INSS Patronal: o seu guia completo para empresas

O INSS Patronal é um dos pilares da seguridade social no Brasil, sendo uma contribuição obrigatória que as empresas devem realizar em favor de seus colaboradores. Essa contribuição é fundamental para garantir direitos como aposentadoria, auxílio-doença, salário maternidade e outros benefícios previdenciários.

No contexto do RH, compreender o INSS Patronal é essencial para garantir a conformidade legal, evitar multas e otimizar os custos da folha de pagamento. Então que tal conferir um guia completo sobre o tema?

É isso que você vai encontrar aqui! Vamos explorar em detalhes o que é o INSS Patronal, como ele funciona, suas alíquotas, quem deve pagar, como calcular e quais são as obrigações das empresas. Além disso, abordaremos estratégias para otimizar os pagamentos e evitar erros fiscais, garantindo que sua empresa esteja em conformidade.

O que é o INSS Patronal?

O INSS Patronal é uma contribuição previdenciária paga pelas empresas sobre a folha de salários dos seus funcionários. Diferente do INSS do trabalhador, que é descontado diretamente do salário do empregado, o INSS Patronal é uma responsabilidade exclusiva do empregador.

Ele também é destinado ao financiamento da Previdência Social, que garante proteção aos trabalhadores em situações como doença, acidente, maternidade, invalidez e aposentadoria.

A importância do INSS Patronal para as empresas vai além da obrigação legal: ele é um componente crucial da gestão de recursos humanos, pois impacta diretamente a folha de pagamento e os custos trabalhistas.

Além disso, estar em dia com essa contribuição é essencial para evitar problemas fiscais e garantir que os funcionários tenham acesso aos benefícios previdenciários.

Alíquotas atuais do INSS Patronal no Brasil

As alíquotas do INSS Patronal variam de acordo com o regime tributário da empresa. Abaixo, apresentamos as principais categorias:

1. MEI (Microempreendedor Individual): O MEI paga uma alíquota fixa de 3% sobre o salário mínimo vigente, destinada à Previdência Social. Essa alíquota já está incluída no valor mensal do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional);
2. Simples Nacional: Para empresas optantes pelo Simples Nacional, a alíquota do INSS Patronal está embutida no valor total pago mensalmente. Ela varia conforme o faturamento da empresa e o anexo em que ela se enquadra, ficando entre 4,5% e 22,45%;
3. Lucro Real e Lucro Presumido: Empresas enquadradas nesses regimes tributários pagam uma alíquota de 20% sobre a folha de salários. Além disso, há outras contribuições específicas, como o SAT (Seguro de Acidente de Trabalho) e o RAT (Risco Ambiental do Trabalho), que podem variar de 1% a 3% de contribuição adicional conforme o grau de risco da atividade exercida pela empresa.

É importante ressaltar que as alíquotas podem sofrer alterações ao longo do tempo, por isso é fundamental que as empresas estejam sempre atualizadas sobre as mudanças na legislação.

Quem precisa pagar INSS Patronal?

Todas as empresas que possuem funcionários registrados em carteira de trabalho estão obrigadas a pagar o INSS Patronal. Isso inclui:

• Empresas de todos os portes (micro, pequenas, médias e grandes);
• Empresas individuais com funcionários contratados;
• Cooperativas que empregam trabalhadores.

No entanto, existem algumas isenções e casos específicos:

• MEI: Como mencionado anteriormente, o MEI paga uma alíquota reduzida, mas ainda assim está sujeito à contribuição;
• Empresas sem funcionários: Empresas que não possuem empregados registrados não precisam pagar o INSS Patronal;
• Estagiários e aprendizes: Em alguns casos, esses trabalhadores podem ter regras específicas ou isenções parciais.

Como calcular o INSS Patronal?

O cálculo do INSS Patronal depende do regime tributário da empresa. Vamos detalhar o processo para empresas enquadradas no Lucro Real e Lucro Presumido, que pagam a alíquota de 20%.

Passo a passo para o cálculo do INSS Patronal

1. Somar a folha de salários: Inclua todos os salários brutos dos funcionários, além de adicionais como horas extras, comissões e gratificações;
2. Aplicar a alíquota de 20%: Multiplique o valor total da folha de salários por 0,20 que representa os 20%;
3. Adicionar outras contribuições: Dependendo da atividade da empresa, pode ser necessário incluir o SAT ou RAT, que variam conforme o grau de risco.

Então vamos para um exemplo prático! Suponha que uma empresa tenha 10 funcionários com salários brutos de R$ 2.500,00 cada. O cálculo seria:

• Folha de salários total: 10 x R$ 2.500,00 = R$ 25.000,00
• INSS Patronal (20%): R$ 25.000,00 x 0,20 = R$ 5.000,00

Portanto, a empresa deverá pagar R$ 5.000,00 de INSS Patronal nesse mês usando esses dados como exemplo.

