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Políticas internas são essenciais para promover um ambiente de trabalho seguro, ético e produtivo, além de ajudar a manter a consistência e a coesão dentro da empresa.
Políticas internas de uma empresa são o conjunto de diretrizes escolhido pela organização para orientar o comportamento dos funcionários e gerenciar operações, garantindo conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Imagine só você trabalhando numa empresa sem regras claras para promoção de colaboradores. De repente, um deles recebe aumento e outro não, sem muita explicação. Isso acaba fazendo com que haja ruído dos demais funcionários, levando-os ao desengajamento.
Ou então pense só como seria trabalhar numa organização sem uma política clara de controle de informações: tudo pode vazar, comprometendo o negócio e correndo-se o risco de até mesmo sofrer multas da LGPD.
Por essa razão, as políticas internas de uma empresa são tão importantes: elas estabelecem diretrizes para que todos sigam, evitando desorientações e desinformações. Continue lendo para aprimorar as políticas de sua companhia!
As políticas internas de uma empresa são o conjunto de diretrizes, regras e procedimentos estabelecidos pela organização para orientar o comportamento dos funcionários, gerenciar operações e garantir conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Essas políticas abrangem uma variedade de áreas, como conduta ética, segurança no local de trabalho, uso de recursos da empresa, comunicação interna, contratação e demissão de funcionários, entre outras.
Elas são essenciais para promover um ambiente de trabalho seguro, ético e produtivo, além de ajudar a manter a consistência e a coesão dentro da empresa. Sem elas, os colaboradores podem agir conforme acharem melhor, causando tumultos e confusões.
As políticas internas são essenciais para manter uma constância nas ações. Nesse caso, podemos ressaltar os seguintes pontos:
As políticas definem como os funcionários devem se comportar no ambiente de trabalho, incluindo questões éticas, respeito mútuo, uso de recursos da empresa, cultura de feedback construtivo, entre outros aspectos. Também pode abordar pontos que os fornecedores devem ter, como sustentabilidade e cuidados com a comunidade.
As políticas internas ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao seu setor, evitando possíveis penalidades legais. Dependendo de quais treinamentos NRs sua empresa precise cumprir, isso também deve entrar nas políticas.
As políticas internas visam proteger os ativos da empresa, como propriedade intelectual, informações confidenciais e recursos financeiros, reduzindo riscos de fraudes, uso indevido de informações e outros problemas. Contratos de exclusividade dos colaboradores ou fornecedores também podem estar incluídos nesse item.
Políticas relacionadas à segurança ocupacional, saúde e bem-estar dos funcionários ajudam a criar um ambiente de trabalho seguro e saudável. Podemos falar ainda na gestão de dados, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, o que evita multas e buzz negativo ao negócio.
Elas fornecem diretrizes claras para os funcionários lidarem com diferentes situações, o que facilita a tomada de decisões consistentes e alinhadas aos objetivos da empresa. Por exemplo, se um colaborador age contra alguma diretriz, ele pode estar passível de alguma penalidade ou até o desligamento.
Políticas relacionadas à igualdade de oportunidades, diversidade e inclusão promovem um ambiente de trabalho justo e respeitoso para todos os colaboradores. São essenciais para manter o engajamento de todos e até uma marca empregadora saudável e longeva.
As políticas definem as responsabilidades de cada função dentro da empresa e estabelecem expectativas claras em relação ao desempenho e comportamento dos funcionários. Nesse ponto, podemos pensar na famosa máxima de “o combinado não sai caro”.
As políticas internas de uma empresa variam em relação às diferentes áreas e objetivos da companhia. Confira alguns exemplos mais comuns a qualquer negócio:
Define as práticas relacionadas ao RH, como contratação, demissão, promoção, avaliação de desempenho, desenvolvimento de carreira, e conduta no ambiente de trabalho.
Estabelece os critérios e procedimentos para a definição de salários, benefícios, bonificações e outras formas de compensação para os colaboradores. É importante que, desde a contratação, essa política seja apresentada aos funcionários.
Regula os benefícios oferecidos aos funcionários, como plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte, seguro de vida, vale home office, a questão dos multibenefícios, entre outros.
Lembrando que,a cada dia,os benefícios contam mais e mais para a satisfação dos colaboradores, ajudando a reduzir o turnover.
Estabelece medidas de segurança e procedimentos para proteger informações confidenciais da empresa e dos clientes contra vazamentos ou acessos não autorizados. É superimportante ter um especialista em LGPD internamente, seja contratado da empresa ou como consultor.
Promove a diversidade e a inclusão no ambiente de trabalho, definindo práticas e ações para garantir igualdade de oportunidades para todos os colaboradores, independentemente de gênero, raça, orientação sexual, entre outros aspectos.
