O diagnóstico organizacional é uma análise dos recursos, estruturas e processos de uma empresa para identificar pontos fortes e possíveis problemas que estejam prejudicando o negócio.
Ou seja, essa é uma forma devisualizar, de forma clara e objetiva, quais são as lacunas que impedem a empresa de alcançar os resultados desejados, onde atuar para solucionar a questão e o potencial de ganho com essas melhorias.
Essa é uma metodologia usada por empreendedores, gestores e profissionais de Recursos Humanos para conhecer a fundo uma organização e traçar um planejamento mais estratégico e eficiente para alcançar um objetivo.
Se você também quer aprender a identificar os pontos fortes e fracos de um negócio, continue a leitura! Neste artigo, vamos entender o que é um diagnóstico organizacional e como colocar em prática na sua empresa. Confira!
O que é o diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional é uma ferramenta de gestão utilizada para identificar pontos de melhoria que possam aumentar o desempenho de uma empresa para que ela alcance os resultados desejados.
Um exemplo popular de diagnóstico organizacional, ou diagnóstico empresarial, é a análise SWOT. Assim como diagnóstico, essa é uma técnica de planejamento estratégico a partir da identificação e análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças em um negócio.
Essa metodologia pode ser aplicada tanto para analisar a organização como um todo, como para medir a saúde de cada departamento. Nesse caso, o diagnóstico deve ser feito de forma mais específica para entender como cada área impacta o objetivo final da empresa.
Para isso, podem existir diferentes tipos de diagnósticos organizacionais:
Diagnóstico Geral
O diagnóstico organizacional geral engloba todos os setores de uma empresa. Aqui, o objetivo é entender qual área é mais produtiva e qual precisa receber mais atenção ou melhorias para contribuir para o objetivo do negócio.
Para isso, é importante fazer um levantamento geral de informações e dados, considerando todos os departamentos e o impacto que cada um deles tem (seja positivo, ou negativo) no resultado final da empresa.
Diagnóstico Financeiro
O diagnóstico organizacional financeiro ou contábil é a análise detalhada da situação financeira de uma organização. Esse tipo de diagnóstico envolve a análise de receitas, despesas e rentabilidade do negócio para medir a sua saúde financeira.
Nesse caso, pode ser necessário avaliar todos os indicadores relacionados à contabilidade, como custos e lucros das operações, precificação de produtos e balanço patrimonial da organização.
O diagnóstico organizacional operacional é uma avaliação da eficiência dos processos e sistemas operacionais da empresa. Assim, é possível identificar se todas as operações estão cumprindo o seu papel dentro do planejamento estratégico.
Aqui, são medidas a eficiência, a qualidade e a produtividade dos processos e dos recursos humanos e tecnológicos envolvidos, identificando pontos fortes e gargalos que estejam impedindo uma melhora nos resultados.
Diagnóstico de Marketing
O diagnóstico organizacional de marketing é uma análise da estratégia de marketing e do desempenho da organização em relação a questões ligadas à marca e a imagem da empresa no mercado.
Esse tipo de diagnóstico envolve uma avaliação detalhada das atividades de marketing, como público-alvo, canais utilizados, comunicação e interação com os clientes, posicionamento de marca on e offline e retorno sobre o investimento (ROI) em campanhas.
Diagnóstico de Recursos Humanos
O diagnóstico organizacional de recursos humanos considera todo o processo de gestão de pessoas e de capital intelectual da empresa. O principal objetivo é identificar oportunidades de melhoria nas estratégias para retenção de talentos.
Para isso, é importante analisar processos de recrutamento, seleção, treinamento, remuneração, benefícios, clima e cultura organizacional, comunicação interna, avaliações de desempenho e tudo que estiver relacionado à motivação e satisfação dos colaboradores.
Qual a importância de realizar um diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional é fundamental para entender o funcionamento e o desempenho de cada área de uma empresa. Assim, é possível identificar o potencial do negócio e as suas principais dificuldades.
O diagnóstico empresarial permite saber, por exemplo, em qual departamento acontecem mais erros e como eles estão impactando nas metas e objetivos finais do negócio.
Da mesma forma, ele aponta áreas que se destacam pela produtividade ou organização. Assim, é possível estudar maneiras de replicar esse modelo de gestão para outros setores da empresa.
Ou seja, o diagnóstico organizacional oferece uma visão detalhada de pontos fortes, fracos e oportunidades. Com isso, o gestor pode tomar decisões estratégicas para que o negócio alcance o seu potencial máximo em resultados.
Quando é necessário um diagnóstico organizacional?
O ideal é que todas as empresas façam um diagnóstico organizacional pelo menos uma vez ao ano. Dessa forma, os dados podem ser utilizados para fazer comparações de desempenho com o ano anterior.
Além disso, também pode ser necessário refazer o diagnóstico sempre que o negócio enfrentar mudanças significativas ou perceber grandes desafios. Algumas das situações que indicam quando fazer um diagnóstico organizacional são:
Queda de desempenho;
Mudança na liderança;
Problemas internos, como falta de motivação ou baixa produtividade;
5 passos para elaborar um diagnóstico organizacional
Um diagnóstico organizacional deve ser baseado em dados objetivos, imparciais e práticos. Para isso, é importante que todas as suas etapas sejam devidamente planejadas e estudadas.
Uma boa maneira de fazer isso, é dividir o processo em etapas. Geralmente, o passo-a-passo para fazer um diagnóstico empresarial é: definir as perguntas, coletar as informações, analisar os dados, identificar problemas e só então traçar um plano de ação.