Quais as formas de pagamento do INSS Patronal?

O pagamento do INSS Patronal deve ser feito mensalmente, juntamente com o recolhimento de outras obrigações trabalhistas, como o FGTS. O processo pode ser realizado por meio da Guia da Previdência Social (GPS), que deve ser preenchida e paga até o dia 15 do mês seguinte ao da competência.

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o pagamento já está incluído no DAS, simplificando o processo.

Lembre-se que o não pagamento dessa taxa gera multa de 0,33% ao dia (limitada a 20%), além de juros pela Selic. Passar alguns meses sem pagar pode gerar processos criminais como o crime de sonegação, já que omitir ou fraudar contribuições pode levar à prisão.

O que diz a legislação sobre o INSS Patronal?

O INSS Patronal é regulamentado pela Constituição Federal e por diversas leis complementares, como:

• Constituição Federal de 1988 – Art. 195;
• Lei nº 8.212/1991 – Que regula a organização da Seguridade Social;
• Lei nº 8.213/1991 – Que dispõe sobre a organização da Seguridade Social, institui Plano de Custeio, e dá outras providências;
• Decreto nº 3.048/1999 – Regulamento da Previdência Social.

Essas normas estabelecem as alíquotas, as obrigações das empresas e os direitos dos trabalhadores. Além disso, a Receita Federal e o INSS publicam regularmente instruções normativas e portarias que atualizam as regras e procedimentos relacionados ao INSS Patronal.

Como consultar as contribuições do INSS Patronal?

As empresas podem consultar suas contribuições de INSS Patronal por meio do sistema Conectividade Social da Receita Federal ou diretamente no site do INSS. Essa plataforma permite verificar o histórico de pagamentos, emitir certidões e regularizar eventuais pendências.

Siga esses passos:

1. Acesse o portal do e-CAC através do enredeço: cav.receita.fazenda.gov.br
2. Faça login: com CPF/CNPJ e senha, ou pelo Gov.br com certificado digital;
3. Vá até “Meu INSS” ou “DCTFWeb” para visualizar declarações e pagamentos;
4. Escolha “Consulta de débitos e pendências” para verificar se há valores em aberto.

3 dicas para manter a conformidade com o INSS Patronal

Aqui estão algumas dicas práticas para manter a conformidade com o INSS Patronal e evitar multas ou problemas fiscais:

1. Mantenha a folha de pagamento sempre atualizada

Registre corretamente salários, adicionais, benefícios corporativos e descontos. Lembre-se de incluir o valor de pró-labore (para sócios administradores) quando aplicável.

Use um software de folha de pagamento que já integre com o eSocial para reduzir erros manuais nesse processo. Softwares de RH podem ajudar a automatizar cálculos e evitar erros.

2. Calcule as alíquotas corretamente

Verifique regularmente se todas as contribuições estão sendo calculadas e pagas corretamente, lembrando que:

• O INSS Patronal é de 20% sobre a folha de pagamento para a maioria das empresas;
• Há o cálculo adicional dos Riscos Ambientais do Trabalho de 1% (risco de acidentes do trabalho seja considerado leve), 2% (caso o risco seja considerado médio) ou 3% (caso o risco seja considerado grave), dependendo do risco da atividade da empresa.

3. Monitore regularmente a situação fiscal da empresa

Consulte periodicamente o e-CAC e o Certificado de Regularidade Fiscal para garantir que está tudo em dia. Empresas com pendências podem ser impedidas de participar de licitações ou acessar créditos fiscais.

Por isso, nossa dica também é contar com suporte especializado de consultorias empresariais, contábeis e jurídicas que podem auxiliar na conformidade e na otimização dos custos.

Impactos do INSS Patronal na folha de pagamento

O INSS Patronal representa um custo significativo para as empresas, especialmente aquelas com um grande número de funcionários. Ele impacta diretamente a folha de pagamento e, consequentemente, o fluxo de caixa da empresa.

Por isso, é fundamental que as empresas planejem-se financeiramente para arcar com essa despesa e busquem estratégias para otimizar seus custos. O empregador não paga só o salário, o INSS Patronal é uma das maiores parcelas dos encargos para encontrar o custo real de cada colaborador.

Vamos conferir um exemplo prático:

• Para um profissional com salário bruto de R$ 5.000, o INSS Patronal equivale a 20% desse valor, ou seja, R$ 1.000;
• Se nesse cargo há ainda um adicional do RAT (risco da atividade) de 2%, são acrescido R$ 100 nesse valor;
• Ou seja, o custo total do funcionário é de R$ 5.000 + R$ 1.100 = R$ 6.100.

