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Como acelerar os processos do RH e economizar tempo com a Caju
Por Eduarda Ferreira em
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A gestão financeira de uma empresa funciona como uma sinfonia bem-orquestrada, onde o controle de despesas corporativas desempenha o papel crucial de manter o orçamento em harmonia. Mais do que impor regras, ele assegura o uso eficiente dos recursos, evitando que a empresa desafine financeiramente. Neste artigo, exploramos como esse controle é essencial para o sucesso da gestão financeira corporativa.
A gestão financeira de uma empresa é como um maestro regendo uma sinfonia: cada nota tem que estar no lugar certo para que a música flua de maneira harmônica. O controle de despesas corporativas é, neste contexto, o spalla: ele afina a orquestra e funciona como um segundo regente.
Mais do que impor regras rígidas, garante que todos os recursos sejam usados de maneira eficiente, sem desafinar o orçamento da empresa.
Se você quer entender mais sobre os compassos dessa difícil jornada que se chama gestão financeira corporativa, precisa entender o controle de gastos.
Vem com a gente explorar sua importância e como ele pode ser o alicerce para o crescimento sustentável.
O controle de despesas corporativas é um processo abrangente que organiza e racionaliza os gastos empresariais, permitindo que as decisões financeiras sejam baseadas em dados concretos e estratégicos.
É muito mais do que apenas monitorar onde o dinheiro é gasto. Ele inclui a implementação de políticas de despesas, o uso de cartões corporativos e auditorias financeiras regulares.
Quando uma empresa não tem uma gestão de despesas eficiente, ela pode enfrentar desafios financeiros que impactam diretamente sua viabilidade a longo prazo.
Assim, a importância de um controle eficaz não reside apenas na economia, mas na capacidade de preparar a empresa para investimentos futuros e situações inesperadas.
Para entrar a fundo neste sistema de economia empresarial, é preciso conhecer a classificação de despesas.
No mundo corporativo, as despesas são inevitáveis e devem ser geridas com habilidade para garantir que cada real seja bem gasto.
Conhecer as principais categorias de despesas ajuda as empresas na redução de custos, na manutenção das finanças em ordem e na identificação de oportunidades.
Em outra oportunidade, falamos que, dependendo da natureza da organização e das suas atividades, as despesas podem ser classificadas como despesas fixas e variáveis.
Enquanto as fixas tratam dos custos regulares da empresa, que existem independentemente das vendas ou de nível de produção (aluguel, seguro, salários etc.), as variáveis flutuam conforme o nível de produção ou vendas.
Sem entrar demais nesta classificação de despesas corporativas, que é a mais comum, podemos exemplificar algumas despesas variáveis conforme seu objetivo. Veja:
Compreendendo essas categorias, as empresas podem otimizar seus sistemas de controle de despesas, assegurando que sejam congruentes com seus objetivos financeiros e estratégicos.
Um controle de despesas corporativas eficiente é a espinha dorsal da saúde financeira empresarial.
Ele não apenas mantém os gastos sob controle, mas também abre caminho para um planejamento estratégico mais sólido.
Imagine ter auditorias financeiras periódicas e ter uma clareza total sobre onde cada centavo é gasto. Com isso, sua empresa pode tomar decisões informadas sobre onde cortar custos, onde alocar mais recursos e como maximizar o retorno sobre o investimento.
Em um ambiente de negócios competitivo, essa capacidade de gestão financeira corporativa pode significar a diferença entre ser um líder de mercado ou apenas mais um competidor.
Além disso, um controle de gastos eficaz diminui o desperdício e eleva a moral dos colaboradores, pois eles sabem que trabalham em uma organização bem estruturada e focada em seu crescimento sustentável.
O “Estudo sobre Plataformas para Gestão de Despesas Corporativas”, conduzido pela consultoria IDC para a Clara, uma empresa latino-americana especializada em soluções de gestão de despesas empresariais, traz alguns dados relevantes.
Ele revela que cerca de 26,7% das empresas brasileiras não adotam nenhuma política de despesas corporativas realizadas por seus colaboradores.
