Vantagens do cartão corporativo para a empresa

É um drama do RH e DP, além de uma experiência ruim dos colaboradores quando, em toda viagem ou evento fora da empresa, eles precisam arcar com as despesas usando recursos do próprio bolso.

Para a empresa, vai ser preciso fazer o reembolso analisando notas e garantindo que a quantia caia em um tempo determinado na conta dos funcionários. Já para o time, é necessário juntar recibos, escrever a carta de reembolso e comprovar tudo depois.

Nessa hora, as vantagens do cartão corporativo saltam aos olhos de todos os envolvidos.Pode ficar ainda mais interessante quando se usa um cartão multiuso empresarial — dentre as vantagens, uma das principais é a gestão financeira corporativa.

Neste artigo, a Caju explica os principais pontos para sua operação se tornar mais eficiente. Acompanhe!

O que é o cartão corporativo e como funciona

O cartão corporativo é um meio de pagamento fornecido por empresas ou órgãos públicos para que seus colaboradores realizem despesas relacionadas ao trabalho, sem precisar utilizar recursos pessoais, evitando trâmites burocráticos, como o reembolso manual. 

Ele funciona de forma semelhante a um cartão de crédito tradicional, mas o limite, as regras de uso e o controle das transações são definidos pela própria organização. O objetivo principal é facilitar a gestão financeira e aumentar a transparência nos gastos corporativos, simplificando o controle contábil.

Existem diferentes tipos de cartões corporativos, conforme a finalidade de uso. O cartão multiuso é o mais comum e permite uma ampla gama de pagamentos, como viagens, hospedagens, alimentação e materiais de escritório, como é o cartão corporativo da Caju. 

Já o cartão para despesas específicas é restrito a uma categoria de gastos, como combustível, passagens aéreas ou representação institucional. Há ainda os cartões de adiantamento (pré-pagos), que são carregados com um valor fixo para missões ou projetos específicos, proporcionando maior controle e previsibilidade orçamentária.

Em resumo, o funcionamento do cartão corporativo envolve a definição de políticas internas, como limites de gastos, categorias permitidas e exigência de comprovantes. As transações são monitoradas por sistemas de gestão que permitem auditoria e prestação de contas detalhadas.

Assim, o cartão corporativo se torna uma ferramenta estratégica para a eficiência financeira e a transparência nas despesas institucionais.

Leia também: Tire outras dúvidas sobre cartão corporativo

Principais vantagens do cartão corporativo

Agora, conheça em detalhes os benefícios do cartão corporativo, seja para o RH, que cuida da gestão, ou para o time em geral, que usa a opção.

1. Controle de gastos

Uma das principais vantagens do cartão corporativo é o controle eficiente dos gastos da empresa. Por meio de sistemas integrados de gestão financeira, é possível acompanhar em tempo real as transações realizadas por cada colaborador, o que facilita o monitoramento e a aplicação das políticas internas de despesas. 

Por exemplo, um gestor pode definir limites de valores por departamento, bloquear determinadas categorias de gastos (como entretenimento pessoal) e receber alertas automáticos caso alguma despesa ultrapasse o permitido. Isso reduz o risco de uso indevido e ajuda a manter as finanças da empresa organizadas e previsíveis.

Além disso, o controle digital substitui planilhas manuais e recibos em papel, tornando o processo mais confiável. Imagine uma equipe de vendas que viaja com frequência: cada colaborador pode ter seu próprio cartão, com limites definidos, e todas as despesas ficam registradas automaticamente no sistema. Assim, o setor financeiro consegue analisar o consumo de forma consolidada e ajustar o orçamento com base em dados reais, e não apenas em estimativas.

2. Agilidade nos pagamentos

Outra vantagem significativa é a agilidade nos pagamentos. Com o cartão corporativo, o colaborador não precisa solicitar adiantamentos em dinheiro nem esperar o reembolso após uma viagem ou compra de material. Isso torna o processo mais rápido e elimina burocracias que poderiam atrasar as atividades da empresa. 

Pense no seguinte caso prático: em uma viagem de trabalho, o funcionário pode pagar hospedagem, transporte e alimentação diretamente com o cartão, sem depender de liberações adicionais ou de seu próprio dinheiro.

Para a empresa, essa agilidade na gestão das viagens também se reflete em uma operação mais fluida. Pagamentos emergenciais, como manutenção de equipamentos ou compra de insumos urgentes, podem ser realizados imediatamente, evitando interrupções nas atividades. 

3. Redução de processos manuais

Com o cartão corporativo para empresas, muitas tarefas administrativas e contábeis são automatizadas, reduzindo o tempo e os custos com processos manuais. Antes, era comum que funcionários guardassem notas fiscais, preenchessem relatórios de despesas e esperassem dias ou semanas para o reembolso. 

