Comunicação interna: qual a importância e como implementar?

Comunicação interna, como o próprio nome sugere, é a comunicação que acontece entre todo o time de uma empresa. Por vezes, também pode ser chamada de endomarketing, comunicação empresarial, comunicação organizacional ou comunicação para os funcionários, apesar dos termos terem significados diferentes. 

A comunicação interna é uma importante estratégia no mundo dos negócios, já que é responsável por alinhar os valores e objetivos da organização com os funcionários, através de uma comunicação clara e efetiva. 

Além disso, contribui para melhorar o clima organizacional, mantendo as equipes motivadas, informadas e engajadas quanto aos valores e cultura da empresa.

Desenvolver uma boa comunicação interna é essencial para os relacionamentos e também para a produtividade. Entretanto, para ser eficiente e trazer resultados, precisa envolver todos os colaboradores através de planejamento. 

No artigo a seguir, você vai encontrar a origem da comunicação interna, exemplos de comunicação interna, diferenças entre endomarketing e comunicação para colaboradores e, ainda, técnicas para realizar uma boa comunicação para os públicos da empresa. 

Boa leitura! 

O que é comunicação interna?

Comunicação interna é toda comunicação que acontece dentro de uma organização, seja entre funcionários, gestores e/ou diretoria. 

Para os estudiosos das teorias da comunicação, existem, ao menos, três conceitos diferentes que são comumente utilizados como sinônimos para a prática da comunicação interna: comunicação organizacional, comunicação para funcionários e endomarketing. Mas cada teoria abrange uma parte dos processos comunicacionais. 

No geral, podemos entender como endomarketing as ações de engajamento e incentivo para os funcionários de uma empresa – que pode ser de interação entre os colegas ou valorização da marca empregadora. 

Já a comunicação interna, bem como a comunicação organizacional, falam mais sobre os processos e técnicas comunicacionais do que o resultado de fato. 

A comunicação para os funcionários, em contrapartida, pode ser entendida como uma ferramenta específica de contato entre empresa e colaborador, como uma newsletter ou um informativo interno, por exemplo. 

O ponto chave que liga todos esses conceitos é a ideia de realizar ações de comunicação entre empresa e colaboradores, visando tornar claros os objetivos organizacionais, engajando os funcionários e aprimorando a imagem de marca empregadora.

Como fazer uma boa comunicação interna

Assim como qualquer outro projeto, a comunicação interna precisa de um planejamento para viabilizar as melhorias e obter resultados de acordo com as expectativas da empresa. 

Os objetivos podem variar conforme o tipo de organização. Mas, em geral, os propósitos da comunicação interna são estabelecidos visando:

• Alavancar o índice de metas por funcionário ou equipe;
• Aumentar o nível de satisfação dos funcionários;
• Diminuir o turnover;
• Atrair novos talentos;
• Melhorar a imagem de marca empregadora;
• Praticar o alinhamento dos colaboradores com as propostas da organização;
• Aprimorar o engajamento dos funcionários com os colegas e com a empresa.

Além disso, é preciso conhecer os tipos de comunicação, fazer o alinhamento com os colaboradores, entre outros aspectos. Veja algumas das principais ações para a implantação de uma comunicação interna eficiente.

Tipos de comunicação interna

As técnicas de comunicação interna variam entre formato (verbal, escrito), meio (digital, off-line), públicos (gestores, empregados, corpo diretivo), e outros detalhes. Para cada possibilidade, existe um tipo de comunicação diferente que pode ser utilizada.

Confira, a seguir, os 5 principais tipos de comunicação, que podem ser empregados para os mais diversos objetivos empresariais:

1. Comunicação diagonal — fundamental para o envolvimento dos diversos níveis hierárquicos da organização, sendo utilizada para informar novidades a todos da empresa;
2. Comunicação escrita — feita por meio de e-mails, quadros de avisos, placas informativas, murais, jornais ou publicações informativas, e intranet, normalmente utilizada para o alinhamento das ocorrências na empresa;
3. Comunicação horizontal — realizada entre colegas de trabalho que desempenham cargos em um mesmo nível hierárquico, utilizada no aprimoramento da construção de bons relacionamentos e clima organizacional;
4. Comunicação oral — ocorre em palestras, treinamentos e reuniões, quando há troca de feedbacks e discussão de ideias entre colaboradores;
5. Comunicação vertical — direcionada aos líderes da empresa, envolvendo planejamentos estratégicos, desenvolvimento de competências e, em alguns casos, informações sobre assuntos restritos.

Canais de comunicação interna

Para a comunicação interna de uma empresa, existem ferramentas específicas e variações de canais que são utilizados em diversas circunstâncias, como o exemplo das redes sociais. 

Cada tipo de canal possui um objetivo, e é preciso conhecer os principais para entender como aplicá-los dentro de um planejamento de comunicação interna.

• Display corporativos — canal de TV (ou mural digital) com telas digitais, que podem ser utilizadas para comunicados em geral, campanhas internas, divulgação de educação corporativa, resultados institucionais, entre outros conteúdos;
• E-mail — para agendar reuniões, contar novidades da empresa e receber informações importantes;
• Intranet — rede corporativa com acesso restrito a funcionários;
• Manual do colaborador — guia rápido para novos funcionários com informações sobre a empresa, benefícios, valores e posturas desejadas;
• Mural — utilizado por funcionários para fixar bilhetes, metas e estratégias da empresa, ocupando sempre algum lugar visível para todos;
• Newsletter — boletim educativo impresso ou eletrônico, com informações que objetivam a valorização dos colaboradores;
• Redes sociais internas — plataformas online que reúnem os funcionários e os gestores, permitindo um contato rápido, direto, prático e dinâmico, podendo ser utilizado para feedbacks e compartilhamento de informações para otimizar fluxos de trabalho e reuniões;
• Reuniões — dependendo da situação, conversar pela internet pode gerar ruídos, assim, as reuniões tradicionais ainda são muito válidas e importantes para alinhamento da equipe e planejamento.

