Passo a passo: como construir um offboarding efetivo

Dar as boas-vindas a um novo integrante é sempre especial e as empresas contam com programas detalhados de onboarding. Porém, de todas as prioridades de uma empresa, o offboarding não parece figurar entre as principais. Uma pesquisa realizada pela Aberdeen mostra que apenas 29% das companhias contam com processos mais estruturados para o desligamento.

O que pode ser um problema seja para os funcionários e para a imagem da empresa no médio e longo prazo. Se, ao pedir o desligamento, o funcionário não tem clareza nem amparo do que está acontecendo, pode espalhar para colegas o quanto o tratamento foi ruim, fato que traz prejuízos à companhia.

Por esse motivo, o offboarding precisa estar entre as prioridades do time de RH. Claro, quanto menos desligamentos houver, melhor. Mas é normal que aconteçam e encarar isso de frente é o melhor caminho. A Caju preparou este artigo com vários detalhes para sanar suas dúvidas. Acompanhe até o final.

O que é offboarding?

Offboarding é o processo de desligamento de um funcionário e envolve etapas variadas, do pedido de demissão em si, às comunicações com o time, regras sobre devolução de equipamentos e orientações do RH. Deve incluir também entrevistas finais para entender a percepção sobre a empresa. 

Sabemos que o turnover não é muito bem quisto por nenhuma empresa, mas fugir do offboarding e deixar o colaborador desamparado pode até piorar a percepção deste em relação à empresa, assim, quanto mais transparência e estruturação, melhor.

Também é interessante usar o offboarding como um impulso para rever e melhorar a empresa, o que, a longo prazo, pode acabar diminuindo a taxa de turnover dos funcionários.

Qual é a diferença entre onboarding e offboarding?

A diferença é que o onboarding envolve todos os momentos de acolhimento do colaborador à nova empresa: recebimento de materiais, palestras e orientações sobre a companhia, interações com seu time, clareza sobre as entregas e políticas da empresa. Em geral, é comum dar mais tempo a essa adaptação — há lugares que dedicam uma ou mais semanas antes de o funcionário começar, de fato, a fazer seu trabalho.

Já o offboarding envolve o desligamento da companhia. Seja um pedido de desligamento ou layoff por parte da empresa, o offboarding deve considerar desde esse momento inicial até que o colaborador esteja realmente fora, passando pelas comunicações com o time, com o RH sobre acertos e até uma pesquisa para entender o que aconteceu e quais as insatisfações com a empresa. 

É interessante também medir as impressões sobre o processo de offboarding em si para que seja sempre aprimorado, assim como acontece com o onboarding. Para os dois processos, soft skills como empatia e comunicação fazem a diferença.

Em geral, no Brasil, ainda é comum que muitos negócios entendam que, se o colaborador não quer mais ficar no trabalho, não adianta ter um offboarding. Entretanto, a verdade é que a demissão causa muitas dúvidas e receios, por isso, faz todo o sentido acolher o colaborador da mesma maneira como aconteceu no onboarding.

Como adotar o offboarding?

Deu para sentir a importância de ter um offboarding preciso, certo? A boa notícia é que você precisa de poucos passos para criar um. Mas devem ser processos vivos, com abertura para aprimorar sempre.

A seguir, trazemos em detalhes!

Garanta que todo o processo feito está acordado na lei

O desligamento de um colaborador também envolve uma série de questões burocráticas: vai cumprir aviso prévio? Qual é o valor do acerto? Como ficam as horas extras no banco de horas? E quanto à baixa na carteira de trabalho?

Os acertos financeiros precisam ser feitos e mostrados passo a passo. Além disso, deve-se retirar o colaborador dos dados do time da empresa e regulamentar a situação legal do processo.

Ao criar um offboarding efetivo, sua empresa consegue realizar todas essas práticas, garantindo a satisfação do funcionário.

Tenha transparência em toda a comunicação

Sabemos que nunca é interessante perder um funcionário, seja porque ele conseguiu uma melhor oportunidade ou tem insatisfação com a companhia. Mas manter segredo sobre o desligamento do colaborador só piora.

Dessa forma, seguir processos e ter transparência em relação a eles facilita em diversos aspectos, como:

• contar ao restante do time quando o desligamento acontece e o motivo. Por exemplo, se for um desligamento por parte da empresa, comunicar aos colegas de trabalho a razão evitando inseguranças e, se for motivado por vontade do colaborador, também trazer clareza;
• avisar clientes da empresa, se esse for o caso;
• explicar o passo a passo do que acontece — rescisão do contrato, recebimentos e devolução de equipamento.

Prepare a equipe para o offboarding

A saída de um colaborador não é só uma questão entre ele e o RH, envolve colegas de squad, necessidades do time de TI de bloquear acessos e demais áreas.

Assim, mapear boas práticas num documento de offboarding acaba poupando muito trabalho a cada desligamento e facilitando os processos. Como o fato de o ex-colaborador perder acessos ao sistema no dia seguinte ao desligamento ou a necessidade de ele entregar um relatório de seu trabalho para que a pessoa que o assuma entenda quais os próximos passos.

Não deixe o colaborador em desamparo

O fato de seguir a lei e trazer transparência já traz amparo a quem está saindo, mesmo assim, estabeleça um canal direto com o time de RH, porque é natural que surjam dúvidas de última hora.

Faça uma entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento não serve para que o colaborador volte atrás, mas é essencial para entender pontos de melhoria sobre a empresa — ainda mais se o turnover é alto. 

Essa entrevista é interessante tanto quando o funcionário pede demissão ou a empresa o desliga e, de qualquer forma, é uma boa prática realizá-la quando o colaborador já não tem mais vínculo com a companhia: uma semana depois é o suficiente.

Use esse momento para colher impressões sobre a gestão direta, processos, time de RH, colegas, clima organizacional, entre outros.

Realize uma pesquisa sobre o offboarding

Como vimos, nem todas as empresas usam o offboarding, o que pode trazer muita dúvida ainda sobre o quão satisfatório é esse processo, concorda? Por isso, uma pesquisa final, por email mesmo, é o suficiente para entender pontos de melhoria.

Garantir amparo a um colaborador quando ele está saindo do trabalho é uma das obrigações do time de RH e fica mais simples quando temos esse processo documentado. Crie este documento, compartilhe com o time de RH e lembre-se de que ele é algo vivo e que pode ser aprimorado de tempos em tempos.

Além do offboarding, é sempre bom rever suas práticas de onboarding. Leia este artigo para se atualizar!

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