Dentre as diversas maneiras de ressarcir colaboradores que fazem viagens corporativas, uma das mais utilizadas é o reembolso por quilometragem. Nela, os funcionários de uma empresa utilizam o próprio veículo para chegarem ao local do destino, sendo, posteriormente, reembolsados pelo negócio.
Calcular os gastos e ressarcir a equipe de maneira justa usando esse modelo, no entanto, é um trabalho desafiador para os gestores, trazendo diversas dúvidas. Se você tem questões sobre o tema, continue a leitura do artigo para saber como fazer!
O que é reembolso por quilometragem?
Reembolso por quilometragem é uma forma de compensação financeira oferecida aos funcionários que utilizam seus próprios veículos para fazer viagens corporativas.
A prática é comum em empresas em que os colaboradores precisam se deslocar regularmente usando um carro particular para reuniões, visitas a clientes ou fornecedores, entre outras atividades comerciais.
O objetivo do reembolso por quilometragem é cobrir os custos com combustível, manutenção, seguro, limpeza e outras despesas relacionadas ao uso do veículo pessoal para fins de trabalho.
Em geral, o reembolso por quilometragem é calculado multiplicando a distância percorrida pelo valor fixado pela empresa para cada quilômetro rodado. Esse valor pode variar de acordo com a política de benefícios do negócio e com o tipo de veículo utilizado.
O que diz a lei sobre o tema? Entenda as diferenças entre reembolso por quilometragem, vale-transporte e vale-combustível
O reembolso por quilometragem não está previsto na legislação trabalhista brasileira, portanto não é uma obrigação que seja pago pelas empresas. O que existe na lei, no entanto, é o vale-transporte, que pode ser substituído pelo vale-combustível em alguns casos.
Conforme consta na Lei 7.418/85, o vale-transporte é uma garantia para os colaboradores que trabalham em regime CLT, servindo como um auxílio nas despesas de locomoção entre a casa e o trabalho. Ele é descontado na folha de pagamento. O desconto, entretanto, não pode ser maior do que 6% do salário.
No entanto, muitas vezes, os funcionários não usam o transporte público, preferindo o próprio veículo. Nesses casos, o benefício pode ser substituído pelo vale-combustível, se houver acordo entre empregador e empregado.
Há, ainda, uma terceira modalidade, que é o tema deste artigo. Apesar de ele não estar previsto na legislação, também deve haver um acordo entre as partes para que o reembolso por quilometragem seja pago.
Ao contrário do vale-transporte e do vale-combustível, o pagamento do reembolso por quilometragem é posterior ao gasto. Além disso, é importante destacar que ele é uma ajuda de custo e não um salário. Isso significa que não incide sobre esse ressarcimento os encargos trabalhistas, como FGTS e INSS.
Cabe ressaltar que, apesar de não haver um valor mínimo estabelecido por lei para o reembolso por quilometragem, é importante que o valor pago seja justo e adequado ao deslocamento realizado pelo funcionário, levando em consideração fatores como a distância percorrida, o tipo de veículo utilizado e o valor do combustível.
Quais elementos devem ser considerados para o reembolso por quilometragem?
Os custos de reembolso por quilometragem geralmente incluem despesas relacionadas ao uso de um veículo, como combustível, manutenção, seguro, impostos e depreciação.
No entanto, a inclusão específica de cada custo pode variar de acordo com a política de reembolso adotada pela empresa ou organização. É importante verificar as políticas e procedimentos de reembolso específicos para saber exatamente quais custos são cobertos.
É fundamental que os colaboradores compreendam esses fatores e que eles estejam bem registrados. Dessa maneira, os negócios evitam problemas posteriores.
Confira, a seguir, os principais fatores que devem ser considerados na hora de calcular o reembolso por quilometragem:
Combustível
O ideal é que a empresa defina uma categoria padrão de carro a ser usada pelos colaboradores. Com isso em mente, você consegue calcular a quantidade de combustível consumida por ela. Fazer isso é fácil: é só pesquisar a média de consumo do carro e o valor médio do combustível. Com os dados em mãos, divida o valor pelo consumo.
Se o valor do combustível é de R$ 5,50, por exemplo, e o consumo é de 10 km por litro, a conta é 5,50 dividido por 10, ou seja, cada quilômetro custa R$ 0,55. Esse valor deve ser revisado periodicamente, levando em conta as oscilações constantes de preço que podem ocorrer.
Se a rota de um motorista for de 30 km e ele percorrer o trajeto duas vezes por dia, considerando ida e volta, é possível fazer uma conta simples, multiplicando o valor gastos em combustível por quilômetro pelo número de quilômetros percorridos em um mês.