Erros comuns na comunicação interna

Mesmo com planejamento e seguindo as melhores práticas, nenhuma área está livre de falhas. Certamente, a comunicação interna também não. Mas existem erros que são mais comuns do que parecem, e que podem ser remediados rapidamente quando identificados. Confira, abaixo, alguns desses erros e as possíveis soluções:

• Falta de diálogo: abrir espaços de diálogo entre funcionários e gestores, bem como entre os próprios colegas, é fundamental no desenvolvimento de espaços seguros dentro da empresa. Quando não há o local do diálogo, outros meios assumem a função de informar, como a fofoca;
• Comunicação sem plano e padrão: é necessário ter um plano que personalize a maneira como a empresa vai se comunicar, evitando padronagens para que a informação seja fluída entre todos;
• Comunicação tediosa: formatos como newsletter, vídeos institucionais, comunicados nas redes sociais internas, entre outras possibilidades, podem e devem abusar da criatividade para se tornarem atrativos. Quanto mais padrão e menos chamativo o meio, menor a possibilidade da informação ser percebida e retida pelo funcionário.

Consequências de uma comunicação interna falha

Não se preocupar com a comunicação interna pode gerar impactos negativos na produtividade e competitividade da empresa. Bem como ocasionar a desmotivação dos funcionários e impactar negativamente o clima organizacional. 

Veja, a seguir, alguns riscos aos quais a organização fica sujeita.

Ruídos na comunicação

Sem o apoio e direcionamento da comunicação institucional, os colaboradores procuram divulgar por meios próprios o que julgam relevante, conhecidos popularmente como “rádio corredor”.

Nesse caso, a empresa precisa assumir o fluxo da informação com transparência, evitando que boatos e falsas informações consigam contaminar o ambiente.

Perda de credibilidade

Quando a empresa só se preocupa em se comunicar com os colaboradores após a informação circular de maneira informal, a credibilidade da organização e dos líderes fica comprometida. 

Por isso, a informação aos públicos internos deve chegar sempre antes da divulgação externa. Por exemplo: quando uma empresa é comprada ou recebe um aporte financeiro de fora, comunicar os colaboradores pode evitar tensões e medos resultantes da movimentação. 

Queda de produtividade

Quando não há uma constância, padronização e integração do conteúdo transmitido aos colaboradores, pode haver dificuldades de entendimento quanto ao papel do colaborador na organização.

Mas quando a comunicação é eficaz, o foco e o desenvolvimento das equipes segue de acordo com o propósito da empresa, fazendo com que cada funcionário compreenda exatamente o que deve ser feito e trabalhe de maneira alinhada aos objetivos gerais.

Técnicas para realizar uma boa comunicação interna

Conhecendo os tipos e as ferramentas ou canais disponíveis, podemos iniciar o plano de comunicação interna da empresa. Agora, precisamos entender quais técnicas são indispensáveis para o sucesso do planejamento.

Elencamos os principais pontos a serem analisados na hora de montar a estrutura da comunicação para os colaboradores de uma empresa. Confira a seguir: 

Alinhamento dos funcionários

O alinhamento dos funcionários com um plano de comunicação interna é fundamental para a implantação das melhorias, evitando ruídos nas mensagens e tornando as definições claras e objetivas entre todos os envolvidos.

Valorização do diálogo

A simplicidade nos diálogos é um requisito básico na comunicação interna, e faz parte das soft skills, assim como a inteligência emocional. Para isso, é importante que cada colaborador conheça o perfil de quem receberá a informação. 

Considerando as particularidades de cada profissional, ou do perfil profissional das pessoas que trabalham em determinada área, é possível calibrar os termos utilizados e tornar a informação fluída, evitando palavras muito técnicas que mais atrapalham do que auxiliam na comunicação.

Transparência nas relações 

Manter os funcionários informados sobre as novidades positivas e negativas é uma das formas de ganhar a confiança e o comprometimento do público interno. Essa comunicação pode ser feita por e-mails, redes sociais internas, vídeos e reuniões presenciais.

A transparência nas relações também deve ser utilizada para falar sobre diversidade na empresa, por exemplo. Quando o ambiente favorece a real expressão dos funcionários, se torna um lugar seguro e uma empresa desejada por talentos diversos.

Utilização do endomarketing

Conhecido também como marketing interno, o endomarketing tem a função de melhorar a comunicação interna através de ações práticas. Além disso, serve como poderosa ferramenta para:

• amenizar conflitos;
• diminuir o absenteísmo;
• engajar os funcionários;
• melhorar a produtividade;
• motivar equipes remotas;
• reduzir a rotatividade.

Como vimos, a comunicação interna na empresa é um aspecto estratégico de grande importância para os públicos internos. Ao planejar a comunicação interna, a empresa garante um maior alinhamento entre objetivos e propósitos de cada funcionário com a organização.

Nesse sentido, é fundamental analisar o cenário atual da organização, estudar os públicos e as particularidades de cada área e identificar onde estão os ruídos comunicacionais para implementar melhorias.

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