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Você sabe quais são os benefícios que o onboarding traz para as empresas? Descubra como conduzir esse processo em 5 passos!
O onboarding nas empresas de um novo colaborador é uma ferramenta utilizada para gerir as expectativas, apresentar como a empresa funciona e quais serão as atribuições dessa pessoa no ecossistema já existente.
Quem já contratou um novo colaborador sabe o tempo e a energia que esse processo demanda. Do início do recrutamento até o momento em que o profissional já consegue exercer suas atividades plenamente, pode levar semanas ou meses. E o onboarding nas empresas é uma ferramenta importante neste ciclo.
Embora este termo seja muito confundido com a orientação inicial dos profissionais contratados, ou seja, o momento necessário para concluir a papelada e passar alguns comunicados, o onboarding na verdade é um processo abrangente, que envolve a administração da empresa e outros funcionários.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é o onboarding na prática e quais são as principais medidas a serem tomadas para realizar um processo eficaz.
Boa leitura!
Onboarding é uma expressão do inglês que significa “embarque”, ou seja, trata-se do processo de integração do novo colaborador à empresa e deve começar antes mesmo da contratação. Dessa forma, também ajuda a reduzir o turnover.
Ao utilizar esse processo, as empresas apresentam aos novos funcionários o conhecimento e as habilidades de que precisam para ter sucesso em suas funções.
Diferente de uma simples orientação, que geralmente é um evento isolado no primeiro dia, o processo de onboarding deve começar desde o primeiro contato que a organização tem com um novo contratado.
Segundo pesquisa da revista FinancesOnline divulgada em 2023, 77% dos funcionários entrevistados que passaram por processo formais de onboarding atingiram metas de performance ao longo da atuação na empresa.
Ainda, dentro do mesmo report, 54% das empresas analisadas que possuem processo de onboarding de novos funcionários apresentaram resultados positivos de engajamento dos colaboradores.
Muitas empresas ainda não fazem o processo de onboarding pois acreditam ser perda de tempo. Outras fazem só algumas etapas desse conceito, enquanto poucas seguem da forma correta, com foco nos 5 pilares de um bom onboarding. São eles:
→ Leia também: Employer Branding: o que é e como implementar esse conceito + cases de sucesso
Embora os profissionais de Recursos Humanos sejam os principais responsáveis por criar e organizar o processo de onboarding na empresa, é preciso esforço de toda a organização para integrar um novo funcionário de forma eficaz.
Quando toda a organização participa desse processo, o novo profissional contratado fica mais engajado e, consequentemente, começa a sentir-se parte da organização. Ao oferecer uma recepção calorosa, sua empresa está preparando esta nova pessoa para uma experiência mais longa e produtiva dentro da função.
Cada empresa pode estabelecer um período de tempo que esse processo irá durar, mas em geral, ele acontece até o momento em que o profissional entenda todos os detalhes que envolvem seu trabalho e a organização como um todo.
O prazo mais popular para um programa de onboarding institucional é entre 30 e 60 dias. Qualquer processo que dure menos de um mês pode ser prejudicial para as taxas de retenção de talentos de uma organização.
Embora boa parte das empresas ainda ofereçam apenas um processo de orientação de um dia, é importante ter em mente que ao criar um onboarding de longo prazo, é possível assegurar que o novo contratado tenha uma experiência positiva e produtiva ao passar a fazer parte da organização.
Apesar de falarmos até aqui mais especificamente do processo que é realizado nas empresas para receber novos funcionários, existem também outros tipos de onboarding.
Além desse formato, que pode acontecer tanto de forma presencial como virtual, também existe o onboarding realizado com clientes. Confira os detalhes de cada um agora!
Tudo que abordamos até aqui faz referência a apresentação do novo colaborador no formato presencial, que é o estilo mais utilizado no mercado.
Nesse processo, é comum que a empresa reúna turmas de colaboradores que são contratados na mesma época para ministrar os treinamentos e realizar as atividades em conjunto. Isso é importante tanto para economizar tempo – ao repassar os conteúdos programados para todos de uma só vez – quanto para construir relações entre os colaboradores desde o dia 1.
O trabalho home office já era uma prática crescente no mercado há alguns anos. Entretanto, com a pandemia do Covid-19, muitas organizações se viram praticamente obrigadas a adotar esse modelo de trabalho, inclusive fornecendo o auxílio home office para seus colaboradores.
