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Vamos explicar o que é a assinatura digital, para que serve e seus benefícios para sua empresa.
A tecnologia está cada vez mais presente nas empresas, e o RH não fica de fora dessa transformação. Um dos recursos que mais vêm ganhando espaço é a assinatura digital.
Além de ser prática, ela garante mais segurança e agilidade nos processos, especialmente em áreas como o departamento pessoal e o jurídico.
Se você ainda não está por dentro de como essa ferramenta pode facilitar o seu dia a dia no RH, continue a leitura.
Vamos explicar o que é a assinatura digital, para que serve e seus benefícios para sua empresa.
A assinatura digital é uma tecnologia que valida a identidade de uma pessoa no ambiente online, usando criptografia para garantir a autenticidade do documento ou transação. Basicamente, ela funciona como uma versão digital de uma assinatura manuscrita, mas com mais segurança e proteção contra fraudes.
Na linguagem popular, ela se refere a qualquer tipo de assinatura realizada em ambiente digital.
Entretanto, em termos técnicos, esse tipo de assinatura é vinculado a um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora (AC), o que assegura que o documento assinado é legítimo e não foi alterado.
Para este texto, vamos tomá-la em sua acepção popular. Mas, seja qual for, tenha em mente o principal ponto: é um recurso que garante a integridade e a autenticidade das informações.
Não à toa, como veremos adiante, é amplamente utilizado em contratos, documentos fiscais e até em processos de admissão de novos colaboradores, oferecendo praticidade e segurança jurídica.
A assinatura digital de documentos tem diversas finalidades, principalmente relacionadas à sua validação e à otimização de processos empresariais.
No RH, ela é uma ferramenta fundamental para assinar contratos, acordos de confidencialidade e outros documentos sensíveis, sem a necessidade de papel ou deslocamento físico.
Aqui estão algumas das principais utilizações da assinatura eletrônica no ambiente corporativo:
Além de reduzir a burocracia, ela facilita o armazenamento e a consulta de documentos, eliminando a necessidade de papéis e economizando tempo e recursos.
Para quem lida com grandes volumes de documentos, como o departamento de RH, a assinatura digital online é uma verdadeira aliada.
De forma bem direta, o nível de segurança.
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras (ACs) credenciadas à ICP-Brasil para garantir a autenticidade do signatário. É o recurso com maior nível de segurança.
Por outro lado, a assinatura eletrônica é um termo mais amplo, que abrange qualquer método de assinatura no ambiente virtual, como o uso de senhas, PINs ou até mesmo a autenticação via e-mail.
Ela não exige necessariamente um certificado digital, mas pode não ter o mesmo nível de segurança e validade jurídica da assinatura com certificado ICP-Brasil.
Para entender melhor o que é assinatura digital e eletrônica, vamos conhecer os tipos conforme as leis brasileiras.
No mundo digital, há diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, que variam em nível de segurança e aplicação. Aqui estão os principais, de acordo com a Lei nº 14.063/2020:
Cada tipo tem seu uso ideal, mas em documentos críticos, a assinatura qualificada oferece a maior proteção e validade jurídica.
Em documentos do RH e do DP, a assinatura eletrônica avançada já consegue suprir a necessidade de segurança e autenticidade.
No Brasil, a assinatura realizada em ambiente digital é amplamente regulamentada, garantindo segurança jurídica e conformidade com as leis.
A primeira referência legal é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Ela estabelece que documentos assinados digitalmente com certificados emitidos por uma autoridade certificadora têm a mesma validade jurídica que documentos assinados à mão.
Isso significa que contratos, acordos e outros documentos assinados digitalmente podem ser usados em tribunais e em órgãos públicos.
Além disso, em 2020 foi sancionada a Lei nº 14.063, conhecida como a Lei da Assinatura Digital. Essa lei complementa a regulamentação, detalhando os tipos de assinaturas eletrônicas permitidos para interações com órgãos públicos e empresas.
Ela categoriza as assinaturas em três níveis: simples, avançada e qualificada, sendo esta última baseada na ICP-Brasil, com o maior nível de segurança e validade jurídica.
