Escala de férias: como sua empresa pode se organizar sem prejudicar a operação

A escala de férias é uma forma que as empresas usam para organizar e planejar o período de férias dos funcionários de maneira eficiente

As férias são um direito de todo colaborador que trabalha no regime de CLT, mas já parou para pensar se um time decide escolher exatamente o mesmo período para tirá-las? Boas chances de a operação parar — é por isso que os gestores não permitem que isso aconteça.

Nesses casos, a escala de férias é a salvação de toda empresa. Com ela, os funcionários se revezam para tirar suas férias em períodos distintos e que não comprometam as funções da equipe.

Mas para criar uma escala de férias é preciso seguir algumas boas práticas, entender quais são as prioridades e deixar isso tudo bem explicado.

É só continuar lendo que te contamos o que fazer!

O que é a escala de férias?

A escala de férias é uma forma que as empresas usam para organizar e planejar o período de férias dos funcionários de maneira eficiente. Ela ajuda a garantir que a operação da empresa continue funcionando normalmente durante o período de férias dos colaboradores.

Por exemplo, imagine só o que aconteceria se, em um time de cinco pessoas, três tirassem férias ao mesmo tempo? Acertou se você pensou que a operação quase pararia nesse cenário, trazendo sérios prejuízos ao negócio.

Geralmente, a escala de férias é elaborada levando em conta fatores como:

• Necessidades operacionais, sendo necessário avaliar quais setores precisam estar cobertos e quais funções são essenciais durante as férias.
  
• Direitos dos funcionários, a escala deve respeitar os direitos dos funcionários, garantindo que todos possam tirar férias dentro do período a que têm direito.
  
• Preferências e prioridades, muitas vezes, é levado em conta o desejo dos funcionários em relação às datas das férias, sempre que possível, isso ajuda a manter a satisfação do time.

Como funciona a escala de férias?

A escala precisa de organização, planejamento e escuta ativa diante das necessidades dos colaboradores para funcionar e manter todo mundo satisfeito. Em geral, alguns pontos devem ser considerados:

• Divisão por períodos: planejando as férias de forma que as operações da empresa não sejam interrompidas, dividindo o ano em períodos e alocando as férias em diferentes momentos.
  
• Rodízio: criando um sistema de rodízio para garantir que todos os funcionários possam ter suas férias sem sobrecarregar a equipe restante.
  
• Compreensão de prioridades: se um colaborador está com as férias próximas de vencer, ele deve acabar sendo prioridade para sair de férias.

• Férias coletivas: se a empresa tem férias coletivas, precisa entender se alguns colaboradores vão precisar se manter na operação ou se todo o trabalho pode mesmo ser interrompido.

Uma boa escala de férias ajuda a manter o equilíbrio entre a operação da empresa e o bem-estar dos funcionários, evitando sobrecarga de trabalho e garantindo um ambiente mais harmonioso.

O que diz a lei sobre escala de férias?

Nossa Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) não diz nada sobre escala de férias, de qualquer forma, sua empresa precisa seguir as recomendações da CLT sobre férias, que são:

Férias são um direito

Como diz o artigo 129 da CLT, “todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.”

Além disso, após os 12 meses de contrato, o colaborador deve tirar férias seguindo algumas regras:

“I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes;

Il – 24 (vinte e quatro) dias corridos quando houver tido 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas;

III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas;

IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas.”

Férias devem ser combinadas com a empresa

Já o artigo 136 da CLT afirma que “a época da concessão das férias será a que melhor consulte os interesses do empregador”. Na prática, não tem nada específico com escala de férias, mas a interpretação indica que a escala é uma possibilidade.

Assim como é possível organizar períodos de férias coletivas, como muitas empresas fazem.

Ainda quanto ao artigo 136, é preciso saber que:

“§ 1º Os membros de uma família, que trabalharem no mesmo estabelecimento ou empresa, terão direito a gozar férias no mesmo período, se assim o desejarem e se disto não resultar prejuízo para o serviço.