Com isso, surgiu também a necessidade de realizar o onboarding de novos funcionários de forma virtual. Mas será que é possível realizar o processo dessa forma?
A resposta é sim, até porque esse se tornou um dos tipos de onboarding mais utilizados.
Uma maneira de muitas organizações fazerem isso é enviar um kit de boas-vindas juntamente do material de trabalho necessário para os novos contratados, como computadores, brindes e demais materiais. Além disso, é preciso fornecer no primeiro dia um sistema de videochamadas para que os funcionários possam se conectar com os colegas e líderes.
Para repassar a cultura e as normas da empresa, mesmo que seja remoto, é importante preparar apresentações e fazer de tudo para que esse processo ocorra de forma confortável para os profissionais.
Contar com uma ferramenta de comunicação interna, como o Slack, Discord e afins, também permite a conexão entre todos.
O onboarding para clientes é o processo pelo qual os usuários que acabaram de adquirir um produto ou solução da empresa passam.
Seu objetivo é apresentar mais detalhadamente o produto, explicar como utilizá-lo na prática e garantir que os novos clientes esclareçam dúvidas. Assim, aumentando a probabilidade de se tornarem usuários ativos por muito mais tempo.
Esse processo é muito mais comum em empresas de tecnologias, que vendem software como serviço (SaaS). Nesse caso, os profissionais da empresa fazem um acompanhamento dos clientes, para garantir que estarão utilizando as soluções da maneira que esperam e que foi alinhado no momento da contratação.
Para que o onboarding de novos funcionários aconteça dentro das empresas, é preciso seguir uma série de etapas. É através delas que vamos mostrar como de fato funciona esse processo.
Diferentemente do que muitos pensam, o onboarding nas empresas não começa no primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Ele deve estar presente desde o início do processo de contratação para a nova vaga.
Para isso, é importante que as empresas deem o máximo possível de informação aos candidatos, tanto na descrição de cargo quanto sobre a organização. Isso pode ser feito na descrição que está no site da empresa, na seção “Trabalhe Conosco”, por exemplo.
Dessa forma, os candidatos sabem o que esperar daquela empresa, qual é a cultura que vão encontrar e eles próprios já fazem uma primeira seleção, focando naquelas com as quais têm maior fit cultural. É uma boa maneira de conseguir profissionais mais engajados.
Um negócio sempre nasce do sonho de alguém e muitas empresas têm belas histórias de crescimento. Contar isso para o seu novo colaborador é uma maneira de aproximá-lo da empresa, de humanizar a organização e de mostrar quais são os valores que norteiam aquele negócio.
Para isso, essa história pode ser contada de uma forma interessante, com técnicas de storytelling. Por exemplo: uma empresa mais antiga pode presentear os novos colaboradores com uma revista que mostre a trajetória da organização, pontuando com o que estava acontecendo no Brasil na mesma época.
Todos nós já tivemos um “primeiro dia de trabalho” em algum lugar e ficamos perdidos sem saber quem é quem, com quem devemos falar e etc. Uma maneira simples de encurtar esse período de adaptação é apresentar o novo colaborador às pessoas estratégicas da organização. Para que o onboarding funcione, essa etapa é extremamente importante.
Se for uma empresa de porte médio ou grande não vai ser possível apresentar todo mundo, então, privilegie aquelas pessoas com as quais o profissional terá mais contato.
Além de ajudá-lo a saber com quem falar, isso também vai facilitar sua integração com o time. Se a sua empresa tem um programa de mentoria para novos funcionários, essa é a hora de apresentar o novo integrante ao mentor.
Caso a empresa tenha um código de conduta oficial, ele deve ser entregue ao colaborador já no primeiro dia. Se não tiver, é importante explicar o que é permitido e o que é proibido, bem como as consequências do que não é cumprido.
Entram aqui questões como:
Passar por essa explicação, listando os principais itens que são constantemente alvos de dúvidas, vai evitar que a nova pessoa contratada cometa erros por falta de conhecimento.
Lembre-se que o onboarding nas empresas trata-se de um processo, portanto, não pode ser feito apenas com um treinamento específico quando o novo profissional chega. É preciso contar com um processo estruturado e, como tudo no mundo empresarial, deve-se medir seus resultados para que ele possa ser aperfeiçoado.
