Gestão de viagens corporativas: sua empresa está atualizada nesse processo? Confira nossas dicas

A gestão de viagens corporativas é o processo de planejar, organizar e controlar as viagens realizadas por funcionários de uma empresa a trabalho. Assim, é possível maximizar a economia e a experiência dos usuários.

Eventualmente, alguns de seus funcionários precisam viajar — isso pode ser uma constante na empresa ou acontecer com menos frequência. De qualquer forma, é essencial que a gestão das viagens corporativas seja inteligente, tanto para uma boa experiência de quem viaja quanto para o controle de gastos e tranquilidade do time de facilities.

Então, como você faz essa gestão? Conta com ferramentas integradas? Sistema de adiantamento? Conta com uma agência responsável pelas passagens? Esses são apenas alguns tópicos que você precisa levar em conta.

Neste texto, a gente se dedica a trazer os pontos mais fundamentais para te ajudar a fazer uma gestão de viagens corporativas eficiente.

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o processo de planejamento, organização e controle das viagens realizadas por funcionários de uma empresa a trabalho. O objetivo é garantir que essas viagens sejam realizadas de forma eficiente e econômica, maximizando os benefícios para a empresa enquanto minimiza os custos e riscos.

Isso pode envolver compras de passagens em grupo, viagens de carro com mais de um colaborador, parceria com hotéis e agências de turismo empresarial, etc.

Outro ponto da gestão de viagens corporativas também envolve a necessidade da viagem em si. Muitas vezes, vale questionar se o colaborador realmente precisa sair em viagem ou se um fornecedor de outro estado não poderia cumprir esse papel.

Ainda é interessante otimizar viagens, aproveitando um mesmo destino para mais funções. Por exemplo, o vendedor que vai prospectar novos clientes, pode ser a mesma pessoa convidada a palestrar sobre as vantagens do produto ou serviço da empresa.

Enquanto uma pessoa viaja, o restante do time também deve considerar cobrir a ausência dessa pessoa enquanto ela está fora. Ou seja, a gestão de viagem corporativa tem diversas camadas a serem consideradas.

Conheça os pilares da gestão de viagens corporativa

Antes de pensar em como fazer uma gestão de viagens, precisamos conhecer os pilares que ela deve ter. Esses pontos merecem ser discutidos antes mesmo de pensar em estruturar sua gestão de viagens. Por exemplo:

Política de viagens

Ela contempla a definição de diretrizes e regras para viagens corporativas, como classes de serviço permitidas, limites de despesas — incluindo as refeições, e procedimentos de aprovação.

A política de viagens deve ser transparente e bem comunicada a todo o time para evitar ficar abrindo exceções.

Reserva e agendamento

É preciso considerar a coordenação de reservas de transporte (como passagens aéreas, transporte terrestre) e hospedagem, frequentemente utilizando sistemas de reserva especializados ou agências de viagens corporativas.

Quando se conta com um fornecedor para isso, fica mais fácil até conseguir valores mais acessíveis e desonerar o time de facilidades da empresa.

Controle de custos

Tenha em mente que é preciso fazer o monitoramento e controle dos gastos relacionados a viagens, garantindo que fiquem dentro do orçamento estabelecido. Isso pode incluir a análise de relatórios de despesas e a implementação de práticas para reduzir custos.

Se algo não for aprovado, deve estar claro na política qual o motivo da desaprovação.

Gestão de riscos

Faça também a avaliação e mitigação de riscos associados às viagens, como segurança dos funcionários, seguros e conformidade com regulamentações locais. Por exemplo, se o colaborador viajar dirigindo o carro da empresa, é necessário que o seguro cubra isso.

Reembolsos e relatórios

É preciso fazer o processamento de reembolsos para despesas de viagem dos funcionários e elaboração de relatórios detalhados sobre os custos e a eficácia das viagens realizadas.

Lembrando que reembolsos nem sempre são a melhor maneira de lidar com a gestão dos gastos de viagem corporativa, aumentando a burocracia. Considere adiantamentos, que trazem mais facilidade.