Entre as empresas de pequeno porte, com até 99 funcionários, esse percentual sobe para 42%, indicando a falta de normas específicas para controlar esses gastos.
Por outro lado, 64% das grandes empresas, com mais de 500 funcionários, possuem políticas atualizadas de gestão de despesas corporativas.
No geral, 51,3% das empresas seguem apenas um processo simples de aprovação de contas, com a revisão feita por um número reduzido de pessoas.
Bom, isso significa que metade das empresas não devem possuir procedimentos de análise de custos, gestão de reembolsos, auditoria de despesas e, consequentemente, redução de custos.
Se sua empresa não quer entrar para a estatística ruim, é hora de adotar práticas eficazes para a gestão financeira corporativa.
Cartão corporativo, políticas de despesas, auditorias financeiras, ferramentas de finanças, sistemas de controle, política de reembolso, tudo isso pode parecer muito burocrático.
Realmente, o controle de despesas corporativas não é um mar de rosas, mas existem práticas que o tornam mais tranquilo. Conheça quais são elas.
Estabelecer diretrizes claras é como plantar uma placa de “pare” assim que a estrada começa a ficar sinuosa.
Políticas de despesas bem definidas dão aos funcionários um entendimento claro sobre o que é aceitável e, mais importante, o que não é.
Isso evita fraudes e desvios, pois deixa claro qual é a expectativa da empresa em relação aos gastos corporativos.
Uma política clara também facilita a auditoria de despesas, criando um ambiente transparente e mais previsível.
Realizar o monitoramento de despesas com sistemas de controle é muito mais fácil, não? Na era digital, continuar usando métodos tradicionais de controle de gastos é como insistir em usar um telefone com fio em pleno século XXI.
Soluções de gestão financeira corporativa, como os oferecidos pela Caju, transformam o controle de gastos em um processo simples e eficiente, permitindo o monitoramento em tempo real das despesas corporativas.
Essas ferramentas de finanças facilitam a categorização dos gastos, a execução de uma política de reembolso, oferecem uma visão detalhada de onde o dinheiro está sendo investido e ajudam a identificar áreas para potencial redução de custos.
No contexto da economia empresarial, um fluxo de aprovação claro pode prevenir excessos, pois garante que cada despesa é revista antes de ser finalizada.
Isso é como ter um sofá confortável na recepção — todos passam por ali antes de seguir rumo a outras áreas.
É essencial que todas as despesas sejam vistas por um ou mais camadas de aprovação, garantindo que apenas as mais necessárias sejam processadas.
Assim, você consegue não só proteger as finanças da empresa, mas também promover a responsabilidade entre os colaboradores.
Manter as finanças em ordem é como manter sua casa arrumada: exige uma revisão regular para ter certeza de que tudo está no lugar.
As auditorias financeiras permitem identificar falhas nos sistemas de controle e corrigir rapidamente qualquer desvio.
Elas também garantem que as políticas de reembolso e a classificação de despesas estejam sendo respeitadas.
Resultado: maior confiança entre os stakeholders e menos surpresas desagradáveis que possam abalar a confiança interna e externamente.
Porém, como já dissemos que o controle de despesas corporativas não é um mar de rosas, mesmo com boas práticas, há desafios relevantes.
A jornada da gestão de despesas não é isenta de percalços. Enfrentar desafios comuns é parte do processo, mas entender esses obstáculos é o primeiro passo para superá-los. Vamos lá?
Fraudes são como uma nuvem cinzenta pairando sobre a economia empresarial. Elas não apenas drenam recursos, mas também podem comprometer seriamente a moral e a reputação da empresa.
Quando os fraudadores enxergam uma brecha nos sistemas de controle, eles exploram essas vulnerabilidades, o que pode resultar em perdas financeiras significativas.
Por isso, busque implementar mecanismos robustos de controle e auditorias regulares para mitigar esse risco.
Ferramentas de software que oferecem monitoramento de despesas em tempo real e relatórios detalhados também desempenham um papel crucial na prevenção e identificação de comportamentos fraudulentos.
