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Entenda tudo sobre planejamento operacional para aplicar na sua equipe e ter resultados cada vez mais eficientes!
Sabe aquelas ideias incríveis no planejamento, mas que, na prática, você e sua equipe têm dificuldade em executar, ou ainda, em estruturar um planejamento para execução?
Nesses casos, um bom planejamento operacional pode auxiliar nesse processo. E é, justamente, sobre isso que falaremos ao longo deste conteúdo.
Abaixo, explicaremos o que é, como funciona, quais as vantagens de realizar um, como é possível fazê-lo, quais as etapas e dicas de como realizar um planejamento operacional de sucesso.
Boa leitura!
Como mencionado acima, o planejamento operacional é responsável por transformar grandes propósitos em processos palpáveis.
Além disso, é um momento de extrema importância para detectar gargalos nos processos e cumprimento das metas estipuladas em cada ciclo estabelecido pela organização.
Com as falhas identificadas no momento certo, é possível realizar os ajustes necessários para seguir com o planejamento operacional sem grandes prejuízos.
Dessa forma, você garante que sua empresa caminhe com o planejamento operacional de maneira eficiente.
Além do planejamento operacional, há um passo anterior, o planejamento estratégico – o qual é desenvolvido com metas a longo prazo e um nível de detalhamento um pouco menor, já que seu objetivo é projetar de maneira mais global.
O planejamento estratégico é realizado de maneira mais geral dentro das empresas e com objetivos estabelecidos com prazos mais longos (de 2 a 5 anos).
Além disso, nesse tipo de planejamento descreve a missão, visão e valores da empresa, analisa os ambientes interno e externo, define as metas e objetivos, o plano de ação, e a forma de medição e acompanhamento dos resultados.
O planejamento operacional, por sua vez, é menor em escopo e cronograma e tem como objetivo delimitar tarefas menores e executáveis a partir do planejamento estratégico.
O planejamento operacional é a divisão, em pequenas tarefas executáveis, do planejamento estratégico – que tem como objetivo, de forma macro, analisar o passado, identificar as partes interessadas e projetar o futuro. E, com isso, estruturar metas e definir quem, como e de que forma será executado.
É muito importante que no processo de definição do planejamento operacional, os tópicos abaixo sejam considerados:
Além disso, o planejamento operacional, também conhecido como plano de trabalho, tem como finalidade, transformar em ações, as tarefas e processos a serem executados. Ou seja, o caminho para que as metas e objetivos que são guiados pelo planejamento estratégico, sejam alcançados, definindo o que, por quem e de que forma deve ser executado.
Primeiramente, é válido pontuar que cada planejamento operacional é desenvolvido de maneira única e exclusiva para cada empresa, equipe e/ou colaborador.
Isso porque, as metas ali inseridas vão depender dos objetivos macro e micro da empresa, equipes e colaboradores, qual ramo de atuação, a forma que os serviços são oferecidos, dentre diversas outras variáveis.
De maneira geral, o planejamento operacional tende a ser executado de curto a médio prazo e possui um nível de detalhamento mais alto em relação às tarefas e funções diárias, semanais ou podendo variar o intervalo de tempo.
Toda organização, independentemente do seu tamanho, necessita de processos bem definidos e a transparência é a chave do sucesso para escalar bons negócios.
A gestão desses processos é o que garante que eles serão executados de maneira correta. E, para que isso funcione, é preciso criar uma padronização.
Padronizar é fundamental porque garante a qualidade do trabalho que será executado. Seguir um padrão ajuda a minimizar o risco de possíveis erros, auxilia na gestão do tempo e aumenta a probabilidade de um bom resultado.
Organizar é outro ponto importante, pois deixa claro as etapas de cada processo, a ordem de execução das tarefas e traz uma estabilidade a todos os envolvidos, evitando que passos importantes não sejam executados e todos estejam comprometidos com o fluxo desenhado.
Processos internos bem estruturados ajudam a deixar a rotina mais dinâmica e intuitiva.
Abaixo, separamos algumas dicas de como estruturar os processos internos da sua empresa:
Em síntese, documente cada processo da sua empresa, crie um manual com o registro de todos os detalhes.
O mapeamento e a criação desses manuais são muito importantes em uma organização, pois tornam os treinamentos mais produtivos e padronizados no caso de contratação de novos funcionários ou mudança de setor, pois terão fácil acesso às informações para execução de suas novas funções do início ao fim.
Uma equipe bem treinada é capaz de fazer qualquer trabalho funcionar.
Por isso, treine, monitore, mensure e repita. Se um processo deu certo, veja o que pode ser aproveitado e o que pode ser melhorado, para que, com isso, possa alcançar resultados ainda melhores.
Caso a estratégia mapeada não tenha funcionado, documente as razões que levaram a esse resultado, refine o processo e descreva a melhor prática encontrada para o sucesso da estratégia. Tornando a base de conhecimento da empresa mais rica para os demais colaboradores acessem.
Uma estratégia bastante eficiente dentro do planejamento operacional é fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho para alcançar resultados mais eficientes dentro da organização. Com isso é possível identificar gargalos, falhas e obstáculos que podem afetar de forma negativa a produção.
