Mudanças no eSocial para ficar de olho em 2023

Seguindo o cronograma de mudanças do eSocial, em janeiro de 2023 começou a valer a última etapa de implantação da última fase do sistema. 

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi criado em 2014 com o objetivo de informatizar e desburocratizar os processos envolvendo as empresas e o governo.

Dessa forma, empregadores passaram a informar sobre as relações de contratos dos funcionários por meio da plataforma online, retirando a obrigatoriedade presencial.

O principal objetivo das mudanças pensadas para o eSocial é unificar as plataformas, simplificando a maneira como o profissional deve informar os órgãos responsáveis sobre questões trabalhistas e eliminando eventos desnecessários.

As mudanças no eSocial foram divididas em quatro fases, com etapas que finalizam em 2023, e vamos abordar com detalhes neste artigo!

Cronograma de mudanças no eSocial

O eSocial foi dividido em 4 fases para aplicação de mudanças por grupos de empresas. Cada grupo corresponde a uma parcela de empregadores, organizados por modalidades.

Os empregadores foram organizados nos seguintes grupos: 

• Grupo 1: empresas com faturamento superior a 78 milhões de reais anuais;
• Grupo 2: empresas com faturamento de até 78 milhões em 2016, e que não optam pelo Simples Nacional;
• Grupo 3: pessoa jurídica – empregadores que optam pelo Simples Nacional e organizações sem fins lucrativos ou pessoa física – empregadores e produtores rurais;
• Grupo 4: órgãos públicos e demais organizações internacionais.

Em janeiro de 2023, finaliza o cronograma de mudanças do eSocial para o Grupo 4 de empregadores, visto que os anteriores foram concluídos até 2022. 

As fases anteriores, chamadas de eventos, contemplaram outras mudanças: eventos de tabela, eventos não periódicos e eventos periódicos. 

Nos eventos de tabela, era necessário que as empresas realizassem a migração dos dados de cadastro dos empregados. Nos eventos não periódicos, foi necessário atualizar o sistema com os dados de admissão, afastamento e desligamento de empregados. Na terceira fase, dos eventos periódicos, foi necessário importar as folhas de pagamento. 

Neste momento, na fase 4, as empresas precisam enviar os dados de Saúde e Segurança do Trabalho para o sistema do eSocial de todos os empregados que integram o corpo da empresa, chamado de “eventos de SST”. 

O que são os eventos de SST?

A quarta fase do envio de dados para o sistema do eSocial contempla tudo o que envolve Saúde e Segurança do Trabalho nas empresas. 

O objetivo é canalizar as informações sobre segurança em um só espaço, simplificando a verificação se a empresa cumpre as normas necessárias para ter um ambiente de trabalho seguro para os funcionários. 

É necessário informar sobre as comunicações de acidente de trabalho, sobre o monitoramento da saúde do trabalhador e as condições ambientais de trabalho. 

Quais são as mudanças do eSocial em 2023?

Desde o dia 1º de janeiro de 2023, passou a valer o período obrigatório de envio das informações referentes aos eventos de SST para o grupo 4 – que contempla os órgãos públicos, internacionais e entidades sem fins lucrativos. 

Na prática, o prazo para envio das informações não mudou – continua sendo em até 1 dia útil após a ocorrência do evento na empresa. A mudança foi sobre a flexibilização do envio dessas informações no eSocial. 

O que mudou, também, foi o acesso ao sistema do eSocial. Desde dezembro de 2022, o acesso acontece, exclusivamente, através do login gov.br, permitido para contas com nível prata ou ouro. 

Contas bronze precisam ser atualizadas com cadastro de conta bancária ou outras possibilidades para upgrade. Veja aqui como fazer o upgrade do login gov.br. 

Eventos de SST obrigatórios no eSocial

Entenda quais são e os detalhes dos eventos de SST que precisam ser enviados para o eSocial:

• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho: também conhecida como CAT, deve ser acionado em até um dia após o ocorrido; 
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador: evento que contempla as informações sobre a saúde do empregado durante as atividades laborais, como exames admissionais, demissionais, férias, afastamentos, retorno ao trabalho e mudança de função. Neste evento, estão inclusos o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho (Agentes Nocivos): envolve o histórico de riscos inerentes às atividades da empresa e ao ambiente de trabalho, com critérios de insalubridade e periculosidade. 