Define programas de capacitação e desenvolvimento profissional para os funcionários, incluindo cursos, workshops, mentoria, entre outros recursos de aprendizagem. Também precisa abordar os treinamentos NRs e a periodicidade em que devem ser realizados.
Estabelece diretrizes e práticas para a comunicação de feedback aos colaboradores, tanto em relação ao desempenho individual quanto ao funcionamento da equipe e da empresa como um todo.
Aqui, é preciso contemplar o uso eficiente de recursos naturais, redução de desperdícios e reciclagem, adoção de práticas ambientalmente responsáveis e também o compromisso com a redução da pegada de carbono e sustentabilidade nos mais diversos níveis.
Nessa política, é preciso fazer uma seleção criteriosa de fornecedores baseada em critérios de qualidade, ética e sustentabilidade. Também vale a pena estabelecer contratos claros e transparentes, fora monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores.
Incentivo à diversidade e inclusão entre os fornecedores.
As políticas de viagem definem diretrizes como quais colaboradores podem viajar pela empresa, se será feito adiantamento ou reembolso, como funciona a questão das passagens e estadia etc.
Leia também: Veja como simplificar a gestão das despesas de viagem
Além dessas, existem outras políticas internas que podem variar de acordo com a natureza da empresa e seus valores, como políticas de sustentabilidade, ética empresarial, segurança no trabalho, entre outras. Essas políticas são essenciais para garantir um ambiente organizacional saudável, transparente e alinhado com os objetivos da empresa.
Enquanto as políticas internas englobam todas as diretrizes, regras e procedimentos que regem o funcionamento geral da empresa, as políticas de RH focam especificamente nas práticas, procedimentos e diretrizes relacionadas à gestão de pessoas na empresa.
No caso, as políticas de RH incluem pontos específicos como recrutamento e seleção, integração de novos funcionários, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento, remuneração e benefícios, gestão de talentos, políticas de promoção e progressão na carreira, entre outras.
Ou seja, as políticas internas da empresa englobam as políticas de Recursos Humanos.
As políticas internas em organizações oferecem várias vantagens importantes:
As políticas internas ajudam a estabelecer padrões consistentes de comportamento e práticas dentro da organização, o que pode aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho. No longo prazo, isso traz produtos e serviços melhores e mais produtividade.
As políticas internas permitem alinhar os objetivos individuais dos funcionários com os objetivos organizacionais, garantindo que todos trabalhem na mesma direção. Facilita ainda o relacionamento entre áreas da organização.
Elas podem incluir diretrizes para lidar com questões de conformidade legal, segurança no local de trabalho, proteção de dados e outras áreas que ajudam a mitigar riscos para a empresa. Isso acaba evitando riscos ou facilitando a gestão deles.
As políticas claras e bem comunicadas promovem a transparência e a comunicação aberta entre os funcionários e a gestão, reduzindo mal-entendidos e conflitos. Para stakeholders e investidores, essa transparência faz com que a empresa ganhe ainda mais importância.
Elas também podem incluir políticas relacionadas ao desenvolvimento de funcionários, treinamento, promoções e outros aspectos que contribuem para o crescimento e a retenção de talentos.
As políticas internas refletem os valores e a cultura da empresa, ajudando a moldar o ambiente de trabalho e a identidade organizacional.
Tendo políticas internas bem estruturadas e conhecidas de todos, fica mais fácil para que novos funcionários se adaptem, evitando que os processos fujam do controle. Caso haja troca de colaboradores entre cargos, isso também é um ponto a favor.
Se sua empresa precisa criar políticas internas ou aprimorar as que já existem, confira nosso passo a passo para fazer isso com mais eficiência.
Antes de começar a criar políticas, identifique as áreas em que são necessárias. Isso pode incluir questões como conduta no local de trabalho, uso de tecnologia, segurança, recursos humanos, entre outros.
É válido estabelecer quais são as mais prioritárias, já que revisar todas as políticas de uma vez pode demandar muito tempo e gerar confusão.
Verifique as leis e regulamentações locais, estaduais e federais que se aplicam ao seu setor e à sua empresa. Isso ajudará a garantir que suas políticas estejam em conformidade com as exigências legais.
Por exemplo, a NR5, que trata de acidentes internos de trabalho, é bastante importante e precisa estar sempre atualizada, exigindo novos treinamentos.
Estabeleça claramente os objetivos de cada política. Por exemplo, se você está criando uma política de uso de tecnologia, seu objetivo pode ser proteger os dados da empresa e garantir o uso adequado dos recursos tecnológicos.