Leia também: Dicas para criar sua política de reembolsos

Experiência do funcionário

Garanta que as viagens sejam confortáveis e eficientes para os funcionários, o que pode incluir suporte para problemas durante a viagem e otimização do tempo gasto fora do escritório.

Tecnologia e ferramentas

O uso de tecnologias e ferramentas de gestão para automatizar e otimizar o processo de viagens, como plataformas de reserva online e sistemas de gestão de despesas.

Quais os benefícios de fazer uma boa gestão das viagens corporativas

Uma boa gestão das viagens corporativas oferece vários benefícios significativos para uma empresa. Nós comentamos quais são os principais:

Redução de custos

Uma gestão eficiente permite controlar e otimizar os gastos com viagens. Em geral, isso pode incluir a negociação de tarifas preferenciais com fornecedores, o uso de tecnologias para encontrar as melhores ofertas e o monitoramento rigoroso das despesas para evitar excessos.

Maior eficiência

Processos bem definidos e ferramentas de gestão adequadas ajudam a simplificar o planejamento e a coordenação das viagens, economizando tempo e reduzindo a carga administrativa para os funcionários.

Uma vez estabelecido o processo de gestão de viagens corporativas, tudo fica mais simples e fácil de ser ajustado.

Melhoria da experiência do funcionário

Garantir que as viagens sejam confortáveis e bem organizadas pode aumentar a satisfação dos funcionários e melhorar sua produtividade. Uma experiência positiva também reduz o estresse e o cansaço associados às viagens.

Isso é muito importante porque sabemos que viajar tira as pessoas de sua zona de conforto, traz mais demandas e nem sempre a gestão de viagens colabora para que a experiência seja favorável. Pense nisso.

Compliance e segurança

Uma gestão adequada garante que as viagens estejam em conformidade com as políticas da empresa e com as regulamentações locais. Além disso, ajuda a garantir a segurança dos funcionários ao fornecer informações e suporte em caso de emergências.

Análise e relatórios

Ferramentas de gestão de viagem corporativa permitem a coleta e análise de dados sobre despesas e padrões de viagem. Esses insights podem ajudar a identificar oportunidades para economias adicionais e a tomar decisões mais informadas sobre políticas e práticas de viagens.

Portanto, na hora de considerar qual ferramenta sua empresa vai usar, busque saber quais são as possibilidades de relatórios — inclusive os automatizados, trazendo ganho de tempo.

Melhor planejamento e controle

Com uma abordagem estruturada, é mais fácil planejar viagens com antecedência, evitar conflitos de agenda e garantir que todos os aspectos da viagem sejam coordenados eficientemente.

É possível, inclusive, combinar viagens para que uma saída apenas resulte em mais visitas e compromissos. Ou então combinar viagens em grupo, otimizando custos.

Fortalecimento de relacionamentos com fornecedores

Negociações centralizadas e relacionamento contínuo com fornecedores de transporte e hospedagem podem resultar em melhores condições e ofertas exclusivas para a empresa.

Redução de riscos

Um bom gerenciamento ajuda a identificar e mitigar riscos associados às viagens, como questões de segurança, problemas de saúde e riscos legais, garantindo uma abordagem proativa para lidar com potenciais problemas.

Transparência e conformidade

A boa gestão de viagens corporativa facilita a transparência nas despesas e ajuda a garantir que todas as transações sejam documentadas e conformes com as políticas internas, reduzindo o risco de fraude e erros.

Adaptação às mudanças

Com processos bem definidos, é mais fácil se adaptar rapidamente a mudanças, como alterações em regulamentações de viagens, crises globais ou novas tendências do mercado.

Implementar uma gestão eficaz das viagens corporativas não só ajuda a reduzir custos, mas também contribui para uma operação mais suave e eficiente, beneficiando tanto a empresa quanto seus funcionários. Portanto, não economize considerações e boas práticas na sua gestão de viagens.

Como fazer uma gestão de viagens corporativas: 6 passos essenciais

Seguindo os passos abaixo, você pode criar um sistema robusto e eficiente para a gestão de viagens corporativas, que atende às necessidades da empresa e dos funcionários de maneira equilibrada.

1. Faça pesquisas para entender dores e necessidades

Identifique problemas e necessidades dos viajantes para melhorar a política e os processos. Fale com os funcionários que viajam com frequência para entender suas preocupações e sugestões.

