Benefícios flexíveis: o que são e como implementar na sua empresa?

December 7, 2021
Benefícios

O oferecimento de um sistema de benefícios flexíveis está se tornando muito comum nas empresas. Dentro desse modelo, os colaboradores podem escolher, de acordo com algumas regras, quais benefícios querem receber. Assim, cada empregado é capaz de gerenciar seu saldo de acordo com as necessidades que encontrar dentro daquele mês.

A motivação dos funcionários é fundamental para manter o clima organizacional saudável e evitar problemas, como a perda de talentos e o absenteísmo. Por isso, antes de implementar qualquer sistema de benefícios, é interessante entender o perfil dos colaboradores e oferecer alternativas que estejam de acordo com as necessidades deles.

Antes de escolher a melhor solução de benefícios trabalhistas para sua empresa, é importante pesquisar, entender o tema e fazer perguntas. Dessa forma, é possível garantir que sua empresa vai adotar benefícios flexíveis de verdade, sem incorrer em riscos no futuro.

Neste artigo, mostraremos como esse sistema funciona e quais são as vantagens de sua utilização. Além disso, vamos explicar quais aspectos devem ser considerados no momento de sua implementação. Acompanhe a leitura!

O que são benefícios flexíveis?

Os benefícios flexíveis são aqueles que podem ser negociados com a empresa, de acordo com as preferências do colaborador. O modelo mais tradicional é a administração por limite de pontos, em que o profissional pode montar o conjunto mais atraente para ele.

Como o próprio nome sugere, os benefícios flexíveis são extremamente interessantes por oferecer liberdade de escolha e autonomia ao colaborador. São opções importantes para empresas que prezam a retenção de talentos e o engajamento da equipe.

Geralmente, esse pacote tem validade de seis meses a um ano, sendo que o colaborador pode alterar os benefícios recebidos durante os períodos estabelecidos. A intenção da proposta é atender as diferentes necessidades dos colaboradores, sendo possível que cada um deles escolha o que for de mais importância para si mesmo.

Benefícios trabalhistas: o que são e qual a diferença?

É importante lembrar que toda empresa possui suas responsabilidades trabalhistas e é responsável por oferecer benefícios garantidos por lei, como o vale-transporte, o décimo terceiro salário, os intervalos intrajornada, o FGTS e as férias remuneradas, em acordo com a CLT (Consolidação da Leis do Trabalho).

Diferentemente dos benefícios flexíveis, eles são obrigatórios e devem ser disponibilizados a partir do início da jornada de trabalho. Empresas que não cumprem com suas obrigações trabalhistas estão sujeitas a multas, interdição ou embargo.

Vale salientar que todo trabalhador deve ter condições e qualidade para exercer sua função. Isso se relaciona também com a disponibilização das ferramentas necessárias e da manutenção de um ambiente seguro. Além dos aspectos citados acima, a hora extra também é um direito básico garantido para o trabalhador, assim como o seguro-desemprego e a licença-maternidade.

Quais são as vantagens de oferecê-los?

A implementação desse sistema traz vantagens para a empresa e também para o colaborador. Por isso, a escolha pelos benefícios flexíveis deve ser avaliada com cuidado e atenção, pensado nos impactos que pode trazer.

Apesar de bastante populares e antigos no mercado, os benefícios flexíveis, muitas vezes, são interpretados como uma inovação por parte da empresa. Instituições que não estão dispostas a se adaptar às mudanças acabam perdendo grandes oportunidades de conquistar seus funcionários.

Normalmente, esse é um tipo de investimento que oferece um retorno muito positivo para a organização e pode ajudar, inclusive, a melhorar o ambiente de trabalho. Confira algumas vantagens.

Quais os benefícios para o funcionário?

No caso do funcionário, a possibilidade de escolher o que será recebido é muito importante. Caso ele goste de atividades variadas, pode optar por uma cota de cultura ou bolsa de estudos, por exemplo. Contudo, outro trabalhador pode preferir um auxílio para o celular ou o auxílio-combustível.

Os benefícios flexíveis são muito assertivos para suprir as principais necessidades do colaborador e ajudam a aumentar a sua satisfação com a empresa. Além disso, reforçam a relação de confiança entre as duas partes, mostrando que há, realmente, uma valorização pelo serviço prestado.

