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Um comparativo entre os três principais modelos de gestão de despesas e qual a solução mais estratégica para as empresas.
A gestão de despesas corporativas é uma das áreas mais sensíveis para empresas de todos os portes, especialmente quando a eficiência, segurança e transparência se tornaram prioridades estratégicas. Tradicionalmente, três modelos dominam a forma como as empresas lidam com gastos: adiantamento, reembolso e cartão corporativo.
No Brasil, onde o ambiente de negócios é dinâmico e altamente regulado, encontrar o equilíbrio entre controle orçamentário e agilidade operacional é um desafio para as equipes financeiras e de RH. Cada um dos modelos têm vantagens e desvantagens que impactam não só o fluxo de caixa, mas também a satisfação e a produtividade dos colaboradores.
Nos últimos anos, no entanto, a evolução tecnológica e a busca por processos mais enxutos têm levado cada vez mais empresas a repensar seus métodos. Nesse cenário, uma das opções tem se consolidado como a alternativa preferida, especialmente para organizações que buscam modernidade, escalabilidade e controle em tempo real. Sabe qual é?
Neste guia, vamos explorar em profundidade como cada modelo funciona, seus pontos fortes e fracos, e analisar qual está ganhando espaço nas empresas modernas. Confira!
Antes de detalharmos cada modelo, vale apresentar um panorama geral para facilitar a compreensão.
| Critério | Adiantamento | Reembolso | Cartão Corporativo |
| Fluxo de Caixa | Imobiliza capital antecipadamente | Preserva caixa, mas exige ressarcimento posterior | Preserva caixa com controle direto |
| Controle de Gastos | Limitado, muitas vezes manual | Limitado e retroativo | Em tempo real, com relatórios automáticos |
| Satisfação do Colaborador | Moderada, com burocracia de prestação de contas | Baixa, exige gasto do próprio bolso | Alta, elimina uso de recursos pessoais |
| Risco de Fraude | Médio a alto, especialmente sem processos digitais | Médio, depende de conferência manual | Baixo, com limites e monitoramento |
| Agilidade | Média, com etapas de aprovação | Baixa, devido à necessidade de reembolso | Alta, com uso imediato e conciliação simplificada |
Esse quadro já evidencia que o cartão corporativo concentra vantagens que atendem a demandas modernas de gestão. Ainda assim, para compreender melhor, vamos detalhar cada um dos modelos para compreender o peso das diferenças entre eles.
O adiantamento é um método tradicional e muito utilizado no Brasil, especialmente em empresas que precisam enviar colaboradores a campo. Geralmente acontece quando há equipes de vendas, manutenção ou eventos.
O colaborador solicita um valor estimado para cobrir uma despesa futura, como uma viagem ou compra específica. Após aprovação, a empresa transfere o dinheiro para sua conta ou entrega em espécie. Ao final, o colaborador presta contas, devolvendo qualquer saldo não utilizado e apresentando notas fiscais e comprovantes.
Ao liberar um valor pré-definido, a empresa estabelece um teto claro para os gastos, o que pode evitar excessos. Por exemplo: se um colaborador vai participar de um evento em outra cidade, a área financeira pode antecipar um valor que cubra hospedagem, alimentação e transporte, evitando que ele gaste além do planejado.
O adiantamento garante que o colaborador não precise tirar dinheiro do próprio bolso para cumprir atividades da empresa. Isso é especialmente relevante em viagens de alto custo ou em casos de profissionais que não possuem grande disponibilidade financeira.
Para empresas pequenas ou para despesas esporádicas, o adiantamento pode ser prático, já que não exige a implementação de sistemas complexos de gestão.
Exige organização e disciplina do colaborador para guardar comprovantes e relatórios, e da empresa para conferi-los. Um simples esquecimento de nota fiscal pode atrasar o fechamento contábil.
O processo de solicitação, liberação e conciliação é frequentemente manual, gerando retrabalho para o setor financeiro. Por exemplo: um único colaborador que não devolve o saldo no prazo pode atrasar o fechamento mensal.
Sem monitoramento em tempo real, o adiantamento abre margem para gastos pessoais indevidos. É comum ouvir relatos de empresas que precisam lidar com desvio de valores adiantados.
Os valores ficam indisponíveis até a devolução, o que pode impactar o caixa, especialmente em períodos de alta demanda.
