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A gestão de fornecedores impacta na qualidade do serviço ofertado. Aprenda a fazer uma boa gestão com a gente!
Na cadeia de suprimentos, a gestão de fornecedores tem papel importante na efetividade dos negócios. São os fornecedores que fazem o abastecimento da produção com os insumos necessários para obter os artigos ou serviços comercializados pela empresa.
Fazer a gestão dessa união com uma boa estratégia é o melhor meio de assegurar materiais de qualidade no estoque, com um ótimo preço e dentro do prazo. Sem um bom plano de gestão de fornecedores, podem ocorrer falhas na negociação, afetando de forma direta a produtividade, os lucros e a eficiência da organização.
Por meio de aplicações e programas, cada dia mais a tecnologia faz parte do dia a dia das empresas, auxiliando na performance operacional para ter mais eficiência. A adoção de um software para gestão de fornecedores é um excelente exemplo desse uso.
Para aprimorar o conhecimento, vamos abordar a importância de uma boa gestão de fornecedores, com técnicas e estratégias disponíveis no mercado. Continue lendo para aprender com a gente.
A escolha de fornecedores ideais para auxiliar no desenvolvimento dos negócios da empresa é o primeiro passo de uma série de questões envolvendo a gestão de fornecedores. Pode ser realizada pelo setor de recursos humanos e demais áreas envolvidas.
Dentro da cadeia de suprimentos, a gestão de fornecedores define quais são as necessidades de fornecimento de matéria-prima ou serviços, qual é a quantidade de fornecedores disponíveis para a empresa e como acontece o relacionamento, controle e monitoramento entre organização e fornecedor.
Parte importante que também integra esse sistema de gestão é a negociação de valores e serviços/produtos disponíveis. Além da entrega, o fornecedor selecionado pode ser um grande aliado da empresa em controle de estoque e impactar no valor agregado do que é comercializado ao cliente final.
Ao escolher os fornecedores ideais e incluir boas práticas de gestão de fornecedores na cadeia de suprimentos, a empresa conta com muitas vantagens, tais como:
A empresa que escolhe fornecedores de qualidade e confiança distribui de maneira inteligente as responsabilidades, investindo tempo em funções com maior retorno estratégico para a empresa.
Ainda falando sobre a cadeia de suprimentos, existem dois tipos principais de estratégia para uso de fornecedores.
A empresa pode optar por seguir uma linha de fornecedor único, suprindo a principal parte da produção, ou utilizar múltiplos fornecedores que possam atender mais de uma área.
Vamos abordar os detalhes de cada estratégia abaixo:
Ao estabelecer um único fornecedor para determinada área ou matéria-prima, a empresa tem a oportunidade de criar um relacionamento e ter uma abordagem de parceria.
Com isso, o impacto positivo pode ser sentido nos custos dos materiais e na qualidade do produto, uma vez que a confiança foi estabelecida e os pedidos podem ser escalonados.
Porém, a principal desvantagem de utilizar um único fornecedor é, justamente, a possível falta dos materiais, com influência direta no que é entregue ao consumidor final. O abastecimento fica vulnerável e acontece uma dependência maior entre a empresa e o fornecedor.
Quando a empresa opta por ter vários fornecedores para cada área ou produto, é desenvolvida uma rede, com menor profundidade de relacionamento, mas mais opções que podem cobrir a falta de algum específico.
Porém, quando há mais fornecedores, existe uma dificuldade em compartilhar informações e negociar melhores valores, uma vez que não há a garantia de que o fornecimento será escalonado ou se será utilizado apenas uma vez.
O controle de qualidade e eficácia também fica comprometido. Quanto mais fornecedores para lidar, menor fica o controle.
Ambas estratégias podem ser utilizadas em uma empresa, na mesma ou em diferentes áreas do ciclo de produção. É importante entender bem o negócio e avaliar qual funciona melhor para o momento da organização.
Com tantas opções disponíveis para as mais diferentes necessidades, a seleção de fornecedores ganha camadas de complexidade, frente às necessidades da produção.
Levantamos 5 pontos a serem considerados no momento de escolher os fornecedores. Confira:
Há quanto tempo a empresa está no mercado? Quantos clientes atende? Qual é a taxa de sucesso obtida junto aos usuários? São informações que, normalmente, estão disponíveis de maneira pública, e que devem ser analisadas.
A empresa é sólida? Ao pesquisar o CNPJ em buscadores da internet, existem dados públicos que demonstram a saúde financeira. Afinal, um fornecedor com problemas financeiros possui maiores chances de não cumprir com o acordado.
Ainda que a empresa necessite de um grande produtor em escala industrial, a qualidade dos produtos conta tanto quanto. Buscar feedback de clientes e provas dos materiais auxilia na compreensão da qualidade do que é produzido.
Complementando o item 3, a qualidade deve estar alinhada com a quantidade possível para a produção. Principalmente quando a estratégia de fornecedor único é utilizada: é necessário garantir que exista a capacidade de entregar o que foi contratado.
E não apenas referente ao valor do produto, mas também considerando frete e demais custos de transporte. Fornecedores distantes podem ter um valor final menor quando comparados aos próximos e locais, mas a relação logística talvez não compense. Sem contar a sazonalidade dos produtos e a situação econômica regional. Considere o cenário completo.
A prática de gestão de fornecedores é complexa e demanda conhecimento profundo do negócio, das áreas relacionadas e das necessidades de fornecimento externo.
