Guia prático: como criar um plano de comunicação interna?

Uma pesquisa recente realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) indicou que 88% dos CEOs das empresas entrevistadas valorizam a comunicação interna e 58% se preocupam em melhorar a experiência do colaborador por meio desse canal. 

Os profissionais de RH estão entendendo que uma boa comunicação interna aumenta o engajamento dos colaboradores com o dia a dia da empresa e também faz com que eles se sintam mais valorizados no ambiente de trabalho.

Mas para ter esses resultados, é preciso desenvolver um bom plano de comunicação interna. Vamos entender como fazer isso neste artigo. Acompanhe!

O que é um plano de comunicação interna?

Um plano de comunicação interna refere-se a uma estratégia organizada e intencional de gestão da comunicação dentro de uma organização ou empresa. Esse plano ajuda a garantir que todos os funcionários estejam informados, alinhados e envolvidos com as metas e as atividades da organização.

Os componentes principais de um plano de comunicação interna geralmente incluem:

• Objetivos: definição clara dos propósitos ou metas da comunicação interna. Pode ser, por exemplo, aumentar o envolvimento dos funcionários ou garantir que todos estejam informados sobre mudanças organizacionais.
• Público-alvo: identificação dos grupos de funcionários ou departamentos que são o foco da comunicação.
• Mensagens-chave: o que a organização deseja comunicar. Pode variar de detalhes sobre mudanças de políticas até informações sobre novos produtos ou serviços.
• Canais de comunicação: os meios pelos quais a informação será transmitida. Isso pode incluir e-mails, intranet, newsletters, reuniões, webinars, murais de avisos e outros.
• Frequência: a regularidade com que certas comunicações devem ocorrer, podendo ser diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.
• Responsabilidades: identificação de quem é responsável por qual parte do processo de comunicação. Isso pode envolver redatores, designers, gerentes de projeto e outros.
• Cronograma: um calendário detalhado que especifica quando cada atividade ou comunicação ocorrerá.
• Orçamento: uma estimativa dos custos associados à execução do plano.

O plano de comunicação interna é crucial para manter os funcionários envolvidos e informados, o que, por sua vez, pode levar a uma maior satisfação no trabalho, retenção de talentos e até mesmo mais produtividade.

Além disso, em tempos de mudanças ou crise, uma comunicação interna eficaz é essencial para manter a calma, a clareza e a coesão entre os membros da equipe.

Quais são os tipos de comunicação interna?

Existem 5 tipos principais de comunicação interna e cada um deles desempenha um papel importante no funcionamento da empresa e na eficácia da comunicação organizacional.

A escolha do método apropriado depende dos objetivos específicos de comunicação e das mensagens a serem transmitidas. Veja agora os detalhes de cada um.

Comunicação escrita

Esse é um dos tipos mais tradicionais de divulgação de comunicados internos, que envolve a troca de informações por meio de documentos escritos, como e-mails, memorandos, relatórios, manuais e cartas.

A comunicação escrita é valiosa para registrar informações e garantir que os detalhes sejam claros e precisos. É um meio importante para a transmissão de políticas, procedimentos e comunicações formais na organização.

Comunicação verbal

A comunicação verbal é altamente interativa e imediata, permitindo o esclarecimento de dúvidas e a troca de ideias em tempo real.

Essa forma de comunicação ocorre por meio da fala em reuniões, conversas informais, apresentações ou treinamentos, por exemplo.

É uma ferramenta valiosa para discussões, feedback direto e comunicações que exigem interação pessoal.

Comunicação vertical

A comunicação vertical se move de cima para baixo ou de baixo para cima na hierarquia organizacional.

Ela se divide em dois tipos:

• comunicação descendente (top-down), quando os líderes transmitem informações aos funcionários, como diretrizes e metas;
• comunicação ascendente (bottom-up), quando os funcionários fornecem feedbacks ou comunicam ideias e preocupações aos líderes.

Essa forma de comunicação é fundamental para o alinhamento organizacional e o bom fluxo de informações.

Comunicação horizontal

A comunicação horizontal envolve a troca de informações entre funcionários ou departamentos no mesmo nível hierárquico e é essencial para a colaboração entre colegas, compartilhamento de conhecimento e resolução de problemas em equipe.