O reembolso transfere para o colaborador a responsabilidade inicial do pagamento, com ressarcimento posterior feito pela empresa.
O colaborador paga com recursos próprios e, após a despesa, envia os comprovantes para análise e reembolso. Esse modelo é comum para pequenas compras, deslocamentos urbanos e refeições.
A empresa só desembolsa recursos após a comprovação da despesa, preservando o caixa. Isso também garante que o valor pago será referente ao que realmente foi gasto.
Como está usando dinheiro próprio, o colaborador tende a avaliar melhor a necessidade e o valor da compra. Isso pode reduzir despesas supérfluas.
Não exige autorização prévia de valor, permitindo que situações emergenciais sejam resolvidas rapidamente.
Arcar com despesas do próprio bolso pode gerar desconforto e até inviabilizar atividades, especialmente em valores altos ou para colaboradores com orçamento pessoal restrito.
O reembolso depende da entrega de comprovantes, conferência e liberação de pagamento, o que pode levar semanas. Esse atraso prejudica a motivação do colaborador.
O controle dos gastos só ocorre após o pagamento, dificultando ações preventivas. Se um colaborador exceder a política, a empresa só descobrirá depois.
Acúmulo de notas fiscais físicas e comprovantes aumenta o risco de extravios e erros de conferência.
O cartão corporativo é, hoje, um dos instrumentos mais eficientes e modernos para a gestão de despesas empresariais. Ele não é apenas um meio de pagamento, mas um recurso estratégico de controle, transparência e eficiência operacional, especialmente quando associado a plataformas digitais de gestão financeira.
Diferente dos métodos tradicionais como o adiantamento e o reembolso, ele centraliza as transações em um único canal, monitorado em tempo real, permitindo que a empresa mantenha total visibilidade sobre onde, como e por quem o dinheiro está sendo gasto.
Mais do que praticidade, o cartão corporativo entrega governança:
O cartão corporativo é emitido pela empresa, muitas vezes em parceria com um banco tradicional ou fintech, e concedido aos colaboradores que precisam realizar compras ou pagamentos relacionados ao trabalho. Ele pode ser:
O funcionamento segue as regras para uso de cartão corporativo e é altamente personalizável:
Essa combinação de controle, automação e flexibilidade explica por que o cartão corporativo vem substituindo métodos tradicionais em empresas modernas.
A modernização não é apenas um aspecto estético ou de “estar na moda”: é uma exigência do mercado atual. Ao integrar o cartão corporativo a um software de gestão, a empresa elimina planilhas manuais, reduz falhas humanas e torna o acompanhamento de despesas instantâneo.
Em vez de esperar o fechamento do mês para descobrir gastos acima do previsto, o gestor pode agir imediatamente, ajustando limites ou bloqueando um cartão antes que o orçamento seja comprometido.
Segundo a Visa, entre 2023 e 2024, as transações com cartões empresariais cresceram cerca de 45%, impulsionadas principalmente por métodos mais ágeis como pagamento por aproximação (com alta de +90%) e transações online (+40%).
A segurança é um ponto crítico. Com limites personalizados, autorização de gastos por categoria e possibilidade de bloqueio remoto, o risco de uso indevido é drasticamente reduzido.
Essa segurança financeira é ainda mais crítica quando se observa que 64% das empresas brasileiras foram alvo de fraudes ou ataques digitais com frequência média a alta, conforme pesquisa da Mastercard com o Datafolha. Com o cartão corporativo configurado com limites, bloqueios e monitoramento em tempo real, a empresa reduz esse risco.
Além de manter o controle sobre transações suspeitas, se um colaborador perder o cartão, o bloqueio imediato pelo aplicativo evita qualquer prejuízo, algo impossível em processos com dinheiro vivo. Além disso, cada transação deixa um registro auditável, protegendo a empresa de fraudes internas e externas.
Empresas em crescimento precisam de soluções que se adaptem ao aumento do número de colaboradores, filiais ou projetos. O cartão corporativo permite criar, gerenciar e encerrar cartões em poucos cliques, sem depender de processos bancários demorados.
Isso significa que uma startup que hoje tem 20 funcionários pode, daqui a um ano, atender 200 sem perder o controle dos gastos. Cada novo colaborador recebe um cartão com regras definidas, mantendo a consistência das políticas de despesa.