Mas, seguindo as dicas certas, o processo pode ser realizado de maneira simplificada, e integrado ao cotidiano da empresa. Separamos 7 insights para você entender e adequar à realidade da empresa para realizar uma boa gestão de fornecedores.
A primeira dica para realizar uma boa gestão de fornecedores na empresa é estabelecer os objetivos e metas da parceria entre organização e fornecedor. É importante lembrar que, antes mesmo de contratar um fornecedor, é necessário definir os fatores benéficos para a empresa. Em outras palavras, é preciso saber o que o negócio precisa, quando e por quanto tempo – e encontrar as vantagens nessa relação.
Ao ter os objetivos e metas definidas de forma clara, torna-se possível desenvolver um plano mais eficiente para gestão dos processos ligados a suprimentos, além de criar metas mais realistas.
Na escolha de fornecedores para a cadeia de suprimentos, não considere apenas o preço: pense no conjunto de benefícios da parceria, se atente a prazos, benefícios, qualidade e formas de pagamento.
Se seu objetivo é aumentar os lucros, faça a negociação dos melhores valores. Agora, se objetiva a redução do prazo de entrega, considere isso no momento de fechar contrato. Além disso, caso seus atuais fornecedores não estejam oferecendo um serviço de boa qualidade, é preciso considerar novas parcerias.
É muito importante averiguar se os fornecedores atendem às exigências legais, tanto da empresa quanto da legislação.
Afinal, caso o fornecedor não atenda às exigências fiscais, jurídicas e técnicas, poderá causar problemas para a empresa, e possivelmente prejudicará a imagem da organização frente ao mercado e aos clientes.
Em um cenário de muitas áreas, fornecedores e necessidades da empresa, fica praticamente impossível preencher uma planilha de forma manual e mantê-la atualizada para controle de estoque e fornecimento.
Dessa forma, ao implementar softwares próprios para suprimentos, a empresa conseguirá mais eficiência na aquisição e no controle de produtos, tornando possível determinar com muito mais precisão os insumos que a produção necessita, em qual momento precisará deles e onde colocá-los no estoque.
Inclusive, fazer a integração do sistema de estoque com os fornecedores é outro meio de otimizar ainda mais os processos. Assim, é possível trocar dados e informações, realizar pedidos on-line, além de acompanhar a logística da entrega dos insumos.
Cada empresa possui um modelo próprio de funcionamento e organização. Os processos da parceria devem ser organizados em um relacionamento Business-to-Business (B2B), alinhados com o que é praticado internamente – um antagonismo ao B2E (Business-to-Employee).
Por isso, é essencial deixar claro com os fornecedores como são os procedimentos da empresa e como eles funcionam para achar um ponto em comum que seja benéfico para ambos os lados.
Um exemplo é com relação ao pagamento e lançamento de notas fiscais. Se a empresa possui um ciclo de pagamentos, isso deve ser avaliado com o fornecedor, investigando um comum acordo entre as partes para evitar informações desencontradas.
A logística está entre os principais elementos a serem avaliados na gestão de fornecedores. Afinal de contas, é preciso que a empresa assegure que os insumos sigam padrões de qualidade, sejam armazenados e transportados da forma correta para que, quando chegarem até o contratante, esteja tudo íntegro e adequado para uso.
É preciso conferir alguns pontos para ter uma logística eficiente, como os que listamos a seguir:
Com a necessidade cada vez mais constante de evitar burocracias e acelerar processos, os meios de comunicação informações são os mais escolhidos para fechar negociações. Em contrapartida, também pode ser desafiador não apresentar uma documentação consistente.
Por mais que as negociações sejam realizadas pessoalmente ou por telefone, é necessário formalizar tudo, seja por e-mail, documentos ou contratos – o que é o melhor dos mundos. Assim, evitam-se desentendimentos, esquecimentos ou dúvidas ao longo do percurso.
Assim, não deixe de destacar pontos importantes, que possam apresentar diferenças com relação aos contratos habituais. Ao formalizar a contratação desde o princípio, o decorrer da relação só tem a ganhar.
É preciso elaborar um fluxo de trabalho e verificar se o seu projeto está tendo resultados. Ajuste a ordem das tarefas, verifique se a atual forma de cadastrar os fornecedores no sistema é a melhor. Logo após, realize os ajustes necessários, a fim de obter metodologias mais eficientes.
Se você estiver perdido em meio a uma pilha de documentos e ter que lidar constantemente com retrabalhos, é preciso parar um pouco e delimitar todo o processo.
Eliminar processos desorganizados e assegurar que tudo aconteça do melhor modo possível, do início ao fim, torna o dia a dia mais prático. Ao organizar um padrão para a operação, a empresa economiza tempo e recursos.
Com uma boa gestão de fornecedores, é possível ter uma visão completa e ampla de informações sobre os materiais imprescindíveis para a empresa.
A gestão de fornecedores começa no entendimento do negócio, das áreas e das matérias-primas que podem ser terceirizadas, no valor de investimento disponível e na previsão orçamentária. A partir daqui, a seleção dos integrantes da rede de suprimentos e a manutenção das parcerias se torna rotina, bem como a avaliação dos resultados obtidos.
Contar com o apoio de um software para gestão de fornecedores também auxilia na simplificação do processo, a fim de maximizar os lucros e otimizar a qualidade da produção. Dessa forma, é possível potencializar todo o rendimento do setor de compras e conquistar ótimos resultados.
Você curtiu esse conteúdo? Então, aproveite para conferir nosso conteúdo sobre gestão de benefícios e como ela é uma ferramenta estratégica para o RH.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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