Afinal de contas, as políticas internas devem ter uma razão de ser e não podem ser criadas só por criar.
Envolver as partes interessadas, como funcionários, gerentes, advogados, coordenadores de área e especialistas em recursos humanos, é crucial para garantir que as políticas sejam abrangentes e atendam às necessidades de todos os envolvidos.
Fuja do erro de criar políticas sem conversar com as pessoas mais impactadas — isso quase sempre exige revisões e refações.
Escreva as políticas de forma clara, concisa e fácil de entender. Use uma linguagem simples e evite jargões técnicos que possam ser difíceis de entender para pessoas fora da área específica. As políticas devem ser práticas — como um manual de instruções.
Além de descrever as regras, inclua os procedimentos que devem ser seguidos para implementar as políticas e as consequências para o não cumprimento delas. Isso ajuda a garantir a consistência na aplicação das políticas.
Após escrever as políticas, revise-as cuidadosamente para garantir que estejam claras e completas. Em seguida, é necessário submetê-las à revisão e aprovação pelas partes interessadas, como a equipe de gerenciamento, o departamento jurídico e os representantes dos funcionários.
Uma vez aprovadas, comunique as políticas de forma clara para todos os funcionários. Isso pode incluir sessões de treinamento, manuais do funcionário, e-mails informativos, entre outros métodos de comunicação.
Caso sua empresa tenha uma intranet, elas devem estar bem ao alcance neste local, facilitando o acesso.
Implemente as políticas e monitore sua eficácia ao longo do tempo. Faça ajustes conforme necessário para garantir que as políticas continuem relevantes e atendam às necessidades da empresa e dos funcionários.
Periodicamente, revise e atualize as políticas para refletir as mudanças nas leis, regulamentos e nas necessidades da empresa. Isso ajuda a garantir que as políticas permaneçam atualizadas e eficazes.
Para que as políticas internas funcionem e sejam perpetuadas facilmente, elas devem ser bem comunicadas — chegando a todos os envolvidos. Sobre esse ponto específico, falamos mais no tópico seguinte.
Para que as políticas internas sejam seguidas à risca, a gente sugere cinco ações práticas:
Certifique-se de que todas as políticas internas sejam comunicadas de forma clara e compreensível para todos os funcionários. Isso inclui disponibilizar as políticas em um documento acessível a todos, como um manual do funcionário ou um portal online.
Além disso, de tempos em tempos,vale fazer novas apresentações, ainda mais se a política sofrer ajustes.
Realize treinamentos regulares para todos os funcionários sobre as políticas da empresa. Vale muito a pena incluir sessões de treinamento presenciais ou online, vídeos informativos, e materiais de referência para consulta.
Estabeleça mecanismos de monitoramento para acompanhar o cumprimento das políticas. Isso pode envolver a designação de responsáveis pela implementação das políticas em cada equipe, auditorias internas regulares e a coleta de feedback dos funcionários sobre o entendimento e aplicação das políticas.
Crie incentivos e reconhecimento para os funcionários que cumprem consistentemente as políticas internas da empresa. Algumas ideias envolvem programas de recompensas, reconhecimento público ou oportunidades de crescimento profissional.
Estabeleça procedimentos claros para lidar com violações das políticas internas, como advertências, suspensões temporárias ou outras ações disciplinares conforme a gravidade da violação e as políticas da empresa.
Os principais erros nas políticas internas geralmente incluem:
Políticas internas eficazes requerem a participação e o feedback dos funcionários afetados. Quando as políticas são criadas sem considerar suas necessidades e perspectivas, elas podem ser mal compreendidas ou não seguidas adequadamente.
O ambiente empresarial está sempre mudando, e as políticas internas devem acompanhar essas mudanças. Se não forem atualizadas regularmente, podem se tornar obsoletas, o que pode levar a inconsistências e problemas operacionais.
Uma política é ineficaz se não for implementada e seguida de maneira consistente. Falhar em monitorar a conformidade pode resultar em práticas inconsistentes e até mesmo em violações das políticas.
As políticas internas devem ter objetivos claros e definidos. Se forem criadas sem um propósito específico ou sem considerar os resultados desejados, podem ser percebidas como arbitrárias ou desnecessárias, o que pode levar à resistência dos funcionários em segui-las.
As políticas internas servem para fazer uma empresa funcionar melhor, trazendo mais qualidade de produtos e serviços, produtividade e clareza de informações. Pense nelas como um manual de instruções de cada área que pode ser compreendido por qualquer um, assim, fica mais simples fazê-las.
Aproveite para ler também nosso conteúdo sobre o que é otimização de processos internos e quais são os principais benefícios!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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