Cadastro de Funcionários: como fazer e as vantagens para o RH

Saiba tudo sobre o cadastro de funcionários, como fazê-lo de forma eficiente e os benefícios para a gestão de pessoas no RH.

O cadastro de funcionários é um dos pilares essenciais para a gestão eficiente de recursos humanos dentro das empresas. Ele não só organiza informações cruciais sobre os colaboradores, mas também facilita processos administrativos, legais e operacionais.

Seja para grandes corporações ou pequenas empresas, manter um cadastro de funcionários atualizado e conforme a legislação vigente é uma prática indispensável. Ele também vai além do simples registro de dados básicos, como nome e CPF, trazendo informações detalhadas que ajudam a estruturar processos de gestão de RH.

A partir de agora vamos abordar em detalhes o que é o cadastro de funcionários, porque ele é tão importante para o RH, como deve ser feito conforme a lei e os benefícios que a automatização desse processo pode trazer para a empresa. Ao final, você terá uma visão clara de como otimizar essa prática dentro do seu ambiente corporativo. Confira!

O que é e para que serve o cadastro de funcionários?

O cadastro de funcionários é o processo de registro e organização de informações sobre todos os colaboradores da empresa. Ele abrange dados pessoais, profissionais, financeiros e legais, como:

• Nome completo;
• CPF e RG;
• Data de nascimento;
• Estado civil;
• Endereço;
• Cargo;
• Salário;
• Número de identificação;
• Lista de benefícios que recebe;
• entre outros.

A principal função do cadastro é garantir que a empresa tenha um banco de dados centralizado e atualizado com todas as informações necessárias para a gestão de pessoal. Isso inclui desde a contratação até a folha de pagamento, passando por benefícios, férias, controle de ponto e desligamento.

Além disso, o cadastro de funcionários é fundamental para atender às exigências da legislação trabalhista e previdenciária, evitando problemas legais. Um cadastro bem estruturado é a base para garantir a eficiência dos processos de RH.

Por que fazer o cadastro de funcionários? Vantagens e benefícios para o RH

O cadastro de funcionários oferece diversos benefícios tanto para a empresa quanto para o RH, tornando os processos mais ágeis e seguros. É necessário fazer essa etapa para garantir a conformidade legal e facilitar a tomada de decisões estratégicas.

Listamos abaixo as 5 principais vantagens:

1. Conformidade legal

Uma das principais vantagens de realizar o cadastro de funcionários é a garantia de que a empresa estará segundo a legislação. No Brasil, por exemplo, a legislação exige que as empresas tenham registrado dados completos e corretos dos seus funcionários.

A ausência dessas informações ou erros podem resultar em multas e sanções para a empresa. Um cadastro bem feito assegura que a empresa cumpra suas obrigações legais, evitando problemas em caso de auditorias ou fiscalizações.

2. Otimização dos processos internos

Com o cadastro de funcionários atualizado, o RH ganha em agilidade para a execução de diversas tarefas. Desde a elaboração de folhas de pagamento até a concessão de benefícios, passando pelo controle de férias e emissão de documentos, tudo é facilitado. 

Um banco de dados bem organizado e acessível torna o departamento mais eficiente, reduzindo o tempo gasto com tarefas burocráticas e minimizando o risco de erros.

3. Facilita a tomada de decisões estratégicas

O cadastro de funcionários também é uma ferramenta estratégica para o RH. Ao manter um histórico completo dos colaboradores, o RH consegue ter uma visão clara sobre o desempenho, formação e evolução dos funcionários ao longo do tempo.

Isso é essencial para a tomada de decisões como promoções, movimentações internas e demissões, além de possibilitar análises sobre a necessidade de treinamentos ou desenvolvimento de habilidades específicas.

4. Centralização e segurança das informações

A centralização das informações dos funcionários em um sistema seguro e eficiente reduz a chance de perda de dados e melhora a segurança da informação.

Além disso, com a crescente preocupação com a proteção de dados, principalmente após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é crucial garantir que as informações pessoais dos colaboradores estejam armazenadas de forma adequada, acessível apenas por pessoas autorizadas e protegidas contra possíveis violações.

5. Melhoria na experiência do colaborador

Um cadastro bem-feito não beneficia apenas o RH, mas também melhora a experiência do colaborador. Com informações organizadas e processos mais ágeis, o funcionário sente que a empresa está bem estruturada, o que contribui para um ambiente de trabalho mais positivo e confiável.

Como o cadastro de funcionários deve ser feito para manter a conformidade legal?

Para que o cadastro de funcionários esteja em conformidade com a legislação brasileira, ele deve conter informações essenciais que garantam o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias.