A visibilidade em tempo real sobre todas as transações dá ao financeiro e ao RH o poder de tomar decisões rápidas e baseadas em dados. Com relatórios automáticos, é possível identificar tendências de gasto, fornecedores mais utilizados e áreas onde há desperdício.
Essa clareza também fortalece a cultura de compliance, pois os colaboradores sabem que as despesas são monitoradas, o que naturalmente inibe excessos.
A burocracia é um dos maiores inimigos da produtividade. Com o cartão corporativo, o processo de prestação de contas é automático ou se resume no máximo a registrar o comprovante no app. Não há a necessidade de lidar com pilhas de papéis, envelopes e aprovações manuais.
Para o RH, isso significa menos tempo gasto cobrando notas atrasadas e mais foco em ações estratégicas de engajamento e bem-estar.
Eliminar a necessidade de usar dinheiro próprio para pagar despesas da empresa é um fator de motivação e confiança. Colaboradores que viajam ou atuam em campo sabem que têm o respaldo da empresa para cumprir suas funções sem riscos financeiros pessoais.
Isso também evita desgastes emocionais: ninguém gosta de esperar semanas para ser reembolsado por uma despesa feita em nome da empresa.
Apesar de todas as vantagens, o cartão corporativo também apresenta alguns pontos que precisam de atenção para evitar problemas operacionais ou financeiros.
Embora haja controles automáticos, ainda existe a possibilidade de um colaborador tentar realizar compras fora das regras.
Como evitar: defina políticas claras de uso, configure limites e categorias no sistema, e eduque todos os usuários sobre as regras. Ferramentas com bloqueio automático para transações não autorizadas eliminam quase totalmente esse risco.
O cartão corporativo depende de sistemas e conexão à internet para monitoramento em tempo real. Em caso de falha, pode haver atraso na visualização de gastos.
Como evitar: escolher fornecedores com alta disponibilidade e suporte 24/7, além de manter um plano de contingência para casos raros de indisponibilidade.
Algumas plataformas de cartão corporativo cobram taxas de emissão, manutenção ou integração.
Como evitar: avalie o custo-benefício considerando as horas de trabalho economizadas, a redução de fraudes e a melhoria na gestão. Em muitos casos, a economia obtida compensa amplamente o investimento.
Colaboradores e gestores precisam aprender a usar o sistema e seguir as políticas.
Como evitar: forneça treinamentos práticos, tutoriais e suporte contínuo para garantir que todos compreendam como e quando utilizar o cartão.
Empresas modernas estão buscando três pilares essenciais na gestão de despesas:
O cartão corporativo entrega esses três elementos de forma combinada com controle centralizado, permitindo:
Para o RH, isso significa menos desgaste com cobranças de notas, mais tempo para projetos estratégicos e uma experiência mais positiva para os colaboradores.
A transformação digital acelerada depois da pandemia impulsionou a digitalização de processos financeiros no Brasil. Segundo pesquisas do setor, o uso de soluções como cartões corporativos digitais e virtuais cresceu exponencialmente, especialmente em empresas que adotaram modelos híbridos ou 100% remotos.
As tendências apontam para:
O cartão corporativo se encaixa perfeitamente nessas tendências porque reúne tecnologia, controle e usabilidade, atendendo tanto ao financeiro quanto ao RH.
Ao analisar os três modelos, ficou claro que o cartão corporativo reúne as vantagens necessárias para atender às demandas das empresas modernas? Ele não é apenas um método de pagamento: é uma ferramenta estratégica de gestão já que substitui processos manuais, aumenta a segurança e melhora a experiência do colaborador.
Enquanto o adiantamento e o reembolso ainda podem ter espaço em situações pontuais, eles não oferecem a escalabilidade e a eficiência que um cenário competitivo exige. Adotar o cartão corporativo não é apenas uma escolha operacional, mas uma decisão estratégica que impacta diretamente a saúde financeira e a capacidade de crescimento da empresa.
Organizações que migram para essa solução ganham eficiência, reduzem custos operacionais e se posicionam de forma mais competitiva, prontas para crescer de forma sustentável. É por isso que indicamos que você também faça a leitura do guia sobre “Revolução do RH: como o RH Tech está transformando a gestão de pessoas”!
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Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
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