Regras de bagagem para viagens corporativas: dicas e checklists para atender às mudanças

As viagens corporativas são um componente essencial para o desenvolvimento de negócios no cenário empresarial brasileiro. No entanto, um dos aspectos que mais geram preocupação é a gestão da bagagem. Conhecer as regras de bagagem para viagens corporativas é fundamental para evitar custos extras, atrasos e transtornos.

Com a expansão das relações comerciais, executivos e colaboradores precisam participar de reuniões, conferências, treinamentos e visitas a clientes ou fornecedores, tanto no Brasil como no exterior. Neste contexto, seguir corretamente as regras de bagagem é uma necessidade estratégica.

Este guia completo foi desenvolvido para auxiliar gestores de RH, coordenadores de viagens corporativas e viajantes a negócios. Prepare-se para descobrir como transformar a gestão de bagagem em viagens corporativas em uma vantagem competitiva para sua organização. Explore agora as melhores práticas, dicas e estratégias!

O que são as regras de bagagem para viagens corporativas?

As regras de bagagem para viagens corporativas são um conjunto específico de normas, políticas e diretrizes que regulamentam o transporte de pertences pessoais e profissionais durante deslocamentos a trabalho.

Estas regras são estabelecidas por diferentes entidades, incluindo companhias aéreas, empresas de transporte terrestre, órgãos reguladores governamentais como a Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) no Brasil, e também pelas próprias organizações, através de suas políticas internas de viagens.

No contexto corporativo brasileiro, as regras de bagagem abrangem diversos aspectos que vão muito além do simples peso e dimensões permitidas. Elas englobam questões como:

• Franquias de bagagem: Quantidade, dimensões e peso das malas permitidas por passageiro;
• Itens restritos ou proibidos: Materiais que não podem ser transportados ou que possuem limitações específicas, como equipamentos eletrônicos;
• Procedimentos de segurança: Protocolos que devem ser seguidos nos aeroportos e outras estações de embarque;
• Políticas de indenização: Regras que determinam a responsabilidade das transportadoras em casos de extravio, dano ou atraso na entrega de bagagens;
• Regras específicas para bagagem de mão: Normas sobre o que pode ser levado na cabine, dimensões permitidas e restrições de líquidos.

Mudanças recentes nas regras de bagagem

Segundo dados da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), publicados pelo Ministério do Turismo, o mercado de viagens corporativas no Brasil movimenta anualmente mais de 13 bilhões de reais, com tendência de crescimento após a retomada pós-pandemia.

Dentro deste cenário, as despesas relacionadas à bagagem têm se tornado um item cada vez mais relevante no orçamento de viagens. Algumas mudanças, impulsionadas tanto por alterações regulatórias quanto por estratégias comerciais das companhias aéreas, têm impactado diretamente o planejamento e o orçamento de viagens corporativas.

Um primeiro marco divisor: a Resolução ANAC 400/2016

O ponto de mudança mais relevante ocorreu já em 2017, quando entrou em vigor a Resolução nº 400/2016 da Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC). Esta norma permitiu que as companhias aéreas adotassem o conceito de “tarifa unbundling”, ou seja, a desagregação de serviços que antes eram oferecidos de forma conjunta na passagem. 

Com ela, as empresas aéreas passaram a poder cobrar separadamente pelo despacho de bagagens em voos nacionais. Antes da resolução, os passageiros de voos domésticos tinham direito ao transporte gratuito de pelo menos uma bagagem despachada de até 23kg em aviões com mais de 31 assentos.

Após a implementação da nova regra, este benefício deixou de ser obrigatório, transformando-se em um serviço opcional e cobrado à parte.

Principais alterações recentes as regras de bagagem

Mudanças gerais também aconteceram nos últimos anos. O cenário atual passa por:

• Diversificação de pacotes corporativos: Surgimento de mais opções de pacotes específicos para viagens corporativas, com diferentes combinações de serviços inclusos;
• Integração com plataformas de gestão de viagens: Ferramentas corporativas de reserva começaram a incorporar opções de bagagem durante o processo de compra, facilitando o controle e a visualização destes custos;
• Bagagem de mão: A franquia para bagagem de mão foi padronizada para todos os passageiros, independentemente da tarifa ou classe, limitando-se a 10kg e dimensões máximas de 55cm x 35cm x 25cm;
• Política de “solicite na hora”: Implementação de sistemas que permitem a aquisição da franquia de bagagem despachada até momentos antes do embarque, geralmente com preços progressivos (mais barato na compra da passagem, mais caro no check-in;
• Rigidez maior na fiscalização: Intensificação da verificação de dimensões e pesos das bagagens de mão nos portões de embarque, com cobrança de taxa para despacho em caso de não conformidade.

