Deixe o RH mais ágil: como otimizar o tempo com gestão integrada de benefícios

Quando um funcionário pede uma alteração no benefício ou perde um cartão específico, seu time de RH consegue solucionar isso em poucos cliques ou leva dias, perdendo muito tempo?

Infelizmente, muitas empresas gastam muita energia para solucionar questões até simples para quem tem boas plataformas. Sim, a gestão de tempo no RH quase sempre esbarra na falta de soluções inteligentes, que não tem integração entre si.

Neste artigo, você entende mais sobre a gestão de tempo no RH e como sua escolha pode fazer toda a diferença!

Desafio da gestão do tempo no RH

A gestão do tempo no RH é um desafio e tanto aos times porque envolve a coordenação de diversos processos e a utilização de várias ferramentas, muitas vezes desconectadas entre si. 

A rotina de um profissional de RH inclui desde recrutamento e seleção até treinamento, gestão de benefícios e folha de pagamento, sem contar o atendimento contínuo aos colaboradores. Muitas vezes, um time enxuto é quem cuida de tudo isso.

Assim, quando esses processos não estão integrados, o RH perde muito tempo tentando “costurar” as informações, seja atualizando dados manualmente ou fazendo buscas constantes para garantir que as informações estejam corretas. Dessa forma, esse contexto gera uma sobrecarga de tarefas operacionais, tirando o foco da parte estratégica.

Além disso, é comum que os Recursos Humanos usem sistemas e plataformas que não se comunicam entre si, o que faz com que o profissional tenha que acessar sistemas diferentes para cada tarefa. Na prática, temos um maior risco de erros e retrabalho, fora mais tempo de treinamento e adaptação às novas tecnologias. 

Percebe que existe um caos informacional? E isso vai afetar a qualidade do trabalho do RH, prejudicando tanto o desempenho das equipes internas quanto a experiência do colaborador. 

Em resumo, o tempo que deveria ser investido em ações mais estratégicas e no aprimoramento da gestão de pessoas é consumido com atividades operacionais repetitivas e desconexas, muito por falta de sistemas de gestão integrada.

O que é gestão integrada de benefícios?

A gestão integrada de benefícios tem a ver com centralizar e automatizar todos os processos relacionados às vantagens oferecidas aos colaboradores, por meio de uma única plataforma digital. 

Dessa maneira, pode-se controlar e conceder benefícios, como vale-alimentação, vale-transporte, planos de saúde, vale-cultura, e fazer o acompanhamento da utilização e compliance das regras internas. 

A integração entre sistemas e plataformas permite que todas as informações sejam centralizadas, facilitando a gestão e eliminando a necessidade de manipulação manual de dados, o que reduz erros, economiza tempo e aumenta a transparência para a equipe de RH e para os colaboradores.

Os principais benefícios dessa integração incluem otimização do tempo, melhor controle de custos, redução de erros operacionais e maior agilidade na gestão de benefícios. Com todas as informações reunidas em um único ambiente digital, o RH consegue oferecer um atendimento mais ágil aos colaboradores e tomar decisões baseadas em dados em tempo real, além de simplificar os processos administrativos e financeiros relacionados.

Quer um exemplo de plataforma que permite a gestão integrada? A Caju Benefícios é uma solução ideal para lidar com essa dor, pois oferece uma plataforma única e inteligente para a gestão integrada de benefícios. 

Com a Caju, o RH administra diversos tipos de benefícios de forma automatizada e sem complicação, proporcionando uma experiência mais eficiente tanto para as empresas quanto para os colaboradores, com total controle, segurança e personalização na distribuição e no uso dos benefícios.

Como a gestão integrada otimiza o tempo do RH

A gestão integrada de benefícios otimiza o tempo do RH de várias maneiras práticas. Confira três exemplos de dores que eliminamos com ela:

1. Relatórios facilitados

Quem é do RH e não perdeu quase um dia ou dois fazendo relatórios é a grande minoria. Porém, com a gestão integrada, o RH tem acesso a relatórios detalhados e automatizados sobre os benefícios utilizados pelos colaboradores. 

Essa automação para o RH faz toda a diferença. Dessa maneira, fica mais simples fazer a análise do engajamento e ajuda a entender quais benefícios são mais valorizados. Por exemplo, ao analisar o uso de benefícios como vale-alimentação ou assistência médica, o RH pode identificar padrões que ajudam a melhorar a oferta de benefícios, o que favorece, inclusive, a retenção de talentos, ao alinhar as opções com as preferências da equipe.