Se o motorista faz o trajeto 20 dias ao mês, então ele percorre 1200 km mensais (60 km por dia multiplicados por 20 dias) ou 14400 km anuais. Então, pode-se fazer a conta: 0,55 x 1200 = R$ 660 de combustível, ou R$ 7920 por ano.
Seguro
O cálculo do seguro é simples: basta dividir o valor do seguro contratado pelo funcionário pelo total de quilômetros rodados no ano. No contrato inicial, inclusive, pode-se fazer uma estimativa dessa distância.
Os negócios, em geral, ficam responsáveis pelo pagamento de 50% por cento do valor. A ideia é que, como o colaborador também utiliza o veículo para questões pessoais, a empresa não precisa arcar com todo o valor.
Portanto, se o seguro custa, por exemplo, R$ 1500, a empresa fica responsável pela metade desse valor, ou seja, R$ 750, o que dá 0,05 centavos por quilômetro, aproximadamente.
IPVA e licenciamento
De maneira similar aos gastos com o seguro, as taxas anuais do veículo também podem fazer parte do acordo entre empregador e empregado. A empresa pode ficar responsável pela metade do valor ou pela distância percorrida por conta do trabalho.
Se os gastos totais somam R$ 2000, por exemplo, o negócio pode arcar com R$ 1000, ou seja, 0,06 centavos por quilômetro.
Limpeza e manutenção
A limpeza do carro é um fator importante tanto para o bem-estar do colaborador quanto para que a empresa passe uma boa impressão aos potenciais clientes.
No cálculo, as partes devem acordar o número de vezes que o carro deve ser limpo mensalmente. O custo é dividido pela quantidade de quilômetros rodados no período. Se uma limpeza custa, por exemplo, R$ 100 e deve ser feita uma vez por mês (R$ 1200 por ano), e o carro rodou 14400 km a trabalho no ano, cada quilômetro corresponde a 0,08 centavos.
Além disso, pode ser necessário também incluir na conta custos com manutenção, que devem ser acordados com o colaborador previamente.
Depreciação do veículo
A cada ano que passa, os veículos têm uma porcentagem do seu valor que é depreciada. O cálculo da depreciação pode ser feito com base na tabela Fipe. Com o número em mãos, divide-se o total do valor depreciado durante o período de utilização pelo total de quilômetros rodados por conta do trabalho.
Para descobrir a depreciação do veículo, existem duas formas: a primeira é dividir o valor do carro por 5, número de anos considerado mais eficiente para o veículo. O valor resultante é a depreciação anual.
Já a segunda é fazendo um comparativo com os valores de tabelas Fipe anteriores. A partir da média de desvalorização ocorrida de um ano para outro, tem-se o valor da depreciação.
Vamos pensar, por exemplo, que o valor de desvalorização anual do veículo é de 5 mil e que o colaborador rodou 14400 km por conta do trabalho.
Basta, então, dividir a depreciação pela quilometragem inicial, o que resulta em 0,34 centavos por quilômetro. O reembolso anual, portanto, deve ser de R$ 4896.
Como fazer o cálculo de reembolso por quilometragem?
Com o resultado de cada um dos itens, basta somar tudo para ter o valor do reembolso:
Combustível: R$ 7920
Seguro: R$ 750
IPVA e licenciamento: R$ 1000
Limpeza: R$ 1200
Depreciação: R$ 4896
Temos, portanto, um total de R$ 15796, que é o valor anual que a empresa deve reembolsar ao colaborador que utiliza seu próprio carro. Com base nisso, o valor pode ser dividido por mês.
Conheça o Caju Despesas
Agora você já sabe como fazer o cálculo do reembolso por quilometragem. O problema é que esse processo pode ser demorado, trazendo pouca praticidade tanto para a equipe de recursos humanos quanto para os colaboradores, que precisam esperar para obter de volta a quantia gasta.
Foi pensando nessa dificuldade que desenvolvemos uma solução para facilitar a vida do RH. É o Caju Despesas, que nasceu para descomplicar a gestão de gastos de todo tipo de negócio, por meio de uma única plataforma e do cartão que você já conhece.
Essa solução de despesas é uma evolução da nossa ferramenta de viagens, mas que agora inclui muitas outras funcionalidades.
Na prática, ela funciona a partir de um fluxo de adiantamento, em que a empresa deposita um valor no cartão Caju, em uma carteira separada para despesas, por um período determinado. A partir disso, o colaborador pode utilizar o saldo para fazer compras ou pagar despesas, usando o cartão de crédito com bandeira Visa da Caju.
São inúmeras as possibilidades em que o Caju Despesas pode ser utilizado. Entre elas, para arcar com os custos de viagens corporativas.
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