§ 2º O empregado estudante, menor de 18 (dezoito) anos, terá direito a fazer coincidir suas férias com as férias escolares.”

Qual a importância de ter uma escala de férias na empresa

A escala de férias é uma ferramenta essencial na gestão de recursos humanos e tem várias vantagens para uma empresa. Conheça as principais:

Manutenção da produtividade

Com uma escala de férias bem planejada, a empresa consegue garantir que as funções essenciais e as operações diárias não sejam interrompidas. Isso ajuda a manter a continuidade dos negócios e a evitar períodos críticos de baixa produtividade.

Planejamento eficiente

A escala permite um planejamento antecipado das ausências, possibilitando a alocação de recursos e a programação de atividades com antecedência. Na prática, é possível evitar surpresas e ajustar as estratégias de trabalho conforme necessário. 

Por exemplo, ao postergar algum lançamento ou adiantar para garantir que todos trabalhem nele.

Equilíbrio entre a equipe

Ao distribuir as férias de forma equitativa, a escala de férias ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho para os membros restantes da equipe. Eis aí algo essencial para contribuir a um ambiente de trabalho mais equilibrado e justo.

Afinal de contas, se um membro do time se sobrecarrega, pode ficar desgastado e desmotivado, facilitando erros ou um trabalho menos primoroso.

Cumprimento da legislação

No Brasil, nossa CLT exige que os funcionários tirem férias anuais dado 12 meses de contrato, como já mostramos. Uma escala de férias ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com essas leis, evitando problemas legais.

Satisfação dos funcionários

A possibilidade de planejar e tirar férias de acordo com a preferência dos funcionários pode aumentar a satisfação e o engajamento dos colaboradores. 

E você sabe que a equação nunca falha: funcionários satisfeitos tendem a ser mais produtivos e leais à empresa, diminuindo o turnover.

Prevenção de conflitos

A escala ajuda a minimizar conflitos entre funcionários sobre as datas de férias, especialmente em períodos de alta demanda como feriados e férias escolares. Uma abordagem estruturada reduz a probabilidade de desentendimentos e reclamações.

Além disso, considere ter uma ordem de prioridade bem clara, para amenizar conflitos. Um exemplo: se a pessoa está perto de vencer as férias, ela pode ficar com o período, caso haja disputa.

Controle de custos

Planejar as férias com antecedência permite à empresa estimar e controlar melhor os custos relacionados à cobertura de férias, como contratações temporárias ou horas extras.

Preparação para ausências

Uma boa escala permite preparar a equipe para a ausência dos colegas, redistribuindo tarefas e responsabilidades temporariamente, o que pode incluir treinamento ou ajustes operacionais.

Transparência

A escala de férias proporciona clareza e transparência sobre as ausências, facilitando a comunicação interna e ajudando a gerenciar expectativas tanto para os membros da equipe quanto para os clientes.

9 pontos de atenção ao montar uma escala de férias

Conheça nossas sugestões que facilitam e trazem mais clareza para sua escala de férias:

1. Prioridade na escala

Comece a elaborar a escala de férias com antecedência suficiente para acomodar as preferências dos funcionários e permitir ajustes, evitando sobrecarga de trabalho.

Dê prioridade às áreas críticas e funções essenciais da empresa. Certifique-se de que essas áreas estejam sempre cobertas, mesmo durante os períodos de férias.

Outra ideia de prioridade é aqueles com férias perto de vencer, evitando problemas com legislação.

2. Comunicação clara

Informe todos os funcionários sobre o processo de escala de férias, prazos e critérios para a escolha das datas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e frustrações.

Ofereça, ainda, um canal para que os funcionários possam expressar suas preferências ou discutir questões relacionadas à escala de férias. E, claro, ouça e considere esse feedback para ajustar a escala conforme necessário.

3. Equidade

Garanta que as férias sejam distribuídas de forma justa e equilibrada entre todos os membros da equipe. Considere a antiguidade, preferências pessoais e necessidades da equipe para evitar conflitos.

