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A política de uso do cartão corporativo varia entre cada negócio, e a autorização para seu uso pode depender do cargo, da hierarquia organizacional e da necessidade do negócio.
As regras para o uso de cartão corporativo podem variar dependendo da política da empresa que emite os cartões, mas costumam envolver documentação adequada, limite de gastos, autorizações e relatórios.
Quando se fala em despesas corporativas, muitas formas vêm à mente, como reembolso, depósito de saldo extra no cartão de benefícios dos colaboradores ou o uso do cartão corporativo.
Se é esta última que sua empresa escolhe usar, é fundamental que se tenha regras para uso do cartão corporativo. Claro que essas regras podem variar, mas neste artigo a gente te mostra como utilizá-las, deixando sua política de gastos mais sustentável. Acompanhe!
O cartão de crédito corporativo é uma forma de facilitar os gastos que os colaboradores fazem em nome da empresa. Ele funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito pessoal, mas é emitido em nome da empresa e destinado 100% a despesas comerciais.
Vale ter atenção a alguns pontos desse funcionamento:
O cartão corporativo é emitido em nome da empresa, e não de uma pessoa específica. Mesmo assim, muitas vezes, um funcionário designado pela empresa será o titular autorizado a usar o cartão.
A responsabilidade pelo pagamento geralmente recai sobre a empresa, não sobre o indivíduo. Isso significa que as despesas feitas com o cartão são pagas pela empresa, não pelo funcionário.
Assim como um cartão de crédito pessoal, o cartão corporativo tem um limite de crédito estabelecido pela instituição financeira emissora. Esse limite é baseado na capacidade financeira da empresa.
O cartão de crédito corporativo destina-se a ser usado para despesas comerciais, como compras de suprimentos, viagens de negócios, jantares corporativos e outras despesas relacionadas às operações da empresa.
Muitos cartões corporativos oferecem ferramentas de controle de gastos, permitindo que as empresas definam limites de gastos para cada titular do cartão. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e oferece maior controle financeiro.
O uso do cartão corporativo é sempre destinado a funcionários autorizados de uma empresa, também, em casos específicos, pode ser usado por fornecedores ou terceirizados.
Os funcionários que têm permissão para usar o cartão corporativo geralmente são aqueles que precisam fazer compras ou incorrer em despesas em nome da empresa.
A política de uso do cartão corporativo varia entre cada negócio, e a autorização para seu uso pode depender do cargo, da hierarquia organizacional e da necessidade do negócio.
Quase sempre, há limites estabelecidos para os gastos, e os funcionários são obrigados a seguir as diretrizes da empresa em relação ao uso responsável do cartão.
O importante é estabelecer regras claras sobre quem pode usar o cartão corporativo, em quais circunstâncias ele pode ser usado e quais são os procedimentos de prestação de contas.
O uso inadequado do cartão corporativo pode resultar em consequências disciplinares e até mesmo legais. Imagine só que um colaborador foi roubado e, junto, o cartão corporativo foi levado. É urgente criar políticas de como agir nessas situações. Falamos disso na sequência!
De forma geral, algumas regras para uso de cartão corporativo são importantes. Claro que existem variações, mas você pode se inspirar nas nossas sugestões abaixo!
O cartão corporativo deve ser usado apenas para despesas relacionadas aos negócios da empresa. Despesas pessoais não relacionadas ao trabalho não são permitidas.
Em geral, empresas menores têm mais frequência em misturar usos (pessoal e corporativo), isso é complexo pois confunde todas as finanças.
Pode haver limites de gastos estabelecidos para cada titular do cartão. Esses limites são definidos com base nas necessidades individuais do cargo e nas políticas da empresa.
Pode existir um limite geral por dia ou delimitar as despesas. Por exemplo, até R$ 50 por refeição ou R$ 150 por dia — considerando uma viagem a trabalho.
Alguns cartões corporativos permitem que a empresa defina categorias específicas de despesas para as quais o cartão pode ser utilizado.