Ela ajuda a garantir que os diferentes setores da organização estejam mais alinhados e trabalhem de forma coordenada.

Comunicação diagonal

A comunicação diagonal ocorre entre funcionários de diferentes níveis hierárquicos e departamentos, criando conexões cruzadas na organização.

Isso é particularmente valioso para facilitar a colaboração interdepartamental e a realização de projetos que envolvam múltiplas áreas da empresa.

A comunicação diagonal pode contribuir para uma visão mais ampla da organização e promover a inovação.

Quais são as vantagens de ter um bom plano de comunicação interna?

Um plano de comunicação interna bem implementado é uma ferramenta estratégica que contribui significativamente para o sucesso de uma organização, criando um ambiente de trabalho mais eficiente, colaborativo e alinhado com os objetivos corporativos.

Existem várias vantagens e benefícios para sua implementação e separamos os 4 principais. Veja a seguir.

Alinhar a equipe

Deixar a equipe alinhada é a faceta mais crítica de um plano de comunicação interna, porque vai garantir que todos os membros da organização compreendam profundamente os objetivos estratégicos e a missão da empresa.

Isso é fundamental para promover um ambiente corporativo em que todos estejam na mesma sintonia. 

Quando os funcionários têm clareza sobre como seu trabalho contribui para o sucesso da organização, eles se tornam mais motivados, engajados e comprometidos em alcançar metas — além de internalizarem melhor a visão da empresa.

O alinhamento também reduz a probabilidade de conflitos de objetivos e promove uma cultura de cooperação, tornando a organização mais eficiente e preparada para superar desafios e atingir suas metas.

Portanto, deixar a equipe alinhada não é apenas um aspecto crucial de um plano de comunicação interna, mas também um elemento essencial para o crescimento e o sucesso de qualquer negócio.

Fomentar o engajamento

Incentivar o engajamento dos colaboradores é uma peça-chave de um plano de comunicação interna. Isso implica em não apenas manter os funcionários informados, mas também em cultivar um senso de pertencimento e compromisso com os objetivos da empresa.

Dessa forma, é possível não só aumentar a produtividade, mas também melhorar a retenção de talentos e a satisfação no trabalho, criando um ambiente mais positivo e atrativo.

Um plano de comunicação interna bem executado nutre esse engajamento, garantindo que os funcionários sejam embaixadores entusiasmados da empresa e estejam comprometidos com a realização das metas organizacionais.

Fortalecer a cultura organizacional

Uma cultura organizacional forte é uma das vantagens mais importantes de implementar um plano de comunicação interna.

Esse aspecto envolve a promoção dos valores, ética e cultura da empresa, garantindo que todos os membros da equipe compartilhem os mesmos princípios e estejam alinhados com a identidade corporativa.

Quando a cultura organizacional é robusta e amplamente compartilhada, a empresa constrói uma base sólida para a tomada de decisões, comportamentos e interações consistentes.

Isso não apenas melhora a coesão interna, mas também contribui para uma reputação sólida no mercado e para a construção de melhores relacionamentos com clientes, fornecedores e outros stakeholders, agregando valor ao negócio.

Melhorar a eficiência operacional

Ao facilitar a comunicação entre as equipes, a organização promove a colaboração harmoniosa, reduzindo conflitos e aprimorando a produtividade.

Quando os departamentos se comunicam de maneira eficaz, há um fluxo de informações mais suave e uma compreensão mais clara das metas e processos da empresa. Isso culmina em uma redução de erros e uma utilização mais eficiente dos recursos, o que, por sua vez, contribui para o desempenho geral da organização.

O resultado é uma empresa mais ágil e preparada para enfrentar desafios e oportunidades no mercado.

Como elaborar um plano de comunicação interna em 12 passos

Agora que você já entendeu o quanto comunicação interna é vital para manter as empresas coesas e produtivas, aprenda como elaborar um plano eficaz em 12 passos claros e práticos. Anote aí!

1. Defina objetivos claros

Comece por definir sua missão. Seja para construir uma cultura corporativa mais sólida, seja para informar sobre mudanças estratégicas ou impulsionar o engajamento, você precisa ter uma visão clara do que deseja alcançar para traçar o caminho a seguir.