Entender que as necessidades dos colaboradores podem ser distintas é também uma demonstração, por parte da empresa, de preocupação e respeito pelas diferenças. Um aspecto cada vez mais valorizado e importante nos dias de hoje.

Quais os benefícios para a empresa?

Para a empresa, o mais importante é o aumento da satisfação e da motivação dos colaboradores. Quando motivados, os funcionários são capazes de aumentar a produtividade e o engajamento, entregando resultados melhores.

Além disso, os índices de absenteísmo são melhorados e a retenção de talentos é reforçada, evitando que bons profissionais deixem a empresa por estarem insatisfeitos. Todos esses aspectos colaboram diretamente com a manutenção da saúde do negócio, como um todo.

Colaboradores mais felizes e engajados ajudam a reforçar a cultura e os valores da empresa, são também essenciais para garantir o "funcionamento da máquina", para que a organização esteja, de fato, produzindo algo positivo para quem se relaciona com ela.

Outro aspecto fundamental é que os benefícios ajudam a empresa a ser mais competitiva no mercado, atraindo os melhores talentos e chamando atenção dos candidatos durante a divulgação de vagas.

Que tipo de benefícios podem se encaixar nessa categoria?

Compreender o que são os benefícios flexíveis e como eles funcionam no negócio fica mas fácil quando vemos exemplos das suas aplicações. Com essa informação, você consegue determinar se, de fato, os benefícios flexíveis são uma opção interessante para a sua empresa.

Saiba que inúmeras opções podem se encaixar nessa categoria e que eles podem ser adaptados ao negócio. Portanto, é importante que você conheça os principais, como:

  • vale-refeição ou alimentação
  • transporte e mobilidade;
  • combustível;
  • academia;
  • kits de alimentação;
  • vale-cultura;
  • auxílio-medicamento;
  • seguro de vida;
  • auxílio-creche;
  • estacionamento;
  • auxílio para home office;
  • previdência privada;
  • cursos e educação.

Levar em conta o perfil da empresa e as necessidades dos colaboradores é fundamental para o sucesso desse investimento. Se você tem dificuldades para identificar quais as opções mais se encaixam no negócio, pode fazer uma pesquisa interna, pedindo para que os colaboradores enviem suas sugestões, ideias e feedbacks.

Esse planejamento é importante para que as necessidades dos colaboradores sejam mapeadas e atendidas de verdade. Normalmente, os funcionários são integrantes fundamentais do processo e atuam como participantes ativos na escolha das melhores opções, portanto, é muito importante escutar o que eles tem a dizer.

O que considerar ao implementar um sistema de benefícios flexíveis?

E então, conseguiu entender o que são os benefícios flexíveis e as suas vantagens para os colaboradores? O tema é bastante amplo e também envolve outros pormenores que merecem atenção. Por exemplo: como escolher os benefícios corretos e quais ações assumir para implementá-los na empresa?

Uma visão crítica e afiada sobre o negócio pode ajudar nesse sentido. É sempre interessante que o benefício caminhe com os objetivos da empresa e com a imagem que ela quer passar. Muito se fala sobre marketing externo, mas o employer branding e a relação com o colaborador também são prioridades.

Lembre-se de que, ao buscar essa implementação, os gestores precisam considerar alguns aspectos para que as vantagens sejam aproveitadas e os profissionais se beneficiem do sistema. Como comentamos, um planejamento pode ajudar para que tudo saia perfeitamente como o esperado. Vamos ver o que deve ser analisado!

Tempo e orçamento

Qual é o budget que a sua empresa poderá oferecer para o investimento nos benefícios flexíveis? Além disso, em quanto tempo os gestores poderão planejar e estruturar a estratégia de implementação de novos benefícios?

Definir o orçamento é o ponto de partida para a escolha das opções a serem ofertadas. Apesar de ser um passo simples, ele é primordial para o direcionamento da sua estratégia e vai fazer toda a diferença durante a implementação. Da mesma forma, um calendário de atividades será muito útil para que você organize suas prioridades.

Preferências dos colaboradores

Vocês se recorda de que comentamos que, antes de fazer a implementação, é interessante realizar uma pesquisa com os colaboradores da organização?

Acontece que esse levantamento interno visa descobrir os perfis e os principais interesses das pessoas de acordo com cada faixa salarial, idade, gênero e localização, por exemplo.