A seguir, confira quais são as principais exigências legais que você precisa conhecer:

Dados pessoais completos

Informações como nome, CPF, RG, data de nascimento, endereço, telefone e estado civil são obrigatórias. Além disso, o cadastro deve incluir dados relacionados ao estado de saúde do colaborador, especialmente em casos que envolvam admissões por cotas (como PCD).

Documentação sobre contrato de trabalho

O contrato de trabalho deve ser registrado corretamente, incluindo a descrição do cargo, salário, jornada de trabalho, data de admissão e detalhes sobre benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde e vale-alimentação.

Informações sobre vínculos empregatícios anteriores

Dados sobre empregos anteriores também podem ser relevantes, especialmente para calcular direitos trabalhistas, como férias proporcionais e FGTS. Isso ajuda a garantir que a empresa esteja cumprindo com todos os seus deveres legais.

Compliance com a LGPD

Com a LGPD em vigor no Brasil, é fundamental que as empresas cuidem da privacidade e segurança das informações dos colaboradores. Isso inclui garantir que os dados cadastrados sejam usados apenas para fins legítimos e que os funcionários sejam informados sobre como suas informações serão tratadas.

Como fazer o cadastro de funcionários da empresa? 10 informações que devem aparecer

Fazer o cadastro de funcionários de forma correta é um processo essencial para a organização e a conformidade legal de uma empresa. É necessário coletar e manter diversas informações fundamentais sobre cada colaborador.

Vamos detalhar agora as principais etapas e as 10 informações essenciais que devem aparecer no cadastro de funcionários.

1. Dados pessoais básicos

Esses são os dados essenciais para identificar e contatar o colaborador, incluindo:

• Nome completo: utilizado para identificação formal e legal;
• Data de nascimento: essencial para registros legais, aposentadoria e benefícios;
• Número de CPF e RG: documentos de identificação necessários para o cadastro trabalhista;
• Estado civil e dependentes: informações para benefícios, como plano de saúde ou seguro de vida;
• Endereço residencial e contato: inclui endereço completo, telefone e e-mail.

2. Informações bancárias

Essas informações são essenciais para garantir que o pagamento dos salários seja processado corretamente:

• Banco e agência: informações para processar a folha de pagamento.
• Número da conta bancária: para depósito do salário.

3. Documentos relacionados ao trabalho

A empresa precisa de documentos que comprovem a elegibilidade para trabalhar e que garantam a conformidade com a legislação:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): A CTPS é obrigatória para registrar o histórico profissional do colaborador;
• PIS/PASEP: número utilizado para o cadastro do colaborador em programas de benefícios, como FGTS e seguro-desemprego;
• Título de eleitor: em alguns casos, exigido como parte da documentação completa do colaborador.

4. Histórico profissional e acadêmico

Coletar informações sobre a experiência profissional e a formação acadêmica do colaborador é crucial para o RH, especialmente no momento de processos seletivos e promoções:

• Experiência profissional anterior: registro dos últimos empregos, cargos, e tempo de serviço;
• Formação acadêmica: nível de escolaridade, cursos técnicos ou superiores;
• Certificações e treinamentos: habilidades adicionais e certificações obtidas que sejam relevantes para a função atual.

5. Informações trabalhistas

Essas informações são necessárias para formalizar o vínculo empregatício e assegurar a conformidade com as leis trabalhistas:

• Data de admissão e cargo: Dados relacionados ao início do vínculo com a empresa e o cargo que será ocupado;
• Salário e benefícios: Informações sobre o valor da remuneração e os benefícios que o colaborador tem direito;
• Jornada de trabalho e turno: Definição das horas de trabalho e da carga horária semanal.

6. Informações sobre benefícios

O cadastro individual também deve incluir os benefícios corporativos oferecidos ao colaborador:

• Vale-transporte, vale-alimentação e refeição: Informações para a concessão e cálculo de benefícios que impactam diretamente o dia a dia do colaborador;
• Plano de saúde e odontológico: Detalhes sobre a adesão aos planos, quem são os dependentes e como o benefício será custeado (se compartilhado entre empresa e colaborador ou não).

7. Dados para a segurança do trabalho

As informações relacionadas à saúde e segurança do colaborador também são fundamentais:

• Exames admissionais e periódicos: Registro de exames exigidos por lei, garantindo que o colaborador esteja apto para desempenhar suas funções;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): Documento obrigatório para trabalhadores em atividades de risco.

8. Acordos e contratos

O registro do colaborador deve incluir também documentos que oficializam a relação de trabalho:

• Contrato de trabalho: Documento que formaliza os direitos e deveres de ambas as partes;
• Termos de confidencialidade e outros acordos: Documentos adicionais que podem ser exigidos em determinadas funções ou indústrias.