Outro ponto de suma importância é a boa gestão financeira, que é determinante para não haver perdas no orçamento da empresa e garantir recursos para que o planejamento operacional siga com sucesso.
Além disso, é primordial mapear o organizar o todo o fluxo de trabalho e tarefas, toda a rede de contato, desde o cliente, até o produto final. Para isso, uma boa ferramenta é a co-criação de mapas mentais com o fluxo de tarefas, bem como o uso de ferramentas compartilhadas com a equipe.
Para estabelecer as metas e os objetivos para o planejamento operacional, é preciso ter clareza de quais são os propósitos definidos no planejamento estratégico.
Além disso, é necessário que esses objetivos sejam viáveis e executáveis a curto, médio e longo prazo e que façam sentido para o time.
Por fim, também é essencial que as metas sejam claras e transparentes para todos os envolvidos.
Outro passo importante é a definição de orçamento para execução do planejamento estratégico.
A liderança da equipe será responsável por determinar um orçamento destinado a sua execução, de maneira que todas as etapas sejam cumpridas e que não seja excedido e nem faltem recursos para realização de tarefas.
Geralmente, os planejamentos operacionais realizados dentro das instituições, tem o prazo de um ano para serem concluídos. Porém, é possível fracionar as demandas em partes menores para serem executadas ao longo do ano, organizando um cronograma, de maneira a respeitar os prazos.
Nessa etapa, é importante que o time defina quais tarefas são importantes executar para que se atinja o objetivo maior.
Aqui, é possível listar tarefas diárias, semanais e/ou mensais, a depender do objetivo da organização e da equipe.
O importante é que todos estejam engajados e em busca do mesmo objetivo final.
O principal aspecto que você deve considerar é a visão estratégica que eles oferecem sobre o seu negócio.
Com uma lista bem construída de indicadores e estabelecimento de metas é possível fazer uma boa gestão e garantir o sucesso do planejamento operacional.
Sem os indicadores, sua equipe anda no escuro, desperdiçando tempo e recursos para solucionar problemas dos quais eles desconhecem a origem.
Por meio dos dados apresentados na gestão de indicadores, você é capaz de ter uma visão estratégica sobre o que está acontecendo no planejamento operacional, quais áreas precisam de ajustes e o que pode estar prejudicando seus resultados.
Ainda é possível listar outros benefícios de criar indicadores de desempenho como:
Como falamos acima, com os indicadores definidos, o monitoramento dos resultados que são alcançados é uma etapa fundamental de uma gestão que visa o alto desempenho.
Não faz sentido criar indicadores e nunca mais olhar para eles. É fundamental que você use esses números na hora de tomar decisões para continuidade ou ajustes necessários no plano operacional.
Além disso, acompanhá-los também é indispensável para garantir correções ou alterações nas ações que estão sendo realizadas com o objetivo de melhorar esses números e, claro, alcançar os objetivos definidos na primeira etapa de todo esse processo.
Isso é feito de maneira focada, rápida, evitando que você perca tempo e dinheiro com ações em outras frentes, que não são o problema inicial.
Essa avaliação estratégica do seu negócio é, sem dúvida, uma das grandes vantagens de criar indicadores de desempenho e monitorá-los.
Determine quem serão os responsáveis por cada função e/ou tarefa dentro do planejamento operacional realizado, tanto para a execução, quanto para a gestão e o monitoramento.
Em muitos casos, problemas ocorrem por conta da indefinição de quem são os responsáveis pelas diversas áreas.
Para otimizar o desempenho dos diversos profissionais e setores envolvidos na atividade operacional, é importante definir a forma de atuação e responsabilidades de
todos os envolvidos.
O planejamento operacional faz parte de uma pirâmide, constituída pelos colaboradores “mão na massa”, que serão os executores das tarefas definidas no plano operacional.
No meio da pirâmide ficam os supervisores e gerentes, responsáveis pelo planejamento, orientação e monitoramento dos indicadores. No topo da pirâmide está a alta diretoria, que efetua o planejamento estratégico e analisa os resultados.
A equipe responsável pela gestão visualiza os aspectos que se mostram vulneráveis e, posteriormente, quais estratégias podem ser aplicadas para otimizar as tarefas e garantir a entrega dos resultados.
Compartilhe e atualize o seu plano operacional
Após criar o plano, compartilhe-o com os principais envolvidos para que eles conheçam as metas mais importantes da sua equipe e as tarefas diárias necessárias para alcançá-las. Faça a gestão do plano e das suas atualizações em uma ferramenta compartilhada que mostre o progresso.
Assim como em qualquer planejamento, as mudanças são inevitáveis. Monitore ativamente o seu plano operacional e reporte o progresso para que os principais envolvidos e os membros da equipe fiquem informados sobre como você está monitorando os indicadores e controlando as metas.
Relate o progresso periodicamente através das atualizações dos indicadores, a comunicação transparente é uma ótima maneira de alinhar a sua equipe de forma proativa com relação a um propósito compartilhado e você consegue traçar exatamente aonde quer chegar.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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