refletir e colocar em prática.
Continue a leitura para saber!
A comunicação desempenha um papel fundamental na vida de uma empresa e é crucial para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos e metas definidos.
Também permite a troca eficiente de informações, das mais triviais às mais importantes, como políticas da empresa, procedimentos operacionais, mudanças estratégicas e outras atualizações relevantes.
Uma comunicação clara e aberta é essencial para tomar decisões informadas. Ela fornece dados, feedback e insights necessários para escolhas estratégicas e táticas.
Ela ainda promove o engajamento dos funcionários ao mantê-los informados sobre o que está acontecendo na empresa, evitando possíveis ruídos.
A comunicação remota se refere à troca de informações, mensagens ou interações entre colaboradores da empresa separados geograficamente, ou seja, não estão no mesmo local físico graças a flexibilidade de trabalho
Isso é geralmente alcançado por meio de tecnologias como telefonia, videoconferência, e-mail, mensagens instantâneas, entre outros meios digitais.
A comunicação remota é amplamente utilizada em ambientes de trabalho, educação a distância, telemedicina, e em muitas outras áreas onde a interação entre pessoas ou sistemas é necessária, mesmo que estejam distantes fisicamente.
Enquanto a comunicação remota ocorre entre pessoas que não estão fisicamente próximas, a comunicação assíncrona, ou async, diz respeito à troca de informações não simultâneas.
Exemplos de comunicação assíncrona incluem e-mails, mensagens de texto, fóruns online, comentários em redes sociais, entre outros. De forma que as pessoas podem enviar mensagens e aguardar respostas sem a necessidade de estar conectadas ao mesmo tempo.
A comunicação assíncrona é muito importante no contexto de trabalho remoto flexível, já que muita gente não está online ao mesmo tempo.
Antes de falar nas dicas para tornar a comunicação remota eficiente, precisamos comentar sobre os desafios, que no caso são:
Problemas de conexão com a internet, falhas em ferramentas de videoconferência e dificuldades técnicas podem prejudicar a comunicação.
Em uma comunicação presencial, muitas informações são transmitidas por meio de gestos, expressões faciais e tom de voz, o que pode ser perdido em uma comunicação remota.
A ausência de interações cara a cara pode diminuir a sensação de proximidade e conexão entre os participantes.
Em algumas situações, pode ser mais difícil construir confiança e relacionamentos fortes em uma comunicação remota.
Fusos horários diferentes, agendas ocupadas e disponibilidade limitada podem dificultar a coordenação de reuniões e conversas.
Em mensagens de texto ou e-mails, a falta de contexto visual e auditivo pode levar a mal-entendidos e interpretações equivocadas. Também é preciso exercitar a comunicação não violenta.
Para algumas pessoas, trabalhar remotamente por longos períodos pode levar a sentimentos de isolamento e desconexão com a equipe.
A comunicação remota eficiente não é uma prática que acontece instantaneamente. Ela vem da união de diversos pontos. A seguir, falamos sobre todos eles.
Essa talvez seja a dica principal para uma comunicação remota eficiente. Afinal de contas, sem alinhamento, não há entendimento. Então, mantenha todos na equipe alinhados com os objetivos e metas do projeto para garantir uma comunicação mais eficaz.
Isso pode ser feito tanto em reuniões, compartilhamento de arquivos, intranet fácil de acessar, reuniões de 1:1, lembretes via chat etc.
A questão de alinhamento deve vir como exemplo de diretoria e gestão, só assim chega com facilidade a todos os colaboradores.
Apesar de não serem o ponto mais necessário, a escolha consciente de ferramentas faz toda a diferença, porque elas são o meio de a comunicação acontecer.
Escolha plataformas de mensagens, e-mails e videoconferências que sejam eficientes para a sua equipe. Verifique se é o caso de ter ou não aplicativos móveis, para funcionários que ficam se deslocando bastante.
Lembrando que nem todo o time vai dominar o jeito de usar as ferramentas, por isso, alguns treinamentos serão necessários. É dessa forma que todo mundo garante conhecimento necessário. Na dúvida, opte pelo excesso de didatismo.
Ao enviar mensagens, forneça contexto suficiente para que os destinatários entendam completamente o assunto. Na hora de escrever uma mensagem ou antes de começar uma reunião remota, é preciso se certificar que seu destinatário está a par do assunto tratado.
São simples práticas que permitem isso, como:
A troca de mensagens escrita facilita muito o dia a dia e sabemos da máxima que determinadas reuniões poderiam ser resumidas em um email. Mas isso não substitui 100% as reuniões remotas. Assuntos mais complexos e que são difíceis de resumir numa mensagem pedem reuniões, ok?
As reuniões virtuais ainda são importantes para alinhamento, brainstorming e tomada de decisões em equipe. Também são essenciais para anúncios mais importantes, principalmente quando sabemos que eles podem suscitar dúvidas.
O segredo das reuniões é definir bem o tempo, evite passar de 45 minutos e olhe a agenda das pessoas pra garantir que todos possam participar. Chegar pontualmente também conta demais para uma comunicação remota eficiente.