Avalie dados de viagens passadas para identificar padrões de despesas e problemas comuns. Também é bacana comparar suas práticas com as de outras empresas do setor para identificar áreas de melhoria.

2. Crie ou atualize a política de viagens

O objetivo é estabelecer regras claras e consistentes para viagens corporativas, garantindo controle de custos e conformidade com as normas da empresa. Então, determine o que a política deve cobrir, como despesas permitidas, aprovação de viagens, e padrões de comportamento.

Inclua diretrizes para transporte, alimentação, hospedagem, e outros gastos. Estabeleça quem deve aprovar as viagens e os critérios para aprovação, detalhe o processo para solicitar reembolsos e quais documentos são necessários.

Certifique-se de que todos os colaboradores conheçam e compreendam a política. Assim, realize treinamentos se necessário.

3. Busque parcerias para passagens e hotéis

Dessa forma, sua empresa obtém melhores condições e preços para serviços de viagem por meio de acordos com fornecedores. Pesquise companhias aéreas, redes de hotéis e empresas de aluguel de carros que oferecem serviços corporativos.

Busque descontos e condições especiais para viagens corporativas, como tarifas preferenciais e upgrades. Considere o valor agregado das parcerias, como programas de fidelidade e benefícios adicionais.

4. Opte por fazer adiantamentos

Com ele, você facilita o processo de pagamento para os viajantes e controla melhor os custos.

Para tanto, avalie quais despesas podem ser antecipadas e quais devem ser pagas diretamente pelos funcionários. Defina valores máximos e categorias de despesas que podem ser cobertas com adiantamentos e crie um procedimento claro para o reembolso de adiantamentos, incluindo a documentação necessária.

5. Escolha uma ferramenta de gestão de viagens

Através dela, é possível automatizar e otimizar o gerenciamento de viagens corporativas.

Para facilitar a escolha, siga nossas dicas:

• Determine as funcionalidades que sua empresa precisa, como reserva de viagens, controle de despesas e relatórios.
• Compare diferentes ferramentas disponíveis no mercado, como Concur, TravelPerk ou Egencia.
• Faça testes com opções selecionadas e implemente a ferramenta que melhor atende às necessidades da empresa.
• Garanta que todos os usuários sejam treinados para usar a ferramenta de forma eficiente.

6. Solicite feedbacks e revise os processos

Esse passo é essencial para melhorar continuamente a gestão de viagens com base nas experiências dos usuários.

Vale a pena solicitar feedback regularmente dos viajantes sobre a política, ferramentas e processos. Que tal ter um formulário de pós-viagem para entender isso? Com os retornos, vale

analisar as sugestões, identificar áreas de melhoria e fazer ajustes na política e nos procedimentos com base no feedback recebido.

Além disso, conforme a inflação e dólar mudam seus valores, repense o limite de gastos para não estar ultrapassado.

Quais são os maiores desafios na gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas enfrenta diversos desafios que podem impactar a eficiência e o custo das operações. Um dos principais deles é equilibrar a necessidade de controle de custos com a satisfação e a flexibilidade dos viajantes. 

Muitas vezes, as políticas de viagem rígidas podem desagradar os funcionários e resultar em uma experiência menos agradável, enquanto a falta de controle pode levar a despesas inesperadas e difíceis de gerenciar. 

Além disso, a complexidade logística de coordenar viagens internacionais e diferentes fornecedores pode ser um desafio significativo, especialmente quando se busca otimizar acordos e negociar tarifas vantajosas. 

A falta de integração entre ferramentas de gestão e a dificuldade em obter informações precisas e atualizadas sobre as reservas também complicam a administração eficaz das viagens. 

Outro problema recorrente é garantir a conformidade com políticas e regulamentações internas e externas, o que pode envolver uma carga significativa de trabalho administrativo. Assim como manter a gestão atualizada, considerando valores e ferramentas.

Por fim, o gerenciamento de riscos e a resposta a imprevistos, como mudanças de última hora e crises, exigem uma abordagem ágil e bem coordenada para minimizar impactos negativos.
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