A lei especifica em quais casos cada tipo de assinatura pode ser utilizado, ampliando seu uso no Brasil, especialmente em processos administrativos e contratos eletrônicos.
Com essa base legal, as empresas podem adotar a assinatura digital no PDF, por exemplo, com segurança, sabendo que estão de acordo com as leis e garantindo a autenticidade dos documentos.
A assinatura eletrônica traz uma série de vantagens quando o assunto é otimização de processos empresariais.
Ao eliminar a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar documentos, os fluxos de trabalho se tornam mais ágeis e eficientes.
No RH, essa ferramenta se destaca ao simplificar tarefas como a formalização de contratos de trabalho, acordos de férias e rescisões, que costumam demandar tempo e esforço.
Além de reduzir a burocracia, este tipo de assinatura proporciona benefícios como:
Com esses benefícios, a empresa ganha em produtividade, além de melhorar a experiência dos colaboradores e do RH.
Vamos detalhar os processos mais comuns do RH e do DP que se beneficiam com o uso deste recurso?
Leia também: 17 ferramentas para Departamento Pessoal
Realizar uma assinatura digital online traz inúmeros benefícios para os processos do RH e do Departamento Pessoal (DP).
Essa ferramenta não apenas acelera a burocracia diária, mas também garante validade jurídica, segurança e praticidade para toda a equipe.
Vamos explorar os principais processos onde o uso da ferramenta se destaca.
A contratação de novos colaboradores envolve várias etapas burocráticas, como a assinatura de contratos e documentos relacionados à admissão.
Com a assinatura eletrônica, todos esses papéis podem ser assinados remotamente, eliminando a necessidade de deslocamentos e reduzindo o tempo gasto.
É uma grande vantagem para empresas que realizam contratações à distância ou em regime de home office.
Leia também: Admissão digital: o que é e como implementar? [passo a passo]
No dia a dia do RH, muitos documentos precisam ser assinados, desde acordos de confidencialidade até revisões contratuais.
Quando a assinatura é feita em ambiente digital, a gestão fica mais fácil, pois permite que todos os arquivos sejam assinados, armazenados e acessados digitalmente.
Isso melhora a organização e reduz a necessidade de armazenamento físico de documentos.
A demissão de colaboradores também é um processo que exige a assinatura de diversos documentos, como termos de rescisão e acordos de pagamento de verbas rescisórias.
A assinatura eletrônica simplifica esse fluxo, permitindo que o colaborador assine os documentos sem precisar estar fisicamente presente, tornando o processo mais ágil e prático.
Quantos documentos internos, como políticas de compliance, termos de aceite de benefícios e acordos de confidencialidade, sua empresa gera diariamente?
Tamanho volume, caso dependesse da assinatura manuscrita, tornaria inviável a rotina.
Neste contexto, as assinaturas eletrônicas são especialmente úteis, principalmente quando há múltiplos departamentos envolvidos ou quando é necessário obter rapidamente o consentimento de várias partes.
Com a crescente adoção do home office e do trabalho remoto, a assinatura eletrônica se tornou ainda mais relevante. Ela permite que documentos sejam assinados de qualquer lugar, garantindo a continuidade do trabalho sem interrupções.
O RH pode gerenciar processos essenciais mesmo à distância, sem comprometer a eficiência ou a segurança dos dados.
Com essas facilidades, o RH e o DP podem focar em tarefas mais estratégicas, deixando para a tecnologia a responsabilidade de lidar com a burocracia dos documentos.
A assinatura digital de documentos revolucionou o processo de admissão de novos colaboradores, tornando-o mais ágil e eficiente.
Vamos explorar os principais benefícios que esse recurso traz ao processo de admissão.
Com o aumento das contratações remotas, a assinatura online é um recurso essencial para o RH.
Como já dito, ela permite que os documentos de admissão sejam assinados à distância, o que é fundamental para empresas que operam em diferentes localidades ou com equipes em home office.
