Diagnóstico organizacional: o que é e como colocar em prática?

O diagnóstico organizacional é uma análise dos recursos, estruturas e processos de uma empresa para identificar pontos fortes e possíveis problemas que estejam prejudicando o negócio.

Ou seja, essa é uma forma de visualizar, de forma clara e objetiva, quais são as lacunas que impedem a empresa de alcançar os resultados desejados, onde atuar para solucionar a questão e o potencial de ganho com essas melhorias.

Essa é uma metodologia usada por empreendedores, gestores e profissionais de Recursos Humanos para conhecer a fundo uma organização e traçar um planejamento mais estratégico e eficiente para alcançar um objetivo.

Se você também quer aprender a identificar os pontos fortes e fracos de um negócio, continue a leitura! Neste artigo, vamos entender o que é um diagnóstico organizacional e como colocar em prática na sua empresa. Confira!

O que é o diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é uma ferramenta de gestão utilizada para identificar pontos de melhoria que possam aumentar o desempenho de uma empresa para que ela alcance os resultados desejados. 

Um exemplo popular de diagnóstico organizacional, ou diagnóstico empresarial, é a análise SWOT. Assim como diagnóstico, essa é uma técnica de planejamento estratégico a partir da identificação e análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças em um negócio.

Essa metodologia pode ser aplicada tanto para analisar a organização como um todo, como para medir a saúde de cada departamento. Nesse caso, o diagnóstico deve ser feito de forma mais específica para entender como cada área impacta o objetivo final da empresa.

Para isso, podem existir diferentes tipos de diagnósticos organizacionais:

Diagnóstico Geral

O diagnóstico organizacional geral engloba todos os setores de uma empresa. Aqui, o objetivo é entender qual área é mais produtiva e qual precisa receber mais atenção ou melhorias para contribuir para o objetivo do negócio.

Para isso, é importante fazer um levantamento geral de informações e dados, considerando todos os departamentos e o impacto que cada um deles tem (seja positivo, ou negativo) no resultado final da empresa.

Diagnóstico Financeiro

O diagnóstico organizacional financeiro ou contábil é a análise detalhada da situação financeira de uma organização. Esse tipo de diagnóstico envolve a análise de receitas, despesas e rentabilidade do negócio para medir a sua saúde financeira.

Nesse caso, pode ser necessário avaliar todos os indicadores relacionados à contabilidade, como custos e lucros das operações, precificação de produtos e balanço patrimonial da organização.

• Veja também: Como oferecer benefícios corporativos sem prejudicar o financeiro? 

Diagnóstico Operacional

O diagnóstico organizacional operacional é uma avaliação da eficiência dos processos e sistemas operacionais da empresa. Assim, é possível identificar se todas as operações estão cumprindo o seu papel dentro do planejamento estratégico.

Aqui, são medidas a eficiência, a qualidade e a produtividade dos processos e dos recursos humanos e tecnológicos envolvidos, identificando pontos fortes e gargalos que estejam impedindo uma melhora nos resultados. 

Diagnóstico de Marketing

O diagnóstico organizacional de marketing é uma análise da estratégia de marketing e do desempenho da organização em relação a questões ligadas à marca e a imagem da empresa no mercado.

Esse tipo de diagnóstico envolve uma avaliação detalhada das atividades de marketing, como público-alvo, canais utilizados, comunicação e interação com os clientes, posicionamento de marca on e offline e retorno sobre o investimento (ROI) em campanhas.

Diagnóstico de Recursos Humanos

O diagnóstico organizacional de recursos humanos considera todo o processo de gestão de pessoas e de capital intelectual da empresa. O principal objetivo é identificar oportunidades de melhoria nas estratégias para retenção de talentos.

Para isso, é importante analisar processos de recrutamento, seleção, treinamento, remuneração, benefícios, clima e cultura organizacional, comunicação interna, avaliações de desempenho e tudo que estiver relacionado à motivação e satisfação dos colaboradores.

