Despesas reembolsáveis: tudo que você precisa saber!

Quando o assunto é trabalho, nem só de salário vivem os colaboradores, certo? Em muitas empresas, as famosas despesas reembolsáveis fazem parte do pacote, principalmente em viagens corporativas ou atividades realizadas fora do escritório. 

Mas será que todo gasto pode ser reembolsado? A resposta é: depende! 

Saber quais despesas são cobertas e quais não são pode evitar dores de cabeça e confusões tanto para a empresa quanto para o colaborador. 

Vamos descomplicar esse tema e entender tudo sobre as despesas reembolsáveis, a legislação, como funciona o reembolso de despesas e muito mais.

O que significa reembolso?

Reembolso, no contexto corporativo, é basicamente a devolução de um valor que o colaborador desembolsou por conta de atividades empresariais. 

Imagine que um advogado da sua empresa precise viajar a trabalho e acaba pagando pela passagem, hospedagem e alimentação. 

Ao retornar, basta entregar os comprovantes dessas despesas, e a empresa devolve o valor correspondente. 

Simples assim, certo? Bem, quase. 

Para que tudo funcione bem, o processo de reembolso de despesas de viagem (e de outras despesas reembolsáveis) precisa seguir algumas regras, que variam de acordo com cada empresa.

Um detalhe importante: o reembolso não é salário! Ou seja, não sofre descontos de impostos ou contribuições. 

O objetivo é compensar o colaborador por um gasto que ele fez para cumprir suas atividades de trabalho. Sem essa devolução, o colaborador sairia no prejuízo, o que, convenhamos, não seria justo.

O que diz a lei sobre o reembolso de despesas corporativas?

A legislação trabalhista brasileira trata o reembolso de despesas corporativas de forma bem objetiva. 

O artigo 457, §2º, da CLT, junto com o Enunciado TST nº 101, deixa claro que despesas corporativas, como diárias de viagem (que não excedam 50% da remuneração do trabalhador) e ajudas de custo, não integram o salário do colaborador. 

Em outras palavras, esses valores são reembolsáveis, mas não entram na conta do salário para cálculos de FGTS ou INSS, por exemplo.

Já para freelancers e pessoas jurídicas (PJ), a história é um pouco diferente, pois não existe uma legislação específica. Nesse caso, o que vale é o acordo feito entre as partes.

O que a lei faz é garantir que o colaborador não seja prejudicado ao realizar atividades corporativas. Mas, claro, tudo precisa ser comprovado! Sem os devidos recibos e notas fiscais, o reembolso de despesas pode virar uma confusão.

Vamos ver então o que são despesas reembolsáveis?

O que são despesas reembolsáveis?

O que define se uma despesa é reembolsável é o fato de ela estar diretamente relacionada às atividades profissionais do colaborador em nome da empresa. 

Ou seja, se o gasto foi feito para que o funcionário pudesse desempenhar suas funções, como uma viagem de negócios, transporte para uma reunião externa ou participação em um evento corporativo, ele deve ser reembolsado. 

Para garantir que o reembolso seja justo e claro, é fundamental que a empresa tenha uma política de reembolsos bem definida, estabelecendo critérios específicos sobre quais despesas são permitidas e como elas devem ser comprovadas.

Entendeu o que pode ser considerado reembolso de despesas? Então vamos conhecer as despesas corporativas reembolsáveis.

Tipos de despesas corporativas podem ser reembolsadas pela empresa

Nem todas as despesas realizadas pelos colaboradores são reembolsáveis. Para que o reembolso aconteça, é fundamental que o gasto esteja diretamente relacionado ao trabalho. Ou seja, se a despesa foi feita em nome da empresa, ela precisa ser ressarcida.

Aqui estão alguns exemplos comuns de despesas reembolsáveis no contexto empresarial:

• Alimentação: gastos com refeições durante viagens ou encontros corporativos, como almoços e jantares com clientes.
• Pacote de internet e telefonia: principalmente para quem trabalha em home office, o uso de dados móveis, internet e telefone podem ser reembolsados.
• Eventos e capacitações: custos com inscrições para congressos, palestras ou treinamentos diretamente relacionados ao desenvolvimento do colaborador.
• Auxílio home office: manutenção de equipamentos, compra de móveis e gastos com energia e internet em casa também podem ser cobertos pela empresa.
• Transporte: passagens aéreas, táxis, aplicativos de transporte ou até quilometragem de veículo próprio usado para visitas a clientes ou viagens a trabalho.
• Despesas com veículo próprio: se o colaborador usa o carro para o trabalho, o reembolso de quilometragem cobre combustível, pedágios e até manutenções relacionadas ao uso no serviço.
• Acomodação: despesas com hospedagem corporativa em hotéis, Airbnb ou qualquer outro tipo de acomodação durante viagens empresariais. A política da empresa deve estabelecer o padrão de hospedagem.

