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O espelho de ponto é essencial para controle de frequência e gestão de horários de trabalho e funciona como uma espécie de relatório.
Às vezes acontece de o colaborador trabalhar uma hora a mais num dia mais agitado para a empresa ou fazer sempre alguns minutos a mais para compensar uma eventual folga. Mas como ter clareza dessas horas extras? Ou mesmo, como ter clareza do banco de horas negativo?
É por essa razão que o espelho de ponto é uma prática tão essencial para o controle de horas em uma organização. Sem ele, não existe transparência nem para o empregador, nem para o funcionário.
Você conhece quais são as boas práticas em relação ao espelho de ponto e como a lei trabalhista trata essa questão? A seguir, a gente traz mais detalhes para você se atualizar!
Espelho de ponto, ou espelho de registro de ponto, é um relatório utilizado por empresas para evidenciar a entrada e saída de funcionários. Ele é bastante utilizado para controle de frequência e gestão de horários de trabalho.
O costume é que os funcionários usem um cartão magnético, um código de barras, uma impressão digital ou outras formas de identificação para registrar sua presença no trabalho, inserindo-as no dispositivo. Isso é feito no momento de entrada, na saída e volta do almoço e também ao fim do expediente.
Com esses registros, que na prática é o espelho de ponto, a organização pode acompanhar com mais precisão as horas trabalhadas por cada funcionário, o que é útil para a folha de pagamento, o cumprimento de leis trabalhistas e outras finalidades administrativas.
Muitos pensam que o espelho de ponto não é relevante no home office, mas também pode (e deve) ser usado para manter um controle dos bancos de horas de cada funcionário.
Uma vez determinado pelo Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o espelho de ponto é obrigatório para toda a empresa com mais de 10 funcionários.
O registro pode ser feito por meio de diferentes sistemas, como o ponto eletrônico, o ponto manual ou mecânico, entre outros. O espelho de ponto é uma forma de garantir que as marcações registradas pelo empregado sejam conferidas e, se necessário, retificadas.
A CLT também estabelece que é responsabilidade do empregador manter o registro fiel da jornada de trabalho de seus empregados, sendo passível de penalidades caso não cumpra essa obrigação.
A Portaria 671, firmada em 2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), tem como missão unificar e atualizar todas as regras que antes estavam dispostas em duas antigas legislações trabalhistas.
Segundo as normas estabelecidas pela Portaria 671, o espelho de ponto deve ser gerado por meio de um programa de tratamento do registro ponto. Ele deve conter todas as informações do empregador, do empregado e das horas trabalhadas e não trabalhadas ao longo do mês.
Há ainda algumas outras especificidades na lei:
“Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Art. 85. O empregador deverá disponibilizar os arquivos eletrônicos gerados e relatórios emitidos pelo programa de tratamento de registro de ponto ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias, a critério deste.”
Como a própria portaria 671 traz, algumas informações são imprescindíveis:
Alguns espelhos de ponto podem até ter informações extras, porém, essas citadas são as obrigatórias por lei. Isso significa que, ao contratar um sistema automatizado de registro e espelho de ponto, vale se certificar de que os relatórios tragam essas informações.
Sim, é direito do funcionário e dever da empresa com mais de 10 colaboradores não apenas oferecer o espelho de ponto, mas também fazer o registro certinho das horas dos colaboradores. Afinal, é com esse registro de horas que o espelho se torna possível.
Vale o esclarecimento de que empresas com menos de 10 empregados registrados têm a opção de escolher se faz ou não o registro de ponto. Mesmo não sendo obrigatório por lei, o registro traz mais clareza a ambas as partes: empregador e colaborador.
O espelho de ponto desempenha um papel fundamental na gestão eficaz do tempo e dos recursos humanos dentro de uma empresa. A seguir, nós explicamos todos os benefícios:
O espelho de ponto permite um registro preciso e confiável das horas trabalhadas pelos funcionários, garantindo que os registros sejam precisos e estejam em conformidade com as horas efetivamente trabalhadas.
O relatório do espelho é uma prova irrefutável da jornada dos colaboradores e um bom indicador de assiduidade, desempenho e clareza nas horas extras.
Como vimos, no Brasil, empresas com mais de 10 colaboradores precisam fazer o registro das horas trabalhadas pelos funcionários. O uso do espelho de ponto ajuda as empresas a cumprirem essas obrigações legais, evitando potenciais penalidades por não conformidade.