Outro vilão na história da gestão de despesas é a falta de conformidade. Quando colaboradores não seguem as políticas estabelecidas, isso pode levar a um descontrole generalizado.
Essa falta de adesão a regras e procedimentos não só consome mais recursos financeiros, mas também complica auditorias e relatórios financeiros.
Estabelecer programas eficazes de treinamento e comunicação regular das políticas pode ser uma solução para garantir que todos estejam na mesma página.
Além desses dois desafios, vamos à menção honrosa para o relatório Pulse: Spend Management, que entrevistou mais de 100 profissionais seniores dos EUA e do Reino Unido em mais de 11 setores. Os resultados fornecem uma visão geral do gerenciamento de despesas corporativas hoje e no futuro.
De acordo com os dados coletados, os principais desafios da gestão de gastos corporativos são: erro humano (apontado por 29%), tempo de reconciliação (28%) e software ineficaz (28%).
Eles mostram que há bastante espaço para melhorias em como as empresas escolhem e aderem a soluções tecnológicas.
Como sua equipe financeira pode lidar com erros humanos, remover softwares ineficazes e acelerar a reconciliação com ferramentas modernas de gerenciamento de gastos?
Com tecnologia e inovação!
No mundo de hoje, a tecnologia está no coração da transformação organizacional. Quando se trata de controle de despesas, as inovações tecnológicas são essenciais para eficiência e transparência.
Você sabia que empresas de alto desempenho economizam 5,8% de seus gastos gerais? É o que consta no Relatório de Referência de Gestão de Gastos Totais da Coupa de 2024. Este relatório anual fornece aos líderes financeiros insights sobre como as empresas de melhor desempenho gerenciam seus gastos.
As demais empresas tiveram redução de 2 a 3%. Isso destaca uma correlação clara entre práticas eficazes de gerenciamento de gastos e aumento de economia.
A Coupa atribui essas economias a um foco maior no uso eficaz de plataformas chamadas de Business Spend Management (BSM). Elas centralizam dados de gastos, automatizam processos, melhoram a visibilidade, identificam oportunidades de redução de custos e permitem melhores negociações com fornecedores.
Além da tecnologia, temos que destacar outros dois aspectos: a integração com sistemas ERP e o uso de cartões corporativos.
A integração com Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) é vital para a centralização e simplificação das operações financeiras.
Pense no ERP como um hub central que interliga todos os processos da organização, desde compras até a contabilidade.
Isso proporciona uma visão holística das finanças da empresa, permitindo que os gestores identifiquem tendências e faixas de custos facilmente.
Além disso, a integração automatiza muitos processos manuais, reduzindo a probabilidade de erro humano e acelerando a obtenção de relatórios financeiros precisos.
Os cartões corporativos são a chave para um controle ágil e eficiente dos gastos. Eles oferecem praticidade aos colaboradores, eliminando a necessidade de adiantamentos em dinheiro ou preenchimento de extensos formulários de reembolso.
Com o nosso cajuzinho, por exemplo, os gastos são monitorados e categorizados em tempo real, permitindo que os gestores tenham uma visão clara das despesas à medida que elas ocorrem. Isso favorece a transparência e facilita o processo de auditoria.
Navegar pelo controle de despesas corporativas demanda estratégia, ferramentas adequadas e um bom bocado de paciência.
É um processo contínuo, mas com as práticas certas, é possível maximizar a eficiência financeira e preparar a empresa para um futuro sustentável e promissor.
Transforme a teoria em prática e adapte essas ideias ao seu cotidiano, criando um ambiente mais colaborativo e eficiente.
Lembre-se, o controle não é apenas sobre restringir; é sobre liberar a empresa para novas possibilidades e crescimentos. E nessa jornada, estamos todos juntos, buscando uma sinfonia financeira que soe tão bem quanto um clássico.
Que tal aprender também o que é e como fazer o adiantamento de despesas corporativas?
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Entraremos em contato com as melhores soluções para sua empresa.
Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
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