É fundamental descobrir quais são os gostos dos funcionários e os tipos de benefícios que eles querem ter. Dessa forma, o programa será bem recebido e a aceitação será imediata. Você pode fazer perguntas básicas e diretas por de um formulário, como: "Quais benefícios você gostaria de receber da nossa empresa?", ou "Cite 3 benefícios que você considera essenciais".

Estudo de mercado

Uma visão sobre o que está disponível no mercado vai ajudar você a ter um posicionamento crítico sobre as melhores opções, valores e serviços diferenciados.

Não é preciso ir muito longe para conseguir essa informação e utilizá-la de forma analítica. Quais benefícios seus concorrentes oferecem? Quais diferenciais as grandes empresas possuem e por que são tão chamativos para os profissionais da área?

Essa visão vai ajudar a definir melhor os objetivos e as possibilidades, não destoando muito do que é praticado no mercado. Assim, você evita desvantagens e sai na frente, oferecendo o que há de melhor.

Pacotes de benefícios

Analisando as informações recolhidas na dica anterior, é possível pensar nos pacotes que serão oferecidos. Considere as alternativas preferidas dos seus colaboradores, o orçamento disponível e monte os pacotes de acordo com elas.

Uma das dificuldades está na montagem de pacotes que, mesmo diferentes entre si, tenham valores semelhantes. Isso é essencial para que não haja diferenciação entre setores ou acusações de discriminação na empresa.

Legislação

Esse modelo, assim como outros elementos da relação entre empregador e funcionário, está sujeito a implicações legais conforme a legislação trabalhista. A empresa precisa estar atenta a esses aspectos, verificando como eles podem favorecer ou desfavorecer a implementação do sistema.

São três os principais pontos que você encontra na CLT sobre o tema. Os artigos 457 e 458 determinam quais tipos de benefícios existem. Por definição, um benefício trabalhista não indenizatório não integra a remuneração. O artigo 468 trata sobre mútuo consentimento.

Cada categoria de benefício tem regras específicas de como funciona e tratamentos que podem ser vistos de formas distintas no âmbito fiscal e trabalhista.

Igualdade

Não há nada mais desagradável do que um ambiente de trabalho tóxico ou negativo, não é mesmo? É importante lembrar que os colaboradores estão em constante interação e que se informam uns com os outros sobre os benefícios disponíveis. É algo supernatural e compreensível, na verdade.

Por isso mesmo, é importante oferecer condições idênticas para funcionários de uma mesma categoria, como mesma quantidade de saldos disponíveis, mesmo conjunto de opções e benefícios apresentando o mesmo valor em cada categoria. Isso evita que algum colaborador possa alegar que está sendo prejudicado em relação a um colega.

Explicação do sistema

É imprescindível comunicar as mudanças de forma clara e explicar aos colaboradores o funcionamento do novo sistema de benefícios. Tudo o que será feito deve ser registrado por meio de um acordo coletivo, que precisará ser assinado por toda a equipe. Agindo assim, a empresa garante transparência no processo e segurança jurídica.

Se possível, disponibilize modelos de simulação do sistema antes da implementação. Desse modo, os colaboradores adquirem familiaridade com as opções e têm mais facilidade para fazer o gerenciamento de suas escolhas.

Existem diversas formas de promover uma comunicação efetiva, seja em reuniões e encontros direcionados em cada setor, avisos por e-mail marketing ou 1on1's. Coloque-se à disposição para responder as possíveis dúvidas que venham a existir e distribua as informações da maneira mais clara e simplificada possível.

Que erros a empresa não pode cometer nessa implementação?

Como você pôde perceber até aqui, os benefícios flexíveis podem ser muito vantajosos e, sem dúvidas, uma opção importante para empresas que se preocupam em inovar. Porém, durante o processo de implementação, alguns erros podem prejudicar bastante o sucesso da iniciativa.

Ter cuidado e atenção aos aspectos citados abaixo pode deixar a sua estratégia mais elaborada e assertiva, trazendo uma experiência mais agradável para os colaboradores. Veja quais são eles e como evitá-los.

Excluir os colaboradores na etapa de planejamento

Um dos grandes erros cometidos pelas empresas ao estabelecer benefícios flexíveis é não se comunicar com seus funcionários. É preciso investigar as necessidades e os verdadeiros interesses dos colaboradores para montar um sistema que seja atrativo.