Impacto das regras de bagagem nas viagens corporativas

As transformações nas regras de bagagem têm produzido impactos nas empresas que contam com viagens corporativas, afetando desde aspectos financeiros até operacionais. 

Compreender estes impactos é fundamental para que as organizações desenvolvam estratégias eficazes para gerenciar suas políticas de viagens.

Aumento de custos

O efeito mais imediato e perceptível das novas regras de bagagem foi o aumento dos custos diretos associados às viagens corporativas:

• Incremento no custo total por viagem: para empresas que não adaptaram suas políticas, o custo com bagagem pode representar um acréscimo de 8% a 15% no valor total gasto com viagens;
• Imprevisibilidade orçamentária: A variação constante nos preços de franquias de bagagem tornou mais difícil a previsão precisa de gastos, especialmente para empresas com grande volume de viagens;
• Novos itens de reembolso: Surgiram novas categorias de despesas a serem gerenciadas nas políticas de reembolso e prestação de contas, exigindo ajustes nos processos administrativos e financeiros.

Impacto na logística e planejamento

As novas regras também afetaram a forma como as viagens corporativas são planejadas e executadas:

• Necessidade de check-in antecipado: Para evitar filas e possíveis taxas mais altas no aeroporto, é importante realizar o check-in com antecedência e adquirir franquias de bagagem previamente;
• Alteração nos tempos de conexão: Passageiros com bagagem despachada precisam considerar tempos maiores entre conexões, especialmente em aeroportos congestionados, impactando a programação de agendas;
• Complexidade em viagens com múltiplos trechos: Itinerários que combinam diferentes companhias aéreas tornaram-se mais complexos, pois as regras de bagagem podem variar em cada trecho.

Impacto na experiência do colaborador

Além dos aspectos financeiros e logísticos, as mudanças nas regras de bagagem também repercutiram na experiência e no bem-estar dos colaboradores em viagem:

• Aumento do estresse pré-viagem: A preocupação com regras, dimensões e pesos adiciona mais um elemento de tensão ao planejamento da viagem;
• Redução de conforto: Muitos viajantes optam por não despachar bagagem para economizar, levando apenas o permitido como bagagem de mão, o que pode limitar o conforto durante a estadia;
• Impacto na produtividade: O tempo adicional dedicado a questões relacionadas à bagagem (como filas para despacho, espera na esteira) reduz o tempo disponível para atividades produtivas.

Dicas para otimizar sua bagagem em viagens corporativas

Fazer a otimização da bagagem em viagens corporativas tornou-se uma habilidade essencial para profissionais e empresas que buscam eficiência, economia e praticidade. 

A seguir, apresentamos um conjunto de 3 dicas e estratégias para otimizar a bagagem em viagens corporativas:

1. Faça um planejamento prévio

Antes de começar a fazer as malas, avalie detalhadamente o objetivo e as atividades previstas. Por exemplo: uma reunião executiva em São Paulo exige um conjunto de itens diferente de uma visita técnica a uma fábrica no interior.

Isso faz parte do planejamento antecipado junto dos itens a seguir:

• Pesquisa específica sobre o destino: Verifique previsão do tempo, costumes locais e disponibilidade de serviços como lavanderias express ou lojas de conveniência.
• Matriz de vestuário: Crie uma planilha simples com os dias de viagem nas linhas e as atividades previstas nas colunas, planejando exatamente quais peças serão utilizadas em cada ocasião. Isso evita levar itens “por via das dúvidas” que raramente são usados.

2. Use estratégias específicas para diferentes tipos de viagem

Para viagens curtas (1-2 dias):

• Apenas bagagem de mão: O ideal é viajar apenas com a franquia gratuita de bagagem de mão (geralmente 10kg), evitando completamente os custos e o tempo adicional necessário para despachar e recuperar bagagem;
• Escolha estratégica de vestuário: Opte por roupas que possam ser usadas em múltiplas ocasiões. Um terno ou blazer escuro, por exemplo, pode ser usado com diferentes camisas ou blusas para criar looks distintos.

Para viagens médias (3-5 dias):

• Sistema de camadas: Prefira peças que possam ser combinadas em camadas, permitindo adaptação a diferentes temperaturas e ocasiões sem ocupar muito espaço;
• Planejamento de outfits completos: Evite a tentação de levar peças avulsas; planeje conjuntos completos para cada dia/ocasião, reduzindo o volume total necessário.

