Subsistemas de RH: o que são e quais as suas vantagens?

Os subsistemas de RH são diferentes frentes de atuação dentro do setor de Recursos Humanos. Cada subsistema tem funções específicas, mas todos trabalham para melhorar o desempenho dos colaboradores e da empresa.

Isso porque, ao contrário do que muita gente acredita, o setor de RH não se limita aos processos de admissão e demissão. Na verdade, existem diversas etapas entre esses dois momentos, cada uma com seus fluxos e objetivos específicos.

Para garantir que todas essas tarefas sejam eficientes e produtivas, as funções de Recursos Humanos são divididas em cinco subsistemas de RH. Neste artigo, vamos entender quais são eles, para que servem e que vantagens trazem para a empresa. Vem com a gente?

O que é um subsistema de RH?

Para entender o que é um subsistema de RH, é preciso antes saber que ele faz parte de um conceito mais amplo: a gestão de pessoas. Por isso, vamos nos aprofundar nessa ideia primeiro.

A gestão de pessoas é um conjunto de ações que têm o objetivo de desenvolver o capital humano das empresas. Na prática, isso engloba todos os processos ligados ao RH, desde o recrutamento e seleção até o desligamento de profissionais.

Na visão do pesquisador e escritor brasileiro Idalberto Chiavenato, que é uma grande referência no assunto, todas as funções incluídas nesse processo são complementares e funcionam em prol de um objetivo comum: melhorar o desempenho dos colaboradores e da empresa.

No entanto, Chiavenato acredita que tantas funções não podem ser resumidas a uma única definição, já que cada uma tem processos únicos. Por isso, divide as tarefas relacionadas aos Recursos Humanos em cinco categorias e cada uma delas representa um subsistema de RH.

Quais são os 5 subsistemas dentro do RH?

Como vimos, a gestão de pessoas começa na atração de candidatos e termina com os processos demissionais. Entretanto, da contratação até a demissão existem diversas etapas, como o controle, desenvolvimento e engajamento dos colaboradores.

De acordo com a ideia que foi proposta por Chiavenato, para que todas essas etapas possam funcionar estrategicamente, elas precisam ser divididas em frentes de trabalho independentes (e, ao mesmo tempo, complementares). Essas frentes são os subsistemas de RH. São eles:

Provisão de recursos humanos

A provisão de recursos humanos é o primeiro subsistema de RH e representa o ato de “prover”, ou seja, encontrar novos profissionais para completar o quadro de funcionários da empresa. 

Em outras palavras, aqui estão incluídas todas as etapas do processo de recrutamento e seleção. Entre elas:

• identificar a necessidade de contratação;
• descrição dos cargos;
• divulgação da vaga;
• triagem de currículos;
• seleção de candidatos;
• roteiro de entrevistas;
• testes técnicos ou situacionais;
• oferta de emprego;
• negociação salarial e de benefícios;
• formalização da contratação.

Esse é o momento de admissão dos profissionais que serão responsáveis pelo sucesso da empresa. Por isso, é fundamental traçar um perfil do candidato ideal de acordo com os objetivos do cargo e da organização para que a contratação seja a mais efetiva possível.

No entanto, isso só será possível se houver um pessoa dedicada a essa função, normalmente uma pessoa recrutadora. Será necessário estudar a vaga, fazer entrevistas com as lideranças e realizar pesquisas de mercado — o que fica mais difícil se esse mesmo profissional também tiver que se dedicar às muitas tarefas das outras frentes do RH.

Aplicações de pessoas

O segundo subsistema está relacionado à integração dos novos profissionais à organização. Aqui, podemos considerar todo o processo de onboarding que acontece a partir da contratação.

Nesta etapa, devem ficar claras todas as informações importantes para o desempenho da função para a qual a pessoa foi contratada, como local de trabalho, sistemas utilizados, senhas de acesso e alinhamento de expectativas para a função.

Além disso, também é importante integrar os novos funcionários à cultura organizacional da empresa. Isso inclui fazer a apresentação de líderes e outros colaboradores, missão, visão e valores do negócio, explicar como funcionam os processos de feedback e quais são os ritos e costumes da equipe, por exemplo.

Manutenção de pessoas

Por mais que os processos de admissão e onboarding tenham acontecido da melhor maneira possível, é comum vermos profissionais que ficam cada vez menos tempo na mesma empresa. Principalmente no Brasil, que é considerado o país com o maior índice de turnover do mundo. 

Por isso, o terceiro subsistema de RH está relacionado à manutenção de pessoas. Ou seja, são os processos com foco na retenção de talentos, essenciais para reduzir os índices de turnover e desengajamento, por exemplo.

Mas, para garantir que isso aconteça, não basta criar um ambiente de trabalho agradável. É preciso adotar políticas de reconhecimento que possam motivar e engajar esses profissionais. Aqui estão algumas ideias:

• estabelecer um plano de carreira;
• propor reajuste salarial de acordo com o tempo na empresa;
• oferecer um bom pacote de benefícios corporativos (inclusive os não obrigatórios);
• oferecer bonificações, como bônus por desempenho ou participação nos lucros;
• dar mais autonomia para uso dos benefícios com um cartão multibenefícios;
• garantir feedbacks constantes e verdadeiros;
• oferecer horários flexíveis ou a possibilidade de trabalho remoto.