Veja como planejar e executar cada uma dessas etapas:
1. Definição das perguntas
As primeiras perguntas que devem ser feitas no diagnóstico organizacional são para os próprios profissionais que vão conduzir o processo. Isso é fundamental para ter clareza nos rumos que o diagnóstico deve seguir.
Nessa etapa, é preciso se perguntar:
Quais as áreas mais importantes e que precisam ser avaliadas?
Que desempenhos precisam ser mensurados?
Como isso será avaliado?
Com isso bem definido, o próximo passo é preparar as perguntas que irão para cada um dos setores. Lembre-se de definir perguntas específicas, identificando fatores relacionados ao objetivo do negócio e às atividades específicas de cada área.
Nesse caso, as perguntas podem variar de acordo com o setor. Mas, alguns pontos que precisam estar claros são:
Quais os pontos fortes e fracos do departamento?
Como corrigir os pontos fracos?
Como fortalecer os pontos fortes?
Como esses pontos fortes podem ser replicados em outras áreas da empresa?
Quais as mudanças visivelmente necessárias nos processos?
Qual é a estrutura organizacional? Como as responsabilidades e autoridades são distribuídas no setor?
Cada funcionário conhece bem suas funções e seu papel no objetivo final?
Como é feito o feedback e o reconhecimento dos colaboradores?
A coleta de informações é uma das etapas mais importantes para garantir que o diagnóstico organizacional seja realmente eficiente. Portanto, as respostas precisam ser verdadeiras e objetivas.
Algumas opções para levantar esses dados dentro da empresa são:
Pesquisas internas;
Entrevistas com os colaboradores;
Entrevistas com as lideranças de cada setor;
Avaliações de desempenho;
Análise de relatórios e balanços semestrais e anuais;
Estudo de processos internos de cada setor.
É importante lembrar que a coleta de dados deve ser realizada de forma imparcial, ética e respeitando a privacidade e a confidencialidade das informações.
3. Análise de dados
Coletar respostas e não analisar os dados é o mesmo que não realizar o diagnóstico organizacional. Por isso, depois de coletar as informações, é necessário analisá-las para obter insights sobre a situação da empresa.
Algumas etapas que podem ajudar nesse processo são:
Preparação dos dados: É importante garantir que os dados estejam organizados e estruturados de forma adequada antes de iniciar a análise. Isso pode envolver a limpeza das informações, a padronização de formatos e a criação de categorias.
Análise exploratória: A análise exploratória de dados envolve a criação de planilhas e gráficos para facilitar a visualização dos dados e identificar padrões e tendências. Isso pode ajudar a identificar áreas críticas que precisam de atenção.
Análise de correlação: A análise de correlação envolve a identificação de relações entre diferentes variáveis. Isso pode ajudar a entender como diferentes fatores estão relacionados entre si e como eles afetam a performance da organização.
Dica: Caso a organização não tenha um software específico para isso, use o Google Sheets para facilitar na hora de organizar as informações e comparar as respostas.
4. Identificação dos problemas e oportunidades
Depois de concluir a análise dos dados, é importante identificar quais foram os principais pontos positivos e negativos encontrados. Ou seja, quais áreas/processos apresentam desempenho acima da média e onde estão os maiores gargalos.
Uma das formas mais comuns de fazer isso é usando a Matriz SWOT para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Entretanto, também é possível usar outras ferramentas de gestão para fazer essa análise, como o Design Thinking e a metodologia Lean.
Todos esses processos ajudam a identificar com mais clareza todos os problemas e oportunidades. Mas é importante estabelecer uma ordem hierárquica para definir o que é prioridade e o que pode aguardar mais um pouco.
Geralmente, a melhor forma de definir isso é identificando o que está causando maior impacto no objetivo final e que pode ser resolvido mais facilmente e envolvendo menos setores e pessoas.
5. Plano de ação
O plano de ação é a etapa mais importante do diagnóstico organizacional. É aqui que vamos apresentar os problemas identificados nas etapas anteriores e propor soluções e metas para reverter a situação.
Esse é o momento de apontar as mudanças que precisam ser implementadas no negócio. Portanto, é importante tomar decisões baseadas na análise de dados que foi realizada e em um benchmarking das boas práticas presentes no mercado.
Definir esse plano de ação não é uma tarefa simples. Por isso, uma boa forma de começar é usando técnica 5W2H, que consiste em responder 7 perguntas:
What: O que vai ser feito?
Why: Por que vai ser feito?
Where: Onde vai ser feito?
When: Quando vai ser feito?
Who: Quem vai fazer?
How: Como vai ser feito?
How much: Quanto vai custar?
Esse conjunto de questões é utilizado para estruturar as principais informações relacionadas a um projeto, atividade ou processo. Dessa forma, todas as pessoas envolvidas conseguem entender e executar as tarefas necessárias de forma eficiente e prática.
Quais são os benefícios de realizar um diagnóstico organizacional?
O principal benefício de realizar um diagnóstico organizacional é identificar os pontos fortes e fracos de uma empresa e encontrar oportunidades de melhoria que ajudem a alcançar o objetivo do negócio.
Mas, além disso, o diagnóstico empresarial também pode oferecer uma série de outras vantagens e oportunidades para a organização, como:
Nivelar a maturidade do negócio;
Visualizar o desempenho da empresa de forma clara;
Identificar gargalos operacionais;
Descobrir o seu potencial de crescimento;
Direcionar esforços para onde é realmente necessário;
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