Por exemplo, um cartão pode ser designado apenas para despesas de viagens ou para compras de material de escritório. Isso torna mais fácil o controle e conhecer cada uma das despesas.
Em muitas empresas, é necessário obter aprovação antes de fazer certas despesas com o cartão corporativo. Isso pode ser feito por meio de um processo de autorização ou relatório de despesas.
Quem usa os cartões corporativos quase sempre é obrigado a fornecer documentação adequada para cada transação, como recibos ou faturas. Isso facilita a reconciliação e a prestação de contas.
Hoje, o relatório de gastos também pode ser retirado online e pelo app do cartão, mas ainda assim é uma prática que precisa acontecer para o melhor controle do financeiro de cada negócio.
Os colaboradores que estão fazendo uso do cartão corporativo podem ser obrigados a apresentar relatórios regulares de despesas, detalhando todas as transações realizadas com o cartão.
Se o cartão corporativo for usado para despesas de viagem, os titulares devem seguir as políticas específicas da empresa para viagens, incluindo escolha de hotéis, companhias aéreas e limites de refeição.
A pessoa que usa o cartão corporativo precisa mantê-lo bem guardado e de forma segura, além de relatar imediatamente qualquer perda ou roubo.
Vale até entender antes quem é a pessoa responsável por avisar à instituição financeira: o time do financeiro e administrativo ou a pessoa que está usando o cartão? Assim, pode-se agir com agilidade.
Vale a pena considerar e estabelecer consequências para o uso indevido do cartão corporativo. Isso pode incluir ação disciplinar ou até mesmo a rescisão do emprego, dependendo da gravidade do uso indevido.
Em casos mais simples, como ultrapassar o limite de gastos, é preciso deixar claro nas regras de uso do cartão corporativo o que acontece: a pessoa paga ou a empresa arca com o excesso?
Além disso, é fundamental limitar e controlar o uso do cartão, deixando-os guardados em cofres ou outros espaços seguros.
Outra dica importante é bloquear o uso do cartão digital, quando ninguém está com o cartão em uso, evitando possíveis fraudes.
Nas regras para uso dos cartões corporativos, também vale constar quem são as pessoas guardiãs do cartão.
As regras são necessárias para:
Aqui vão algumas das nossas sugestões:
Estabeleça claramente os propósitos aceitáveis para o uso do cartão, como hospedagem corporativa, refeições de negócios ou suprimentos de escritório. Evite ambiguidades para evitar interpretações equivocadas.
Estabeleça limites razoáveis para os gastos com base nas necessidades da função e da posição na empresa. Considere diferentes limites para diferentes categorias de despesas.
Por exemplo, se as passagens estarão sempre em classe econômica, variação de gasto por refeição dependendo da cidade etc.
Mantenha a política atualizada regularmente para refletir as mudanças nas necessidades da empresa, bem como ajustes inflacionários e alterações nos custos de mercado.
Forneça treinamento regular aos usuários do cartão corporativo para garantir que compreendam completamente as políticas, os procedimentos e as responsabilidades associadas ao seu uso. A política de regras também precisa estar sempre à mão dos colaboradores.
Realize monitoramento contínuo das transações do cartão corporativo para identificar padrões suspeitos ou atividades não conformes. Vale ainda buscar cartões de crédito com bandeiras que sejam facilmente aceitas, como Visa ou Mastercard.
Estabeleça políticas de penalidades claras para o não cumprimento das regras do cartão corporativo. Isso cria responsabilidade e incentiva o cumprimento das diretrizes.
Conduza pesquisas internas periodicamente para obter feedback dos usuários do cartão corporativo. Assim, você identifica áreas de melhoria na política e nos processos.
É importante que todo o colaborador que for usar o cartão esteja ciente das políticas específicas de sua empresa em relação ao uso de cartões corporativos e aja de acordo com elas.
Por isso, nossa dica é fazer treinamentos de reciclagem com frequência sobre esse uso e deixar as políticas sempre à mão em espaços da intranet da empresa.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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