2. Gestão de todos os benefícios em uma única plataforma ou app

A centralização dos benefícios em uma única plataforma ou aplicativo permite que o RH faça a gestão de todos os processos de qualquer lugar, sem a necessidade de acessar diversos sistemas ou plataformas. 

Essa flexibilidade reduz demais o tempo gasto com tarefas administrativas, permitindo que a equipe de RH dedique mais tempo a atividades estratégicas, como o desenvolvimento de políticas de bem-estar e engajamento.

3. Redução de retrabalho

Ao integrar os dados dos colaboradores e dos benefícios em uma única plataforma, a gente pode eliminar a necessidade de inserir as mesmas informações em sistemas diferentes. Por exemplo, aquele excesso de planilhas ou abas numa mesma planilha.

Um exemplo prático é a atualização automática dos dados quando um colaborador altera um benefício ou quando a empresa atualiza as condições de um plano. Sem a integração, esses dados precisam ser atualizados manualmente em vários sistemas, aumentando as chances de erro e retrabalho. Com a gestão integrada, isso se torna automático, economizando tempo e evitando confusões.

Benefícios adicionais da plataforma Caju para o RH

O trabalho do RH ainda envolve estar em conformidade legal e sempre com atenção às novas regras e mudanças de NR. Por isso, usar a Caju Benefícios é ainda mais interessante.

O primeiro motivo é por causa da conformidade legal. A Caju garante que os benefícios oferecidos estejam sempre de acordo com as leis trabalhistas e regulamentações da NR-1, evitando multas, ações trabalhistas e outros problemas.

A gente sabe que a NR-1 passou por atualizações recentes, e nossos benefícios ajudam sua empresa em relação à saúde mental e demais questões psicossociais, que agora são uma obrigação da norma.

Outra vantagem: a plataforma de benefícios da Caju é 100% auditável e transparente, oferecendo segurança jurídica na gestão de benefícios e garantindo que os direitos dos colaboradores sejam respeitados. Nossa solução também está de acordo com as necessidades da LGPD, preservando dados dos funcionários.

De uma forma geral, a Caju conta com uma equipe sempre atenta em relação a novidades legais. Se a questão é segurança de dados, nosso time garante que tudo esteja em dia. Se são novas normas, também nos adaptamos. Fora a facilidade de usar nossa plataforma: é intuitiva e prática, para, de fato, permitir que o RH seja dono da sua gestão de tempo.

Case de sucesso: gestão de tempo com a Caju Benefícios

O Paraná Banco conta com mais de 600 colaboradores e teve muitos ganhos quando escolheu a Caju como sua plataforma de benefícios, incluindo a otimização de tempo do RH. O relato de Andressa Rugeski, analista de Recursos Humanos do Paraná Banco, mostra exatamente isso:

“O nosso processo era muito moroso, levávamos muito tempo com a importação de arquivos e também a emissão de nota fiscal, além de todas as outras etapas com o financeiro. Sem contar que às vezes tínhamos muito retrabalho. Com a Caju, conseguimos fazer toda a parte de pedidos bem mais rápido, também a parte para enviar para o nosso financeiro fazer o pagamento. Assim, o nosso processo se tornou muito mais enxuto e com mais assertividade.”

Elizabeth Jera, que é coordenadora da área de soluções, complementa:

“Aqui no PB temos áreas que são responsáveis pela segurança jurídica e segurança da informação que são bem criteriosas. A partir disso, fizemos um trabalho em conjunto com a Caju, que forneceu todos os dados necessários para as nossas análises e entendemos que o fornecedor (a Caju) estava apto e era seguro para trabalhar com a gente.”

Você vai gostar: Leia toda a história do Paraná Banco ao escolher a Caju Benefícios 

Conclusão

Você consegue melhorar e muito a gestão de tempo no RH quando usa a plataforma certa. A Caju Benefícios é uma excelente escolha porque entende as necessidades legais das empresas do Brasil e foi feita para otimizar o dia a dia da área de Recursos Humanos. Nossa plataforma tem soluções integradas para o RH que fazem toda a diferença no dia a dia.
Por isso, chegou a hora de você conhecer mais detalhes sobre a Caju. Você vai ver que nossas multissoluções trazem eficiência operacional ao RH e satisfação aos demais colaboradores!