Esses são apenas exemplos gerais, e cada empresa deve definir sua política para garantir que todos estejam alinhados.

• Leia também: Estratégias para otimizar o controle de despesas com combustível da frota corporativa 

O que são despesas não reembolsáveis?

Assim como existem despesas que podem ser reembolsadas, há outras que, por mais que pareçam justificáveis, não entram na conta. 

Despesas não reembolsáveis são aquelas que não estão diretamente relacionadas ao trabalho ou que ultrapassam o limite estabelecido pela política da empresa.

Alguns exemplos de despesas não reembolsáveis incluem:

• Bebidas alcoólicas: aquele happy hour com o cliente não precisa ser custeado pela empresa.
• Refeições intermediárias: lanches ou snacks fora das refeições principais não costumam ser reembolsados.
• Multas de trânsito: multas em veículos particulares ou alugados não são de responsabilidade da empresa.
• Passeios em viagens a trabalho: se você aproveita uma viagem a trabalho para fazer turismo, saiba que esses gastos são pessoais.
• Despesas de frigobar: quem nunca foi tentado a pegar aquele chocolatinho no frigobar do hotel? Mas, cuidado, a empresa não costuma cobrir essas guloseimas.
• Gastos por atraso: custos adicionais, como taxas de atraso em check-ins ou voos perdidos, não são cobertos pela empresa, a menos que haja uma justificativa muito bem embasada.

Por isso, é sempre bom conferir a política de reembolso de despesas antes de fazer gastos durante viagens ou eventos corporativos, evitando mal-entendidos na hora de pedir o reembolso.

• Leia também: Tipos de despesa e como fazer uma boa gestão 

O que é a política de reembolso de despesas?

A política de reembolso é o documento que esclarece de forma transparente quais despesas podem ou não ser reembolsadas pela empresa. 

É um guia fundamental para evitar fraudes e garantir que o colaborador não tenha surpresas desagradáveis ao solicitar reembolsos.

Além de evitar mal-entendidos, essa política é essencial para manter a transparência e o controle financeiro da empresa. Alguns dos principais pontos que uma boa política de reembolso deve abordar incluem:

• Comprovação: determinar a necessidade de recibos ou notas fiscais para validar o reembolso.
• Prazos: especificar o tempo máximo para envio de comprovantes e solicitação de reembolsos.
• Processo de aprovação: indicar quem será o responsável pela aprovação e processamento dos reembolsos.
• Limites de gastos: estabelecer limites para despesas, como diárias de hotel e refeições, para evitar exageros.
• Critérios de reembolso: definir quais tipos de despesas são consideradas reembolsáveis, como transporte, alimentação e hospedagem.

Percebe que essa política cumpre um papel importante quando se fala em gestão financeira empresarial?

Ela garante que a empresa mantenha o controle sobre seus gastos e que os colaboradores entendam claramente suas responsabilidades financeiras.

Para tanto, a política deve ser clara, simples e acessível a todos, para que ninguém fique na dúvida sobre o que pode ou não ser reembolsado, ok?

Quais os 10 erros comuns ao realizar o reembolso corporativo?

Apesar das boas intenções e da política de reembolso de despesas, muitos erros acontecem na hora de realizar este processo. 

Para tentar minimizá-los, apontamos os 10 erros mais comuns:

1. Criar relatórios complexos demais: relatórios confusos dificultam a compreensão dos gastos.
2. Não definir quem aprova os reembolsos: sem um responsável claro, o processo fica confuso.
3. Fazer o controle manual: planilhas manuais estão sujeitas a erros e são difíceis de gerenciar.
4. Não ter uma política de reembolso clara: a falta de diretrizes pode gerar confusão e insatisfação.
5. Não realizar auditorias: sem auditorias de despesas, fraudes e erros podem passar despercebidos.
6. Não organizar informações corretamente: dados desencontrados atrasam o processo de reembolso.
7. Arquivar errado os comprovantes: perder notas fiscais pode impedir que o colaborador seja ressarcido.
8. Não gerir os gastos corporativos: falta de controle sobre as despesas pode resultar em perdas financeiras.
9. Ignorar a tecnologia: não usar um sistema automatizado sobrecarrega o setor financeiro e aumenta o risco de erros.
10. Não instruir adequadamente os colaboradores: colaboradores que desconhecem a política de reembolso podem gerar problemas.