Para viagens longas (mais de 5 dias):

• Estratégia 5-4-3-2-1: Como regra geral para uma semana, considere levar 5 pares de meias e roupas íntimas, 4 peças inferiores, 3 peças superiores, 2 pares de sapatos e 1 casaco ou blazer versátil;
• Serviços de lavanderia programados: Planeje utilizar serviços de lavanderia em pontos estratégicos da viagem (geralmente no meio da estadia), permitindo reutilizar peças e reduzir o volume total necessário.

3. Use técnicas de organização e otimização de espaço

O método de enrolar as roupas (em vez de dobrá-las) geralmente permite melhor aproveitamento do espaço e reduz os amassados. Sacolas compartimentadas permitem melhor distribuição do peso e fácil acesso aos itens sem desordenar toda a mala.

Lembre-se de colocar itens mais pesados na parte inferior da mala, próximo às rodas, e mais leves na parte superior, para melhor estabilidade e proteção de itens frágeis.

Como evitar problemas com a bagagem?

Os contratempos relacionados à bagagem estão entre os principais fatores de estresse em viagens corporativas. 

Por isso, vamos apresentar 7 estratégias para prevenir e gerenciar os principais problemas que podem ocorrer: 

1. Etiquetas de identificação múltiplas: Além da etiqueta padrão com nome e contato no exterior da mala, inclua uma segunda etiqueta dentro da bagagem com informações completas, incluindo contatos de emergência e endereço do hotel ou escritório de destino;
2. Informações de contato atualizadas: Certifique-se de que as informações nas etiquetas estejam atualizadas e incluam um número de telefone que funcione no destino (considere incluir o número do hotel ou do escritório local);
3. Diferenciação visual: Torne sua mala facilmente reconhecível utilizando acessórios como fitas coloridas, adesivos corporativos ou capas personalizadas. Isso não apenas facilita a identificação na esteira, mas também reduz o risco de outra pessoa pegar sua bagagem por engano;
4. Fotografia da bagagem: Antes de despachar, tire fotos da sua mala de diferentes ângulos, registrando suas características e condições. Estas imagens serão úteis para identificação em caso de extravio ou para comprovação de danos;
5. QR codes e tecnologias de rastreamento: Considere o uso de etiquetas com QR codes que direcionam para suas informações de contato ou utilize dispositivos de rastreamento eletrônico compatíveis com smartphones, permitindo localizar a bagagem em tempo real;
6. Proteção interna adequada: Utilize capas específicas para itens frágeis como laptops e equipamentos eletrônicos. Para roupas formais, sacolas a vácuo não apenas economizam espaço, mas oferecem proteção adicional contra umidade; 
7. Limites de gastos emergenciais: Defina previamente valores razoáveis para compras emergenciais em caso de extravio, considerando a duração e o propósito da viagem. A prática comum em empresas brasileiras é autorizar entre R$ 500 e R$ 1.500, dependendo do organograma, nível hierárquico e tipo de viagem.

Novas práticas para viagens corporativas eficientes

O cenário das viagens corporativas está em constante evolução, impulsionado por inovações tecnológicas, mudanças nas expectativas dos colaboradores e novas prioridades organizacionais.

Agora chegou a hora de explorar as práticas que estão definindo a eficiência em viagens corporativas, com foco especial nas soluções relacionadas à gestão de bagagem. Confira as principais:

Digitalização e desmaterialização

A eliminação quase completa de documentos físicos representa uma das mudanças mais importantes. Empresas brasileiras estão seguindo com essas novas práticas:

• Bibliotecas corporativas digitais: Implementação de repositórios digitais acessíveis remotamente, substituindo a necessidade de transportar manuais ou catálogos. Ferramentas como Google Drive têm sido usadas para este fim;
• Carteiras digitais multifuncionais: Utilização de aplicativos que centralizam documentos de viagem, cartões de embarque, vouchers de hotel e até mesmo identificações corporativas;
• Apresentações via QR Code: Substituição de materiais promocionais físicos por sistemas de distribuição digital através de QR codes, permitindo que participantes de reuniões ou eventos acessem conteúdo personalizado sem a necessidade de transporte de materiais impressos.

Tecnologias específicas para gestão de bagagem

A adoção de bagagens com funcionalidades como rastreamento GPS e conectividade Bluetooth já permitem o monitoramento remoto pela equipe de gestão de viagens. Além dessas, outras tecnologias já usadas são:

• Reconhecimento biométrico para bagagens: Utilização de tecnologias de reconhecimento facial ou digital associadas às bagagens, facilitando o processo de identificação e reduzindo o tempo de recuperação em caso de extravios;
• Serviços de fotografia de conteúdo: Antes do fechamento da mala, alguns aplicativos corporativos agora oferecem funcionalidade para fotografia e catalogação automática do conteúdo, gerando inventário digital que facilita reclamações;
• Assinatura de equipamentos de viagem: Modelo de “equipment-as-a-service”, onde empresas contratam assinatura de equipamentos específicos que são disponibilizados aos funcionários conforme necessidade, reduzindo a necessidade de aquisição e transporte de itens utilizados esporadicamente.

