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De acordo com a lei, o empregador deve arcar com todas as despesas relacionadas ao trabalho. Saiba mais e veja como calcular o valor do auxílio home office.
A ajuda de custos do home office é um benefício pago pelo empregador para ajudar o empregado a cobrir as despesas do trabalho remoto. O valor médio pago no Brasil (em 2023) é de R$ 218, mas cada empresa pode definir suas próprias políticas de auxílio.
Não é segredo que o home office trouxe uma série de vantagens para a empresa, como a atração e retenção de talentos e a redução dos gastos com vale-transporte e infraestrutura de escritórios físicos.
No entanto, a verdade é que muitas dessas despesas não deixaram de existir. Gastos como água, luz e internet, por exemplo, apenas foram transferidos para o colaborador que passou a trabalhar de casa. Por isso, a ajuda de custos existe para que o empregador arque com a sua parte dessas despesas.
Se você está no time de profissionais que ainda tem dúvidas se esse benefício é ou não obrigatório e sobre o que a empresa tem que pagar para funcionários em home office, continue a leitura! Neste artigo, a gente mostra tudo o que você precisa saber. Vamos lá?
Apesar de representar algumas economias para o empregador, o home office também tem seu custo para a empresa — assim como qualquer outro modelo de trabalho. Anote aí quais são os principais:
A maior parte dos trabalhos que podem ser realizados em home office exigem o uso de um computador. Portanto, esse é o primeiro item que precisa estar na lista de despesas corporativas desse modelo de trabalho.
Geralmente, os empregadores enviam notebooks para cada funcionário, já que são mais simples de transportar do que computadores de mesa. Além disso, embora nem sempre seja obrigatório, também é comum enviar outros equipamentos que são importantes para construir o ambiente de trabalho em casa, como:
Independentemente da escolha entre todos ou apenas um item da lista, é essencial enviar um termo de responsabilidade junto com o equipamento.
Esse documento deve trazer uma descrição detalhada de tudo que foi enviado pela empresa e as recomendações de uso, como a especificação de que as ferramentas devem ser utilizadas apenas para fins profissionais e de acordo com as políticas da empresa.
Leia também: Ergonomia no trabalho: impactos e benefícios para a produtividade
Além dos equipamentos, o empregador também fica responsável por enviar materiais que o profissional precisa para realizar as suas tarefas. Isso pode incluir, por exemplo, itens de papelaria, como:
Esse tipo de item não costuma ser obrigatório, já que é possível fazer anotações de forma digital usando o Google Drive ou as Notas Autoadesivas do computador. Mas, apesar de contribuir para os custos do home office, pode ser uma boa oportunidade para melhorar a experiência dos colaboradores que estão em trabalho remoto.
Apostar em itens de papelaria personalizados, que tenham as cores ou o logo da empresa, por exemplo, ajuda a reforçar a identidade da organização, lembrando ao colaborador a ideia do senso de pertencimento à cultura organizacional — mesmo à distância.
Com a adoção do trabalho remoto, muitos custos fixos do trabalho presencial, que eram pagos diretamente pela empresa, se tornam uma despesa do colaborador que passa a trabalhar em casa. Alguns exemplos são:
Nesse caso, as empresas precisam definir políticas de reembolso total ou parcial para essas despesas. Isso porque, apesar de o funcionário estar em casa, parte desses gastos ainda estão relacionados ao seu período de trabalho. Ou seja, são responsabilidade do empregador.
Esse reembolso pode acontecer por meio de plataformas onde os funcionários enviam as faturas de cada despesa ou por um valor fixo de auxílio home office que pode ser depositado em cartões multibenefícios.
Por último, um dos custos do home office que muitas vezes é esquecido, é a contratação de um sistema para controle de ponto digital. Nos casos em que não existe jornada flexível, é uma despesa essencial para fazer a gestão de ponto dos colaboradores.
Essa, inclusive, é uma obrigação legal prevista pelo artigo 74 da CLT para todas as empresas que tenham mais de vinte trabalhadores, independentemente do modelo de trabalho.
No regime presencial, esse controle pode ser feito de forma simples usando um aparelho de ponto eletrônico. Mas, no trabalho remoto, é importante considerar o custo para contratação de um aplicativo ou plataforma que possa ser acessada online pelos colaboradores.
A responsabilidade sobre os custos do home office não é prevista de forma clara na Consolidação das Leis Trabalhistas.
O artigo 75 da CLT determina apenas que a responsabilidade pela aquisição de equipamentos e infraestrutura adequada para prestação do trabalho remoto deve estar prevista em contrato. Veja:
“Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
No entanto, a Reforma Trabalhista prevê que o trabalho realizado fora da empresa é classificado como teletrabalho. Portanto, possui os mesmos direitos e obrigações do trabalho presencial.
Nesse caso, podemos considerar o artigo 2º da CLT, que estabelece que as despesas do negócio são responsabilidade do empregador. Ou seja, os custos para que o funcionário desempenhe sua função em casa também devem ser pagos pela empresa.
Algumas despesas do trabalho remoto, como os gastos com energia elétrica e água, são mais difíceis de calcular. Por isso, muitas empresas definem uma ajuda de custo com um valor fixo para colaboradores que estão nesse regime de trabalho: o auxílio home office.
Esse valor é entregue em forma de benefício e não faz parte da remuneração do funcionário. Isso significa que a empresa não precisa pagar impostos sobre esse valor. Mas, por outro lado, também quer dizer que ele não pode ser pago em dinheiro.