É também preciso de sabedoria para prestar atenção aos detalhes das informações prestadas pelos colaboradores e calma para implementar os novos benefícios, de forma correta. Prazos devem ser estabelecidos e cumpridos, mas sempre que você identificar algum gap (ou insatisfação do colaborador, por exemplo), volte para corrigi-lo.

Não investir na evolução dos benefícios

A gestão dos benefícios também demanda a identificação de melhorias. Se, ao longo do tempo, a empresa notar que os colaboradores não está satisfeitos com os benefícios oferecidos, por que não trocá-los ou oferecer novas opções?

Por estar em constante transformação, tenha certeza que os benefícios flexíveis podem ser atualizados ao longo do tempo. Acompanhar essas mudanças faz com que a sua empresa saia na frente, disponibilizando o que há de melhor e mais novo no mercado.

Se basear em informações desatualizadas

É importante que a empresa esteja por dentro da situação de seus profissionais, pois benefícios que eram desnecessários em determinado momento podem adquirir importância. Ofereça a possibilidade de atualização cadastral e envie lembretes, sempre que necessário.

A desatualização das informações podem ocorrer a qualquer momento, por exemplo quando um colaborador que não tinha filhos se torna pai, o auxílio-creche pode ser fundamental, ou quando o colaborador muda de endereço e não pode receber determinado cartão em sua casa. Portanto, a agilidade na substituição do benefício deve contribuir para que a mudança seja feita e beneficie o profissional.

Agir de forma desorganizada

Uma das principais dificuldades desse modelo é que ele exige mais planejamento da equipe de RH do negócio. Quando as coisas não são feitas de forma organizada, a empresa fica sujeita a contestações legais sobre a veracidade do pacote de benefícios oferecido aos colaboradores.

Destaca-se que a implementação dos benefícios de maneira organizada é fundamental para que o sistema funcione da forma esperada e traga vantagens para colaboradores e empresas. Tome os cuidados necessários para fazer a mudança de acordo com o perfil de seus funcionários, pois isso trará motivação e aumentará a produtividade da equipe.

Caracterização do benefício

Quando o assunto é benefício trabalhista, o maior risco é a caracterização como salário e consequentemente a cobrança de encargos fiscais, previdenciários e o entendimento da justiça trabalhista referente a esse tema.

Para isso não ocorrer é necessário ser cuidadoso em todo o processo de flexibilização, da comunicação ao time, a escolha do fornecedor para garantir que não há margem de interpretação do que é salário e o que são benefícios flexíveis. Como comentamos, é importante que o colaborador esteja ciente e em acordo com as alterações.

Quais cuidados devem ser tomados ao escolher os benefícios flexíveis?

Como já citamos, existem várias questões que devem ser consideradas ao implementar os benefícios flexíveis na empresa. Além disso, é muito importante entender o quanto esse modelo pode ser interessante para a rotina da gestão. Ao contar com uma plataforma que entenda sobre esse modelo, você certamente já facilita várias ações.

Afinal, é preciso que a opção escolhida para oferecer os benefícios flexíveis esteja presente no mercado. Dessa forma, você garante que a gestão e a distribuição dos diferentes tipos de benefícios corporativos será simplificada.

Como a legislação entende o sistema de benefícios?

O ideal para a implementação de um sistema de benefícios flexíveis é que ela aconteça por meio de uma convenção coletiva de trabalho. Dessa forma, você assegura que há um entendimento (do ponto de vista legal) e um consenso entre os colaboradores de que esse é um modelo que não prioriza nem prejudica nenhum dos funcionários.

Além disso, é importante assegurar que os benefícios oferecidos sejam os mesmos para os funcionários de uma mesma categoria. Então, caso um decida direcionar seus pontos para o uso do vale-transporte, por exemplo, e o outro não, isso acontecerá de acordo com a preferência de cada um.

Quais são os principais passos para ter uma boa gestão de benefícios?

A escolha e a implementação dos benefícios flexíveis exige bastante atenção. Porém, é importante se lembrar que há também a fase após a implementação, que demanda acompanhamento, anotações e atualizações constantes.

Se um novo colaborador entrar na empresa, por exemplo, é importante que seu registro seja adicionado e que ele receba os mesmos benefícios que os outros. Ou, em casos onde o contrato dos serviços são descontinuados, que a disponibilização do benefício para o colaborador seja interrompida.