Multas relacionadas com o eSocial

Com a flexibilização do cronograma, até o dia 31 de dezembro de 2022, não eram aplicadas multas às empresas que ainda não haviam enviado as informações para o sistema do eSocial. 

Porém, a partir do início de janeiro de 2023, as empresas que não cumprirem o prazo para envio das informações no eSocial podem sofrer multas e penalidades. 

O envio das informações relacionadas à saúde e segurança do trabalho são obrigatórias desde sempre, a diferença é que, com o eSocial, as documentações devem ser unificadas em arquivos de banco de dados e enviadas juntas para o sistema on-line. 

Os valores das multas variam de acordo com o tipo de informação que não foi atualizada no eSocial. Confira: 

• Admissão de trabalhador: de R$402,53 a R$805,06 por empregado;
• Alterações de contrato: de R$201,27 até R$402,54; 
• Falta de exames admissionais, periódicos, retorno de trabalho, demissional e de mudanças de função: até R$4.025,33.

Ainda, se a empresa não informar os eventos de acidente de trabalho que levem ao falecimento do funcionário, os valores da multa variam de acordo com o que consistia na composição do salário do empregado. 

Para os casos das empresas que não informarem os riscos laborais relacionados com as atividades no ambiente de trabalho, a multa pode chegar a até R$181.284,63, a depender da gravidade do risco apresentado.

O prazo de envio das informações é até o 15º dia do mês seguinte ao que aconteceu o evento. 

5 mudanças gerais no eSocial para ficar de olho

Assim como a reforma trabalhista, o cronograma de mudanças no eSocial deve ser acompanhado com cuidado e atenção, para garantir que a empresa siga as especificações e esteja de acordo com as leis trabalhistas. 

Confira 5 mudanças importantes para manter no radar da empresa:  

1. Campos facultativos

O preenchimento dos campos facultativos, como os espaços para documentos pessoais nas estruturas dos eventos, foram excluídos do processo para minimizar falhas junto aos empregadores.

2. Empregados domésticos

O surgimento do eSocial contemplou todos os empregadores, impactando até mesmo quem contrata pessoas para o serviço doméstico. A unificação permite a integração de dados entre diversos órgãos, tais como:

• RFB — Receita Federal do Brasil;
• INSS — Instituto Nacional do Seguro Social;
• MPS — Ministério da Previdência Social;
• CEF — Caixa Econômica Federal;
• MTE — Ministério do Trabalho e Emprego.

3. Eliminação de tabelas

Para fazer as mudanças propostas no eSocial, foram ouvidos os empregadores que usam a plataforma e também os desenvolvedores. Assim, foi possível identificar algumas questões que deixavam o sistema mais complexo, dificultando o preenchimento de informações. Essas foram algumas tabelas eliminadas do sistema:

• S-1030 — Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
• S-1040 — Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
• S-1050 — Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
• S-1060 — Tabela de Ambientes de Trabalho;
• S-1080 — Tabela de Operadores Portuários.

4. Exclusão de campos

Para evitar o processamento de informações redundantes ou desnecessárias, diversos campos foram eliminados, como o cadastro de processos judiciais — desde que não tenham relações com tributação ou FGTS. O RH precisa ficar atento, pois são mais de 500 campos eliminados com o eSocial.

5. MEI — Microempreendedor Individual

Assim como o empregador doméstico, o tipo de contrato MEI passa a contar com algumas facilidades, como esquemas passo a passo e interação com chatbots. Isso facilita vários processos, como a própria contratação de funcionários, férias, desligamentos e demais processos do departamento pessoal.

Como você viu, as mudanças no eSocial contribuirão para a entrega de informações contábeis mais precisas e para a agilidade em diversos eventos. Além disso, outra novidade é a unificação dos prazos para o envio de informações referentes ao fechamento da folha, que terão como limite o dia 15 de cada mês.

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