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O CAGED reúne dados de admissões e demissões no Brasil. Veja neste guia quem deve declarar, como funciona e o que acontece em caso de atraso.
Se você trabalha com Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou Administração, provavelmente já ouviu falar no CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
Mas o que é CAGED, para que ele serve e quem precisa enviá-lo?
Esse banco de dados do governo reúne informações sobre admissões, demissões e movimentações trabalhistas. Criado em 1965, ele sempre foi essencial para o monitoramento do emprego no Brasil.
Porém, nos últimos anos, passou por diversas mudanças, especialmente com a chegada do eSocial.
Se você tem dúvidas sobre como funciona o CAGED na legislação trabalhista, quem precisa declarar e o que acontece em caso de atraso, este guia completo vai responder todas as suas perguntas!
Vamos lá?
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é um sistema criado pelo governo federal para registrar quantas pessoas foram contratadas e demitidas no Brasil sob o regime da CLT.
Criado pela Lei nº 4.923/1965, ele monitora o mercado de trabalho e garante que as empresas estejam registrando corretamente seus funcionários.
Pensa assim: quando uma empresa contrata um novo funcionário com carteira assinada, essa informação precisa ser enviada ao governo. O mesmo vale para demissões e transferências.
É com esses dados que o governo acompanha o saldo de empregos no país e organiza políticas públicas, como o seguro-desemprego.
Se o bar DEL RUIM contrata Joana como garçonete, ele precisa registrar essa admissão no Cadastro Geral até o dia 7 do mês seguinte. Se ela for demitida sem justa causa, o registro precisa ser feito no mesmo dia, para que a trabalhadora possa solicitar o seguro-desemprego sem atrasos.
Entendido o que é CAGED? Vamos analisar seu funcionamento e sua importância na sequência.
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados funciona como um grande banco de dados do governo, onde são registradas todas as movimentações de trabalhadores com carteira assinada.
Mas além de entender o que é CAGED, como as empresas podem utilizá-lo? É bem simples:
Por exemplo, imagine que uma rede de supermercados contrate 50 funcionários temporários para o final do ano.
Esses novos contratos devem ser informados no Cadastro Geral. Caso o supermercado não faça isso, pode enfrentar multas e prejudicar os funcionários que precisam acessar benefícios.
Desde 2020, temos a dobradinha CAGED e eSocial, com a integração do cadastro ao eSocial. Ou seja, as empresas agora enviam essas informações diretamente por lá.
Mas atenção: se sua empresa ainda não estiver no eSocial, precisa continuar transmitindo informações ao Cadastro Geral da forma tradicional, ok?
O CAGED é importante para monitorar o mercado de trabalho, o que ajuda a criar políticas públicas, controlar benefícios e fiscalizar eventuais irregularidades trabalhistas. Essas são suas funções primordiais.
Ele não é só mais um sistema burocrático, e possui um papel essencial para trabalhadores, empresas e até para o governo.
Para as empresas, o cadastro:
Para os trabalhadores, o Cadastro Geral:
Sem o sistema, o governo não conseguiria medir o nível de emprego no país, nem garantir benefícios aos trabalhadores.
Além disso, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados permite o cruzamento de dados com outros sistemas, como a RAIS e o eSocial, garantindo mais segurança na gestão trabalhista.
Se você já trabalha com Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, sabe que existem vários relatórios que as empresas precisam enviar ao governo.
Três dos mais importantes são o CAGED, a RAIS e a DIRF. Mas, embora pareçam semelhantes, cada um tem um propósito diferente.
O Cadastro Geral é um relatório mensal que registra admissões e desligamentos de funcionários com carteira assinada.
Já a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um relatório anual, que inclui todos os funcionários ativos no ano-base e serve para o governo calcular o PIS/PASEP.
Por fim, a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) informa à Receita Federal quais impostos foram retidos dos funcionários e de outros prestadores de serviço.