Outra possibilidade interessante e que deve ser observada pela gestão, é o envio de recompensas por desempenho e metas batidas. Como os benefícios flexíveis podem sofrer alterações, você pode acrescentar valores em determinados meses, por exemplo, para mostrar o reconhecimento ao colaborador pela sua atuação naquele período.

Como fazer a gestão correta dos benefícios flexíveis?

Bom, se você gostou dessa ideia de investir em benefícios flexíveis, então confira as principais dicas para fazer essa gestão correta, garantindo a melhor experiência para os funcionários e a otimização de processos:

  • faça reuniões para estabelecer quais regras serão aplicadas para seu uso (como a distribuição de saldo por categoria);
  • realize a convenção coletiva de trabalho, assegurando as questões legais referentes aos benefícios flexíveis;
  • disponibilize informações claras e completas sobre os benefícios e coloque-se à disposição para esclarecer possíveis dúvidas;
  • ofereça um treinamento para que os funcionários entendam como poderão usar os benefícios, quais são as regras e como seus direitos estão assegurados com isso;
  • observe como será feita a distribuição, lembrando da distribuição dos benefícios obrigatórios, como o transporte, e outros que serão apresentados, como o vale-cultura.
  • realize pesquisas de satisfação,
  • faça um cronograma para a implementação dos benefícios flexíveis.

Alguns passos são simples e outros mais complexos, mas cada um possui a sua importância para o sucesso da estratégia e devem ser levados à sério.

Qual é a importância de contar com uma plataforma especializada em benefícios?

Para estar à frente e garantir que a sua organização atende às questões legais, acompanhando mudanças na legislação, é sempre bom contar com uma empresa parceira que ajude no acompanhamento do serviço.

Além disso, uma plataforma agiliza os processos, permitindo a automatização em algumas ações e reduzindo os riscos com fraude ou extravio dos valores. Neste contexto, a tecnologia passa a ser uma aliada e permite que a gestão de dados também seja feita de uma forma mais segura.

Ademais, ao contar com uma empresa que é especializada em benefícios, você ainda tem facilidade para acompanhar o hábito de consumo dos seus colaboradores. Assim, há a possibilidade de ter insights valiosos, que possam ser usados em ações para agregar valor, melhorando o clima organizacional e a percepção sobre a qualidade de vida no trabalho.

Como a Caju pode ajudá-lo nessa tarefa?

Ser flexível é dar o poder de escolha na mão do colaborador para optar onde deseja gastar. Ou seja, sobrou um saldo no vale refeição, por que não transferir para a categoria de cultura e pagar a sua assinatura na Netflix ou no Spotify? Ou então migrar o saldo para a categoria de educação e fazer um curso online?

No caso da Caju, é possível criar regras para parte ou todo o benefício. Você pode depositar, por exemplo, R$600,00 para o colaborador em alimentação. Apenas uma fração, referente ao acordo sindical, é não flexível, e a diferença pode ser reorganizada para outras categorias.

Se você quer implementar benefícios flexíveis na sua organização, soluções como a oferecida pela Caju simplificam esse processo. Aqui, estamos falando de uma plataforma que facilita muito a vida do RH na hora de contratar benefícios para os funcionários, pois concentra tudo em um único lugar.

Por outro lado, para os colaboradores, a Caju expande as possibilidades de uso dos benefícios. Pelo app, a pessoa poderá transferir parte do saldo do vale-refeição para o vale-transporte, ou para o vale-cultura, da forma que ela quiser.

Além disso, ela pode usar o vale-cultura para pagar vários serviços, como serviços de streaming, cinema, teatro, entre outras atividades. No caso do vale-transporte, o colaborador pode usar seus benefícios flexíveis no Bilhete Único, mas também no Uber, 99, patinete ou bicicleta, por exemplo. Uma grande vantagem é que tudo isso é de graça para a empresa e para os funcionários.

Então, gostou da ideia? Como você pode notar os benefícios flexíveis podem ser muito vantajosos, tanto para as empresas quanto para os funcionários. Disponibilize o que há de melhor para os seus colaboradores! Para saber mais sobre os benefícios flexíveis oferecidos pela Caju, acesse o nosso site agora mesmo.

Caju Team

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