Na maioria das vezes, o auxílio home office é pago em cartões multibenefícios (como o Caju). Nesse caso, o empregador deposita o valor na categoria home office e ele funciona como um cartão pré-pago.
Assim, o colaborador pode usar essa quantia para pagar boletos de luz e internet ou fazer compras em estabelecimentos que estejam dentro dos CNAES cadastrados, como de papelaria, por exemplo.
Leia também: Afinal, onde eu posso usar o meu cartão de multibenefícios da Caju?
Definir uma política de ajuda de custos clara é a melhor maneira de garantir a saúde financeira da empresa e evitar fraudes nesse processo. Então, anote aí os cinco passos essenciais para começar:
Antes de definir quanto e como pagar a ajuda de custos do home office, é preciso ter certeza de que o contrato de trabalho de todos os colaboradores está registrado na modalidade de teletrabalho.
Isso porque toda política de reembolso e ajuda de custo deve estar prevista no contrato. Portanto, caso algum trabalhador esteja em home office, mas o contrato seja para regime presencial, é preciso fazer a alteração.
Se todos os contratos estiverem atualizados, o próximo passo é determinar os critérios da ajuda de custo. Ou seja, quais despesas serão cobertas, qual o valor do auxílio e onde ele pode ser gasto.
Muitas organizações deixam esse valor livre para que o funcionário organize os custos do home office da forma como preferir. No entanto, algumas empresas têm políticas mais restritas, definindo exatamente onde e como o valor do benefício pode ser usado.
Independentemente de como funcione na sua empresa, é importante que todos os critérios do auxílio home office estejam especificados no contrato de trabalho de forma clara tanto para o empregado, quanto para o empregador.
Mesmo que todos os detalhes estejam formalizados no contrato, também é fundamental comunicar aos colaboradores como a ajuda de custos foi decidida, explicar as regras e mostrar como o processo funciona.
O ideal é que esse alinhamento fique claro desde o processo de recrutamento e seleção. Além disso, vale a pena documentar toda a política e compartilhar em algum canal que seja de fácil acesso e que os profissionais possam consultar por conta própria.
Dessa forma, os funcionários sabem exatamente o que esperar, o que reduz o risco de mal-entendidos no futuro e protege a empresa em caso de ações trabalhistas relacionadas ao auxílio.
Se o empregador optar por fazer o reembolso de despesas específicas, também será necessário criar um canal de comunicação interna onde os funcionários possam enviar os comprovantes e notas fiscais das despesas.
Isso evita dúvidas dos colaboradores sobre onde e como apresentar esses documentos. Além disso, torna o processo mais organizado e facilita a gestão das despesas relacionadas ao trabalho remoto na hora de fazer o fechamento do mês.
Com esse canal específico, também é possível manter um histórico dos reembolsos. Assim, fica mais fácil fazer a previsão dos custos do home office e planejar uma política de ajuda de custo que seja financeiramente viável para o negócio.
A última etapa é definir como será a forma de pagamento do auxílio. Como vimos, a maneira mais comum são os cartões multibenefícios, já que o valor não pode ser pago em dinheiro.
Aqui, vale a pena pesquisar entre as principais opções do mercado para encontrar aquela que atenda à política de auxílio home office da empresa. Isso porque alguns cartões oferecem apenas o recurso de benefício, o que tornaria necessário ter outra plataforma para agilizar o processo de reembolso.
Entretanto, algumas opções de cartão, como o da Caju, também oferecem a opção de reembolso de despesas na mesma plataforma. Nesse caso, o empregador deposita uma quantia para ajuda de custo, o colaborador anexa os comprovantes para reembolso e o valor que sobrar é devolvido automaticamente para a empresa.
Leia também: Como funciona o reembolso de despesas em trabalho home office?
A lei não estabelece um percentual mínimo ou máximo para a ajuda de custos do home office. Assim, cada empresa é livre para definir o valor que, geralmente, é calculado de acordo com o custo de vida em cada região.
De acordo com o levantamento realizado pela Caju, o valor médio do auxílio home office no Brasil é de R$ 218. No entanto, o empregador também pode calcular o gasto específico do consumo de cada funcionário para oferecer ajudas de custo personalizadas.
No caso da energia elétrica, por exemplo, é possível fazer esse cálculo considerando a potência em watts do equipamento utilizado, como um notebook.
Para isso, basta transformar o valor em quilowatts (dividindo por 1000) e multiplicar o resultado pelas horas que o aparelho fica ligado durante o horário de trabalho. Em seguida, multiplique pela quantidade de dias úteis do mês e, depois, pelo valor do quilowatt-hora cobrado pela empresa de energia da sua região.
A ajuda de custos do home office não interfere no pagamento de outros benefícios. Portanto, todos os benefícios obrigatórios, continuam sendo obrigatórios, enquanto os opcionais podem ou não ser oferecidos.
Mas, vale lembrar que, uma vez que o empregador concede um benefício, ele passa a fazer parte do contrato de trabalho e não pode ser cancelado.
Ou seja, se a empresa já paga o vale alimentação, por exemplo, não pode deixar de pagar esse benefício porque começou a oferecer o auxílio home office.
Se você ainda tem alguma dúvida e quer saber quais benefícios são realmente obrigatórios, aproveite para conferir o nosso guia de benefícios CLT e entender o que a lei diz sobre o assunto.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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