9. Conformidade com a LGPD

Com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados, é fundamental que o cadastro de funcionários também inclua consentimentos explícitos para a coleta, uso e armazenamento dos dados pessoais:

• Autorização para tratamento de dados: Documento que formaliza o consentimento do colaborador quanto ao uso de seus dados pela empresa;
• Política de privacidade: Documento que descreve como as informações serão protegidas e usadas pela empresa.

10. Registros de avaliações e feedbacks

Também é importante manter um registro contínuo de avaliações de desempenho e feedbacks:

• Histórico de avaliações de desempenho: Registro de avaliações periódicas de desempenho, utilizado para promoções e desenvolvimento de carreira.
• Planos de desenvolvimento individual (PDI): Documentos que traçam o planejamento de crescimento e desenvolvimento do colaborador dentro da empresa.

Quais os benefícios de automatizar o cadastro de funcionários?

Automatizar o cadastro de funcionários também traz uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência operacional e a qualidade da gestão de pessoas em uma empresa.

Ao implementar a automação do cadastro de funcionários, o RH não só otimiza seus processos internos como também melhora a qualidade do serviço oferecido aos colaboradores, criando um ambiente de trabalho mais ágil, seguro e eficiente.

Conheça quais são os principais benefícios:

Aumento da eficiência e produtividade do RH

A automação do cadastro de funcionários elimina a necessidade de inserções manuais e repetitivas de dados, permitindo que o departamento de RH se concentre em atividades mais estratégicas.

A coleta automática de informações básicas (como dados pessoais, experiência profissional e formação acadêmica) reduz drasticamente o tempo gasto em tarefas administrativas. 

Com menos erros humanos e mais agilidade nos processos, o RH consegue focar em iniciativas de desenvolvimento de talentos, recrutamento e engajamento dos colaboradores.

Redução de erros e conformidade legal

Um dos maiores riscos em cadastros manuais é a introdução de erros ou informações incompletas. A automação permite validações automáticas de dados e a padronização do preenchimento, garantindo que as informações sejam registradas corretamente desde o início.

Além disso, sistemas automatizados estão programados para garantir que todos os dados exigidos por lei, como os requisitos trabalhistas e previdenciários, estejam sempre atualizados, ajudando a empresa a manter a conformidade legal e evitar penalidades ou multas.

Integração facilitada com outros sistemas

Sistemas automatizados de cadastro de funcionários geralmente se integram facilmente com outras plataformas de gestão da empresa, como folha de pagamento, gestão de benefícios e plataformas de treinamento e desenvolvimento.

Essa integração facilita o fluxo de informações entre diferentes departamentos, assegurando que todos os setores tenham acesso aos dados atualizados e precisos. Além disso, essa conectividade elimina a necessidade de inserção de dados em múltiplos sistemas, economizando tempo e reduzindo a possibilidade de inconsistências.

Segurança e proteção de dados

A proteção das informações pessoais dos colaboradores é uma das principais preocupações do RH, segundo especialmente a LGPD. Ao automatizar o cadastro de funcionários, as informações ficam armazenadas em plataformas seguras, com acessos controlados e criptografados.

Isso diminui o risco de perda ou vazamento de dados, além de garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar as informações sensíveis. A automação também facilita a rastreabilidade de acessos e modificações de dados, o que é essencial para garantir transparência e segurança.

Facilidade na atualização de dados e gestão do ciclo de vida dos colaboradores

Com um sistema automatizado, os próprios funcionários podem atualizar suas informações diretamente na plataforma, como dados bancários, endereço e estado civil. Isso diminui a carga administrativa sobre o RH e garante que as informações estejam sempre atualizadas. 

Além disso, a automação permite uma visão clara de todo o ciclo de vida do colaborador na empresa, desde o onboarding até a saída, facilitando processos como promoções, avaliações de desempenho e desligamentos.

Agora você já sabe tudo que precisa para fazer o cadastro de funcionários!

Percebeu como o cadastro de funcionários é uma peça fundamental na gestão de pessoas e no bom funcionamento do RH? Quando feito de forma correta e alinhada com a conformidade legal, ele oferece uma base sólida para todas as operações relacionadas a colaboradores, desde contratações até desligamentos.

Além de cumprir obrigações legais, um cadastro bem feito e automatizado proporciona agilidade, eficiência e segurança nos processos de RH, além de ser uma ferramenta poderosa para tomada de decisões estratégicas.
Com a automação do cadastro de funcionários, as empresas saem na frente em termos de organização e desempenho. Por isso, indicamos que leia também o guia sobre “O poder do Workflow Automation: como automatizar processos e impulsionar a eficiência”.