Use critérios objetivos para a alocação de férias, como a ordem de solicitação ou critérios estabelecidos pela empresa, para garantir justiça e transparência.

4. Flexibilidade

É preciso se preparar para ajustar a escala conforme necessário, especialmente em casos de imprevistos ou mudanças na equipe. Tenha um plano para substituições temporárias ou redistribuição de tarefas.

5. Use ferramentas de acompanhamento

Use uma planilha ou sistema acessível para todos os envolvidos, garantindo que a escala de férias seja fácil de consultar e atualizar. Ferramentas online, como Google Sheets ou software de gestão de recursos humanos, podem ser úteis.

Mantenha a planilha ou ferramenta atualizada com as informações mais recentes e faça revisões regulares para refletir mudanças.

6. Cumprimento da legislação

Verifique e siga as leis e regulamentos trabalhistas locais sobre férias, garantindo que a escala esteja em conformidade com as exigências legais. 

Por exemplo, mesmo que uma pessoa do time tenha pedido férias antes, talvez seja importante garantir que o colaborador com férias vencendo saia primeiro.

7. Planejamento de cobertura

Planeje com antecedência a cobertura para as funções que estarão ausentes. Considere a contratação de temporários ou a redistribuição de tarefas entre os membros da equipe.

Se necessário, providencie treinamento para os funcionários que vão cobrir as funções de colegas ausentes, garantindo que estejam preparados para assumir essas responsabilidades.

Por isso, ter mapeado as tarefas e funções com playbooks é bem importante.

8. Impacto na operação

Avalie como as ausências impactarão a operação e os prazos de entrega. Ajuste a escala de férias para minimizar qualquer impacto negativo na produtividade e nos projetos.

9. Documentação

Mantenha registros detalhados de todas as solicitações de férias, aprovações e ajustes na escala. Isso ajuda a evitar disputas e garante um histórico claro para futuras referências.

Como gerenciar a escala de férias

Gerenciar a escala de férias de forma eficiente é essencial para manter a operação da empresa fluida e equilibrada. Três jeitos se sobressaem para isso:

1. Planilhas

Organize a planilha com colunas para os nomes dos funcionários, datas de férias solicitadas, status de aprovação, e cobertura de ausência. Utilize cores para destacar períodos de alta demanda ou para indicar diferentes tipos de informações (por exemplo, férias aprovadas, pendentes, ou em andamento).

Mantenha a planilha atualizada com as solicitações e alterações em tempo real. Garanta que todos os envolvidos tenham acesso à versão mais recente.

Dica extra: configure permissões para garantir que apenas pessoas autorizadas possam editar a planilha. E use fórmulas para calcular automaticamente o número total de férias tiradas e disponíveis, ajudando a evitar erros de cálculo.

2. Software de Gestão de Recursos Humanos (RH)

Muitos softwares oferecem funcionalidades adicionais, como integração com outros sistemas de gestão, relatórios analíticos, e automação de processos. Escolha um que permita essas integrações, sobretudo com controle de ponto e folha de pagamento.

Também é importante definir quem pode visualizar e editar as informações relacionadas à escala de férias e se certificar de que a equipe esteja bem treinada no uso do software para aproveitar todas as funcionalidades.

3. Ferramentas de colaboração e comunicação

Ferramentas como Slack, Microsoft Teams, e Google Workspace oferecem maneiras fáceis de comunicar e compartilhar informações relacionadas às férias. Elas não são essenciais, mas mantém o time todo em constante comunicação.

A importância da tecnologia na elaboração e gestão de escala de férias

Precisamos ainda destacar a importância da tecnologia na elaboração e gestão de escala de férias. Sejam softwares ou planilhas online, elas permitem que você e o time de RH não percam o controle de como estão os períodos de férias de cada pessoa.

Com lembretes automáticos, por exemplo, o software avisa que um colaborador precisa tirar férias no próximo mês e por aí vai. 

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