Hoje, com sistemas integrados, os comprovantes podem ser enviados por aplicativo, e as informações são lançadas automaticamente no sistema contábil. Assim, liberamos o time financeiro para se concentrar em análises mais estratégicas, e não em tarefas repetitivas.

Um caso prático exemplifica bem: uma empresa que utiliza controle de despesas empresariais integrados a um software de gestão importa automaticamente todas as transações para a contabilidade, categorizando os gastos por tipo e centro de custo. Dessa maneira, pode-se reduzir erros humanos e eliminar retrabalho. Além de economizar tempo, esse processo garante mais precisão nos registros, evitando problemas fiscais e melhorando a eficiência geral da organização.

4. Transparência e relatórios detalhados

A transparência é outra vantagem do cartão corporativo, especialmente em órgãos públicos e grandes empresas. Cada gasto é registrado com data, hora, valor e descrição, o que permite auditorias rápidas e detalhadas. Assim, gestores e auditores têm a capacidade de identificar eventuais irregularidades, comparar períodos e acompanhar como os recursos estão sendo utilizados. Por exemplo, uma instituição pública pode publicar relatórios de uso do cartão corporativo em seus portais de transparência, aumentando a confiança da sociedade.

Além disso, os relatórios detalhados ajudam na tomada de decisões estratégicas. As empresas conseguem analisar padrões de consumo, identificar oportunidades de economia e negociar melhores condições com fornecedores. 

Um caso rotineiro é que, ao observar que há alto gasto com hospedagens em determinada rede de hotéis, o setor financeiro pode buscar um contrato corporativo com descontos. Assim, o cartão corporativo não apenas traz transparência, mas também se torna uma ferramenta de inteligência financeira.

5. Boa aceitação dos colaboradores

O cartão corporativo costuma ter excelente aceitação entre os colaboradores porque simplifica sua rotina e reduz a preocupação com despesas pessoais em atividades profissionais. 

Antes, era comum que funcionários precisassem usar o próprio dinheiro para pagar viagens, refeições ou materiais de trabalho, aguardando o reembolso posteriormente — um processo que podia ser demorado e incômodo. Com o cartão corporativo, o colaborador tem autonomia para realizar os pagamentos necessários de forma prática e segura, sem comprometer suas finanças pessoais.

Além disso, o uso do cartão transmite confiança da empresa para com o funcionário, fortalecendo a relação entre as partes. Ao oferecer essa ferramenta, a organização demonstra que valoriza o tempo e a comodidade de seus profissionais, eliminando burocracias desnecessárias. Isso melhora o clima organizacional e aumenta a sensação de pertencimento e responsabilidade

6. Produtividade na rotina

O cartão corporativo também contribui para a produtividade no ambiente de trabalho. Ao eliminar etapas como solicitações de adiantamento, preenchimento de formulários e espera por reembolsos, os colaboradores ganham mais tempo para se concentrar em suas funções principais. Por exemplo, um técnico de campo que precisa comprar peças ou ferramentas pode fazer a aquisição imediatamente com o cartão, sem depender de autorizações demoradas, garantindo agilidade na execução de suas tarefas.

Do ponto de vista da gestão, essa agilidade se traduz em processos mais dinâmicos e menos interrupções no fluxo de trabalho. A empresa economiza tempo administrativo e reduz gargalos operacionais, o que impacta positivamente na produtividade geral. 

Assim, soluções de pagamento corporativo não são apenas um meio de pagamento, mas também uma ferramenta de gestão eficiente, que otimiza recursos humanos e financeiros, tornando o dia a dia mais fluido e organizado para todos os envolvidos.

7. Diminuição de fraudes

O cartão corporativo é uma ferramenta eficaz para controlar despesas empresariais, evitando irregularidades financeiras dentro das empresas. Diferente do uso de dinheiro em espécie ou de processos manuais de reembolso, cada transação realizada com o cartão fica registrada automaticamente no sistema, com informações detalhadas sobre data, valor, local e categoria da despesa. 

Dessa forma, a gente dificulta a adulteração de comprovantes e o uso indevido dos recursos. Além disso, os gestores podem definir limites de gasto, restrições de uso e alertas automáticos, permitindo identificar rapidamente qualquer tentativa de uso inadequado.

Outro ponto importante é a rastreabilidade das operações. Como todas as compras passam por canais eletrônicos e são conciliadas em tempo real, torna-se muito mais difícil esconder ou justificar gastos fora das normas. Ou seja, se um colaborador tentar fazer uma compra fora da política corporativa — como um item pessoal ou em um fornecedor não autorizado — o sistema tem o poder de bloquear a transação.