Quer entender melhor o que é CAGED olhando para os demais relatórios? Confira essa tabela:
| Característica | CAGED | RAIS | DIRF |
| Objetivo | Registrar admissões e demissões | Relatar dados dos trabalhadores ativos | Informar retenções de imposto de renda |
| Frequência | Mensal | Anual | Anual |
| Quem deve enviar | Empresas com empregados CLT | Todas as empresas | Empresas que retêm IR na folha de pagamento |
| Impacto | Monitoramento do mercado de trabalho | Cálculo do PIS/PASEP | Controle fiscal da Receita Federal |
Agora que você entendeu o que é CAGED, DIRF e RAIS, precisa saber a relação entre CAGED e eSocial, pois isso interfere diretamente em quem deve declarar as movimentações no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
Se antes as empresas precisavam transmitir ao Cadastro separadamente, isso mudou com a chegada do eSocial.
Desde janeiro de 2020, empresas dos grupos 1, 2 e 3 não precisam mais enviar informações de forma isolada. Agora, todas as movimentações trabalhistas são registradas diretamente no eSocial, simplificando a rotina do Departamento Pessoal.
A Portaria/MTP nº 671/2021, em seu artigo 144, é clara:
“Art. 144. A obrigação da comunicação de admissões e dispensas instituída pela Lei nº 4.923, de 23 de novembro de 1965, CAGED, passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir da competência de janeiro 2020 para as empresas ou pessoas físicas equiparadas a empresas[…]”
Apenas relembrando, as empresas dos grupos 1, 2 e 3 são:
Além disso, desde fevereiro de 2023, as pessoas jurídicas de direito público e as organizações internacionais (grupo 4) também entraram na onda e foram desobrigadas de comunicar admissões e dispensas pelo CAGED e aderiram ao eSocial.
Ou seja, se você faz parte desse grupo e ainda está em dúvida, vale revisar os prazos para garantir que tudo esteja certinho.
Leia também: Portaria 671/2021: o que muda para o RH?
Considerando o advento do eSocial, muitas empresas deixaram de declarar o CAGED no sistema originário, como acabamos de ver.
Desde janeiro de 2020, empresas, pessoas físicas equiparadas a empresas estão desobrigadas de comunicar admissões e dispensas pelo Cadastro Geral. Já a desobrigação para pessoas jurídicas de direito público e organizações internacionais só começou em fevereiro de 2023.
No entanto, para competências até janeiro de 2023, ainda é necessário enviar as informações pelo sistema antigo, permitindo ajustes e atendendo a determinações judiciais.
Mas não se engane: as informações que você enviava pelo Cadastro agora devem ser transmitidas pelo eSocial. Qualquer empresa que contrate ou demita funcionários sob o regime da CLT precisa informar as movimentações de registro ou dispensa. Isso inclui:
De acordo com o Governo Federal, as empresas devem informar as “admissões de trabalhadores que estejam recebendo seguro-desemprego” um dia após o trabalhador ter entrado efetivamente em atividade (CAGED Diário).
No caso de “demais admissões, desligamentos e transferências, até o dia 7 do mês subsequente ao informado” (CAGED Mensal).
Fique de olho nas consequências de não enviar declarações ao Cadastro Geral, ok? Veja:
Agora que você entendeu o que é CAGED e quem ainda deve enviar a declaração por este sistema, deve estar se perguntando como transmiti-lo.
Se você ainda se enquadra na obrigatoriedade, há algumas opções para fazer a transmissão do CAGED.
O primeiro jeito é pelo programa ACI, ideal para empresas sem folha de pagamento, que já realizam o cadastro automaticamente:
Além disso, é possível fazer a declaração do CAGED pelo Formulário Eletrônico do CAGED – FEC (empregadores com até 36 movimentações por declaração).
Nos dois casos, o passo seguinte é a efetiva transmissão do CAGED, seja a declaração gerada no ACI ou pelo formulário.
Por fim, o empregador poderá imprimir o Recibo de Entrega (comprovante da transmissão do CAGED do dia ou mês) e o Extrato da Movimentação Processada (comprovante definitivo do cumprimento da obrigação naquele mês).
Caso você não se enquadre mais na obrigatoriedade, lembre-se de transmitir as informações via eSocial.