Assim, a empresa pode contratar talentos de qualquer parte do mundo sem precisar enviar documentos físicos, economizando tempo e dinheiro.
A digitalização dos documentos de admissão reduz drasticamente os custos associados ao uso de papel, impressão e transporte de documentos.
Além disso, como todos os arquivos são armazenados na nuvem, a empresa economiza espaço físico e mantém os documentos seguros.
A assinatura eletrônica também garante a proteção dos dados dos colaboradores, respeitando as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O processo de admissão pode ser burocrático e demorado, especialmente quando envolve a coleta de várias assinaturas.
Com a tecnologia, esse processo se torna muito mais rápido. O RH pode enviar vários documentos de uma só vez, e o novo colaborador pode assiná-los de forma eletrônica e segura.
A ferramenta ainda permite o acompanhamento em tempo real do status de cada documento, garantindo maior controle e eficiência.
A assinatura digital no PDF ou em outros documentos oferece validade jurídica, pois está em conformidade com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.
Isso significa que os documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor legal que os assinados fisicamente, proporcionando segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Esse fator é essencial para assegurar que o processo de admissão seja formalizado de maneira correta e sem riscos jurídicos.
Por fim, adotar a assinatura eletrônica melhora a experiência do novo colaborador. Ao permitir que ele assine seus documentos de maneira rápida e fácil, antes mesmo de começar a trabalhar, a empresa cria uma impressão positiva desde o início.
A agilidade e a praticidade demonstradas no processo de admissão contribuem para um onboarding mais eficaz e acolhedor.
E agora que você entendeu os benefícios de utilizar os tipos de assinatura eletrônica, pode começar a adotá-los em sua rotina com o Caju Ciclos!
A assinatura digital no Caju Ciclos é uma solução completa e integrada para facilitar o dia a dia do RH e do Departamento Pessoal.
Com ela, você pode centralizar todos os documentos em uma única plataforma, solicitando assinaturas com apenas alguns cliques.
Além disso, o Caju Ciclos permite acompanhar todo o processo em tempo real, identificando quem já assinou e quais assinaturas ainda estão pendentes.
A praticidade vai além: você pode enviar múltiplos documentos para assinatura de uma só vez, sejam arquivos já armazenados na plataforma ou novos arquivos.
Tudo isso com validade jurídica garantida, tornando o processo mais ágil e seguro.
Ao usar o Caju Ciclos, o RH não precisa alternar entre diferentes sistemas. A plataforma organiza, armazena e facilita a gestão de todos os documentos assinados, melhorando a eficiência e economizando tempo.
Uma solução completa e prática para otimizar a rotina de gestão de pessoas!
Leia também: Assinatura digital agrega segurança e validade jurídica à admissão
A assinatura digital veio para revolucionar a forma como empresas gerenciam documentos, oferecendo praticidade, segurança e eficiência.
Além de economizar tempo e recursos, a ferramenta melhora a experiência tanto dos gestores quanto dos colaboradores, trazendo mais fluidez ao fluxo de trabalho.
Para o RH e o DP, essa tecnologia facilita processos como admissões, demissões e acordos, garantindo validade jurídica e eliminando a burocracia de documentos físicos.
Com o Caju Ciclos, a gestão das assinaturas eletrônicas fica ainda mais simples, centralizando tudo em uma única plataforma, com acompanhamento em tempo real e integração com os demais processos do colaborador.
Se sua empresa ainda não adotou essa tecnologia, está na hora de considerar seus benefícios e começar a modernizar os processos internos, tornando o RH mais estratégico e eficiente.Experimente o Caju Ciclos e veja como a assinatura eletrônica pode transformar o seu dia a dia!
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Coordenadora de Inbound Marketing e SEO
Sou coordenadora de Inbound Marketing na Caju, onde desenvolvo soluções de conteúdo voltadas para atender as principais dores e desafios do RH, especialmente na gestão de benefícios. Minha missão é ajudar gestores de RH a potencializarem sua estratégia de benefícios, conectando pessoas e empresas de maneira mais eficiente e humanizada.
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