Mensagens escritas serão interpretadas pelos destinatários de diferentes maneiras, por isso é muito cuidadoso da parte de cada um ser educado e manter um tom de voz cordial. Certifique-se de que sua comunicação seja clara, respeitosa e adequada ao público-alvo.
Vale a pena reler cada mensagem e, sob estresse ou raiva, o segredo é respirar fundo, tomar uma água e só depois escrever. Não escreva no calor da emoção.
E tem mais: o tom de voz com CEOs ou analistas pares deve ser distinto, mas igualmente respeitoso.
Invista em treinamentos para melhorar as habilidades de comunicação escrita e verbal da equipe. A questão do contexto e de evitar mandar apenas “oi, tudo bem?” é um ponto importante para alinhar.
Também é interessante evitar mensagens muito longas e confusas. Se a mensagem precisa de mais de dois parágrafos extensos, talvez seja o caso de marcar um alinhamento rapidinho de 15 minutos.
Um cuidado básico e eficiente é sempre reler a mensagem antes para garantir que ela não vai deixar dúvidas do seu interlocutor.
Algumas ferramentas de chat permitem enviar áudios ou gravar vídeos — eles são muito interessantes para explicações e evitar o famoso textão numa mensagem de chat, que, quando muito extenso, pode ser até mal-interpretado.
Estabeleça diretrizes claras sobre como a comunicação deve ser feita na equipe, incluindo horários de disponibilidade, tempo de resposta esperado, entre outros.
Outro ponto é que o compartilhamento de mensagens que não devem sair da empresa precisa de um acordo de Non Disclosure Agreement, NDA, ou seja, acordo de não divulgação. Tudo o que não puder sair da empresa, precisa estar bem especificado.
A questão da flexibilidade de horários também precisa ser especificada, pois muitas pessoas trabalham em fusos diferentes e têm rotinas distintas — às vezes começam mais cedo, mais tarde etc.
Ao marcar reuniões, vale escolher fusos possíveis para todo mundo e evitar os horários de almoço.
Ferramentas se tornam obsoletas, políticas ficam datadas e técnicas de comunicação sempre podem ser aprimoradas. Isso significa que seu processo de comunicação remota consegue ser mais e mais eficiente com os devidos ajustes.
Nesse ponto, vale ter humildade e fazer benchmarking para melhorar sempre, o que acha? E tem mais: com uma rotina de feedbacks fica bem simples de entender quais são os pontos de melhoria.
A comunicação remota eficiente oferece várias vantagens significativas, especialmente em ambientes corporativos flexíveis e remotos. A gente cita cada uma delas na sequência.
A comunicação remota eficiente permite que as equipes trabalhem de qualquer lugar, eliminando a necessidade de estar fisicamente presente em um escritório específico. Isso pode melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal dos funcionários.
Fora que, para nosso meio ambiente, isso ainda ajuda a reduzir o trânsito e a poluição que vem dele.
Ao eliminar despesas relacionadas a viagens, escritórios físicos e outras necessidades logísticas, as empresas podem economizar significativamente em custos operacionais.
Os colaboradores também economizam no seu dia a dia e ganham tempo livre para aproveitar mais a vida pessoal.
As empresas podem recrutar talentos de todo o mundo sem se limitar à disponibilidade de mão de obra local, graças à tecnologia que permite o trabalho remoto e a comunicação remota eficiente. Isso permite uma equipe diversificada e especializada.
A comunicação remota eficiente pode reduzir o tempo de deslocamento e as interrupções típicas do ambiente de escritório, permitindo que os funcionários se concentrem mais em suas tarefas e projetos.
Com uma boa comunicação remota, há mais oportunidades para a inclusão de pessoas com deficiência, que podem preferir trabalhar remotamente devido a questões de acessibilidade.
Isso também conta demais para quem tem filhos e precisa ficar cuidando deles no dia a dia – inclusive, muitas mulheres puderam voltar ao mercado de trabalho graças ao trabalho remoto.
Ao reduzir a necessidade de deslocamento físico, a comunicação remota pode ajudar a diminuir a pegada de carbono das empresas, contribuindo para práticas mais sustentáveis.
Em geral, a comunicação remota eficiente também evita o excesso de consumo de papel, já que a maior parte dos documentos são digitais.
A comunicação remota permite que as empresas alcancem clientes, parceiros e colaboradores em diferentes regiões geográficas sem as limitações de fronteiras físicas.
Em geral, as melhores opções são aquelas simples de acessar, com interface nada complexa e que trazem várias funcionalidades. Conheça algumas:
Muitas empresas podem se valer da comunicação remota eficiente para trazer mais flexibilidade no trabalho, favorecendo a satisfação dos times com aumento de eNPS. O importante, nesse caso, é sempre estabelecer metas e divulgar as informações, garantindo autonomia a todos.
E você, depois desse texto, já deve saber quais pontos vale otimizar em sua comunicação remota, não é? Como dica final, nossa sugestão é trabalhar mais o feedback. Você pode começar com nosso guia do feedback para lideranças!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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