Automação e inteligência artificial

Desenvolvimento de assistentes de IA especificamente treinados para auxiliar viajantes corporativos com questões relacionadas à bagagem, orientações em tempo real baseadas em mudanças de itinerário ou condições climáticas já é uma realidade. Outras opções são:

• Sistemas preditivos para necessidades de bagagem: Algoritmos que analisam o histórico de viagens, agenda de compromissos e padrões pessoais para sugerir o conteúdo ideal da mala para cada deslocamento específico;
• Automação de processos de reembolso: Uso de inteligência artificial para processar automaticamente recibos e solicitações relacionadas a despesas com bagagem, reduzindo o tempo de reembolso;
• Chatbots especializados em regras de bagagem: Ferramentas de consulta imediata, disponíveis 24/7, que permitem aos colaboradores esclarecer dúvidas específicas sobre regras de bagagem para seus destinos antes ou durante a viagem.

Checklist de bagagem para viagens corporativas

Um checklist bem estruturado é uma ferramenta fundamental para garantir que o profissional não apenas leve tudo o que precisa, mas também evite custos desnecessários ou complicações logísticas.

Confira agora um checklist detalhado, adaptado à realidade das viagens corporativas no Brasil:

Preparação e planejamento prévio

Pesquisa sobre regras específicas da companhia aérea

• Franquia de bagagem incluída na tarifa contratada
• Limites de peso e dimensões para bagagem de mão
• Custo para bagagem adicional se necessário
• Políticas específicas para equipamentos eletrônicos ou especiais

Verificação da política de viagens da empresa

• Limites de reembolso para despesas com bagagem
• Procedimentos para transporte de equipamentos corporativos
• Orientações sobre vestuário e apresentação pessoal

Análise do itinerário e agenda

• Duração total da viagem
• Tipos de compromissos (reuniões formais, visitas técnicas, eventos sociais)
• Previsão do tempo no destino
• Necessidades específicas conforme a localidade, como adaptadores elétrico

Verificação de documentos necessários

• Validade de documentos pessoais (RG, CNH, passaporte)
• Necessidade de vistos ou permissões especiais
• Cartões de vacinação, quando necessário

Documentos e itens essenciais para bagagem de mão

Documentos pessoais

• Documento de identificação com foto (RG ou CNH para voos domésticos)
• Passaporte e vistos para viagens internacionais
• Carteira de plano de saúde e seguro viagem

Documentos profissionais

• Cartão corporativo e documentos financeiros necessários
• Cartões de visita
• Credenciais para eventos ou acessos a instalações

Dispositivos eletrônicos essenciais

• Smartphone com aplicativos previamente instalados
• Notebook/tablet corporativo e carregador
• Bateria externa para dispositivos móveis
• Fones de ouvido

Acessórios

• Adaptadores de tomada compatíveis com o destino
• Cabos extras para carregamento
• Dispositivos de armazenamento (pen drives, HDs externos) com backup de apresentações
• Adaptadores de vídeo para apresentações (HDMI, VGA, USB-C)

Kit de medicamentos básicos

• Medicamentos de uso contínuo em quantidade suficiente para toda a viagem
• Analgésicos e antitérmicos de uso comum
• Medicamentos para problemas digestivos

Bagagem despachada: Vestuário e acessórios

Roupas formais

• Ternos/tailleurs (1 peça para cada 2-3 dias de reuniões formais)
• Camisas/blusas (1 por dia de trabalho + 1 extra)
• Gravatas/lenços/acessórios que permitam variar o visual com menos peças

Roupas casuais para eventos menos formais

• Calças/saias casuais
• Uma muda completa de roupa para usar a qualquer momento
• Itens essenciais de higiene pessoal em embalagens pequenas

Agora você sabe tudo sobre as regras de bagagem para viagens corporativas!

Percebeu a importância de entender as regras de bagagem para viagens corporativas? Conhecer este guia é essencial para garantir eficiência, reduzir custos e evitar transtornos. 

O RH desempenha um papel crucial na disseminação dessas informações e na implementação de políticas que facilitem a experiência dos colaboradores. Ao seguir as dicas e práticas apresentadas neste guia, empresas e viajantes podem otimizar suas viagens, focando no que realmente importa: os resultados dos negócios.Para ajudar sua empresa a simplificar a gestão de viagens corporativas, confira também o guia sobre “Vale-Viagem e Vale-Turismo: conheça os benefícios”!