A Reforma Trabalhista de 2017 veio para dar aquela chacoalhada nas regras do mercado de trabalho, e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados não ficou de fora dessas mudanças.
Além da integração do CAGED ao eSocial, tivemos a regulamentação de novos modelos de contratação, como o trabalho intermitente e o home office.
Isso exigiu ajustes no envio de informações para garantir que esses trabalhadores também fossem registrados corretamente no sistema.
A rescisão de contratos também ficou mais simples, exigindo menos burocracia no momento de registrar um desligamento.
No fim das contas, essas mudanças ajudaram a agilizar processos para as empresas, mas exigiram atenção extra para garantir que todas as informações sejam enviadas certinhas e sem erro.
Mesmo entendendo o que é CAGED e quem deve realizar sua declaração, há empresas que não fazem o envio dentro do prazo.
E como proceder com o CAGED em atraso?
Acesse o portal e faça a declaração conforme demonstramos ao falar da transmissão.
Isso vai gerar uma multa, e o RH deverá emitir o DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) e realizar o pagamento.
Se a empresa não regularizar a situação, pode ser multada pelo Ministério do Trabalho, com valores que variam conforme o número de funcionários e o tempo de atraso, como apontamos.
Para evitar dores de cabeça, fique atento aos prazos e organize seus registros! Uma boa plataforma de gestão trabalhista, como as da Caju, pode ajudar a manter tudo em dia.
Sabemos que o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados pode gerar muitas dúvidas, principalmente depois das mudanças recentes com o eSocial.
Para ajudar, reunimos aqui as perguntas mais comuns sobre o tema. Vamos lá?
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é um sistema criado pelo governo para monitorar as contratações e demissões de trabalhadores com carteira assinada. Ele serve para registrar todas as movimentações trabalhistas e garantir que o governo tenha um controle sobre o nível de emprego no país.
É um documento que mostra o histórico de movimentações de um trabalhador dentro do sistema. Ele registra todas as admissões e demissões feitas por empresas ao longo da vida profissional do empregado.
Ele tem um papel fundamental no monitoramento do mercado de trabalho. Seu principal objetivo é permitir que o governo acompanhe o número de admissões e desligamentos no país, ajudando na formulação de políticas públicas para geração de empregos.
O CAGED é enviado todo mês e registra quem foi contratado ou demitido. Já a RAIS é enviada uma vez por ano e contém um resumo de todos os funcionários que trabalharam na empresa durante o ano anterior. Enquanto o Cadastro monitora o fluxo de empregos em tempo real, a RAIS fornece um retrato anual da força de trabalho no país.
Se a empresa não enviar as informações dentro do prazo, ela pode sofrer multas e penalidades aplicadas pelo Ministério do Trabalho, que variam conforme o tempo de atraso e o número de funcionários afetados.
Depende! O advento do eSocial desobriga muitas empresas do envio separado do Cadastro, seja desde janeiro de 2020 ou de fevereiro de 2023. Para períodos anteriores a essas datas, há obrigatoriedade do CAGED.
Se você ainda tinha dúvidas sobre o que é CAGED, agora já sabe que ele é uma ferramenta essencial para acompanhar admissões e desligamentos no mercado de trabalho.
Criado para garantir transparência nas contratações e demissões, o Cadastro também tem um papel importante na concessão de benefícios como seguro-desemprego e FGTS.
Com as mudanças trazidas pelo eSocial, muitas empresas foram desobrigadas de enviá-lo separadamente, tornando a gestão trabalhista mais eficiente. No entanto, para quem precisa regularizar informações de períodos anteriores, o acerto continua sendo essencial.
No final das contas, manter o CAGED em dia significa evitar multas, cumprir a legislação e garantir que os funcionários tenham acesso aos seus direitos.
Para isso, contar com ferramentas de gestão automatizadas, como o Caju Ciclos, pode fazer toda a diferença, deixando tudo mais simples e organizado. Afinal, ninguém quer ter dor de cabeça com fiscalização, não é?
Para saber mais:
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Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
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