Como o cartão corporativo facilita a gestão de despesas e o trabalho do Financeiro e RH

O cartão corporativo facilita a gestão de despesas ao centralizar e automatizar o controle dos gastos da empresa. Em vez de lidar com diversos comprovantes, planilhas e solicitações de reembolso, o setor financeiro passa a ter acesso a todas as transações em um único sistema, em tempo real.

• Exemplo prático: quando um colaborador utiliza o cartão para pagar uma hospedagem ou refeição de trabalho, a despesa é automaticamente registrada e categorizada conforme o tipo de gasto, permitindo ao financeiro acompanhar o orçamento de cada departamento

Além disso, a integração do cartão corporativo com sistemas de contabilidade e ERPs automatiza o lançamento de despesas e simplifica a conciliação bancária. As informações das transações são importadas diretamente para o software contábil, reduzindo erros manuais e garantindo que todos os registros estejam corretos e atualizados.

• Exemplo prático: uma empresa consegue configurar o sistema para que gastos com transporte sejam alocados na conta contábil correspondente, o que elimina o retrabalho de digitação e análise de recibos.

No caso do RH, o cartão corporativo também contribui para processos mais simples e justos, sobretudo no gerenciamento de despesas de viagens e benefícios. O controle automatizado permite verificar rapidamente os gastos individuais e garantir que todos os colaboradores recebam o mesmo tratamento nas políticas de reembolso e adiantamento. 

Benefícios adicionais e segurança no uso de cartão corporativo

Dentre as vantagens adicionais de cartão corporativo, precisamos falar da segurança nas transações, já que o uso do cartão é protegido por senha, autenticação digital e monitoramento em tempo real. Em caso de perda ou roubo, o bloqueio pode ser feito instantaneamente pelo sistema, evitando prejuízos. Além disso, cada cartão pode ter limites de uso personalizados — diários, mensais ou por tipo de despesa.

Outro benefício importante é a integração com benefícios flexíveis, cada vez mais comuns em empresas arrojadas. O mesmo cartão pode ser utilizado não apenas para despesas operacionais, mas também para benefícios como alimentação, transporte ou home office, de acordo com a política interna. Isso centraliza o controle financeiro e simplifica a vida do colaborador, que passa a contar com uma única ferramenta para diferentes finalidades. Esse é o caso do cartão corporativo Caju, sabia?

E tem mais: a auditoria e o acompanhamento das despesas tornam-se muito mais simples e transparentes. Como todas as transações ficam registradas digitalmente e categorizadas de forma automática, o processo de conferência é rápido e confiável. Gestores e auditores conseguem acessar relatórios detalhados, identificar padrões de consumo e detectar qualquer irregularidade em poucos cliques.

Outras dúvidas sobre benefícios do cartão corporativo

O que é um cartão corporativo e como ele funciona?

É um meio de pagamento usado por empresas para custear despesas de trabalho, com limites e regras definidos pela organização, funcionando como um cartão de crédito corporativo.

Quais são as principais vantagens do cartão corporativo para empresas?

Controle de gastos, agilidade nos pagamentos, transparência, segurança e simplificação dos processos financeiros e contábeis.

O cartão corporativo substitui reembolsos e pagamentos em dinheiro?

Sim, ele elimina a necessidade de adiantamentos e reembolsos, tornando as despesas corporativas mais práticas e rastreáveis.

Como o cartão corporativo ajuda no controle financeiro e na contabilidade?

Todas as transações são registradas digitalmente e podem ser integradas ao sistema contábil, facilitando o monitoramento e a conciliação.

Empresas de todos os portes podem usar cartão corporativo?

Sim, desde pequenas empresas até grandes corporações podem adotá-lo, ajustando limites e políticas conforme suas necessidades.

É possível integrar o cartão corporativo a benefícios flexíveis?

Sim, muitas soluções permitem unificar despesas corporativas com benefícios como alimentação, transporte e home office no mesmo cartão. A Caju é a principal delas, centralizando benefícios e gastos corporativos.

Deu pra notar que o cartão corporativo é uma ferramenta estratégica que oferece controle, segurança e praticidade na gestão de despesas da empresa. Integrá-lo a soluções de benefícios flexíveis, como a Caju (sobretudo a solução Gestão de Despesas), permite uma gestão completa, transparente e eficiente, beneficiando tanto gestores quanto colaboradores.

E já que você chegou até aqui, nosso convite é conhecer mais possibilidades da Caju — sim, ela tem o benefício de unificar gastos corporativos, e ainda traz uma ótima experiência.