Ao fornecer um meio transparente e objetivo para o registro de horas trabalhadas, o espelho de ponto pode ajudar a promover a confiança e a transparência entre empregadores e funcionários. Isso pode contribuir para um ambiente de trabalho mais harmonioso e colaborativo.
O uso de tecnologia moderna, como o espelho de ponto digital ou eletrônico, demonstra o compromisso da empresa com a eficiência operacional e o cumprimento das regulamentações trabalhistas. Isso pode contribuir para fortalecer a imagem da empresa como um empregador responsável (employer branding) e preocupada com o bem-estar dos seus funcionários.
O registro preciso das horas trabalhadas facilita a gestão eficiente da força de trabalho, permitindo que os empregadores identifiquem padrões de trabalho, gerenciem o tempo dos funcionários e otimizem a alocação de recursos humanos.
Um registro preciso das horas trabalhadas pode ajudar a evitar pagamentos indevidos de horas extras e minimizar disputas relacionadas ao pagamento de salários. Isso pode resultar em uma redução dos custos trabalhistas para a empresa.
Podemos falar em 4 diferentes tipos de espelhos de ponto. Confira características e funcionalidades de cada um deles:
O espelho eletrônico é um dispositivo digital que registra automaticamente as entradas e saídas dos funcionários. Em geral, é utilizado um sistema de biometria (como impressão digital, reconhecimento facial ou reconhecimento de íris) ou cartões de proximidade para identificar os funcionários.
Os registros são armazenados em um banco de dados eletrônico, o que facilita a gestão e a geração de relatórios precisos de horas trabalhadas.
Leia também: Desvendando o REP: tudo que precisa saber sobre o Registrador Eletrônico de Ponto
O espelho manual é um método tradicional de registro de ponto, no qual os funcionários registram manualmente suas entradas e saídas em um formulário de papel ou livro de ponto. Esse método é simples e não requer tecnologia avançada, mas está sujeito a erros e fraudes, como registros falsificados.
O controle de ponto manual é cada vez menos comum devido à sua susceptibilidade a fraudes e à necessidade de monitoramento constante. Fora que deixa de ser viável para empresas com muitos funcionários.
O espelho digital é uma versão digitalizada do espelho manual, onde os funcionários registram suas entradas e saídas em um sistema informatizado, muitas vezes utilizando um computador ou terminal dedicado.
Os registros são armazenados eletronicamente, o que facilita a gestão e a geração de relatórios de horas trabalhadas. Acaba sendo uma opção indicada para empresas que permitem o trabalho remoto.
O espelho mecânico é um dispositivo físico que registra as entradas e saídas dos funcionários de forma mecânica, geralmente através de cartões de ponto perfurados. Os funcionários inserem o cartão em uma máquina que registra a hora e a data da entrada ou saída, perfurando o cartão de acordo.
Mesmo tendo sido uma opção bem usada no passado, o espelho mecânico está se tornando menos comum devido à sua falta de flexibilidade e eficiência em comparação com os métodos eletrônicos.
Para solicitar o espelho de ponto, o colaborador deve pedir para a pessoa que faz a gestão dos bancos de horas dos colaboradores. Na política da empresa, vale estipular quantos dias úteis serão preciso — da solicitação à entrega do documento.
Em geral, esse é um documento digitalizado e enviado quase sempre na forma de PDF, com a identificação do colaborador e seu espelho de ponto. Mas claro que existem algumas variações de empresa para empresa.
Com sistemas digitais de hoje, o espelho de ponto se torna uma opção automatizada, o que facilita demais o trabalho do RH. Para a pessoa responsável pelo espelho, basta selecionar as opções de data, nome do colaborador e emitir o documento.
A automatização do espelho de ponto também é essencial para que se evitem erros comuns do trabalho manual e possíveis fraudes.
Marcar o ponto, considerando o sistema de marcação, é uma obrigação da empresa e um direito dos colaboradores. No caso de empresas com menos de 10 funcionários, isso se torna facultativo. Mas também é um dever do colaborador fazer esse registro diariamente.
Quando sua empresa possibilita o espelho de ponto, ela não só está cumprindo um dever legal, mas trazendo clareza aos colaboradores. Ou seja, mesmo que sua organização tenha menos de 10 funcionários, vale considerar o espelho como uma forma de gestão. Esse cuidado ajuda até mesmo a controlar melhor as horas extras!
O espelho de ponto traz mais consciência aos funcionários sobre suas jornadas e registros de horas, que engaja os colaboradores e lhes dá autonomia. Ainda tem dúvidas sobre o tema? Leia também o nosso Guia da gestão de ponto: o que é, como fazer e o que diz a lei!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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