Matriz RACI: o que é, quais seus benefícios, como montar e aplicar à gestão

Como a distribuição de tarefas é feita na sua empresa? 

Atribuir responsáveis por cada ação é uma ótima maneira de ganhar organização e produtividade. Para isso, os negócios podem utilizar a matriz RACI, uma ferramenta de gestão que permite a montagem de tabelas e gráficos que mostram de maneira objetiva quem deve fazer o quê.

Quer saber tudo sobre o que é, para que serve e como fazer uma matriz RACI? Continue a leitura do artigo!

O que é uma matriz RACI?

Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos que mostra de maneira organizada e visual quem são os responsáveis pelas diferentes tarefas que constituem um processo projeto, em geral em formato de tabela.

Ao consultá-la, tanto os envolvidos na operação quanto as lideranças e a outras áreas conseguem saber facilmente quem precisa dar conta de cada atribuição. 

A participação de cada colaborador é marcada por uma das letras da sigla RACI, que quer dizer:

• Responsible, ou responsável por fazer a tarefa
• Accountable ou approver, encarregado de fazer a aprovação
• Consulted, ou seja, aqueles cujas opiniões são consultadas durante o projeto
• Informed, que são as pessoas que devem ser informadas sobre o andamento do projeto

A RACI entra na categoria das matrizes de responsabilidade, que são instrumentos usados nas empresas para definir funções de colaboradores durante processos e projetos. Dentre os modelos disponíveis, a matriz RACI é uma das mais conhecidas, por sua simplicidade e facilidade de aplicação. 

Para que serve uma matriz RACI?

Uma matriz RACI serve para informar as equipes sobre os papéis de cada colaborador em determinado processo ou projeto. 

Principalmente em projetos complexos, pode ser difícil saber quem é o responsável por cada tarefa. Muitas vezes, uma etapa pode ser negligenciada, enquanto outra é feita ao mesmo tempo por mais de uma pessoa.

Com a ferramenta, os problemas de comunicação, retrabalho e esquecimento de ações são resolvidos, uma vez que todos os detalhes são especificados de maneira visual e simples de compreender.

Quais são os papéis existentes em uma matriz RACI?

Falamos de maneira resumida sobre o que quer dizer cada letra do acrônimo RACI. Agora, vamos detalhar cada um desses papéis. 

Responsible (R)

O responsável é a pessoa que domina as técnicas necessárias para executar uma tarefa. Por isso, assume a responsabilidade pela entrega da demanda.

Esse profissional pode, é claro, contar com a ajuda de auxiliares, mas é ele quem fica encarregado de executar a principal parte da atividade.

Accountable (A)

Depois de finalizada, a tarefa deve passar pela análise do aprovador. Esse profissional verifica se a tarefa foi realizada de maneira satisfatória e dá o aval para que a equipe prossiga com as próximas etapas.

Em geral, o papel do aprovador costuma ser desempenhado por um cargo de gestão, como um coordenador, gerente ou diretor. É importante que uma tarefa tenha apenas um aprovador, o que garante mais agilidade.

Consulted (C)

O consultado é, geralmente, um especialista, um colaborador experiente na área do projeto que está sendo realizado. Ao longo das atividades, ele dá suporte ao responsável, contribuindo para que a atividade seja feita da melhor maneira.

Informed (I)

A última letra da sigla RACI diz respeito às pessoas que devem ser informadas sobre o andamento do projeto, sem que tenham, no entanto, participação direta na sua realização.

Isso inclui, por exemplo, pessoas de outros departamentos e líderes que facilitem a execução das tarefas ou que dependam dos seus resultados para tomar decisões.

Quais são os benefícios de uma matriz RACI?

A aplicação de uma matriz RACI traz uma série de benefícios para os negócios em todos os níveis. Conheça os principais: 

• Comunicação mais eficiente: como dito anteriormente, o uso da matriz RACI impacta positivamente na comunicação, uma vez que mostra quem são os envolvidos e qual papel devem desempenhar. A última etapa, inclusive, auxilia a melhorar a integração entre diferentes áreas do negócio.
• Transparência: o uso da matriz RACI também evita desentendimentos, tornando o ambiente da empresa mais transparente. 
• Autonomia: ao olhar a tabela, os colaboradores sabem exatamente o que precisam realizar. Com isso, não precisam aguardar as lideranças, ganhando autonomia.
• Ganho de produtividade: com a ferramenta, todos sabem o que precisam fazer. Assim, a empresa evita retrabalho e também esquecimentos. Além disso, as tarefas são mais bem distribuídas, de modo que os colaboradores não se sentem sobrecarregados.
• Ambiente colaborativo: por fim, a matriz RACI torna o ambiente da empresa mais colaborativo, pois os profissionais entendem que seu trabalho é importante para o andamento do projeto como um todo.

Como fazer uma matriz RACI?

Agora que você já sabe o que é, para que serve e quais são os benefícios da matriz RACI, vamos falar sobre como fazer uma na prática. Confira as etapas:

1. Defina um objetivo e divida-o em metas menores

Comece sua matriz RACI pela definição de um objetivo, ou seja, o propósito do seu projeto. Depois, divida-o em etapas menores, que são as metas que levarão até ele. 

2. Liste as tarefas necessárias para alcançar o objetivo

Com as metas definidas, é mais fácil saber quais atividades precisam ser feitas para concluir cada etapa do projeto. Aqui, você deve listar todas as tarefas necessárias.

3. Defina os papéis

Em seguida, defina os papéis dentro da equipe, estabelecendo responsáveis, aprovadores e pessoas a serem consultadas e informadas.

4. Coloque as informações em uma tabela

Por fim, é a hora de organizar todas as informações de maneira visual em uma tabela. Nas linhas, devem ser listadas as tarefas que precisam ser realizadas. Nas colunas, ficam os nomes dos colaboradores responsáveis e os cargos.

Depois, é só preenchê-la com a inicial correspondente ao papel de cada um. Lembre-se de escolher somente um aprovador e pelo menos um responsável por cada tarefa. 

A seguir, trazemos um exemplo genérico para você entender melhor e se inspirar: 

Esperamos que as dicas tenham sido úteis para você aplicar a matriz RACI na sua empresa. Mesmo sendo simples e fácil de aplicar, a ferramenta pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.

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