Além desse impacto, toda empresa deve ficar atenta a esses outros pontos:

• Redução da margem de lucro: Quanto maior a folha, maior a carga tributária, o que afeta diretamente a lucratividade da empresa. Empresas com mão de obra intensiva (indústria, construção, serviços) sentem mais esse impacto;
• Impacto na contratação de novos colaboradores: O INSS Patronal, junto com outros encargos, pode limitar a capacidade de contratar novos funcionários.
• Competitividade e precificação de produtos ou serviços: Empresas que não controlam o impacto da carga patronal podem ter menos margem para oferecer preços competitivos, sofrer mais para investir em expansão e inovação e acabar recorrendo à terceirização para reduzir encargos;
• Planejamento e gestão financeira: O INSS Patronal exige uma estratégia financeira robusta com projeção de custos, que é essencial para evitar surpresas no fluxo de caixa, além dos benefícios fiscais e compensações.

Mudanças recentes na legislação do INSS Patronal

Nos últimos anos, a legislação do INSS Patronal passou por diversas alterações, principalmente em decorrência da Reforma da Previdência de 2019.

Entre as mudanças, destacam-se a revisão das alíquotas e a criação de novas regras para o enquadramento de empresas. É essencial que os empresários estejam atentos a essas mudanças para evitar surpresas desagradáveis.

Mas há ainda alguns ajustes mais recentes que você precisa conhecer:

Isenção de INSS Patronal para Empresas do Programa Empresa Cidadã

Em 9 de abril de 2024, a Receita Federal publicou a Instrução Normativa RFB 2.185/2024, que isenta as empresas cadastradas no Programa Empresa Cidadã do recolhimento da Contribuição Previdenciária Patronal (20%), do RAT e das contribuições destinadas a terceiros sobre o valor pago durante a prorrogação da licença-maternidade.

Essa medida equipara a tributação da prorrogação de 60 dias à dos 120 dias iniciais do salário-maternidade, que já eram isentos.

Reoneração gradual da folha de pagamento a partir de 2025

A desoneração da folha de pagamento, que permitia a determinados setores contribuir sobre a receita bruta em vez da folha salarial, foi prorrogada até 31 de dezembro de 2024, mas desde 1º de janeiro de 2025 começou um regime de transição de reoneração gradual.

Esse regime foi publicado na Lei nº 14.973/2024 e vai funcionar assim:

• 2025:
  • Contribuição sobre a Receita Bruta (CPRB): 80% da alíquota vigente em 2024.​
  • Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) sobre a folha: 25% da alíquota padrão de 20% (ou seja, 5%).​
• 2026:
  • CPRB: 60% da alíquota de 2024.​
  • CPP sobre a folha: 50% da alíquota padrão (10%).​
• 2027:
  • CPRB: 40% da alíquota de 2024.​
  • CPP sobre a folha: 75% da alíquota padrão (15%).​
• A partir de 2028:
  • CPRB: extinta.​
  • CPP sobre a folha: alíquota integral de 20%.

Essa transição visa readequar gradualmente as empresas ao modelo tradicional de contribuição previdenciária sobre a folha de pagamento.

Perguntas frequentes sobre INSS Patronal

Chegando até aqui, separamos mais algumas dúvidas comuns sobre o tema para você finalizar esse guia com todas as informações que precisa conhecer!

• O que acontece se a empresa não pagar o INSS Patronal? A empresa pode sofrer multas, juros e até mesmo ações judiciais. Além disso, os funcionários podem ficar sem acesso aos benefícios previdenciários;
• O INSS Patronal é dedutível do Imposto de Renda? Sim, o INSS Patronal é considerado uma despesa operacional e pode ser deduzido do lucro real da empresa.
• Como calcular o INSS Patronal para MEI? O MEI paga uma alíquota fixa de 3% sobre o salário mínimo, que já está incluída no DAS;
• O INSS Patronal incide sobre férias e 13º salário? Sim, o INSS Patronal incide sobre todos os valores pagos aos funcionários, incluindo férias, 13º salário e adicionais.

Agora você sabe tudo que precisa sobre o INSS Patronal!

Entendeu como o INSS Patronal é uma obrigação fundamental para todas as empresas que possuem funcionários registrados?

Além de garantir a conformidade legal, ele é essencial para a proteção social dos trabalhadores e para a sustentabilidade da Previdência Social. Compreender suas alíquotas, formas de cálculo e obrigações é crucial para uma gestão eficiente dos recursos humanos e financeiros da empresa.

Ao seguir as orientações deste artigo e buscar sempre estar atualizado sobre as mudanças na legislação, sua empresa poderá evitar erros fiscais, otimizar seus custos e garantir que seus colaboradores tenham acesso aos benefícios previdenciários que merecem. Agora a nossa dica é ler também sobre “O que a legislação diz sobre benefícios corporativos”!