Aqui já vimos alguns dos principais fatores que devem ser levados em consideração na hora de fazer o onboarding nas empresas, mas o que mais precisa ser feito para que ele cumpra com os objetivos de integrar e engajar os profissionais que acabaram de ser contratados?
Acompanhe agora 5 passos fundamentais para ter um onboarding bem-sucedido!
O RH, junto ao gestor da equipe na qual entrará o novo profissional, deve compartilhar um cronograma com as atividades que serão feitas durante o onboarding. Isso vai além das tarefas que o colaborador deve desempenhar e demanda um tempo inicial, principalmente nas primeiras semanas, para realizar essas atividades.
Uma cópia do cronograma planejado deve estar com o novo funcionário para acompanhar e ter a responsabilidade de cumprir com todas as ações previstas no processo de onboarding.
Embora algumas das atividades mais usuais sejam sempre necessárias, como treinamento sobre procedimentos internos e assinatura da documentação, é importante contar com um pouco mais de atividades descontraídas no processo de onboarding. Isso pode ajudar bastante no processo de integração com os demais profissionais da empresa.
Algumas sugestões para incluir no seu cronograma de atividades são:
Apresente o novo colaborador aos líderes, sejam os diretores ou os profissionais com funções de gestores na empresa.
A primeira reunião pode ser breve, mas serve para apresentar a cultura e objetivos organizacionais, bem como a nova pessoa se apresentar. A prática demonstra valorização dos profissionais, acolhimento e respeito com o novo colaborador.
Além das atividades realizadas na fase anterior, é importante adicionar aqui algumas ações que deixem claro a preocupação da empresa com o desenvolvimento pessoal e profissional da pessoa contratada. Para isso, inclua na lista de atividades e reuniões ações como:
Geralmente, o primeiro dia é de tensão, mas dá para diminuir essa sensação ao preparar a chegada do novo empregado.
Reserve o local e material de trabalho dele e avise os demais colaboradores sobre a entrada do profissional. Se possível, crie dinâmicas de apresentação ou um pequeno evento, como café da manhã, para que se conheçam de maneira descontraída.
Uma ótima opção também é realizar um almoço de boas-vindas no primeiro dia se for presencial, ou entregar um vale-presente se for remoto.
Conhecer a empresa como um todo através de um tour ajuda na familiarização do novo contratado e facilita que desempenhe seu trabalho com mais agilidade nos primeiros dias.
Mostre onde ficam os setores, banheiro, refeitório, impressora e demais informações relevantes para a rotina do local. Aproveite para esclarecer regras, como de estacionamento ou vestimenta, para não gerar constrangimento por falta de informação.
Para os profissionais que trabalham de forma remota, também é importante fazer esse tour através de uma gravação em vídeo ou videochamada.
Não economize no treinamento do novo contratado e, inclusive, considere personalizar essa preparação, conforme o cargo e o nível de conhecimento que o profissional já tem. Isso garante que em pouco tempo o colaborador conseguirá desenvolver melhor suas competências, além de gerar um sentimento de responsabilidade com a empresa.
No primeiro mês, deve acontecer uma avaliação de acompanhamento do processo de onboarding de funcionários com feedback e análise de metas mensuráveis, ambas de acordo com a proposta de trabalho.
Nesse tempo, é possível notar dificuldades devido à fase de adaptação, mas a partir do segundo mês dá para ter análises mais precisas e ajustar o que for necessário.
Como vimos, um onboarding estruturado e organizado pode durar semanas ou meses, dependendo do tamanho da empresa. Dessa forma, os benefícios são promissores para todos os envolvidos, pois além de reduzir o turnover de profissionais, retêm talentos e melhoram a satisfação da equipe.
Então, que tal dar o próximo passo? Converse com nosso time e começar agora mesmo e mudar a vida dos seus colaboradores para melhor.
Onboarding de funcionários na empresa é o processo de apresentação de um novo colaborador para a estrutura da empresa, e vice-versa. Serve para balancear expectativas e deixar claras quais serão as atribuições da pessoa dentro da organização.
Varia de empresa para empresa, mas geralmente inclui apresentação das áreas, das funções do colaborador, da missão, visão e valores da empresa, código de ética e cultura do ambiente, além do treinamento apropriado para o funcionário.
Para fazer um bom processo de onboarding de um novo colaborador na empresa, é necessário listar todos os pontos que devem conter em um onboarding e fazer um check-list para evitar falhas. O processo pode durar até 60 dias.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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