Qual a importância de realizar um diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é fundamental para entender o funcionamento e o desempenho de cada área de uma empresa. Assim, é possível identificar o potencial do negócio e as suas principais dificuldades.

O diagnóstico empresarial permite saber, por exemplo, em qual departamento acontecem mais erros e como eles estão impactando nas metas e objetivos finais do negócio. 

Da mesma forma, ele aponta áreas que se destacam pela produtividade ou organização. Assim, é possível estudar maneiras de replicar esse modelo de gestão para outros setores da empresa.

Ou seja, o diagnóstico organizacional oferece uma visão detalhada de pontos fortes, fracos e oportunidades. Com isso, o gestor pode tomar decisões estratégicas para que o negócio alcance o seu potencial máximo em resultados.

Quando é necessário um diagnóstico organizacional?

O ideal é que todas as empresas façam um diagnóstico organizacional pelo menos uma vez ao ano. Dessa forma, os dados podem ser utilizados para fazer comparações de desempenho com o ano anterior. 

Além disso, também pode ser necessário refazer o diagnóstico sempre que o negócio enfrentar mudanças significativas ou perceber grandes desafios. Algumas das situações que indicam quando fazer um diagnóstico organizacional são:

• Queda de desempenho;
• Mudança na liderança;
• Problemas internos, como falta de motivação ou baixa produtividade;
• Elaboração de um novo planejamento estratégico;
• Reestruturação organizacional;
• Mudanças significativas na equipe;
• Integração de empresas;
• Expansão para novos mercados;
• Mudanças na legislação;
• Novos produtos ou serviços.

5 passos para elaborar um diagnóstico organizacional

Um diagnóstico organizacional deve ser baseado em dados objetivos, imparciais e práticos. Para isso, é importante que todas as suas etapas sejam devidamente planejadas e estudadas.

Uma boa maneira de fazer isso, é dividir o processo em etapas. Geralmente, o passo-a-passo para fazer um diagnóstico empresarial é: definir as perguntas, coletar as informações, analisar os dados, identificar problemas e só então traçar um plano de ação.

Veja como planejar e executar cada uma dessas etapas:

1. Definição das perguntas

As primeiras perguntas que devem ser feitas no diagnóstico organizacional são para os próprios profissionais que vão conduzir o processo. Isso é fundamental para ter clareza nos rumos que o diagnóstico deve seguir.

Nessa etapa, é preciso se perguntar:

• Quais as áreas mais importantes e que precisam ser avaliadas?
• Que desempenhos precisam ser mensurados?
• Como isso será avaliado?

Com isso bem definido, o próximo passo é preparar as perguntas que irão para cada um dos setores. Lembre-se de definir perguntas específicas, identificando fatores relacionados ao objetivo do negócio e às atividades específicas de cada área.

Nesse caso, as perguntas podem variar de acordo com o setor. Mas, alguns pontos que precisam estar claros são:

• Quais os pontos fortes e fracos do departamento?
• Como corrigir os pontos fracos?
• Como fortalecer os pontos fortes?
• Como esses pontos fortes podem ser replicados em outras áreas da empresa?
• Quais as mudanças visivelmente necessárias nos processos?
• Qual é a estrutura organizacional? Como as responsabilidades e autoridades são distribuídas no setor?
• Cada funcionário conhece bem suas funções e seu papel no objetivo final?
• Como é feito o feedback e o reconhecimento dos colaboradores?

• Saiba mais: Como usar o ChatGPT no setor de RH?

2. Coleta de informações

A coleta de informações é uma das etapas mais importantes para garantir que o diagnóstico organizacional seja realmente eficiente. Portanto, as respostas precisam ser verdadeiras e objetivas.

Algumas opções para levantar esses dados dentro da empresa são:

• Pesquisas internas;
• Entrevistas com os colaboradores;
• Entrevistas com as lideranças de cada setor;
• Avaliações de desempenho;
• Análise de relatórios e balanços semestrais e anuais;
• Estudo de processos internos de cada setor.