Para evitar esses erros quanto às despesas reembolsáveis, devemos buscar maneiras de gerenciar corretamente o processo.

Como fazer a gestão correta do reembolso corporativo?

Fazer uma gestão eficiente do reembolso corporativo começa com a criação de uma política clara, estabelecendo o que pode e o que não pode ser reembolsado. 

A partir daí, o ideal é contar com um sistema automatizado para gerenciar todo o fluxo, desde a solicitação do reembolso até a sua aprovação.

Ao integrar o processo de reembolso com tecnologias inteligentes, a gestão fica ainda mais simples. 

Já pensou em ter uma ferramenta que centraliza todas as informações e permite que o colaborador envie seus comprovantes diretamente pela plataforma?

Isso facilita o trabalho do financeiro quanto às despesas reembolsáveis e garante que nada seja perdido.

Além disso, manter um controle constante, com auditorias e revisões periódicas, ajuda a garantir a conformidade e evita problemas como fraudes e gastos excessivos.

E no caso de reembolso de despesas de viagem corporativa?

Qual é a melhor forma de lidar com os recibos de reembolso de viagem corporativa?

Gerenciar os documentos de reembolso de despesas de viagem pode ser um desafio, especialmente quando falamos em pilhas de notas fiscais e comprovantes que podem se perder facilmente. 

A solução? Digitalizar tudo! 

Hoje em dia, há sistemas que permitem que os colaboradores tirem fotos de seus recibos diretamente do celular e enviem os documentos para o sistema da empresa.

Plataformas como a Caju Despesas Corporativas facilitam o arquivamento de comprovantes e permitem que tudo seja feito digitalmente, sem papéis e com muito mais eficiência. 

Isso elimina a perda de recibos e agiliza o processo de prestação de contas de viagens corporativas. 

Além disso, como já pontuamos, é importante manter uma política clara sobre prazos para envio de comprovantes e instruir os colaboradores sobre a importância de guardar todos os recibos são práticas essenciais para evitar confusões.

• Leia também: Conheça o RDV: Relatório de Despesas de Viagem

Qual a importância de um sistema de gestão de reembolso corporativo?

Acabamos de dizer que um dos erros mais comuns ao fazer a gestão de despesas reembolsáveis é adotar mecanismos manuais, como as planilhas.

Isso pode ser um verdadeiro caos, especialmente em empresas grandes, com muitos colaboradores viajando ou realizando atividades externas. 

É aí que entra a importância de um sistema de gestão de reembolso corporativo. Com uma plataforma digital, é possível automatizar processos, como o envio dos comprovantes e o pagamento dos reembolsos, sem burocracia e de forma rápida.

Além de garantir que os gastos estejam sempre dentro das regras, um sistema de gestão reduz fraudes, evita erros e facilita a vida do setor financeiro, que não precisa mais gerenciar pilhas de notas fiscais. 

A Caju, por exemplo, permite que todas as despesas corporativas sejam gerenciadas em uma única plataforma, proporcionando controle total e evitando imprevistos.

Conheça um pouquinho do Caju Despesas Corporativas!

Caju Despesas Corporativas: Simplificando a Gestão de Gastos

O Caju Despesas Corporativas é uma solução inovadora que promete acabar com a burocracia e simplificar a gestão de despesas nas empresas. 

Com uma plataforma intuitiva e um cartão único, a ferramenta permite que os colaboradores façam pagamentos de forma rápida e segura, enquanto a empresa mantém o controle total dos gastos. 

A categorização automática das despesas e a possibilidade de integração com outros sistemas tornam o processo ainda mais eficiente. 

Além disso, o saldo não utilizado pode ser facilmente retornado à empresa ou mantido com o colaborador, garantindo flexibilidade e praticidade.

Saiba como o Caju Despesas Corporativas veio para simplificar sua rotina!

Conclusão

Entender e gerenciar as despesas reembolsáveis é crucial para manter uma relação justa entre empresa e colaborador. 

Com uma política de reembolso clara e bem definida, além do uso de ferramentas digitais como a Caju Despesas Corporativas, todo o processo pode ser simplificado, garantindo transparência, conformidade e eficiência. 

Automatizar o processo de reembolso não só economiza tempo e dinheiro, como também reduz erros e fraudes, tornando a gestão financeira muito mais estratégica. 

Com as dicas e informações deste artigo, sua empresa estará pronta para lidar com as despesas reembolsáveis de forma rápida, segura e sem complicações. Que tal algumas dicas para construir sua política de despesas corporativas?