Com tantos benefícios, é mais fácil manter a motivação da equipe em alta e reduzir as chances de que esses profissionais busquem outras ofertas. 

Para prevenir uma possível insatisfação que possa afetar o clima da empresa, a dica é fazer pesquisas de clima organizacional regularmente. Dessa forma, é possível entender melhor o que se passa na cabeça dos funcionários e mapear situações de risco.

Desenvolvimento de pessoas

Como vimos, os subsistemas de RH são um ciclo. Depois de encontrar bons profissionais, inseri-los no contexto da empresa e garantir que eles estejam satisfeitos na sua organização, é hora de pensar no desenvolvimento profissional desses colaboradores.

Por isso, o quarto subsistema de RH é a área responsável por garantir essas oportunidades, oferecendo planos de desenvolvimento individual (PDI), treinamentos de capacitação, financiamento de cursos, workshops, oficinas, entre outras opções.

Embora exista a crença de que as iniciativas de desenvolvimento profissional podem representar um prejuízo, já que esses profissionais podem deixar a empresa no futuro, a verdade é que esse é um processo vantajoso para ambas as partes.

Isso porque se, por um lado, o funcionário se torna mais completo e valorizado com o treinamento, por outro, a empresa tem esse profissional a sua disposição para ajudar no crescimento do negócio. E, se ele estiver feliz em sua posição, provavelmente o fará por muito tempo, trazendo um retorno muito além do investido.

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Monitoramento de pessoas

Por fim, a última etapa prevista nos subsistemas de RH é o monitoramento de pessoas. Na prática, trata-se de organizar e acompanhar os dados individuais de cada colaborador, como banco de horas, desempenho, avaliações, documentações, etc.

Nesse caso, a dica é fazer esse controle a partir da metodologia de People Analytics, que consegue coletar, organizar e analisar sobre os funcionários combinando estatísticas e tecnologia para entender os seus comportamentos no ambiente de trabalho.

Dessa forma, é possível ter uma visão analítica e estratégica sobre os perfis e os resultados de cada colaborador, seja para sugerir melhorias, fazer reconhecimentos ou selecionar o melhor profissional para assumir um cargo de liderança, por exemplo.

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Quais são as funções dos subsistemas de RH?

O principal objetivo dos subsistemas de RH é dividir as tarefas do setor para ter uma visão mais detalhada sobre as etapas. Assim, é possível acompanhar o desenvolvimento específico de cada processo e ter mais controle sobre o desempenho geral.

Isso porque essa visão mais clara permite que o responsável pelo departamento identifique quais são os problemas que atrapalham o andamento das tarefas em cada área, em vez de analisar os problemas do RH como um todo. Isso garante uma evolução por etapas, pensando em soluções mais específicas para cada caso. 

Além disso, a divisão em subsistemas permite que cada equipe se concentre em uma determinada área da gestão de pessoas. Essa especialização por setores garante que as práticas de RH sejam executadas de forma mais técnica, ágil e eficiente.

Quais as vantagens e a importância para a empresa?

Como já falamos aqui, os subsistemas de RH oferecem uma visão mais abrangente do setor de Recursos Humanos, demonstrando que ele vai muito além de apenas contratar e demitir pessoas. 

Na verdade, trata-se de fazer a gestão de todos os aspectos que envolvem a equipe — o que influencia diretamente na qualidade dos resultados da empresa como um todo, já que os colaboradores são os grandes responsáveis pelo crescimento do negócio.

Se ainda não ficou claro como isso acontece, veja alguns exemplos:

• Mais agilidade e menos burocracia: os processos internos ficam mais bem definidos entre as áreas, o que agiliza a resolução de tarefas e pedidos.
• Desenvolvimento personalizado: a divisão permite acompanhar de perto o desempenho de cada colaborador, ajudando a identificar pontos de melhoria individuais.
• Decisões com base em dados: a divisão em subsistemas permite que cada um deles colete dados e informações mais detalhadas durante os processos.
• Alcance de objetivos e metas: com um olhar específico às necessidades de cada subdivisão, é mais fácil alcançar objetivos e metas de forma rápida.
• Estrutura organizacional clara: a divisão em subsistemas torna a estrutura organizacional da empresa mais precisa.
• Satisfação e engajamento: ter funções bem divididas torna o trabalho menos desgastante, o que ajuda a promover a satisfação e engajamento dos profissionais.
• Redução do turnover: profissionais satisfeitos tendem a ficar mais tempo na empresa, o que diminui os níveis de turnover e os gastos com substituição de pessoal. 

Como a tecnologia auxilia na gestão dos subsistemas de RH?

Um dos principais benefícios do uso de tecnologia nos subsistemas de RH é a automação de tarefas repetitivas, como controle de ponto, triagem de currículos e acompanhamento de métricas. 

Além de economizar recursos, já que são necessários menos profissionais para realizar essas tarefas, essa também é uma forma de otimizar o tempo de trabalho. Isso porque, com a automação, os profissionais desse setor podem se dedicar a funções mais estratégicas na gestão de pessoas.

Além disso, vale destacar que os sistemas de gestão conseguem analisar e interpretar dados de forma cada vez mais precisa. Isso os torna grandes auxiliares do People Analytics, já que podem transformar esses dados em informações confiáveis para apoiar as tomadas de decisões.

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