É importante lembrar que a coleta de dados deve ser realizada de forma imparcial, ética e respeitando a privacidade e a confidencialidade das informações.

3. Análise de dados

Coletar respostas e não analisar os dados é o mesmo que não realizar o diagnóstico organizacional. Por isso, depois de coletar as informações, é necessário analisá-las para obter insights sobre a situação da empresa. 

Algumas etapas que podem ajudar nesse processo são:

1. Preparação dos dados: É importante garantir que os dados estejam organizados e estruturados de forma adequada antes de iniciar a análise. Isso pode envolver a limpeza das informações, a padronização de formatos e a criação de categorias.

2. Análise exploratória: A análise exploratória de dados envolve a criação de planilhas e gráficos para facilitar a visualização dos dados e identificar padrões e tendências. Isso pode ajudar a identificar áreas críticas que precisam de atenção.

3. Análise de correlação: A análise de correlação envolve a identificação de relações entre diferentes variáveis. Isso pode ajudar a entender como diferentes fatores estão relacionados entre si e como eles afetam a performance da organização.

Dica: Caso a organização não tenha um software específico para isso, use o Google Sheets para facilitar na hora de organizar as informações e comparar as respostas. 

4. Identificação dos problemas e oportunidades

Depois de concluir a análise dos dados, é importante identificar quais foram os principais pontos positivos e negativos encontrados. Ou seja, quais áreas/processos apresentam desempenho acima da média e onde estão os maiores gargalos.

Uma das formas mais comuns de fazer isso é usando a Matriz SWOT para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Entretanto, também é possível usar outras ferramentas de gestão para fazer essa análise, como o Design Thinking e a metodologia Lean.

Todos esses processos ajudam a identificar com mais clareza todos os problemas e oportunidades. Mas é importante estabelecer uma ordem hierárquica para definir o que é prioridade e o que pode aguardar mais um pouco.

Geralmente, a melhor forma de definir isso é identificando o que está causando maior impacto no objetivo final e que pode ser resolvido mais facilmente e envolvendo menos setores e pessoas.

5. Plano de ação

O plano de ação é a etapa mais importante do diagnóstico organizacional. É aqui que vamos apresentar os problemas identificados nas etapas anteriores e propor soluções e metas para reverter a situação.

Esse é o momento de apontar as mudanças que precisam ser implementadas no negócio. Portanto, é importante tomar decisões baseadas na análise de dados que foi realizada e em um benchmarking das boas práticas presentes no mercado.

Definir esse plano de ação não é uma tarefa simples. Por isso, uma boa forma de começar é usando técnica 5W2H, que consiste em responder 7 perguntas:

1. What: O que vai ser feito?
2. Why: Por que vai ser feito?
3. Where: Onde vai ser feito?
4. When: Quando vai ser feito?
5. Who: Quem vai fazer?
6. How: Como vai ser feito?
7. How much: Quanto vai custar?

Esse conjunto de questões é utilizado para estruturar as principais informações relacionadas a um projeto, atividade ou processo. Dessa forma, todas as pessoas envolvidas conseguem entender e executar as tarefas necessárias de forma eficiente e prática.

• Veja também: Como elaborar um planejamento estratégico em 6 passos

Quais são os benefícios de realizar um diagnóstico organizacional?

O principal benefício de realizar um diagnóstico organizacional é identificar os pontos fortes e fracos de uma empresa e encontrar oportunidades de melhoria que ajudem a alcançar o objetivo do negócio.

Mas, além disso, o diagnóstico empresarial também pode oferecer uma série de outras vantagens e oportunidades para a organização, como:

• Nivelar a maturidade do negócio;
• Visualizar o desempenho da empresa de forma clara;
• Identificar gargalos operacionais;
• Descobrir o seu potencial de crescimento;
• Direcionar esforços para onde é realmente necessário;
• Melhorar a qualidade e eficiência de processos;
• Reduzir de custos desnecessários;
• Aumentar da produtividade;
• Melhorar a comunicação interna e o clima organizacional;
• Otimizar processos de tomada de decisão.

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