2. Avalie o cenário atual

Faça uma análise honesta da comunicação atual da sua organização. Identifique as estratégias que estão funcionando e aquelas que precisam ser melhoradas.

Uma análise SWOT pode ser útil aqui, destacando pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças.

3. Conheça seu público 

Mapeie os diferentes grupos de funcionários e suas características. Cada grupo pode ter diferentes preferências e necessidades de comunicação. Esse conhecimento permitirá uma abordagem mais personalizada.

4. Elabore as mensagens principais

Após entender seu público, elabore mensagens que sejam pertinentes e significativas para eles. Certifique-se de que sua comunicação seja clara, concisa e alinhada aos valores da empresa.

5. Escolha os canais certos 

Com base no seu público-alvo, selecione os canais mais eficazes. Isso pode variar desde e-mails, intranet, boletins impressos ou mesmo reuniões presenciais.

A escolha certa aumentará a probabilidade de sua mensagem ser mais bem recebida e compreendida.

6. Decida a frequência 

A frequência de comunicação é crucial. Enquanto informações urgentes podem exigir atualizações diárias, outras mensagens podem ser comunicadas semanal ou mensalmente.

Encontre um equilíbrio que mantenha os funcionários informados, mas não sobrecarregados.

7. Delegue tarefas 

A comunicação eficaz exige uma equipe dedicada. Identifique quem em sua organização será responsável por criar, aprovar, distribuir e monitorar cada tipo de comunicação. Esse delineamento claro de responsabilidades aumentará a eficiência.

8. Faça um cronograma estratégico 

Organize-se! Desenvolva um calendário detalhado que mapeie todas as comunicações planejadas. Isso ajuda a garantir uma cadência equilibrada e previne o “bombardeio de mensagens”.

9. Defina um orçamento 

Como qualquer projeto, a comunicação interna pode ter custos associados. Defina um orçamento que cubra todas as necessidades, desde a criação de conteúdo até a distribuição e ferramentas tecnológicas.

10. Execute e monitore 

Com tudo planejado, é hora de agir. Implemente seu plano, mas lembre-se de monitorar continuamente sua eficácia, usando métricas e indicadores.

Alguns dos indicadores que podem ser usados aqui são:

• taxa de abertura de e-mails — quantas pessoas abriram um e-mail enviado em relação ao número total de e-mails enviados;
• taxa de clique (CTR) — de quantas pessoas clicaram em um link em um e-mail ou mensagem interna;
• taxa de participação em eventos/reuniões — quantos funcionários participaram de um evento ou reunião interna em relação ao total de convidados;
• uso de plataformas de comunicação — quantos funcionários estão ativamente usando a plataforma de comunicação interna da empresa (por exemplo, intranet, plataformas de colaboração);
• tempo de resposta — o tempo médio que leva para as questões dos funcionários serem respondidas ou resolvidas.

11. Estimule o feedback 

Cultive uma cultura de feedback. Estabeleça canais em que os funcionários possam expressar suas opiniões sobre a comunicação interna e use essas informações para refinar suas estratégias.

12. Reavalie e adapte 

Revise periodicamente seu plano, adaptando-o às novas circunstâncias ou necessidades da empresa.

Lembre-se de que um plano de comunicação interna eficiente é dinâmico e deve ser revisado e adaptado regularmente para garantir sua relevância e eficácia.

Não deixe de aplicar os aprendizados e descobertas de cada iniciativa nos novos planos de comunicação, otimizando assim a forma de engajar os funcionários e aumentando a eficiência e o alcance das mensagens.

Como vimos, um plano de comunicação bem elaborado é uma ferramenta estratégica que ajuda a garantir que as mensagens sejam transmitidas de maneira eficaz, atingindo os objetivos organizacionais e mantendo as partes interessadas informadas e engajadas.

Ao estabelecer uma comunicação interna sólida, as empresas podem fortalecer a cultura organizacional e melhorar a produtividade. São muitos os benefícios de se apostar em uma comunicação planejada com os colaboradores da empresa.

Agora que você já sabe tudo sobre como elaborar um bom plano de comunicação interna, continue a estudar conosco formas de tornar a experiência do colaborador cada vez melhor. Assista ao nosso webinar Colaborador no centro: como o foco em pessoas e inovação impulsionam cultura e performance!